Effektiv kontrol af dokumentversioner

Hjælp dine teams med at etablere et praktisk versionskontrolsystem, der sikrer, at de altid arbejder med de mest opdaterede versioner af deres filer.

true

Hvad er versionskontrol?

Teams i organisationer samarbejder i dag på tværs af afdelinger, kontorer, grænser og tidszoner – alt sammen mens de arbejder ud fra det samme sæt dokumenter. På trods af at denne opsætning er ganske almindelig, kæmper de samme teams stadig ofte med at styre de mange forskellige versioner af deres arbejdsfiler. Hvor mange dokumenter mærket "FINAL" efterfølges hurtigt af "FINAL V2"? Hvis dit team spilder tid på at lede efter de seneste filer og spore ændringer, kan det være på tide at etablere et versionskontrolsystem.

Versionskontrol administrerer forskellige versioner af filer over tid. Versionskontrolsystemer dukkede oprindeligt op i softwareudvikling for at styre ændringer i kode. De er dog ikke så komplicerede, som de lyder. Det kan simpelthen være software, der sporer ændringer og giver dig adgang til alle tidligere versioner af en fil på ethvert tidspunkt. Et versionskontrolsystem kan også være et sæt regler for arbejde med filer, såsom en mappearkitektur til at gemme forskellige versioner separat.

Anvendelse af versionskontrol går langt ud over at oprette kode. Dokumentversionskontrol kan f.eks. hjælpe en forfatter med at holde styr på forskellige udkast til en bog. Det kan også hjælpe en grafisk designer med at spore, hvilket design, der er den endelige version for en kunde.

Fem grunde til, at versionskontrol er afgørende for teams

For arbejde på samarbejdsdokumenter er det afgørende for afstemning at have en slags versionskontrol. For at godkende et udfyldt dokument skal du vide, hvilken fil der er den endelige version, men det er meget mere end det. Brug af den rigtige software og de korrekte versioneringsfiler kan beskytte mod spildtid og fremskynde processer i organisationer i alle størrelser.

1. Gem alle forskellige versioner af en fil

Den største fordel ved versionskontrol er muligheden for at bevare hver eneste version af et dokument eller en fil i hele arbejdsgangen for et projekt – fra start til slut. Du kan kontrollere, om der er forskelle mellem versionerne, og sikre, at alle ændringer er godkendt. Med et velorganiseret versionskontrolsystem er du sikker på, at det, der gør det til den endelige version, er endeligt, ikke tilføjet efter arbejdstid uden at alle samarbejdspartnere fik besked.

Når et projekt er afsluttet, kan versionshistorikken også være vigtig, når du gennemgår dit teams arbejde. I dette tilfælde kan dokumentversionskontrol fungere som et revisionsspor, der beskriver revisionshistorikken i hvert trin af dit teams arbejde i løbet af et projekt. Bevæbnet med disse oplysninger kan du bedre diagnosticere problemer i dine processer, især når det drejer sig om at effektivisere dit arbejde i fremtiden.

2. Sikker filhåndtering og redigering

Intet forsinker arbejdet i et team mere end nogen, der overskriver en fil uden tilladelse eller ved et uheld sletter en fil. Fra det punkt er der intet, du kan gøre, udover at finkæmme dine e-mails i håb om at finde en kopi af den originale fil. Versionskontrolsystemer bevarer filversioner i alle faser, så du altid har en sikkerhedskopi. Med Dropbox-filgendannelse er en tidligere version altid tilgængelig, hvis et teammedlem foretager ændringer eller sletter en fil.

3. Overvåg ændringer fra teammedlemmer

Når du har et stort team, der arbejder sammen, er det vigtigt at vide, hvem der har ændret hvad og hvornår. Delte dokumenter indeholder typisk oplysninger om, hvem der senest har redigeret dem, men har muligvis ikke andre teammedlemmer på filen. I dette tilfælde går der ikke længe, før du spilder tid på at e-maile rundt for at spørge, hvem der har gennemgået filen, og hvilke ændringer de har foretaget.

Fingeraftryk af filændringer og forskellige versioner af et dokument til et teammedlem er hvor du har brug for software til versionskontrol. Med for eksempel versionskontrol i Dropbox vil alle filændringer være synlige og direkte knyttet til et teammedlems e-mail og konto. Du modtager notifikationer, hver gang nogen redigerer en fil – med oplysninger om, hvad der blev ændret – eller hvis en fil er blevet flyttet eller slettet i en delt mappe.

Dette niveau af versionskontrol skaber en mere gennemsigtig proces til styring af dine filer samt ansvarlighed for disse filer. Du kan se, hvornår dine teammedlemmer begynder at arbejde på en fil, eller om noget ændres forkert eller ved et uheld. Du kan straks kontrollere eventuelle filændringer med den relevante person uden akavede e-mails til hele teamet i Slack.

4. Opret en kilde til sandhed i hele din organisation

Når du arbejder med et team, der opererer på forskellige steder eller i regulerede placeringer, er afstemning vigtigt. Hvis oplysninger ikke er centraliserede og tilgængelige, tager det ikke lang tid for teams at komme ud af synkronisering og at isoleringer opstår. Kombineret med den rigtige informationsarkitektur kan versionskontrol hjælpe dig med at oprette og bevare en delt informationskilde for alle områder af din organisation.

I stedet for konstant at sende opdaterede retningslinjer kan du med versionskontrol beholde ét centraliseret, trinvist sikkerhedskopieret dokument, som alle i din organisation kan henvises til. Med Dropbox kan du f.eks. gemme dine HR-retningslinjer i en enkelt delt mappe med specifikke adgangstilladelser for forskellige teammedlemmer. Når du opdaterer disse filer, finder teammedlemmer de nyeste oplysninger i den samme kilde. Alle redaktører vil have en oversigt over alle forældede oplysninger. Det er en enkel måde til at sikre, at oplysningerne gemmes sikkert, sikkerhedskopieres og er tilgængelige for alle, der har brug for det.

5. Automatisér og fremskynd virksomhedsprocesser

Det endelige mål med enhver procesoptimering bør være at gøre det mere ligetil og mindre tidskrævende for ledere og teammedlemmer. Helt fra starten kan dokumentversionskontrol hjælpe dit team med at være mere adræt. Det holder alle opdaterede og afstemte om dokumenter, samtidig med at det giver fejlsikring i filhåndtering.

Med de ekstra fordele ved tilsyn, gennemsigtighed og sikkerhed kan versionskontrolsystemer gøre mere end at sikre, at du har den nyeste version af en fil. Det kan give indsigt i dit teams processer, hjælpe dig med at forbedre dem yderligere og derefter tilpasse dem bedre i hele din organisation.

Sådan oprettes et dokumentstyringssystem med versionskontrol

Der er en række forskellige tilgange, du kan tage til versionskontrol, afhængigt af dit teams behov og størrelsen på din organisation. De fleste mennesker vil give et versionsnummer til en fil, de sender, eller mærke dokumenter med initialer eller “gennemset”. Alle mærker tingene forskelligt, så denne tilgang kan hurtigt blive forvirrende, især med mange samarbejdspartnere i en stor organisation. Det er nu nødvendigt med en defineret tilgang til at styre et teams filer.

1. Navngivningsmetoder

Det kan virke indlysende, men at have en streng navngivningsmetode, som dit team følger, er afgørende for versionskontrol. For det første skal en navngivningsmetode være konsekvent, og den skal være tydelig for alle, der har adgang til dine filer. Det skal også tage udgangspunkt i, hvordan dit team interagerer med disse filer. Hvis for eksempel dokumenternes datoer er den vigtigste faktor for dit team i organisering af dem, skal filnavne begynde med en dato. Den første del af navnet skal afspejle den mest almindelige måde, dit team søger gennem disse dokumenter på. Derfra skal filnavne indeholde de vigtigste oplysninger for hurtigt at bestemme indhold. Hvis du vil bruge en navngivningsmetode som dit eneste versionskontrolsystem, skal den også indeholde et nummereringssystem til forskellige og nye versioner.

2. Informationsarkitektur

Når du har etableret en metode til mærkning af dine dokumenter, der fungerer for dit team, har du brug for et nemt tilgængeligt system til sikker opbevaring af dem. Det er her, informationsarkitektur kommer ind. Det er simpelthen layoutet for mapper og filer, som du bruger til at gemme information. Naturligvis spiller navngivningsmetoden også en stor rolle her – det nytter ikke at have strengt organiserede filnavne, hvis de er i en mappe med titlen “Arbejde”. Imidlertid er informationsarkitektur også et spørgsmål om, hvem der har adgang til disse filer, da ikke alle filer skal være tilgængelige for alle medlemmer af din organisation.

Normalt er den bedste måde at håndtere dette på via en delt fillagringsløsning. Med Teammapper i Dropbox Business kan du oprette en sikker informationsarkitektur. Ved at tildele specifikke teams inden for Dropbox kan du derefter oprette arkiver til deres arbejde med specifikke adgangstilladelser for folk i og udenfor teamet.

3. Software til versionsstyring

Navngivningsmetoder og informationsarkitektur er hjørnestenene i et vellykket dokumentstyringssystem. De kan dog også blive tidskrævende, når de bruges som en hovedmetode til versionskontrol. Versionskontrolsoftware  automatiserer mange processer omkring versionskontrol og giver ekstra fordele, som navngivningsmetoder ikke kan tilbyde alene.

Dropbox Sync gemmer automatisk alle tidligere versioner af en fil. Alle dine filer kan derefter tilgås eller tilbageføres i op til 180 dage. Synkronisering fungerer også som en sikkerhedskopi af den aktuelle version af filen. Teammedlemmer kan arbejde sideløbende på separate filer med Dropbox, før de opdaterer til den aktuelle version, hvilket gør det nemt at flette ændringer og løse eventuelle filkonflikter.

Kort sagt: Versionskontrolsoftware forenkler hele processen med filversionering og giver ekstra fordele til teams, der arbejder med disse filer.