Effektiv dokumentversionskontroll

Hjälp dina team att skapa ett fungerande system för versionskontroll som säkerställer att de alltid arbetar med de mest uppdaterade versionerna av sina filer.

Arbeta med versionskontroll

Team i organisationer samarbetar i dag mellan avdelningar, kontor, nationsgränser och tidszoner – och arbetar samtidigt i samma uppsättning dokument. Denna typ av arbetsorganisation är mycket vanlig, men ändå kämpar samma team fortfarande för att försöka hantera de många olika versionerna av deras arbetsfiler. Hur många dokument med namnet ”FÄRDIG” får inte snabbt en uppföljare med namnet ”FÄRDIG V2”? Om ditt team tappar tid på att hitta de senaste filerna och spåra ändringar kan det vara hög tid att skapa ett korrekt versionskontrollsystem.

Så vad är egentligen versionskontroll?

Versionskontroll är processen du använder för att hantera olika versioner av filer över tid, och detta sker vanligtvis med ett versionskontrollsystem. Versionskontrollsystem skapades ursprungligen i mjukvaruutveckling för att hantera kodändringar, men de är inte så komplicerade som de låter. Det kan helt enkelt vara en programvara som spårar ändringar och låter dig komma åt alla tidigare versioner av en fil när som helst. Ett versionskontrollsystem kan också vara en uppsättning regler för arbete i olika filer, till exempel en mapparkitektur för att lagra olika versioner separat.

Dessa olika användningsområden gör mer än bara skapar kod. Till exempel kan dokumentversionskontroll hjälpa en författare att hantera olika innehållsutkast eller en grafisk formgivare att spåra ändringarna i en designfil.

Så skapar du ett dokumenthanteringssystem med versionskontroll

Det finns en mängd olika tillvägagångssätt för versionskontroll, beroende på behoven i ditt team och organisationens storlek. I de flesta fall handlar det om att berätta vilken version av en fil som skickas, eller märka dokument med initialer eller som ”granskade”. Alla markerar dokument på olika sätt, så detta tillvägagångssätt kan snabbt bli komplicerat när så lite som två personer arbetar tillsammans – och det blir desto värre med större team eller organisationer. När det gått så långt krävs ett definierat tillvägagångssätt för att hantera teamets filer.

Namngivningskonventioner

Det kan verka självklart, men att ha ett detaljerat namngivningssystem som ditt team följer är avgörande för versionskontrollen. Till att börja med måste en namngivningskonvention vara konsekvent och den måste vara tydlig för alla som har åtkomst till dina filer. Den bör emellertid också baseras på hur ditt team interagerar med dessa filer. Om till exempel dokumentens datering är den viktigaste faktorn när teamet organiserar dem, bör filnamnen börja med ett datum. Detta blir sannolikt det vanligaste sättet för ditt team att filtrera och söka igenom dessa dokument. Därefter bör filnamnen innehålla de viktigaste uppgifterna för att förstå vad som finns i dokumentet. Självklart måste det också innehålla ett numreringssystem för olika filversioner också, om ni ska använda bara namngivningen som versionskontrollsystem.

Informationsarkitektur

När ni skapat en metod för namngivning av dokument som fungerar för teamet behöver ni ett lättillgängligt system för att lagra dem säkert. Det är här informationsarkitekturen spelar in, och den avser helt enkelt layouten på mappar och filer som ni använder för att lagra information. Naturligtvis spelar namngivningskonventionen också en stor roll här – det finns ingen anledning att ha strikt organiserade filnamn om de finns i en mapp med titeln ”Arbete”. Informationsarkitektur handlar dock också om vem som har tillgång till dessa filer, för inte alla filer ska vara tillgängliga för alla medlemmar i er organisation.

Det bästa sättet att hantera detta är vanligtvis via en delad fillagringslösning. Teammappar i Dropbox Business låter dig skapa en säker informationsarkitektur. Genom att skapa specifika team inom Dropbox kan du sedan skapa lagringsutrymmen för deras arbete med specifika åtkomstbehörigheter för personer i och utanför teamet. Därifrån kan du se till att filer inte ändras utan behörighet och att olika versioner av filer kan arkiveras säkert.

Programvara för versionskontroll

Namngivningskonventioner och informationsarkitektur är hörnstenarna i ett framgångsrikt dokumenthanteringssystem. De kan dock också bli tidskrävande när de används som en huvudmetod i versionskontrollen.Programvara för versionskontroll automatiserar många processer kring versionskontroll och ger extra fördelar som bara namngivningskonventioner inte kan erbjuda.

Allra minst lagrar programvaran för versionskontroll automatiskt varje tidigare version av en fil. Denna kan sedan nås eller återställas när som helst och fungerar också som en säkerhetskopia för den aktuella filversionen. Teammedlemmar kan också arbeta samtidigt i separata filer med versionskontrollprogramvara innan de uppdateras till den aktuella versionen. På så vis är det enkelt att slå samman ändringar och hantera eventuella filkonflikter.

I ett nötskal: programvara för versionskontroll förenklar hela processen för filversionsarbete och ger ytterligare fördelar för team som arbetar med dessa filer.

Varför är versionskontroll så viktigt för team?

När det gäller arbete i samarbetsdokument är det viktigt att ha någon form av versionskontroll som kan anpassas till arbetet. För att kunna godkänna ett färdigt dokument måste du veta vilken fil som är den slutliga versionen, men detta är inte allt. Rätt programvara och rätt versionshantering kan skydda mot tidsförlust och påskynda processer i organisationer oavsett storlek.

Behåll alla olika versioner av en fil

Nyckelfördelen med versionskontroll är att du kan behålla varje enskild version av en fil genom hela projektets arbetsflöde – från början till slut. Du kan söka efter skillnader mellan versionerna och se till att alla ändringar som görs granskas. Du bör vara säker på att det som hamnar i den slutliga versionen hör hemma där och inte lades till kvällen innan.

När ett projekt är klart kan versionshistoriken också vara viktig när du granskar teamets arbete i efterhand. Här kan dokumentversionskontroll fungera som en granskningslogg för teamets arbete under ett projekt, som beskriver deras framsteg i varje steg. Med denna information kan du på ett bättre sätt hitta problem i era processer, särskilt när det gäller hur arbetet kan effektiviseras i framtiden.

Säker filhantering och redigering

Ingenting försenar arbetet i ett team mer än att någon sparar över en fil utan tillstånd – eller raderar en fil av misstag. Om detta händer är enda lösningen att leta igenom inkorgen i hopp om att hitta en kopia av originalfilen. I stället för att hoppas att du kan hitta den kan du räkna med att ha en säkerhetskopia till ditt förfogande eftersom versionskontrollsystem behåller en version av filen vid varje förändring. Med Dropbox-filåterställning finns en tidigare version alltid tillgänglig om du skulle behöva återgå till den om en teammedlem gör felaktiga ändringar eller tar bort en fil. Du behöver aldrig oroa dig för att en fil ska försvinna eller att permanenta ändringar görs.

Övervaka teammedlemmarnas ändringar

Om du har ett stort team som arbetar tillsammans är det absolut nödvändigt att du vet vem som har gjort ändringar var och när. Delade dokument innehåller vanligtvis information om vem som senast redigerade dokumentet, men det kanske inte visar andra teammedlemmar i filen. I det här fallet dröjer det inte länge innan du börjar lägga tid på att mejla runt och fråga vem som granskat filen och vilka ändringar som gjorts.

För att veta vem som gjort ändringar och ligger bakom olika versioner av ett dokument behöver du en programvara för versionskontroll. Med hjälp av versionskontroll i Dropbox är till exempel alla filändringar synliga och direkt kopplade till en teammedlems e-post och konto. Du får aviseringar när någon redigerar en fil – som visar exakt vad som har ändrats – eller om personen flyttar eller tar bort en fil i en delad mapp.

Versionskontroll på denna nivå skapar en mer transparent process för hantering av dina filer samt ansvarsskyldighet kring filerna. Du kan se när medlemmar i ditt team börjar arbeta med en fil eller om något ändras på fel sätt eller av misstag. Eventuella filändringar kan omedelbart stämmas av med relevant person utan besvärliga e-postmeddelanden och utan att hela teamet måste involveras i  Slack.

Skapa en enhetlig sanningskälla i hela organisationen

Om du arbetar med ett team utspritt över olika platser eller i mycket reglerade utrymmen är harmoniseringen mycket viktig. Men om informationen inte är centraliserad och tillgänglig tar det inte lång innan teamen blir osynkade och barriärer bildas. I kombination med rätt informationsarkitektur kan versionskontroll hjälpa er att skapa och bibehålla en delad informationskälla i alla delar av organisationen.

Hellre än att ständigt skicka ut uppdaterade riktlinjer låter ni versionskontrollen upprätthålla ett centraliserat dokument som alla i organisationen kan ta del av. Med Dropbox kan era HR-riktlinjer till exempel lagras i en enda delad mapp, med specifika åtkomstbehörigheter för olika teammedlemmar. När dessa filer uppdateras kommer teammedlemmarna att hitta den senaste informationen från samma källa, medan redigerare får ett register över all utfasad information. Detta är ett enkelt sätt att säkerställa att information lagras, säkerhetskopieras och är tillgänglig för alla som behöver den.

Automatisera och påskynda processer med versionskontroll

Självklart bör slutmålet med all processoptimering vara att göra verksamheten enklare och mindre tidskrävande för både chefer och teammedlemmar. Redan från början kan dokumentversionskontroll hjälpa teamet att blir smidigare. Kontrollen håller alla uppdaterade och informerade om dokument, och fungerar samtidigt som ett skydd mot störningar på grund av misstag i filhanteringen.

Med extra fördelar i form av översikt, transparens och säkerhet kan versionskontrollsystem göra mer än att bara se till att du har tillgång till den senaste versionen av en fil. Kontrollsystemet kan ge förståelse för teamets processer, hjälpa er att ytterligare finjustera dem och sedan bättre anpassa dem till resten av organisationen.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business