Was genau bedeutet Versionskontrolle?
Teams in Unternehmen arbeiten heute über Abteilungen, Büros, Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg zusammen – und verwenden dabei gemeinsam genutzte Dokumente. Obwohl diese Situation mittlerweile ganz alltäglich ist, kämpfen einige Teams mit Schwierigkeiten, die vielen verschiedenen Versionen ihrer Arbeitsdateien zu verwalten. Auf wie viele Dokumente mit der Bezeichnung „FINAL“ folgt dann rasch „FINAL V2“? Wenn Ihr Team bei der Suche nach den neusten Dateien und der Nachverfolgung von Änderungen wertvolle Zeit verliert, ist es wahrscheinlich an der Zeit, ein Versionskontrollsystem einzurichten.
Versionskontrolle verwaltet verschiedene Dateiversionen im Laufe der Zeit. Versionskontrollsysteme haben ihren Ursprung in der Softwareentwicklung zur Verwaltung von Codeänderungen. Dennoch sind diese Systeme nicht annähernd so kompliziert, wie es sich anhört. Dabei kann es sich einfach um eine Software handeln, die Änderungen nachverfolgt und es Ihnen ermöglicht, jederzeit auf alle früheren Versionen einer Datei zuzugreifen. Ein Versionskontrollsystem kann auch ein Satz von Regeln für die Arbeit mit Dateien sein – beispielsweise eine Ordnerarchitektur zur Speicherung unterschiedlicher Versionen.
Die Verwendungsmöglichkeiten für Versionskontrolle gehen weit über das Erstellen von Code hinaus. Beispielsweise kann die Versionskontrolle von Dokumenten einem Autor helfen, verschiedene Entwürfe eines Buches zu verwalten. Ebenso könnte sie einen Grafiker dabei unterstützen, zwischen seinen Entwürfen das finale Design für einen Kunden zu finden.
Fünf Gründe, weshalb Versionskontrolle für Teams entscheidend ist
Bei der Zusammenarbeit an Dokumenten ist eine Form der Versionskontrolle für die Abstimmung unerlässlich. Um ein fertiges Dokument absegnen zu können, muss man wissen, welche Datei die endgültige Version ist, aber es geht weit darüber hinaus. Der Einsatz der passenden Software und Versionsverwaltung kann Zeitverluste verhindern und Prozesse in Unternehmen jeder Größe deutlich beschleunigen.
1. Alle Versionen einer Datei automatisch beibehalten
Der Hauptvorteil der Versionskontrolle besteht in der Möglichkeit, jede einzelne Version eines Dokuments oder einer Datei während des gesamten Projektablaufs – vom Anfang bis zum Ende – beizubehalten. Sie können die Versionen also auf Unterschiede hin überprüfen und sicherstellen, dass alle Änderungen genehmigt sind. Mit einem gut organisierten Versionskontrollsystem können Sie sich sicher sein, dass der Inhalt der finalen Version endgültig ist und nicht nach Ende der Geschäftszeiten noch ohne das Wissen sämtlicher Teammitglieder hinzugefügt wurde.
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kann der Versionsverlauf auch bei der Überprüfung der Arbeit Ihres Teams von entscheidender Bedeutung sein. In diesem Fall kann die Dokumentversionskontrolle als Prüfprotokoll für die Arbeit Ihrer Teams während eines Projekts dienen, in dem der Versionsverlauf in jeder Phase detailliert ersichtlich wird. Anhand dieser Informationen können Sie Probleme in Ihren Arbeitsprozessen besser identifizieren – insbesondere im Hinblick auf die effizientere Gestaltung Ihrer Arbeit in der Zukunft.
2. Sichere Handhabung und Bearbeitung von Dateien
Nichts verzögert die Arbeit in einem Team mehr als jemand, der eine Datei ohne Erlaubnis überschreibt oder versehentlich eine Datei löscht. Danach können Sie nichts weiter tun, als all Ihre E-Mails zu durchforsten – in der Hoffnung, eine Kopie der Originaldatei zu finden. Versionskontrollsysteme behalten in jeder Phase eine Version der Datei bei, sodass Sie immer auf ein Backup zählen können. Wenn ein Teammitglied Änderungen an einer Datei vornimmt oder eine Datei löscht, ist dank der Dateiwiederherstellung von Dropbox immer eine beliebige frühere Version verfügbar.
3. Änderungen von Teammitgliedern im Blick behalten
Beim Zusammenarbeiten in einem großen Team ist es wichtig, dass Sie einfach nachvollziehen können, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Gemeinsam genutzte Dokumente enthalten in der Regel Angaben darüber, wer sie zuletzt bearbeitet hat, aber möglicherweise sind keine Informationen zu anderen Teammitgliedern in der Datei enthalten. In diesem Fall dauert es nicht lange, bis Sie wertvolle Zeit damit verbringen, per E-Mail nachzuhaken, wer die Datei überarbeitet und welche Änderungen vorgenommen hat.
Um Dateiänderungen und unterschiedliche Versionen eines Dokuments bestimmten Teammitgliedern zuordnen zu können, benötigen Sie Versionskontrollsoftware. Wenn Sie die Versionskontrolle in Dropbox verwenden, werden alle Dateiänderungen sichtbar und direkt mit der E-Mail-Adresse und dem Konto eines Teammitglieds verknüpft. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand eine Datei bearbeitet – dabei wird im Detail angezeigt, was geändert wurde oder wenn die Person eine Datei in einem freigegebenen Ordner verschiebt oder löscht.
Dieser Grad an Versionskontrolle schafft einen transparenteren Prozess für die Verwaltung Ihrer Dateien und die Verantwortlichkeit für diese Dateien. So können Sie jederzeit sehen, wann Ihre Teammitglieder mit der Arbeit an einer Datei loslegen oder ob etwas falsch oder versehentlich geändert wurde. Sie können jede Dateiänderung sofort mit dem entsprechenden Kollegen abklären, ganz ohne umständliche E-Mails zur Benachrichtigung des gesamten Teams in Slack.
4. Eine zentrale Informationsquelle für das gesamte Unternehmen
Wenn Sie mit einem Team mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten oder regulierten Räumen arbeiten, ist eine Abstimmung unerlässlich. Wenn Informationen nicht zentralisiert und zugänglich sind, dauert es nicht lange, bis Teams aus dem Einklang geraten und sich langsam Silos bilden. In Kombination mit der passenden Informationsarchitektur kann die Versionskontrolle Ihnen helfen, eine zentrale Informationsquelle in allen Bereichen Ihres Unternehmens zu schaffen und zu erhalten.
Statt immer und immer wieder aktualisierte Richtlinien zu versenden, können Sie mit der Versionskontrolle einfach ein zentrales, stufenweise gesichertes Dokument beibehalten, auf das alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zugreifen können. Beispielsweise können Sie mit Dropbox Ihre Personalrichtlinien in einem einzigen freigegebenen Ordner speichern, mit spezifischen Zugriffsberechtigungen für verschiedene Teammitglieder. Wenn diese Dateien aktualisiert werden, finden Teammitglieder die neusten Informationen über dieselbe Quelle. Die Bearbeiter verfügen automatisch über eine Übersicht aller veralteten Informationen. Dadurch wird unkompliziert sichergestellt, dass alles sicher gespeichert, gesichert und für jeden, der es benötigt, zugänglich ist.
5. Unternehmensprozesse automatisieren und beschleunigen
Das endgültige Ziel jeder Prozessoptimierung sollte darin bestehen, die Abläufe für Führungskräfte und Teammitglieder unkomplizierter und weniger zeitaufwendig zu gestalten. Von Anfang an kann die Dokumentenversionskontrolle Ihrem Team zu mehr Agilität verhelfen. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem neusten Stand sind und Dokumente abgeglichen werden, und bietet gleichzeitig eine Ausfallsicherheit gegen Fehler bei der Handhabung von Dateien.
Dank der zusätzlichen Vorteile von Übersichtlichkeit, Transparenz und Sicherheit können Versionskontrollsysteme mehr als nur sicherstellen, dass Sie über die neuste Version einer Datei verfügen. Sie können Einblick in die Prozesse Ihres Teams gewähren und Ihnen helfen, diese weiter zu optimieren und besser auf Ihr gesamtes Unternehmen abzustimmen.
Ein Dokumentenverwaltungssystem mit Versionskontrolle erstellen
Je nach den individuellen Anforderungen Ihres Teams und der Größe Ihres Unternehmens gibt es eine Vielzahl von Ansätzen, die Sie für die Versionskontrolle nutzen können. Die meisten geben der Datei, die sie verschicken, eine Versionsnummer oder kennzeichnen Dokumente mit Initialen oder der Endung „überarbeitet“. Aber jeder kennzeichnet Dinge etwas anders, weshalb dieser Ansatz schnell verwirrend wird – vor allem bei vielen Teammitgliedern in einem großen Unternehmen. An diesem Punkt ist eine klar definierte Vorgehensweise für die Verwaltung aller Dateien eines Teams erforderlich.
1. Benennungsregeln
Es erscheint vielleicht offensichtlich, aber strikte Benennungsregeln sind für die Versionskontrolle innerhalb eines Teams unerlässlich. Zunächst einmal müssen Benennungsregeln einheitlich und für jeden, der auf Ihre Dateien zugreift, eindeutig sein. Die Regeln sollten am besten auch darauf basieren, wie Ihr Team mit diesen Dateien interagiert. Wenn beispielsweise die Datierung von Dokumenten für Ihr Team der wichtigste Faktor bei deren Organisation ist, dann sollten Dateinamen mit einem Datum beginnen. Der Anfang des Namens sollte die naheliegendste Art und Weise widerspiegeln, auf die Ihr Team diese Dokumente durchsucht. Anschließend sollten Dateinamen die wichtigsten Informationen enthalten, um den Inhalt auf einen Blick nachvollziehen zu können. Wenn Sie als Versionskontrollsystem nur eine Benennungsregel verwenden möchten, muss diese auch ein Nummerierungssystem für verschiedene und neue Versionen enthalten.
2. Informationsarchitektur
Sobald Sie eine geeignete Methode zur Kennzeichnung Ihrer Teamdokumente festgelegt haben, benötigen Sie ein leicht zugängliches System zur sicheren Aufbewahrung der Dokumente. Hier kommt dann die Informationsarchitektur ins Spiel, bei der es sich lediglich um das Layout der Ordner und Dateien handelt, die Sie zum Speichern von Informationen verwenden. Natürlich spielen hierbei auch Benennungsregeln eine wichtige Rolle. Schließlich nützt es wenig, Dateinamen sorgfältig zu organisieren, wenn sie sich in einem Ordner mit dem nichtssagenden Titel „Arbeit“ befinden. Bei der Informationsarchitektur geht es allerdings auch darum, wer Zugang zu diesen Dateien hat, denn nicht jede Datei sollte jedem Mitglied Ihres Unternehmens zur Verfügung stehen.
Normalerweise lässt sich dies am besten über eine gemeinsam genutzte Dateispeicherlösung abwickeln. Mit Team-Ordnern in Dropbox Business können Sie eine sichere Informationsarchitektur erstellen. Durch die Zuweisung bestimmter Teams innerhalb von Dropbox können Sie Repositories für deren Arbeit mit spezifischen Zugriffsberechtigungen für Personen innerhalb und außerhalb des Teams anlegen.
3. Versionskontrollsoftware
Die Benennungsregeln und die Informationsarchitektur sind die Eckpfeiler eines erfolgreichen Dokumentenverwaltungssystems. Sie können allerdings auch extrem zeitraubend werden, wenn sie als die Hauptmethode der Versionskontrolle eingesetzt werden. Versionskontrollsoftware automatisiert viele Prozesse rund um die Versionskontrolle und bietet zusätzliche Vorteile, die Benennungsregeln allein nicht bieten können.
Dropbox Sync speichert automatisch jede frühere Version einer Datei. Auf alle Ihre Dateien kann dann bis zu 180 Tage lang zugegriffen oder zurückgegriffen werden. Sync dient auch als Sicherheitskopie der aktuellsten Version der Datei. Teammitglieder können mit Dropbox gleichzeitig an separaten Dateien arbeiten, bevor sie auf die aktuelle Version aktualisieren. Dadurch können Änderungen einfach zusammengeführt und eventuelle Dateikonflikte gelöst werden.
Kurz gesagt: Versionskontrollsoftware vereinfacht den gesamten Prozess der Versionsverwaltung von Dateien und bietet den Teams, die mit diesen Dateien arbeiten, zusätzliche Vorteile.