효율적인 문서 버전 관리

버전 관리 체계를 도입해 언제나 가장 최신 버전의 파일로 작업하세요.

버전을 관리하는 일

오늘날에는 다양한 부서, 지점, 국가, 시간대에 있는 사람들이 동일한 문서를 가지고 작업하는 방식으로 팀 협업이 진행됩니다. 하지만 이러한 협업 방식이 일상적으로 진행됨에도 불구하고 여전히 많은 팀이 다양한 업무 파일 버전을 관리하는 데 애를 먹고 있습니다. 문서를 '최종 파일'로 이름 붙여 저장해도 곧 '최종 파일2'를 만들기 일쑤죠. 팀이 가장 최신 버전의 파일을 찾고 변경 사항을 추적하는 데 많은 시간을 허비하고 있다면 진작에 제대로 된 버전 관리 체계를 도입했어야 했다는 의미일 수 있습니다.

버전 관리란?

버전 관리란 시간이 흐르며 생기는 다양한 파일 버전을 관리하는 프로세스로, 여기에는 일반적으로 버전 관리 체계가 사용됩니다. 버전 관리 체계는 원래 소프트웨어 구축 시 코딩 변경 사항을 관리하기 위해 개발된 것이지만, 생각처럼 그렇게 복잡하지는 않습니다. 단순히 변경 사항을 추적해 언제든 파일의 모든 이전 버전에 액세스할 수 있게 해 주는 소프트웨어도 버전 관리 체계가 될 수 있고, 다른 버전의 파일을 별도로 저장하는 폴더 구조와 같은 파일 작업 규칙도 버전 관리 체계가 될 수 있죠.

이런 다양한 쓰임새는 코딩에만 국한되지 않습니다. 예를 들면, 작가는 문서 버전 관리 체계를 사용해 콘텐츠 초안을 관리할 수 있고, 그래픽 디자이너는 디자인 파일의 변경 사항을 추적할 수 있죠.

버전 관리를 통한 문서 관리 체계 구축

버전 관리는 팀의 요구 사항과 조직의 규모에 따라 다양하게 접근할 수 있습니다. 대부분은 파일을 보낼 때 어떤 버전을 보냈는지 알려주거나, 파일 이름에 이니셜, '검토 완료' 등을 추가하죠. 하지만 모든 사람이 같은 방식으로 파일 이름을 정하는 것은 아니기 때문에 이 방식은 두 사람만 함께 일해도 혼란을 야기할 수 있습니다. 규모가 큰 팀이거나 조직인 경우에는 말할 것도 없고요. 이러한 상황에 직면해 있다면 정확한 방식의 팀 파일 관리가 필요합니다.

이름 지정 규칙

당연한 말이겠지만 버전 관리의 기본은 엄격한 이름 지정 규칙을 만드는 것입니다. 이름 지정 규칙에는 일관성이 있어야 하고, 파일에 액세스하는 모든 사람이 정확하게 식별할 수 있어야 합니다. 하지만 팀이 파일을 사용하는 방식도 기본적으로 고려되어야 하죠. 예를 들어, 팀의 문서를 정리하는 데 가장 중요한 요소가 날짜라면 파일 이름을 날짜로 시작해야 합니다. 그래야 팀이 문서를 간편하게 찾고 필터링할 수 있으니까요. 그리고 문서의 내용을 파악할 수 있는 주요 정보를 파일 이름에 포함하도록 하고, 이름 지정 규칙만을 버전 관리 체계로 사용한다면 다양한 파일 버전을 위한 번호 매기기 체계도 함께 수립해야 합니다.

정보 아키텍처

팀에 적합한 문서 이름 지정 규칙을 정했다면, 문서의 안전한 저장을 위한 접근성 좋은 시스템이 필요합니다. 정보를 저장하는 폴더와 파일의 레이아웃을 뜻하는 정보 아키텍처는 바로 이 과정에서 사용됩니다. 물론, 이름 지정 규칙도 여기에서 중요한 역할을 하지만, '업무' 폴더에 있는 파일의 이름까지 세세하게 관리할 필요는 없습니다. 조직 내 모든 사람이 모든 파일에 액세스할 수는 없기 때문에 정보 아키텍처는 누가 파일에 액세스할 수 있는지에 관한 문제이기도 합니다.

여기에 가장 효율적으로 대처하는 방법은 바로 공유 파일 스토리지 솔루션을 사용하는 것입니다. Dropbox Business는 안전한 정보 아키텍처를 구축할 수 있는 팀 폴더를 제공합니다. Dropbox에서 특정한 팀을 지정해 제한된 액세스 권한을 가진 팀 내외부의 사람들만이 업무 파일을 저장할 수 있는 보관 공간을 만들 수 있죠. 그러면 권한 없이는 파일을 변경할 수 없고, 다양한 버전의 파일이 안전하게 보관됩니다.

버전 관리 소프트웨어

이름 지정 규칙과 정보 아키텍처를 설정했다면 이제 문서 관리 체계를 위한 첫걸음을 성공적으로 내디딘 것입니다. 하지만 이름 지정 규칙과 정보 아키텍처를 버전 관리의 주된 방법으로 사용하면 많은 시간이 소모될 수 있습니다. 버전 관리 소프트웨어는 버전 관리에 필요한 다양한 프로세스를 자동화하고, 이름 지정 규칙만 단독으로 사용할 때는 얻을 수 없는 추가적인 이점을 제공합니다.

버전 관리 소프트웨어의 가장 기본적인 기능은 바로 파일의 모든 이전 버전을 자동으로 저장하는 것입니다. 그러면 저장된 이전 버전에 언제든지 액세스해 원하는 시점의 버전으로 파일을 되돌릴 수 있죠. 이전 버전은 현재 파일 버전의 백업 역할도 합니다. 버전 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원들이 동시에 각기 다른 파일로 작업한 후 그 내용을 현재 버전에 업데이트할 수 있어 변경 사항을 병합하고 파일 버전 충돌 문제를 해결하기가 한층 수월합니다.

한 마디로 버전 관리 소프트웨어는 파일 버전을 관리할 때의 모든 과정을 간소화하고, 파일 작업을 하는 팀에 더 많은 이점을 제공합니다.

팀에 버전 관리가 필요한 이유

여러 사람과 문서 작업 시 서로 간에 보조를 맞추려면 어떤 형태로든 버전 관리가 필요합니다. 완료된 문서를 승인할 때 어떤 파일이 최종 버전인지 알 수 있어야 하는 것을 비롯해 수많은 상황에서 버전 관리가 필요하죠. 어떤 규모의 조직이든 제대로 된 소프트웨어를 사용해 파일 버전을 제대로 관리하면 시간 낭비를 줄이고 작업 속도를 향상할 수 있습니다.

파일의 모든 버전을 보존

버전 관리의 가장 큰 장점은 바로 프로젝트 시작부터 끝까지 전체 워크플로에 걸쳐 모든 파일 버전을 보존할 수 있다는 것입니다. 그러면 버전 간 다른 점을 파악하고 모든 변경 사항이 잘 적용되었는지 확인할 수 있으며, 최종 파일이 진짜 최종인지, 전날 새벽 1시에 변경 사항이 추가되지는 않았는지 알 수 있죠.

프로젝트가 완료된 후에는 변경내용 기록을 통해 팀의 작업을 검토할 수 있습니다. 이 경우, 문서 버전 관리는 프로젝트 진행 시 모든 단계의 진척 상황을 상세하게 알려주는 감사 내역의 역할을 하죠. 이 정보로 프로세스에서 어떤 점이 잘못되었는지 파악해 향후 작업을 더 능률적으로 진행할 수 있습니다.

안전한 파일 처리와 편집

권한이 없는 사람이 파일을 덮어쓰거나 파일을 실수로 삭제하면 작업이 지연되기 마련이죠. 이 상황에서 할 수 있는 일이란 혹시나 파일 원본이 남아있기를 바라며 이메일을 샅샅이 뒤지는 것밖에 없습니다. 원본 파일을 찾을 가망성에 기대는 대신, 자유자재로 액세스할 수 있는 백업 파일을 만들어보세요. 버전 관리 체계는 모든 단계의 파일 버전을 보관해줍니다. Dropbox 파일 복구 기능을 사용하면 팀원이 파일을 잘못 변경하거나 삭제했을 때 언제든 이전 버전으로 돌아가 파일 내용을 되돌릴 수 있습니다. 파일이 손실되거나 변경 사항을 되돌리지 못할까 봐 걱정할 필요가 없죠.

변경 사항 확인

규모가 큰 팀이 함께 일할 때는 누가, 언제, 어떤 내용을 변경했는지 알 수 있어야 합니다. 공유 문서에서 보통 마지막으로 문서를 변경한 사람 정보는 표시되지만, 파일을 작업한 다른 팀원에 대한 정보는 표시되지 않습니다. 이 경우, 이메일로 누가 파일을 검토했고, 어떤 내용을 변경했는지 물어보며 시간을 낭비해야 하죠.

파일 변경 사항과 여러 파일 버전을 팀원에게 일일이 물어봐야 한다면 버전 관리 소프트웨어가 필요하다는 뜻입니다. Dropbox의 버전 관리 기능을 사용하는 것을 예로 들어 보죠. Dropbox에서는 파일의 모든 변경 사항이 표시되고, 변경 사항이 팀원의 이메일, 계정과 연결되어 있습니다. 그리고 누군가가 파일을 편집할 때마다 알림이 전송되어 정확히 어떤 부분이 변경되었는지, 공유 폴더의 파일이 다른 폴더로 옮겨지거나 삭제되었는지 알 수 있죠.

이러한 수준의 버전 관리 기능은 파일 관리의 투명성과 책임감을 강화합니다. 팀원이 파일 작업을 언제 시작했는지, 또는 실수나 잘못으로 무언가가 변경되었는지를 바로 확인할 수 있고, Slack에서 팀 전체에게 어색한 전체 메시지를 보내지 않아도 관련 담당자가 파일의 변경 사항을 즉시 검토할 수 있죠.

조직의 단일 소스 저장소 구축

서로 다른 지역에서 근무하는 팀이거나, 고도의 통제가 이루어지는 환경에서는 조직력이 필수입니다. 하지만 정보가 여러 곳에 흩어져 있고, 정보로의 접근성이 떨어진다면 팀의 조직력이 금방 무너지고 팀원들끼리 단절되고 말죠. 버전 관리와 제대로 된 정보 아키텍처를 결합하면 조직 전체가 공유하는 하나의 정보 소스를 구축할 수 있습니다.

새롭게 업데이트된 가이드라인을 계속해서 전송하는 대신 버전 관리로 조직 내 모든 사람이 확인할 수 있는 하나의 중심 문서를 만들어보세요. 예를 들어, Dropbox에서는 HR 가이드라인을 하나의 공유 폴더에 저장해 놓고 팀원별로 액세스 권한을 다르게 설정할 수 있죠. 그러면 파일을 업데이트해도 팀원들은 여전히 동일한 소스에서 최신 정보를 확인할 수 있고, 편집자는 이전의 모든 정보에 대한 기록을 확보할 수 있습니다. 정보를 안전하게 저장하고, 백업하고, 원하는 사람 누구나 간편하게 액세스할 수 있는 손쉬운 방법이죠.

버전 관리를 통한 프로세스 자동화·가속화

물론, 모든 프로세스 최적화는 관리자와 팀원 모두가 더 쉽게, 보다 빠른 시간 내에 업무를 처리할 수 있게 하는 것을 목표로 해야 합니다. 문서 버전 관리는 시작부터 팀에 민첩성을 제공합니다. 파일을 처리하는 과정에서 생긴 실수로 인한 다운타임을 방지하면서 모두가 최신 문서로 작업할 수 있기 때문이죠.

버전 관리 체계는 파일 최신 버전을 제공하는 것 이외에도 관리, 투명성, 보안 측면에서 다양한 이점을 제공합니다. 팀의 프로세스에 대한 인사이트를 확인하고 프로세스를 개선하며 앞으로의 프로세스를 더 세세하게 조율할 수 있죠.