Qu'est‑ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents, également appelée archivage, désigne le processus d'organisation et de sécurisation des documents d'une organisation. Dans l'idéal, ce processus devrait couvrir l'ensemble du cycle de vie d'une entreprise, afin que les documents stockés puissent refléter son historique. La gestion des documents va toutefois bien au‑delà du simple classement. Une gestion réussie des documents doit comprendre la classification, la création, la réception et la maintenance des données. L'élimination ou la suppression sécurisée des documents d'une organisation doit également faire partie du système de gestion des archives en place.
Les documents suivants doivent être archivés par le responsable de la gestion des documents :
- Documents papier ou autre format hors ligne
- Documents numériques
- Contrats
- Rapports
- Audits
- Certificats
- E‑mails/messages sur les réseaux sociaux
- Vidéos
Les entreprises accumulent en permanence ces éléments. C'est la raison pour laquelle il est si important d'avoir un processus réglementaire capable de trier et d'archiver ces éléments clés. Dropbox vient moderniser les systèmes d'archivage traditionnels. Il ne suffit toutefois pas de simplement enregistrer vos fichiers : comme ils doivent être conservés, non seulement vous gérez les nouveaux éléments entrants, mais également l'archivage.
Pourquoi les entreprises doivent‑elles utiliser un système de gestion des documents ?
Outre l'aspect administratif général, une entreprise peut se lancer dans la gestion de documents pour plusieurs raisons essentielles. Non seulement l'archivage peut vous éviter certaines situations délicates, mais si votre entreprise fait un jour l'objet d'accusations déplaisantes, vos documents vous aideront à faire face. Rejetez l'idée que les documents inactifs sont inutiles. Voici quelques exemples de types de documents dont la période de conservation doit être respectée aux États‑Unis :
IRS
Essentiel pour les personnes vivant aux États‑Unis. L'IRS demandera des documents concernant votre imposition. Vous devez conserver ces documents essentiels pendant au moins quatre ans.
Fair Labor Standards Act
Le FLSA comporte différentes lois pour les différents types de documents en rapport avec la rémunération. En général, une période de conservation d'au moins trois ans doit être suffisante.
Dossiers du personnel
Conservez ces documents pendant au moins six ans après le départ de votre employé. Ces documents sont importants pour prouver qu'un employé a réellement travaillé dans votre entreprise et également pour vous aider à constituer un dossier de référence si cela est nécessaire. Par ailleurs, si un employé venait à se retourner contre vous, vous pourriez vous appuyer sur ces documents pour vous défendre.
Fichiers de recrutement
Tous les fichiers relatifs à l'embauche d'un employé doivent être conservés pendant environ trois ans. L'agence Equal Employment Opportunity Commission exige de conserver ces documents pendant au moins un an.
Autres
Mentionnons aussi les documents moins effrayants qu'il est conseillé de conserver pour avoir l'esprit tranquille. Les quittances de factures, les e‑mails de bienvenue pour l'achat de nouveaux logiciels et les candidatures spontanées peuvent tous être archivés.
Comment mettre en place un système de gestion des documents
Vous devez prendre en compte certaines considérations importantes avant de mettre en place un système de gestion des documents. Ce processus qui s'opère à l'échelle de l'entreprise doit être dirigé par une personne et l'équipe doit recevoir une formation initiale. Pour réussir, un système de gestion des documents a besoin des éléments suivants.
Un cadre supérieur responsable de la gestion des documents
Il ne doit pas s'agir d'une fonction supplémentaire pour un membre des ressources humaines. Un cadre supérieur doit être responsable à temps plein de ce processus. La gestion des documents est tout aussi importante que les finances de votre entreprise. Tout comme vous n'envisagez pas de demander à un employé de simplement “participer” aux tâches du service financier, vous devez désigner un membre d'équipe dédié qui sera responsable du système de documents et des archives.
Quels documents conserver, comment et quand
De concert avec le cadre supérieur et en tenant compte de l'avis du reste de l'équipe, identifiez les documents à conserver. Choisissez leur durée de conservation ainsi que leur mode de suppression au terme de leur cycle de vie. La durée de conservation peut varier en fonction du type de document. Par exemple, vous pouvez conserver de façon permanente les documents d'intégration des nouveaux employés, mais supprimer les détails de rémunération des employés au bout de quelques années.
Budget pour la gestion des documents électroniques
Il est fort à parier que les documents administratifs et la correspondance de votre entreprise sont majoritairement sous forme numérique, et pour assurer leur sécurité, vous devrez vous tourner vers l'informatique. Avec les modèles SaaS (Software as a Service), un programme de gestion des documents n'est plus accessible via un achat ponctuel, mais sous forme d'abonnement mensuel continu. Assurez‑vous d'avoir le budget adéquat.
Organiser des formations et une surveillance continue
Les documents doivent être consultables par toute personne de votre entreprise et doivent être un pilier de votre source d'informations unique. Votre équipe devra donc être formée à l'accès et au traitement responsable des documents dans le cadre d'un programme de gestion des documents. Ce sont, après tout, certains des documents les plus importants de votre entreprise. Vous devrez donc appliquer une gouvernance des données et mettre en place une politique de gestion des documents. Vous devrez également continuer à contrôler ce système, en particulier pour les documents numériques, afin de vous assurer qu'aucune utilisation non autorisée ou suppression accidentelle n'a lieu. Vous serez ainsi toujours prêt à effectuer une récupération de fichier avant qu'il ne soit trop tard. Vous devez également envisager la reprise d'activité, par exemple si les activités de votre entreprise sont touchées par un virus informatique.
Autres considérations
Si votre entreprise exerce une fonction publique (par exemple si elle offre un service public), vos dossiers essentiels peuvent être soumis à la loi sur la liberté de l'information qui régit les registres fédéraux. Cela signifie que certaines parties de vos archives doivent être accessibles au public. Veillez à intégrer cette possibilité dans vos processus lorsque vous introduisez la comptabilité dans votre organisation.
Choisir une solution d'archivage pour votre entreprise
La mise en place d'un système de gestion des documents numériques adéquat est primordiale pour le processus de gestion des documents. Dropbox est une solution de stockage de fichiers performante, idéale pour la gestion des documents, qui vous offre tous les outils nécessaires pour stocker vos fichiers de façon sécurisée, ainsi que de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour simplifier vos workflows et la gestion de vos informations. Vous pouvez facilement transférer vos documents papier vers votre archivage numérique grâce à la numérisation des documents. Profitez du contrôle avancé des équipes, de la protection par mot de passe et de l'accès limité dans le temps pour une gouvernance des données et une sécurité de premier plan. Mieux encore, avec l'option d'historique étendu des versions, vous pouvez récupérer pendant dix ans des fichiers modifiés ou supprimés.
Avec Dropbox, vous êtes certain que vos documents sont en sécurité, sans pour autant être cachés ou inaccessibles aux utilisateurs autorisés.
Les informations ci‑dessus ne constituent pas des conseils juridiques. Nous vous recommandons de consulter un avocat si vous avez des questions d'ordre juridique.