효율적인 문서 버전 관리

버전 관리 체계를 도입해 언제나 가장 최신 버전의 파일로 작업하세요.

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버전 관리란?

오늘날에는 다양한 부서, 지점, 국가, 시간대에 있는 사람들이 동일한 문서를 가지고 작업하는 방식으로 팀 협업이 진행됩니다. 하지만 일상적으로 이러한 협업 방식이 진행됨에도 불구하고 많은 팀이 업무 파일 버전을 관리하느라 애를 먹고 있습니다. '최종 파일'이라는 이름의 문서를 만든 후 곧 '최종 파일2'를 만들게 되죠. 팀에서 최신 버전의 파일을 찾고 변경 사항을 추적하는 데 많은 시간을 허비하고 있다면 제대로 된 버전 관리 체계를 도입해야 하지 않을까요?

버전 관리란 시간이 지남에 따라 생기는 다양한 파일 버전을 관리하는 프로세스로, 버전 관리 체계는 원래 소프트웨어 구축 시 코딩 변경 사항을 관리하기 위해 개발되었습니다. 하지만 오늘날 사용되는 버전 관리 체계는 생각처럼 그렇게 복잡하지 않습니다. 단순히 변경 사항을 추적해 언제든 파일의 모든 이전 버전에 액세스할 수 있게 해 주는 소프트웨어도 버전 관리 체계가 될 수 있고, 여러 버전의 파일을 저장하는 폴더 구조와 같은 파일 작업 규칙도 버전 관리 체계가 될 수 있죠.

버전 관리를 활용하는 영역은 코딩에만 국한되지 않습니다. 예를 들어, 작가는 문서 버전 관리 체계를 사용해 책의 다양한 초안 버전을 관리할 수 있고, 그래픽 디자이너는 어떤 디자인이 클라이언트에게 전달할 최종 디자인인지 추적할 수 있죠.

팀에 버전 관리가 필요한 이유 5가지

공동으로 문서 작업을 할 때 서로 간에 보조를 맞추려면 어떤 형태로든 버전 관리가 필요합니다. 완성된 문서를 승인할 때 어떤 파일이 최종 버전인지 파악해야 하는 것처럼 수많은 상황에서 버전 관리가 필요하죠. 조직의 규모가 크든 작든 적절한 소프트웨어를 사용해 파일 버전을 제대로 관리해야 시간 낭비를 줄이고 작업 속도를 향상할 수 있습니다.

1. 파일의 모든 버전 보존

버전 관리의 가장 큰 장점은 바로 프로젝트 시작부터 끝까지, 워크플로 전체에 걸쳐 문서나 파일의 모든 버전을 보존할 수 있다는 것입니다. 그러면 버전 간 다른 점을 파악할 수 있고, 모든 변경 사항이 반드시 승인을 거치도록 할 수 있죠. 버전 관리의 체계가 잘 잡혀 있으면 최종 파일이 업무가 끝난 후 아무도 모르게 변경된 버전이 아니라 진짜 최종 파일인지 확실하게 알 수 있습니다.

변경내용 기록은 프로젝트가 완료된 후 팀의 작업을 검토할 때도 필요합니다. 이 경우, 문서 버전 관리는 프로젝트의 전 단계에서 수정된 사항을 상세하게 알려주는 감사 내역의 역할을 합니다. 이 정보를 통해 프로세스에서 어떤 점이 잘못되었는지 파악해 향후 작업을 더 능률적으로 진행할 수 있죠.

2. 안전한 파일 처리와 편집

권한이 없는 누군가가 파일을 덮어쓰거나 실수로 삭제하면 작업이 지연됩니다. 이 상황에서 할 수 있는 일이란 혹시나 파일 원본이 남아있기를 바라며 이메일을 샅샅이 뒤지는 것밖에 없습니다. 버전 관리 체계는 프로젝트의 모든 단계에서 파일 버전을 보존하기 때문에 언제나 파일 백업이 유지됩니다. Dropbox 파일 복구 기능을 사용하면 팀원이 파일을 변경하거나 삭제했을 때 언제든 파일을 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.

3. 팀원의 수정 내역 모니터링

규모가 큰 팀이 함께 일할 때는 누가, 언제, 어떤 내용을 변경했는지 알 수 있어야 합니다. 공유 문서에서는 보통 마지막으로 문서를 변경한 사람 정보는 표시되지만, 파일 작업을 함께한 다른 팀원들에 대한 정보는 표시되지 않습니다. 이 경우, 이메일로 누가 파일을 검토했고, 어떤 내용을 변경했는지 물어보며 시간을 허비하게 되죠.

파일 변경 사항과 여러 파일 버전을 팀원에게 일일이 물어봐야 한다면 버전 관리 소프트웨어를 도입해야 합니다. Dropbox의 버전 관리 기능을 사용하면 파일의 모든 변경 사항이 표시되고, 변경 사항이 팀원의 이메일, 계정과 연결됩니다. 그리고 누군가가 파일을 편집할 때마다 알림이 전송되어 어떤 부분이 변경되었는지, 공유 폴더에 있는 파일이 다른 위치로 옮겨지거나 삭제되었는지 상세하게 알 수 있죠.

이러한 수준의 버전 관리 기능은 파일 관리의 투명성을 높여주고 책임감을 강화해줍니다. 팀원이 언제 파일 작업을 시작했는지, 실수나 잘못으로 무언가가 변경되었는지 바로 확인이 가능해 Slack에서 팀 전체에게 어색한 전체 메시지를 보내지 않아도 파일의 모든 변경 사항을 즉시 파악할 수 있습니다.

4. 조직의 단일 진실 공급원 구축

서로 다른 현장에서 근무하는 팀이거나, 통제가 필요한 환경에서는 조직력이 필수입니다. 정보가 여러 곳에 흩어져 있고, 정보로의 접근성이 떨어지면 팀의 조직력이 무너지고 팀원들이 서로 단절되죠. 적절한 정보 아키텍처를 버전 관리와 결합하면 조직 전체가 함께 사용하는 하나의 정보 공급원을 구축할 수 있습니다.

버전 관리를 사용하면 끊임없이 새롭게 업데이트된 가이드라인을 전송하는 대신 조직 내 모든 사람이 확인할 수 있고 증분 백업되는 하나의 중심 문서를 만들 수 있습니다. 예를 들어, Dropbox에서는 HR 가이드라인을 하나의 공유 폴더에 저장해 놓고 팀원별로 액세스 권한을 다르게 설정할 수 있죠. 그러면 파일을 업데이트해도 팀원들은 여전히 동일한 정보 출처에서 최신 정보를 확인할 수 있고, 편집자는 더 이상 사용하지 않는 모든 정보의 기록을 확보할 수 있습니다. 정보를 안전하게 저장하고, 백업하고, 필요한 사람 누구나 간편하게 액세스할 수 있는 손쉬운 방법이죠.

5. 비즈니스 프로세스 자동화 및 가속화

프로세스 최적화는 관리자와 팀원이 더 직관적으로, 보다 적은 시간을 들여 업무를 처리할 수 있게 하는 것을 목표로 해야 합니다. 문서 버전 관리는 시작하는 순간부터 팀에 민첩성을 제공합니다. 파일을 처리하는 과정에서 생기는 실수를 방지하면서 모두가 최신 문서로 작업할 수 있기 때문이죠.

버전 관리 체계는 파일 최신 버전을 제공하는 것 이외에도 관리, 투명성, 보안 측면에서 다양한 이점을 제공합니다. 팀의 프로세스에 대한 인사이트를 확인하고 프로세스를 세밀하게 개선하며 더 세세하게 조율할 수 있죠.

버전 관리를 통한 문서 관리 체계 구축

버전 관리는 팀의 요구 사항과 조직의 규모에 따라 다양하게 접근할 수 있습니다. 대부분은 파일에 버전 번호를 붙이거나, 파일 이름에 이니셜이나 '검토 완료' 등의 라벨을 추가하죠. 하지만 모든 사람이 같은 방식으로 라벨을 붙이지는 않습니다. 그래서 이 방식을 사용하면 사람들이 금방 혼란에 빠지게 됩니다. 규모가 큰 조직인 경우에는 더더욱 그렇죠. 이러한 상황에 직면해 있다면 보다 세밀한 방식의 팀 파일 관리가 필요합니다.

1. 명명 규칙

당연한 말처럼 들릴 수도 있지만 버전 관리의 기본은 엄격한 명명 규칙을 만들어 팀 모두가 따르는 것입니다. 명명 규칙은 일관성이 있어야 하고, 파일에 액세스하는 모든 사람이 정확하게 이해할 수 있어야 합니다. 또한, 팀이 파일을 사용하는 방식을 기반으로 해야 하죠. 예를 들어, 팀의 문서를 정리하는 데 가장 중요한 요소가 날짜라면 파일 이름을 날짜로 시작해야 합니다. 파일 이름의 앞부분은 팀이 문서를 찾을 때 사용하는 가장 일반적인 방식을 반영해야 합니다. 그다음, 파일의 내용을 빠르게 파악할 수 있는 주요 정보를 파일 이름에 포함하도록 하세요. 버전 관리 체계로 명명 규칙만을 단독으로 사용할 경우 서로 다른 파일 버전을 표기할 번호 체계도 함께 만들어야 합니다.

2. 정보 아키텍처

팀에 적합한 명명 규칙을 정한 후에는 문서를 안전하게 저장할 수 있는 접근성 좋은 시스템이 필요합니다. 정보를 저장하는 폴더와 파일의 레이아웃을 뜻하는 정보 아키텍처는 바로 이 과정에서 사용됩니다. 물론 명명 규칙도 여기에서 중요한 역할을 하지만, '업무' 폴더에 있는 파일의 이름까지 세세하게 관리할 필요는 없습니다. 하지만 조직 내 모든 사람에게 모든 파일로의 액세스 권한을 줄 수는 없기 때문에 정보 아키텍처도 중요합니다.

일반적으로 이 문제를 가장 효율적으로 처리하는 방법은 바로 공동의 파일 스토리지 솔루션을 사용하는 것입니다. Dropbox Business는 안전한 정보 아키텍처를 구축할 수 있는 팀 폴더를 제공합니다. 특정한 팀에 팀 폴더를 할당하는 방식으로 특정한 액세스 권한을 가진 팀 내외부의 사람들만 업무 파일을 저장할 수 있는 보관 공간을 만들 수 있죠.

3. 버전 관리 소프트웨어

명명 규칙과 정보 아키텍처를 설정했다면 이제 문서 관리 체계를 위한 첫걸음을 성공적으로 내디딘 것입니다. 하지만 버전 관리의 주요 방식으로 명명 규칙과 정보 아키텍처를 사용하면 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 버전 관리 소프트웨어는 버전 관리에 필요한 다양한 프로세스를 자동화해 명명 규칙만 단독으로 사용할 때 얻을 수 없는 추가적인 이점을 제공합니다.

Dropbox 동기화 기능은 파일의 모든 이전 버전을 자동으로 저장합니다. 그러면 최대 180일까지의 이전 버전에 액세스해 파일을 되돌릴 수 있죠. 동기화는 현재 파일 버전을 백업하는 역할도 합니다. Dropbox를 사용하면 팀원들이 동시에 각기 다른 파일로 작업한 후 작업 내용을 최신 버전에 업데이트할 수 있어 간편하게 변경 사항을 병합하고 파일 버전 충돌 문제를 해결할 수 있습니다.

한 마디로 버전 관리 소프트웨어는 파일 버전을 관리할 때의 모든 과정을 간소화하고, 파일 작업을 하는 팀에 더 많은 이점을 제공합니다.

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