Effektiv dokumentversjonskontroll

Hjelp teamene dine med å etablere et fungerende versjonskontrollsystem som vil sikre at de alltid jobber med de mest oppdaterte versjonene av filene sine.

Håndtering av versjonskontroll

Team i organisasjoner samarbeider i dag på tvers av avdelinger, kontorer, grenser og tidssoner - alt mens de håndterer samme sett med dokumenter. Til tross for hvor vanlig dette oppsettet er, sliter de samme teamene ofte med å styre de mange forskjellige versjonene av arbeidsfilene sine. Hvor mange dokumenter merket “ENDELIG” blir raskt etterfulgt av “ENDELIG V2”? Hvis teamet ditt mister tid på å lokalisere de nyeste filene og spore endringer, er det for lengst på tide å etablere et ordentlig versjonskontrollsystem.

Så, hva er egentlig versjonskontroll?

Versjonskontroll er prosessen med å behandle forskjellige versjoner av filer over tid, noe som vanligvis gjøres ved hjelp av et versjonskontrollsystem. Selv om de opprinnelig dukket opp i programvareutvikling for å håndtere endringer i kode, er ikke versjonskontrollsystemer så kompliserte som de høres ut. Det kan ganske enkelt være programvare som sporer endringer og lar deg få tilgang til alle tidligere versjoner av en fil når som helst. Et versjonskontrollsystem kan også være et sett med regler for å håndtere filer, for eksempel en mappearkitektur for å lagre forskjellige versjoner hver for seg.

Disse forskjellige bruksområdene går langt utover å lage kode; for eksempel kan dokumentversjonskontroll hjelpe en forfatter med å administrere forskjellige utkast til innhold eller en grafisk designer med å spore endringene som er gjort i en designfil.

Hvordan opprette et dokumentstyringssystem med versjonskontroll

Det finnes en rekke tilnærmingsmåter for versjonskontroll, avhengig av behovene til teamet ditt og størrelsen på organisasjonen din. De fleste vil ganske enkelt berette hvilken versjon av filen de sender, eller merke dokumenter med initialer eller "gjennomgått". Alle merker dokumenter annerledes, så denne tilnærmingen kan fort bli forvirrende når bare to personer jobber sammen - for ikke å snakke om et større team eller organisasjon. Når det kommer til dette punktet, er det nødvendig med en definert tilnærming for å administrere teamets filer.

Navngivningskonvensjoner

Det kan virke åpenbart, men å ha en streng navngivningskonvensjon som teamet ditt følger, er viktig for versjonskontroll. Til å begynne med må en navngivningskonvensjon være ensartet, og den må være tydelig for alle som får tilgang til filene dine. Imidlertid bør det også være basert på hvordan teamet ditt samhandler med disse filene. Hvis for eksempel datering av dokumenter er den viktigste faktoren for teamet ditt i å organisere dem, bør filnavn begynne med en dato. Dette vil være den vanligste måten du vil filtrere og søke gjennom disse dokumentene på for teamet ditt. Derfra skal filnavn inneholde de viktigste informasjonene for å forstå hva som finnes i dokumentet. Selvfølgelig, hvis du skal bruke en navngivningskonvensjon ene og alene som versjonskontrollsystemet ditt, må det også inneholde et nummereringssystem for forskjellige filversjoner.

Informasjonsarkitektur

Når du har etablert en metode for merking av dokumentene dine som fungerer for teamet ditt, trenger du et lett tilgjengelig system for å lagre dem sikkert. Det er her informasjonsarkitektur kommer inn som ganske enkelt er utformingen av mapper og filer du bruker til å lagre informasjon. Naturligvis spiller navngivningskonvensjon også en stor rolle her - det nytter ikke å ha strengt organiserte filnavn hvis de er i en mappe med tittelen. "Arbeid". Imidlertid er informasjonsarkitektur også et spørsmål om hvem som har tilgang til disse filene, fordi ikke alle filer skal være tilgjengelige for alle medlemmer i organisasjonen din.

Den beste måten å håndtere dette på er vanligvis via en delt fillagringsløsning. Teammapper i Dropbox Business lar deg opprette en sikker informasjonsarkitektur. Ved å tilordne bestemte team i Dropbox, kan du opprette lagringssteder for arbeidet deres med spesifikke tilgangstillatelser for personer i og utenfor teamet. Derfra kan du sikre at filene ikke endres uten tillatelse, og at forskjellige versjoner av filer kan arkiveres sikkert.

Programvare for versjonskontroll

Navngivningskonvensjoner og informasjonsarkitektur er hjørnestenene i et vellykket dokumentstyringssystem. Imidlertid kan de også bli tidkrevende når de brukes som en hovedmetode for versjonskontroll. Programvare for versjonskontroll automatiserer mange prosesser rundt versjonskontroll og gir ekstra fordeler som navngivningskonvensjoner alene ikke kan tilby.

I det minste lagrer programvaren for versjonskontroll automatisk alle tidligere versjoner av en fil. Dette kan da nås eller tilbakestilles når som helst, og fungerer også som sikkerhetskopi for den nåværende versjonen av filen. Teammedlemmer kan også jobbe samtidig med separate filer med versjonskontrollprogramvare før de oppdateres til den aktuelle versjonen. Dette gjør det enkelt å slå sammen endringer og løse eventuelle filkonflikter.

I et nøtteskall: Versjonskontrollprogramvare forenkler hele prosessen med filversjonering og gir ekstra fordeler for team som jobber med disse filene.

Hvorfor er versjonskontroll så viktig for team?

Når det gjelder å jobbe med samarbeidsdokumenter, er det viktig å ha en eller annen form for versjonskontroll for å kunne tilpasses på et stykke arbeid. For å signere et ferdig dokument må du tross alt vite hvilken fil som er den endelige versjonen, men det går langt utover det. Å bruke riktig programvare og versjonere filer på riktig måte kan beskytte deg mot tidstap og påskynde prosesser i organisasjoner av alle størrelser.

Behold alle forskjellige versjoner av en fil

Den uforanderlige fordelen med versjonskontroll er å kunne beholde hver eneste versjon av en fil gjennom en prosjektarbeidsflyt - fra start til slutt. Du kan se etter forskjeller mellom versjoner og sørge for at alle utførte endringer avgjøres. Du skal være sikker på at det som gjør det til den endelige versjonen er endelig, og at det ikke er lagt til klokken 1 natten før.

Når et prosjekt er fullført kan versjonshistorikk også være avgjørende når du vurderer teamets arbeid i ettertid. I dette tilfellet kan dokumentversjonskontroll fungere som et revisjonsspor for teamene dine i løpet av et prosjekt, som beskriver fremdriften deres på hvert trinn. Utstyrt med denne informasjonen, kan du bedre diagnostisere problemer i prosessene dine, spesielt når det gjelder hvordan du kan effektivisere arbeidet ditt i fremtiden.

Sikker filhåndtering og redigering

Ingenting forsinker arbeidet i et team mer enn at noen skriver over en fil uten tillatelse - eller ved en feiltagelse sletter en fil. Fra det tidspunktet er det ingenting annet du kan gjøre enn å tråle gjennom e-postene dine i håp om å finne en kopi av originalfilen. I stedet for å håpe at du finner den, kan du stole på å ha en sikkerhetskopi til din disposisjon fordi versjonskontrollsystemer vil beholde en versjon av filen på hvert trinn av endringen. Med Dropbox-filgjenoppretting er en tidligere versjon alltid tilgjengelig hvis du trenger å tilbakestille til denne dersom et teammedlem feilaktig gjør endringer eller sletter en fil. Du trenger aldri å bekymre deg for at en fil forsvinner eller at permanente endringer gjøres.

Overvåke endringer fra teammedlemmer

Når du har et stort team som jobber sammen er det viktig at du vet hvem som har gjort endringer i hva og når. Delte dokumenter inneholder vanligvis detaljer om hvem som nylig redigerte dokumentet, men det inkluderer kanskje ingen andre teammedlemmer i filen. I dette tilfellet går det ikke lang tid før du kaster bort tid på å sende ut e-post for å spørre hvem som har kontrollert filen og hvilke endringer de har gjort.

Filendringer med fingeravtrykk og forskjellige versjoner av et dokument til et teammedlem er der du trenger programvare for versjonskontroll. Ved bruk av versjonskontroll i Dropbox for eksempel vil alle filendringer være synlige og direkte tilknyttet et teammedlems e-post og konto. Du vil motta varslinger når noen redigerer en fil - som viser nøyaktig hva som er endret - eller hvis de flytter eller sletter en fil i en delt mappe.

Dette nivået av versjonskontroll skaper en mer gjennomsiktig prosess for å administrere filene dine, samt ansvarlighet for disse filene. Du kan se når medlemmer av teamet ditt begynner å jobbe med en fil, eller om noe endres feil eller ved et uhell. Alle filendringer kan kontrolleres umiddelbart med den aktuelle personen uten vanskelige e-postmeldinger som varsler hele teamet i Slack.

Opprett en kilde til sannhet i hele organisasjonen

Når du jobber med et team som opererer på forskjellige steder eller i høyt regulerte områder, er tilpasning viktig. Men hvis informasjonen ikke er sentralisert og tilgjengelig, tar det ikke lang tid før teamene kommer ut av synkronisering og for at siloer dannes. Kombinert med riktig informasjonsarkitektur, kan versjonskontroll hjelpe deg med å opprette og beholde en delt informasjonskilde i alle områder av organisasjonen.

I stedet for å stadig sende ut oppdaterte retningslinjer, lar versjonskontroll deg beholde ett sentralisert dokument som alle i organisasjonen kan henvise til. Med Dropbox kan HR-retningslinjene dine for eksempel lagres i en delt mappe, med spesifikke tilgangstillatelser for forskjellige teammedlemmer. Når du oppdaterer disse filene, vil teammedlemmene finne den nyeste informasjonen i samme kilde, mens de som redigerer vil ha oversikt over all foreldet informasjon. Det er en enkel måte å sikre at informasjon lagres, sikkerhetskopieres og er tilgjengelig for alle som trenger den.

Automatiser og påskynd prosesser med versjonskontroll

Selvfølgelig skal det endelige målet med enhver prosessoptimalisering være å gjøre noe enklere og mindre tidkrevende for både ledere og teammedlemmer. Helt fra begynnelsen kan dokumentversjonskontroll hjelpe teamet ditt med å være smidigere. Det holder alle oppdatert og avstemt på dokumenter, samtidig som det gir en feilsikring mot nedetid forårsaket av feil i filhåndtering.

Med de ekstra fordelene med tilsyn, gjennomsiktighet og sikkerhet, kan versjonskontrollsystemer gjøre mer enn å sikre at du har den nyeste versjonen av en fil. Det kan gi innsikt i teamets prosesser, hjelpe deg med å forbedre dem ytterligere, og deretter tilpasse dem bedre på tvers av organisasjonen din i fremtiden.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business