Effektiv kontrol af dokumentversioner

Hjælp dine teams med at etablere et praktisk versionskontrolsystem, der sikrer, at de altid arbejder med de mest opdaterede versioner af deres filer.

Arbejde med versionskontrol

Teams i organisationer samarbejder i dag på tværs af afdelinger, kontorer, grænser og tidszoner – alt sammen mens de arbejder ud fra det samme sæt dokumenter. På trods af at denne opsætning er ganske almindelig, kæmper de samme teams stadig ofte med at styre de mange forskellige versioner af deres arbejdsfiler. Hvor mange dokumenter mærket "FINAL" efterfølges hurtigt af "FINAL V2"? Hvis dit team spilder tid på at finde de nyeste filer og spore ændringer, kan det være på tide at oprette et ordentligt versionskontrolsystem.

Hvad er versionskontrol?

Versionskontrol er processen med at styre forskellige versioner af filer over tid, hvilket typisk udføres ved hjælp af et versionskontrolsystem. Selvom versionskontrolsystemer har oprindelse i softwareudvikling, hvor det bruges til at styre ændringer i kode, er det slet ikke så komplicerede, som de måske lyder. Det kan simpelthen være software, der sporer ændringer og giver dig adgang til alle tidligere versioner af en fil på ethvert tidspunkt. Et versionskontrolsystem kan også være et sæt regler for arbejde med filer, såsom en mappearkitektur til at gemme forskellige versioner separat.

Disse forskellige anvendelser kan meget mere end at hjælpe med at skrive kode. Kontrol af dokumentversioner kan f.eks. hjælpe en forfatter med at administrere forskellige kladder med indhold, eller hjælpe en grafisk designer med at spore de ændringer, der er foretaget i en designfil.

Sådan oprettes et dokumentstyringssystem med versionskontrol

Der er en række forskellige tilgange, du kan tage til versionskontrol, afhængigt af dit teams behov og din organisations størrelse. De fleste mennesker vil blot fortælle en modtager, hvilken version af en fil de sender, eller mærke dokumenter med initialer eller "gennemgået." Alle mærker dokumenter forskelligt, så denne tilgang kan hurtigt blive forvirrende, både når kun to personer arbejder sammen, og for et større team eller en organisation. Det er nu nødvendigt med en defineret tilgang til at styre et teams filer.

Navngivningsmetoder

Det kan virke indlysende, men at have en streng navngivningsmetode, som dit team følger, er afgørende for versionskontrol. For det første skal en navngivningsmetode være konsekvent, og den skal være tydelig for alle, der har adgang til dine filer. Det skal også tage udgangspunkt i, hvordan dit team interagerer med disse filer. Hvis for eksempel datering af dokumenter er den vigtigste faktor for dit team i organisering af dem, skal filnavne begynde med en dato. Dette ville være den mest almindelige måde, hvorpå du filtrerer og søger gennem disse dokumenter for dit team. Derfra skal filnavne indeholde de vigtigste oplysninger for at forstå, hvad der er i dokumentet. Hvis du kun vil bruge en navngivningsmetode som dit versionskontrolsystem, skal det selvfølgelig også omfatte et nummereringssystem til forskellige filversioner.

Informationsarkitektur

Når du har etableret en metode til mærkning af dine dokumenter, der fungerer for dit team, har du brug for et let tilgængeligt system til sikker opbevaring af dem. Det er her, informationsarkitektur kommer ind. Det er simpelthen layoutet for mapper og filer, som du bruger til at gemme information. Naturligvis spiller navngivningsmetoden også en stor rolle her – det nytter ikke at have strengt organiserede filnavne, hvis de er i en mappe med titlen "Arbejde". Imidlertid er informationsarkitektur også et spørgsmål om, hvem der har adgang til disse filer, fordi ikke alle filer skal være tilgængelige for alle medlemmer af din organisation.

Den bedste måde at håndtere dette på er typisk via en delt filopbevaringsløsning. Teammapper i Dropbox Business giver dig mulighed for at oprette en sikker informationsarkitektur. Ved at tildele specifikke teams inden for Dropbox kan du derefter oprette arkiver til deres arbejde med specifikke adgangstilladelser for folk inden for og uden for teamet. Derfra kan du sikre, at filer ikke ændres uden tilladelse, og at forskellige versioner af filer kan arkiveres sikkert.

Versionskontrolsoftware

Navngivningsmetoder og informationsarkitektur er hjørnestenene i et vellykket dokumentstyringssystem. De kan dog også blive tidskrævende, når de bruges som en hovedmetode til versionskontrol. Versionskontrolsoftware automatiserer mange processer omkring versionskontrol og giver ekstra fordele, som navngivningsmetoder ikke kan tilbyde alene.

Som minimum gemmer versionskontrolsoftware automatisk hver tidligere version af en fil. Dette kan derefter tilgås eller vendes tilbage til på ethvert tidspunkt, og fungerer også som sikkerhedskopi for den aktuelle version af filen. Teammedlemmer kan også arbejde sideløbende på separate filer med versionskontrolsoftware, før de opdateres til den aktuelle version. Dette gør det nemt at sammenflette ændringer og løse eventuelle filkonflikter.

Kort sagt: Versionskontrolsoftware forenkler hele processen med filversionering og giver ekstra fordele til teams, der arbejder med disse filer.

Hvorfor er versionskontrol så vigtigt for teams?

Det er vigtigt at have en form for versionskontrol, når et stykke arbejde justeres i forbindelse med arbejde med samarbejdsdokumenter. For at underskrive et udfyldt dokument skal du trods alt vide, hvilken fil der er den endelige version, men det er ikke det hele. Brug af den rigtige software og de korrekte versioneringsfiler kan beskytte mod spildtid og fremskynde processer i organisationer i alle størrelser.

Gem alle forskellige versioner af en fil

Den grundlæggende fordel ved versionskontrol er at kunne gemme hver enkelt version af en fil gennem en projektarbejdsgang – fra start til slut. Du kan lave en kontrol af forskelle mellem versioner og sikre, at alle foretagne ændringer er afklaret. Du skal være sikker på, at det, der når til den endelige version, er endeligt, og at det ikke blev tilføjet kl. 1 natten før.

Når et projekt er afsluttet, kan versionshistorik også være afgørende, når du gennemgår dit teams arbejde bagefter. I dette tilfælde kan kontrol af dokumentversioner fungere som et revisionsspor, der beskriver dit teams fremskridt på hvert trin for deres arbejde på et projekt. Bevæbnet med denne info kan du bedre diagnosticere problemer i dine processer, især med henblik på, hvordan du kan strømline dit arbejde i fremtiden.

Sikker filhåndtering og redigering

Intet forsinker arbejde i et team mere end en person, der overskriver en fil uden tilladelse – eller ved en fejltagelse sletter en fil. Fra det punkt er der intet du kan gøre udover at finkæmme dine e-mails i håb om at finde en kopi af den originale fil. I stedet for at håbe på, at du finder den, har du ro i sindet, fordi du har en sikkerhedskopi til rådighed, fordi versionskontrolsystemer bevarer en version af filen på hvert ændringstrin. Med Dropbox-filgendannelse er en tidligere version altid tilgængelig, hvis du har brug for at vende tilbage til den, hvis et teammedlem ved en fejl foretager ændringer i den eller sletter den. Du behøver aldrig bekymre dig over om en fil forsvinder, eller at der foretages permanente ændringer.

Overvåg ændringer fra teammedlemmer

Når du har et stort team, der arbejder sammen, er det bydende nødvendigt, at du ved, hvem der har foretaget ændringer i hvad og hvornår. Delte dokumenter indeholder typisk oplysninger om, hvem der senest har redigeret dokumentet, men det inkluderer muligvis ikke andre teammedlemmer på filen. I dette tilfælde går der ikke længe, før du spilder tid på at e-maile rundt for at spørge, hvem der har gennemgået filen, og hvilke ændringer de har foretaget.

Fingeraftryk af filændringer og forskellige versioner af et dokument til et teammedlem er hvor du har brug for software til versionskontrol. Med for eksempel versionskontrol i Dropbox vil alle filændringer være synlige og direkte knyttet til et teammedlems e-mail og konto. Du modtager underretninger, når nogen redigerer en fil, som viser nøjagtigt hvad der blev ændret, eller hvis de flytter eller sletter en fil i en delt mappe.

Dette niveau af versionskontrol skaber en mere gennemsigtig proces til styring af dine filer samt ansvarlighed for disse filer. Du kan se, hvornår medlemmer af dit team begynder at arbejde på en fil, eller om noget ændres forkert eller ved et uheld. Eventuelle filændringer kan straks kontrolleres med den relevante person uden nogen akavet e-mail med advarsel til hele teamet i Slack.

Opret en sandhedskilde i hele din organisation

Når du arbejder med et team, der opererer på forskellige steder eller i stærkt regulerede placeringer, er afstemning vigtigt. Men hvis oplysninger ikke er centraliserede og tilgængelige, tager det ikke lang tid for teams at komme ud af synkronisering og for at isoleringer opstår. Kombineret med den rigtige informationsarkitektur kan versionskontrol hjælpe dig med at oprette og bevare en delt informationskilde på alle områder af din organisation.

I stedet for konstant at sende opdaterede retningslinjer giver versionskontrol dig mulighed for at opbevare et centralt dokument, som alle i din organisation kan henvises til. Med Dropbox kan dine HR-retningslinjer for eksempel gemmes i en enkelt delt mappe med specifikke  adgangstilladelser  for forskellige teammedlemmer. Når disse filer opdateres, finder teammedlemmer de nyeste oplysninger i samme kilde, mens redaktører vil have en oversigt over alle forældede oplysninger. Det er en enkel måde at sikre, at oplysningerne gemmes sikkert, sikkerhedskopieres og er tilgængelige for alle, der har brug for det.

Automatiser og fremskynd processer med versionskontrol

Selvfølgelig skal det endelige mål med enhver procesoptimering være at gøre noget lettere og mindre tidskrævende for både ledere og teammedlemmer. Helt fra starten kan dokumentversionskontrol hjælpe dit team med at være mere adræt. Det holder alle ajour og afstemt om dokumenter, samtidig med at det giver en fejlsikring mod nedetid forårsaget af fejl i filhåndtering.

Med de ekstra fordele ved tilsyn, gennemsigtighed og sikkerhed kan versionskontrolsystemer gøre mere end at sikre, at du har den nyeste version af en fil. Det kan give indsigt i dit teams processer, hjælpe dig med yderligere at forfine dem og derefter justere dem bedre på tværs af din organisation i fremtiden.