Effektiv dokumentversjoneringskontroll

Hjelp teamene dine med å etablere et fungerende versjonskontrollsystem som vil sikre at de alltid jobber med de mest oppdaterte versjonene av filene sine.

true

Så, hva er egentlig versjonskontroll?

Team i organisasjoner samarbeider i dag på tvers av avdelinger, kontorer, grenser og tidssoner – alt mens de håndterer samme sett med dokumenter. Til tross for hvor vanlig dette oppsettet er, sliter de samme teamene ofte med å styre de mange forskjellige versjonene av arbeidsfilene sine. Hvor mange dokumenter merket «ENDELIG» blir raskt etterfulgt av «ENDELIG V2»? Hvis teamet ditt mister tid på å finne de nyeste filene og spore endringer, kan det være på tide å etablere et versjonskontrollsystem.

Versjonskontroll administrerer forskjellige versjoner av filer over tid. Versjonskontrollsystemer dukket først opp i programvareutvikling for å administrere endringer av kode. Nå, de er ikke så kompliserte som de høres ut. Det kan ganske enkelt være programvare som sporer endringer og lar deg få tilgang til alle tidligere versjoner av en fil når som helst. Et versjonskontrollsystem kan også være et sett med regler for å håndtere filer, for eksempel en mappearkitektur for å lagre forskjellige versjoner.

Bruksområdene for versjonskontroll går langt utover å lage kode. Dokumentversjonskontroll kan f.eks. hjelpe en forfatter med å administrere forskjellige utkast til en bok. Det kan også hjelpe en grafisk designer med å spore hvilket design som er endelig for en klient.

Fem grunner til at versjonskontroll er viktig for team

Når det gjelder å jobbe med samarbeidsdokumenter, er det avgjørende å ha en form for versjonskontroll for justering. For å signere på et utfylt dokument, må du vite hvilken fil som er den endelige versjonen, men det går langt utover det. Å bruke riktig programvare og versjonere filer på riktig måte kan beskytte deg mot tidstap og påskynde prosesser i organisasjoner av alle størrelser.

1. Behold alle forskjellige versjoner av en fil

Kjernefordelen med versjonskontroll er muligheten til å beholde hver enkelt versjon av et dokument eller en fil gjennom en prosjektarbeidsflyt – fra start til slutt. Du kan se etter forskjeller mellom versjoner og sikre at alle endringer er godkjent. Et godt organisert versjonskontrollsystem lar deg være sikker på at det som kommer inn i den endelige versjonen er endelig, ikke lagt til etter arbeidstid uten at alle samarbeidspartnere vet det.

Når et prosjekt er fullført, kan versjonshistorikk også være avgjørende når du vurderer teamets arbeid. I dette tilfellet kan dokumentversjonskontroll fungere som et revisjonsspor for teamenes arbeid under et prosjekt, og detaljert revisjonshistorikk på hvert trinn. Utstyrt med denne informasjonen, kan du bedre diagnostisere problemer i prosessene dine, spesielt når det gjelder å strømlinjeforme arbeidet ditt i fremtiden.

2. Sikker filhåndtering og redigering

Ingenting forsinker arbeidet i et team mer enn at noen overskriver en fil uten tillatelse eller sletter en fil ved et uhell. Fra det tidspunktet er det ingenting annet du kan gjøre enn å tråle gjennom e-postene dine i håp om å finne en kopi av originalfilen. Versjonskontrollsystemer beholder filversjoner på alle trinn, slik at du alltid kan stole på å ha en sikkerhetskopi. Med Dropbox-filgjenoppretting, hvis et teammedlem gjør endringer eller sletter en fil, er enhver tidligere versjon alltid tilgjengelig.

3. Overvåke endringer fra teammedlemmer

Når du har et stort team som jobber sammen, er det viktig å vite hvem som har endret hva og når. Delte dokumenter inkluderer vanligvis detaljer om hvem som sist redigerte dem, men har kanskje ingen andre teammedlemmer i filen. I dette tilfellet går det ikke lang tid før du kaster bort tid på å sende ut e-post for å spørre hvem som har kontrollert filen og hvilke endringer de har gjort.

Filendringer med fingeravtrykk og forskjellige versjoner av et dokument til et teammedlem er der du trenger programvare for versjonskontroll. Ved å bruke versjonskontroll i Dropbox vil alle filendringer være synlige og direkte knyttet til et teammedlems e-post og konto. Du vil motta varsler hver gang noen redigerer en fil – som viser detaljene om hva som ble endret – eller hvis de flytter eller sletter en fil i en delt mappe.

Dette nivået av versjonskontroll skaper en mer gjennomsiktig prosess for å administrere filene dine, samt ansvarlighet for disse filene. Du kan se når teammedlemmene begynner å jobbe med en fil eller om noe er endret feil eller ved et uhell. Du kan umiddelbart sjekke eventuelle filendringer med den relevante personen uten noen vanskelige e-poster som varsler hele teamet i  Slack.

4. Opprett en kilde til sannhet i hele organisasjonen

Når du jobber med et team som opererer på forskjellige steder eller i høyt regulerte områder, er tilpasning viktig. Men hvis informasjonen ikke er sentralisert og tilgjengelig, tar det ikke lang tid før teamene kommer ut av synkronisering og for at siloer dannes. Kombinert med riktig informasjonsarkitektur, kan versjonskontroll hjelpe deg med å opprette og beholde en delt informasjonskilde i alle områder av organisasjonen.

I stedet for å stadig sende ut oppdaterte retningslinjer, lar versjonskontroll deg beholde ett sentralisert, trinnvis sikkerhetskopiert dokument som alle i organisasjonen din kan referere til. Med Dropbox kan du for eksempel lagre HR-retningslinjene dine i én enkelt delt mappe, med spesifikke tilgangstillatelser for forskjellige teammedlemmer. Når du oppdaterer disse filene, vil teammedlemmer finne den nyeste informasjonen i samme kilde. Alle redaktører vil ha en oversikt over all utdatert informasjon. Det er en enkel måte å sikre at informasjon lagres, sikkerhetskopieres og er tilgjengelig for alle som trenger den.

5. Automatiser og akselerer forretningsprosesser

Sluttmålet med enhver prosessoptimalisering bør være å gjøre noe mer enkelt og mindre tidkrevende for ledere og teammedlemmer. Helt fra begynnelsen kan dokumentversjonskontroll hjelpe teamet ditt med å være smidigere. Den holder alle oppdatert og på linje med dokumenter, samtidig som den er feilsikker mot feil i filhåndtering.

Med de ekstra fordelene med tilsyn, gjennomsiktighet og sikkerhet, kan versjonskontrollsystemer gjøre mer enn å sikre at du har den nyeste versjonen av en fil. Det kan gi innsikt i teamets prosesser, hjelpe deg med å avgrense dem ytterligere, og deretter justere dem bedre på tvers av organisasjonen.

Hvordan opprette et dokumentstyringssystem med versjonskontroll

Det finnes en rekke tilnærminger du kan bruke til versjonskontroll, avhengig av teamets behov og størrelsen på organisasjonen din. De fleste vil gi et versjonsnummer til en fil de sender eller merke dokumenter med initialer eller «gjennomgått». Alle merker ting forskjellig, så denne tilnærmingen kan raskt bli forvirrende, spesielt med mange samarbeidspartnere på tvers av en stor organisasjon. Når det kommer til dette punktet, er det nødvendig med en definert tilnærming for å administrere teamets filer.

1. Navngivningskonvensjoner

Det kan virke åpenbart, men å ha en streng navngivningskonvensjon som teamet ditt følger, er viktig for versjonskontroll. For det første må en navngivningskonvensjon være konsistent og tydelig for alle som har tilgang til filene dine. Den bør også være basert på hvordan teamet ditt samhandler med disse filene. Hvis for eksempel dokumentenes datoer er den viktigste faktoren for teamet ditt når de organiserer dem, bør filnavn begynne med en dato. Den første delen av navnet skal gjenspeile den vanligste måten teamet ditt søker gjennom disse dokumentene på. Derfra bør filnavn inneholde den viktigste informasjonen for raskt å finne innhold. Hvis du skal bruke en navngivningskonvensjon alene som versjonskontrollsystemet ditt, må den også inkludere et nummereringssystem for forskjellige og nye versjoner.

2. Informasjonsarkitektur

Når du har etablert en metode for merking av dokumentene dine som fungerer for teamet ditt, trenger du et lett tilgjengelig system for å lagre dem sikkert. Det er her informasjonsarkitektur kommer inn som ganske enkelt er utformingen av mapper og filer du bruker til å lagre informasjon. Naturligvis spiller navngivningskonvensjon også en stor rolle her – det nytter ikke å ha strengt organiserte filnavn hvis de er i en mappe med tittelen. «Arbeid» Imidlertid er informasjonsarkitektur også et spørsmål om hvem som har tilgang til disse filene, fordi ikke alle filer skal være tilgjengelige for alle medlemmer i organisasjonen din.

Vanligvis er den beste måten å håndtere dette på via en delt fillagringsløsningTeammapper i Dropbox Business lar deg opprette en sikker informasjonsarkitektur. Ved å tilordne bestemte team i Dropbox, kan du opprette lagringssteder for arbeidet deres med spesifikke tilgangstillatelser for personer i og utenfor teamet.

3. Programvare for versjonskontroll

Navngivningskonvensjoner og informasjonsarkitektur er hjørnestenene i et vellykket dokumentstyringssystem. Imidlertid kan de også bli tidkrevende når de brukes som en hovedmetode for versjonskontroll. Programvare for versjonskontroll automatiserer mange prosesser rundt versjonskontroll og gir ekstra fordeler som navngivningskonvensjoner alene ikke kan tilby.

Dropbox Sync lagrer automatisk hver tidligere versjon av en fil. Alle filene dine kan deretter åpnes eller tilbakestilles i opptil 180 dager. Synkronisering fungerer også som en sikkerhetskopi for gjeldende versjon av filen. Teammedlemmer kan arbeide samtidig med separate filer med Dropbox før de oppdateres til gjeldende versjon, noe som gjør det enkelt å slå sammen endringer og løse eventuelle filkonflikter.

I et nøtteskall: Versjonskontrollprogramvare forenkler hele prosessen med filversjonering og gir ekstra fordeler for team som jobber med disse filene.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox