Effektiv dokumentversionskontroll

Hjälp dina team att skapa ett fungerande system för versionskontroll som säkerställer att de alltid arbetar med de mest uppdaterade versionerna av sina filer.

true

Så vad är egentligen versionskontroll?

Team i organisationer samarbetar i dag mellan avdelningar, kontor, nationsgränser och tidszoner – och arbetar samtidigt i samma uppsättning dokument. Denna typ av arbetsorganisation är mycket vanlig, men ändå kämpar samma team för att försöka hantera de många olika versionerna av deras arbetsfiler. Hur många dokument med namnet ”FÄRDIG” får inte snabbt en uppföljare med namnet ”FÄRDIG V2”? Om ditt team tappar tid på att hitta de senaste filerna och spåra ändringar kan det vara hög tid att upprätta ett versionshanteringssystem.

Versionshantering hanterar olika versioner av filer över tid. Versionshanteringssystem skapades ursprungligen i mjukvaruutveckling för att hantera kodändringar. Nu är de inte så komplicerade som de låter. Det kan helt enkelt vara en programvara som spårar ändringar och låter dig komma åt alla tidigare versioner av en fil när som helst. Ett versionshanteringssystem kan också vara en uppsättning regler för arbete i olika filer, till exempel en mapparkitektur för att lagra olika versioner.

Versionshanteringens olika användningsområden går bortom att bara skapa kod. Till exempel kan dokumentversionshantering hjälpa en författare att hantera olika bokutkast. Dessa lösningar kan också hjälpa en grafisk formgivare att hålla koll på vilken designfil som är den slutgiltiga till klienten.

Fem anledningar till varför versionshantering är viktigt för ett team

När det gäller samarbete i dokument är det viktigt att ha någon form av versionshantering som kan anpassas till arbetet. För att kunna godkänna ett färdigt dokument måste du veta vilken fil som är den slutliga versionen, men detta är inte allt. Rätt programvara och rätt versionshantering kan skydda mot tidsförlust och påskynda processer i organisationer oavsett storlek.

1. Behåll alla olika versioner av en fil

Nyckelfördelen med versionshantering är att du kan behålla varje enskild version av ett dokument eller en fil genom hela projektets arbetsflöde – från början till slut. Du kan söka efter skillnader mellan versionerna och se till att alla ändringar godkänns. Med ett välorganiserat versionshanteringssystem kan du vara säker på att det som finns i den slutliga versionen är slutgiltigt och inte har lagts till efter arbetstid utan alla kollegers kännedom.

När ett projekt är klart kan versionshistoriken också vara viktig när du granskar teamets arbete. Här kan dokumentversionshantering fungera som en granskningslogg för teamets arbete under ett projekt, som beskriver revisionshistoriken i varje steg. Med denna information kan du på ett bättre sätt hitta problem i era processer, särskilt när det gäller hur ert arbete kan effektiviseras i framtiden.

2. Säker filhantering och redigering

Ingenting försenar arbetet i ett team mer än att någon sparar över en fil utan tillstånd eller raderar en fil av misstag. Om detta händer är enda lösningen att leta igenom inkorgen i hopp om att hitta en kopia av originalfilen. Versionshanteringssystem behåller filversioner i varje steg, så du kan alltid räkna med att ha en säkerhetskopia. Med Dropbox-filåterställning är alla tidigare versioner alltid tillgängliga om en teammedlem gör ändringar eller råkar radera en fil.

3. Övervaka teammedlemmarnas ändringar

Om du har ett stort team som arbetar tillsammans är det absolut nödvändigt att veta av vem, var och när ändringar gjorts. Delade dokument innehåller vanligtvis information om vem som senast redigerade dokumentet, men andra teammedlemmar i filen kanske inte visas. I en sådan situation dröjer det inte länge innan du börjar lägga tid på att mejla runt och fråga vem som granskat filen och vilka ändringar som gjorts.

För att veta vem som gjort ändringar och ligger bakom olika versioner av ett dokument behöver du en programvara för versionshantering. Med versionshantering i Dropbox blir alla filändringar synliga och direkt kopplade till en teammedlems e-post och konto. Du får aviseringar när någon redigerar en fil – som visar i detalj vad som har ändrats – eller om personen flyttar eller tar bort en fil i en delad mapp.

Versionshantering på denna nivå skapar en mer transparent process för hantering av dina filer samt ansvarsskyldighet kring filerna. Du kan se när teammedlemmar börjar arbeta med en fil eller om något ändras på fel sätt eller av misstag. Eventuella filändringar kan omedelbart stämmas av med relevant person utan besvärliga e-postmeddelanden som involverar hela teamet i Slack.

4. Skapa en enhetlig sanningskälla i hela organisationen

Om du arbetar med ett team utspritt över olika platser eller i reglerade utrymmen är harmoniseringen mycket viktig. Om informationen inte är centraliserad och tillgänglig tar det inte lång innan teamen blir osynkade och barriärer bildas. I kombination med rätt informationsarkitektur kan versionshantering hjälpa er att skapa och bibehålla en delad informationskälla i alla delar av organisationen.

Hellre än att ständigt skicka ut uppdaterade riktlinjer låter ni versionshanteringen upprätthålla ett centraliserat och inkrementellt säkerhetskopierat dokument som alla i organisationen kan ta del av. Med Dropbox kan ni till exempel lagra era HR-riktlinjer i en enda delad mapp, med specifika åtkomstbehörigheter för olika teammedlemmar. När dessa filer uppdateras hittar teammedlemmarna den senaste informationen från samma källa. Alla som redigerar har översikt över all inaktuell information. Detta är ett enkelt sätt att säkerställa att allt är säkert lagrat, säkerhetskopierat och tillgängligt för alla som behöver det.

5. Automatisera och påskynda affärsprocesser

Slutmålet med all processoptimering bör vara att göra något enklare och mindre tidskrävande för både chefer och teammedlemmar. Redan från början kan dokumentversionshantering hjälpa teamet att bli mer agilt. Hanteringen håller alla uppdaterade och informerade om dokument, och fungerar samtidigt som ett skydd mot misstag i filhanteringen.

Med extra fördelar i form av översikt, transparens och säkerhet kan versionshanteringssystem göra mer än att bara se till att du har tillgång till den senaste versionen av en fil. Det kan ge förståelse för teamets processer, hjälpa er att ytterligare finjustera dem och sedan bättre anpassa dem till resten av organisationen.

Så skapar du ett dokumenthanteringssystem med versionskontroll

Det finns en mängd olika tillvägagångssätt för versionshantering, beroende på behoven i teamet och organisationens storlek. De flesta kommer att ge ett versionsnummer till en fil de skickar ut eller märka dokument med initialer eller ordet ”granskat”. Alla döper dokument på sitt eget unika sätt, så detta tillvägagångssätt kan snabbt bli komplicerat när så få som två personer arbetar tillsammans – och det blir än värre i större team eller organisationer. När det gått så långt krävs ett definierat tillvägagångssätt för att hantera teamets filer.

1. Namngivningssystem

Det kan verka självklart, men att ha ett detaljerat namngivningssystem som ditt team följer är avgörande för versionshanteringen. Till att börja med måste ett namngivningssystem vara konsekvent och tydligt för alla som har åtkomst till dina filer. Det bör också baseras på hur ditt team interagerar med filerna. Om till exempel dokumentens datering är den viktigaste faktorn när teamet organiserar filerna bör filnamnen börja med ett datum. Den första delen av namnet bör återspegla det vanligaste sättet på vilket ditt team söker igenom dessa dokument. Därefter bör filnamnen innehålla de uppgifterna som enklast kan användas för att förstå vad som finns i dokumentet. Om du enbart ska använda ett namngivningssystem som versionshanteringssystem måste namnet också innehålla ett numreringssystem för olika och nya versioner.

2. Informationsarkitektur

När ni upprättat en metod för namngivning av dokument som fungerar för teamet behöver ni ett lättillgängligt system för att lagra dem säkert. Det är här informationsarkitekturen spelar in, och den avser helt enkelt layouten på mappar och filer som ni använder för att lagra information. Naturligtvis spelar namngivningssystemet också en betydande roll här – det finns ingen anledning att ha strikt organiserade filnamn om de finns i en mapp med titeln ”Arbete”. Informationsarkitektur handlar dock också om vem som har tillgång till dessa filer, för inte alla filer ska vara tillgängliga för alla medlemmar i er organisation.

Vanligtvis är en delad fillagringslösning det bästa sättet att hantera detta.Teammappar i Dropbox Business låter dig skapa en säker informationsarkitektur. Genom att skapa specifika team inom Dropbox kan du skapa lagringsutrymmen för deras arbete med specifika åtkomstbehörigheter för personer i och utanför teamet.

3. Programvara för versionshantering

Namngivningssystem och informationsarkitektur är hörnstenarna i ett framgångsrikt dokumenthanteringssystem. De kan emellertid också bli tidskrävande om de används som en huvudmetod i versionshanteringen. Programvara för versionshantering automatiserar många processer i versionshanteringen och ger extra fördelar som namngivningssystem inte ensamma kan erbjuda.

Dropbox-synkning lagrar automatiskt alla tidigare versioner av en fil. Alla dina filer kan sedan nås eller återställas i upp till 180 dagar. Synkningen fungerar också som en säkerhetskopia för den aktuella versionen av filen. Teammedlemmar kan arbeta samtidigt i separata filer i Dropbox innan de uppdateras till den aktuella versionen, vilket gör det enkelt att slå samman ändringar och lösa eventuella filkonflikter.

I ett nötskal: programvara för versionskontroll förenklar hela processen för filversionsarbete och ger ytterligare fördelar för team som arbetar med dessa filer.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox