Como melhorar o controle de versão de documentos

Ajude suas equipes a estabelecer um sistema de controle de versões para trabalhar que garanta que estejam sempre usando as versões mais atualizadas dos arquivos.

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Então, o que é exatamente o controle de versão?

As equipes das organizações de hoje colaboram entre vários departamentos, escritórios, fronteiras e fusos horários, sempre trabalhando com o mesmo conjunto de documentos. Embora essa configuração seja comum, essas mesmas equipes muitas vezes têm dificuldades de gerenciar as várias diferentes versões dos arquivos de trabalho. Quantos documentos nomeados como "FINAL" são rapidamente renomeados como "FINAL V2"? Se sua equipe está perdendo tempo localizando os arquivos mais recentes e rastreando alterações, talvez seja a hora de estabelecer um sistema de controle de versões.

O controle de versões gerencia diferentes versões de arquivos ao longo do tempo. Ele surgiu, originalmente, no desenvolvimento de software para gerenciar alterações de código. Mas o controle de versões não é tão complicado quanto parece. Pode ser simplesmente um software que rastreia alterações e permite que você acesse todas as versões anteriores de um arquivo, a qualquer hora. Um sistema de controle de versões também pode ser um conjunto de regras para trabalhar com arquivos, como arquitetura de pastas para armazenar versões diferentes.

Os usos do controle de versões vão muito além da criação de códigos. Por exemplo, o controle de versões de documentos pode ajudar um escritor a gerenciar diferentes rascunhos de um livro. Também pode ajudar um designer gráfico a rastrear qual projeto é definitivo para um cliente.

Cinco razões pelas quais o controle de versões é essencial para as equipes

Quando se trata de trabalhar em documentos colaborativos, um controle de versões é essencial para manter todos alinhados. Para aprovar um documento concluído, é preciso saber qual é o arquivo com a versão final, mas essa questão vai muito além. Usar o software certo e as recuperação de versões de forma correta evita a perda de tempo e agiliza processos em organizações de vários portes.

1. Mantenha cada versão diferente de um arquivo

O principal benefício do controle de versões é conseguir reter todas as versões de um documento ou arquivo por meio de um fluxo de trabalho de projeto, do início ao fim. Você pode conferir as diferenças entre as versões e garantir que todas as alterações sejam aprovadas. Um sistema de controle de versões bem organizado permite ter certeza de que o que entra na versão final é final, e que não foi adicionado após o expediente de trabalho sem que todos os colaboradores soubessem.

Quando um projeto é concluído, o histórico de versões também pode ser crucial para revisar o trabalho da sua equipe. Nesse caso, o controle de versões de documentos pode servir como uma trilha de auditoria do trabalho das suas equipes durante um projeto, detalhando o histórico de revisões em cada etapa. Munido dessa informação, você pode diagnosticar melhor problemas nos seus processos, especialmente no que diz respeito a como otimizar seu trabalho no futuro.

2. Trate e edite arquivos de forma segura

Nada atrasa mais o trabalho em equipe do que alguém substituindo um arquivo sem permissão ou excluindo-o por acidente. Quando se chega a esse ponto, não há nada que você possa fazer a não ser percorrer seus e-mails na esperança de encontrar uma cópia do arquivo original. Os sistemas de controle de versões retêm as versões dos arquivos em todas as etapas, portanto, você pode sempre contar com um backup. Com a recuperação de arquivos do Dropbox, se um membro da equipe fizer alterações ou excluir um arquivo, sempre haverá uma versão anterior disponível caso você precise reverter o arquivo.

3. Monitore alterações dos membros da equipe

Quando você tem uma equipe grande trabalhando junto, é importante saber quem fez mudanças em quê, e quando. Documentos compartilhados normalmente incluem detalhes sobre quem editou o documento por último, mas outros membros da equipe podem não estar incluídos no arquivo. Nesse caso, você começará rapidamente a perder tempo enviando e-mails para perguntar quem revisou o arquivo e que edições implementou.

Para identificar as alterações de arquivos e diferentes versões de um documentos para um membro da equipe, você precisa de um software de controle de versões. Usando o controle de versões do Dropbox, todas as alterações em arquivos ficarão visíveis e serão diretamente associadas ao e-mail e conta de um membro da equipe. Você receberá notificações sempre que alguém editar um arquivo, mostrando exatamente o que foi alterado, ou se alguém transferir ou excluir um arquivo de uma pasta compartilhada.

Esse nível de controle de versões cria um processo mais transparente para gerenciar seus arquivos e fica fácil saber quem é responsável por cada alteração. Você pode ver quando membros da sua equipe começarem a trabalhar em um arquivo ou se algo for alterado de forma incorreta ou por acidente. Quaisquer alterações de arquivos podem ser verificadas imediatamente com a pessoa relevante, sem precisar enviar e-mails constrangedores nem alertar toda a equipe pelo Slack.

4. Crie uma fonte da verdade em toda a organização

Quando você está trabalhando com uma equipe que opera em locais diferentes ou espaços regulamentados, o alinhamento é essencial. Mas, se as informações não estiverem centralizadas e acessíveis, as equipes sairão de sincronia, e surgirão os silos. Combinado com a arquitetura de informação correta, o controle de versões pode ajudar você a criar e ter acesso a uma fonte compartilhada de informações em todas os setores da organização.

Em vez de enviar diretrizes atualizadas constantemente, o controle de versões permite que você mantenha um documento centralizado, que passa por backup incremental, e que todos em sua organização possam consultá-lo. Por exemplo, com o Dropbox, você pode armazenar suas diretrizes de RH em uma única pasta compartilhada, com  permissões de acesso específicas para diferentes membros da equipe. Ao atualizar esses arquivos, os membros da equipe encontrarão as informações mais recentes na mesma fonte. Todos os editores terão um registro de todas as informações obsoletas. É uma maneira simples de garantir que todos os arquivos sejam armazenados com segurança, com backup e acessível a todos que precisarem.

5. Automatize e acelere os processos empresariais

O objetivo final de qualquer processo de otimização deve ser facilitar o trabalho e torná-lo menos demorado para os gerentes e membros da equipe. Desde o início, o controle de versões de documentos pode ajudar sua equipe a ser mais ágil. Ele mantém todos atualizados e alinhados sobre os documentos ao mesmo tempo que oferece uma proteção contra falhas e interrupções, causadas por erros na manipulação de arquivos.

Com os benefícios extras da supervisão, transparência e segurança, os sistemas de controle de versões podem fazer mais do que garantir que você trabalhe na versão mais recente de um arquivo. Eles podem fornecer estatísticas sobre os processos da sua equipe e ajudá-lo a refiná-los ainda mais e, depois, alinhá-los melhor por toda a organização.

Como criar um sistema de gerenciamento de documentos com o controle de versão

Há várias abordagens que você pode adotar para o controle de versões, dependendo das necessidades da sua equipe e do tamanho da sua organização. A maior parte das pessoas dará um número para a versão do arquivo que estão enviando ou nomeará os documentos com as próprias iniciais ou com a palavra "revisado". Cada um usa um método diferente para nomear documentos, por isso essa abordagem pode rapidamente criar confusão, especialmente com muitos colaboradores em uma grande organização. Ao chegar nesse ponto, é necessária uma abordagem definida para gerenciar os arquivos de uma equipe.

1. Convenções de nomenclatura

Pode parecer óbvio, mas sua equipe deve seguir regras rigorosas para nomear arquivos, pois elas são essenciais para o controle de versões. Para começar, convenções de nomenclatura devem ser consistentes e claras para todos que acessam os arquivos. Também devem se basear em como sua equipe interage com esses arquivos. Se, por exemplo, as datas dos documentos são o fator mais importante para sua equipe organizá-los, então os nomes dos arquivos devem começar com uma data. A primeira parte do nome deve refletir a forma mais comum de sua equipe fazer buscas entre esses documentos. A partir daí, os nomes dos arquivos devem incluir as informações mais importantes para determinar rapidamente o conteúdo. Se você vai usar uma convenção de nomenclatura apenas como sistema de controle de versões, ela também deve incluir um sistema de numeração de versões de arquivos diferentes e novas.

2. Arquitetura de informação

Assim que você estabelecer um método para nomear seus documentos que funcione para sua equipe, você precisará de um sistema rapidamente acessível para armazenar seus arquivos com segurança. É aí que entra a arquitetura de informação, que é, simplesmente, o layout de pastas e arquivos que você usa para armazenar informações. Naturalmente, as convenções de nomenclatura também têm um papel fundamental neste caso: não faz sentido ter uma estrutura de nomeação de arquivos rígida se você tem uma pasta chamada "Trabalho". Entretanto, a arquitetura de informação também tem a ver com quem tem acesso a esses arquivos, porque nem todo arquivo deve ficar disponível para todos os membros da sua organização.

Normalmente, a melhor maneira de lidar com isso é por meio de uma solução de armazenamento de arquivos compartilhada. As pastas da equipe do Dropbox Business permitem que você crie uma arquitetura de informação segura. Ao atribuir equipes específicas dentro do Dropbox, você pode criar repositórios para o trabalho delas com permissões de acesso específicas para pessoas de dentro e de fora da equipe.

3. Software de controle de versões

As convenções de nomenclatura e a arquitetura de informação são os pilares de um sistema de gerenciamento de documentos bem-sucedido. Entretanto, essas convenções também podem se tornar demoradas quando usadas como método principal do controle de versões. O software de controle de versões automatiza muitos processos referentes ao controle de versões e proporciona benefícios extras que as convenções de nomenclatura sozinhas não conseguem oferecer.

A sincronização do Dropbox armazena automaticamente todas as versões anteriores de um arquivo. Todos os seus arquivos podem ser acessados ou revertidos por até 180 dias. A sincronização também serve como um backup para a versão atual do arquivo. Os membros da equipe podem trabalhar simultaneamente em arquivos separados com o Dropbox antes de atualizar para a versão atual, simplificando a mesclagem das alterações e a resolução de quaisquer conflitos de arquivos.

Em poucas palavras, o software de controle de versão simplifica todo o processo de versões de arquivos e fornece benefícios extras para as equipes que trabalham nestes documentos.

Descubra uma maneira melhor de trabalhar em conjunto.

Introdução ao Dropbox