Ефективна система контролю версій документів

Допоможіть своїм командам створити ефективну систему контролю версій, яка надасть їм змогу працювати з останніми версіями файлів.

Використання контролю версій

Команди в сучасних організаціях працюють з однаковим набором документів, перебуваючи в різних відділах, офісах, країнах і часових поясах. Незважаючи на те, що такий метод роботи є дуже поширеним, командам часто доводиться працювати з різними версіями файлів. Скільки існує документів, позначених як «FINAL», за якими одразу йдуть документи новішої версії «FINAL V2»? Якщо ваша команда витрачає час на пошук останніх версій файлів і відстеження змін, мабуть, прийшов час створити належну систему контролю версій.

Отже, що саме передбачає контроль версій?

Контроль версій — це процес керування різними версіями файлів, які було створено в різні проміжки часу, за допомогою відповідної системи контролю. Хоча спочатку система контролю версій використовувалася в розробці програмного забезпечення для керування змінами в коді, вона не є настільки складною, як це може здаватися. Це звичайне програмне забезпечення, яке відстежує зміни та надає доступ до попередніх версій файлу будь-коли. Система контролю версій також являє собою набір правил для роботи з файлами, наприклад, структуру папок для окремого зберігання різних версій.

Ці різні способи використання показують, що мова йде не тільки про створення коду. Контроль версій документа допомагає авторові працювати з чернетками або графічному дизайнерові відстежувати зміни, які було внесено до файлу проєкту.

Як створити систему керування документами разом із контролем версій

Існує безліч підходів до контролю версій залежно від потреб вашої команди та розміру вашої організації. Більшість людей просто повідомляють колегам, яку версію файлу вони їм надсилають, або додають у назву документа власні ініціали або фразу «виправлено». Кожен називає документи по-різному, тож такий підхід може швидко привести до плутанини навіть тоді, коли працюють двоє людей, не кажучи вже про більшу команду чи організацію. Якщо така проблема виникає, необхідно визначити підхід до керування файлами команди.

Правила присвоєння файлам імен

Це може здаватися очевидним, але суворе дотримання норм щодо присвоєння файлам імен усіма учасниками команди є важливим для системи контролю версій. Правила присвоєння файлам імен передусім мають бути чіткими та зрозумілими кожному, хто отримує доступ до ваших файлів. Ці правила також повинні враховувати те, як ваша команда взаємодіє з файлами. Якщо, наприклад, найважливішим фактором для вашої команди під час упорядкування документів є їх датування, тоді імена файлів мають починатися з дати. Це буде одним із найпоширеніших способів фільтрування та пошуку документів для вашої команди. Отже, імена файлів повинні містити найважливіші фрагменти даних, які допоможуть зрозуміти зміст документа. Звісно, якщо ви збираєтеся використовувати правила присвоєння файлам імен як власну систему контролю версій, то така система також має містити нумерацію для різних версій файлів.

Інформаційна архітектура

Після визначення способу присвоєння імен документам для своєї команди вам потрібна зручна система для їх надійного зберігання. Такою системою є інформаційна архітектура, що являє собою схему розташування папок і файлів, яку ви використовуєте для зберігання інформації. Звичайно, правила присвоєння імен також відіграють велику роль — немає сенсу впорядковувати імена файлів, якщо вони перебувають у папці з назвою «Робота». Інформаційна архітектура також залежить від того, хто має доступ до цих файлів, оскільки не кожен файл має бути доступним усім співробітникам вашої організації.

У цьому випадку краще за все використовувати рішення для зберігання спільних файлів. Папки команди в Dropbox Business допомагають побудувати безпечну інформаційну архітектуру. Призначивши певні команди в Dropbox, ви зможете створювати сховища для їхньої роботи та налаштовувати дозволи на доступ для учасників команди й сторонніх людей. Отже, ви зможете гарантувати, що файли не змінюватимуться без дозволу, а різні версії файлів надійно зберігатимуться в архіві.

Програмне забезпечення для контролю версій

Правила присвоєння імен та інформаційна архітектура є наріжними каменями успішної системи керування документами. Але застосування цих прийомів може займати багато часу, якщо їх використовувати як основний спосіб контролю версій.Програмне забезпечення для контролю версій автоматизує багато процесів, пов'язаних із контролем версій, і забезпечує додаткові переваги, яких неможливо досягти завдяки лише застосуванню правил присвоєння імен.

Принаймні програмне забезпечення для контролю версій автоматично зберігає кожну попередню версію файлу. До цієї версії можна отримати доступ або повернутися в будь-який момент. Крім того, вона служить резервною копією поточної версії файлу. Учасники команди можуть одночасно працювати над окремими файлами за допомогою програмного забезпечення для контролю версій перед оновленням до поточної версії. Це спрощує об’єднання змін та вирішення будь-яких конфліктів файлів.

Коротко кажучи, програмне забезпечення для контролю версій спрощує процес керування версіями файлів і забезпечує додаткові переваги для команд, які працюють із цими файлами.

Чому контроль версій є важливим для команд?

Коли доводиться працювати зі спільними документами, наявність певної форми контролю версій має важливе значення для узгодження роботи. Щоб підписати фінальний документ, потрібно знати, який файл є остаточною версією, але це далеко не все. Використання належного програмного забезпечення та керування версіями файлів допоможуть заощадити час і пришвидшити процеси в організаціях будь-якого розміру.

Зберігайте кожну нову версію файлу

Основною перевагою системи контролю версій є можливість зберігати кожну окрему версію файлу протягом усього робочого циклу проєкту — від його початку й до кінця. Ви можете перевірити наявність відмінностей між версіями та переконатися, що всі внесені зміни враховано. Ви маєте бути впевненими в тому, що фінальна версія є справді остаточною, і що до неї нічого не було додано о 1 годині ночі напередодні.

Після завершення проєкту журнал версій може мати вирішальне значення для аналізу роботи вашої команди в ретроспективі. Тобто система контролю версій документів може відстежувати прогрес командної роботи на кожному етапі реалізації проєкту. Маючи в розпорядженні цю інформацію, ви можете краще діагностувати проблеми в робочих процесах, особливо з погляду оптимізації роботи в майбутньому.

Безпечна обробка та редагування файлів

Ніщо не затримує командну роботу як ситуація, коли хтось без дозволу переписує старі дані новими або випадково видаляє файл. У такі моменти вам нічого не залишається, як переглядати електронні листи, сподіваючись знайти копію оригінального файлу. Замість пошуку ви будете точно знати про наявність резервної копії у своєму розпорядженні, оскільки система контролю версій зберігатиме версію файлу на кожному етапі змін. Завдяки функції відновлення файлів Dropbox попередня версія завжди буде доступною, якщо вам знадобиться повернутися до неї після випадкової зміни або видалення файлу учасником команди. Вам не доведеться турбуватися про те, що файл зникне або в нього будуть внесені безповоротні зміни.

Відстежуйте зміни, які було внесено учасниками команди

Коли над проєктом працює велика команда, обов’язково потрібно знати, хто вніс зміни, які й коли. Спільні документи зазвичай містять детальну інформацію про те, хто нещодавно редагував документ, але вони можуть не відображати інших учасників команди, які працюють над файлом. У цьому випадку вам доведеться витратити час на розсилання листів електронною поштою, щоб дізнатися, хто й які саме зміни вносив до файлу.

Відстеження змін у файлах і різних версій документа, створених певним учасником команди, —це саме те, для чого потрібне програмне забезпечення для контролю версій. Наприклад, використання контролю версій у Dropbox дає змогу бачити всі зміни у файлах, а також електронну пошту та обліковку учасника команди, який вніс зміни. Ви отримуватимете сповіщення щоразу, коли хтось редагуватиме файл, і водночас бачитиме внесені зміни, а також переміщення чи видалення файлу в спільній папці.

Такий рівень контролю версій робить процес керування файлами та визначення відповідальності за ці файли більш прозорим. Ви бачитиме, коли учасники команди починають працювати над файлом або помилково чи випадково вносять зміни у файл. Будь-які внесені зміни можуть бути негайно перевірені відповідною особою, тож немає потреби надсилати електронні листи для сповіщення всіх учасників команди в Slack.

Створіть надійне джерело інформації в своїй організації

Якщо учасники команди працюють у різних регіонах або в строго регламентованих просторах, узгодженість командної роботи є дуже важливою. Але якщо інформація не зберігається централізовано або доступ до неї закритий, це дуже швидко призведе до розсинхронізації дій і виникнення комунікаційних бар'єрів усередині команди. У поєднанні з правильною інформаційною архітектурою система контролю версій може допомогти в створенні спільного джерела інформації для всіх сфер діяльності вашої організації.

Замість того, щоб постійно надсилати оновлені інструкції, створіть за допомогою системи контролю версій єдиний документ, на який можуть посилатися всі співробітники в організації. Наприклад, завдяки Dropbox ви можете зберігати інструкції з керування персоналом в одній спільній папці зі спеціальними дозволами на доступ для різних учасників команди. У разі оновлення цих файлів учасники команди знайдуть найактуальнішу інформацію в одному й тому самому документі, тоді як редактори матимуть доступ до всіх попередніх версій. Це найпростіший спосіб забезпечити надійне зберігання та резервне копіювання даних, а також надати доступ до інформації всім, хто її потребує.

Автоматизуйте та прискорте процеси за допомогою контролю версій

Кінцева мета будь-якої оптимізації полягає в тому, щоб зробити процеси простішими та менш трудомісткими як для менеджерів, так і для учасників команди. Вже на початку використання система контролю версій документів допоможе вашій команді стати гнучкішою. Завдяки ній усі учасники команди отримають доступ до останніх версій документів, а також надійний захист від простою, спричиненого помилками під час обробки файлів.

Завдяки додатковим функціям нагляду, прозорості й безпеки, системи контролю версій здатні не лише надавати останню версію файлу. Вони можуть допомогти проаналізувати процеси вашої команди, удосконалити та краще синхронізувати їх у майбутньому.

Відкрийте для себе кращий спосіб співпраці.

Початок роботи з Dropbox Business