有效的文件版本控制功能

幫助工作團隊建立有效的版本控制系統,確保他們總是使用最新的檔案版本。

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版本控制究竟是什麼?

現今組織的工作團隊不僅會跨部門、辦公室、國界和時區協作,工作時還會使用同一組文件。儘管這種安排十分常見,但這些工作團隊卻經常因為許多不同版本的工作檔案,而大傷腦筋。有多少標示為「最終版」的文件隨即又被「最終版 V2」給取代了呢?如果您的工作團隊正在浪費時間尋找最新檔案和追蹤變更,這代表是時候建立版本控制系統了。

版本控制是隨時間管理不同檔案版本的流程。版本控制最初用於軟體開發過程中的程式碼變更管理,但現在並沒有名稱上聽起來那麼複雜。這套管理可以是一個軟體,單純幫助您追蹤變更及隨時存取所有舊版檔案;也可以是使用檔案時所用的一組規則,例如用來儲存不同版本的資料夾架構。

版本控制的用途十分多元,能做的遠遠不只有建立程式碼。舉例來說,文件版本控制可幫助作家管理書籍中不同內容的草稿,也可以協助平面設計師追蹤客戶所要的最終設計版本。

版本控制對工作團隊至關重要的 5 個原因

編輯協作文件時,擁有某種形式的版本控制系統對於維持一致性來說非常重要。畢竟要核准已完成的文件,您必須知道哪個檔案是最終版本,但是版本控制的用途遠不只於此。正確使用適合的軟體和版本控制檔案可以防止浪費時間,並為各種規模的組織加速流程。

1. 保留每個不同版本的檔案

版本控制的核心優勢是能夠從頭到尾保留整個專案工作流程中,每個文件或檔案的版本。您可以查看版本之間的差異,並確定所有變更皆獲核准。一個井井有條的版本控制系統能讓您確定最終版本中的所有內容都不會再更動,而不是在下班後無協作者知曉的清況下,又有人偷偷摸摸地新增變更。

專案完成後,版本紀錄對於團隊工作的審查作業也十分重要。在這種情況下,文件版本控制可以作為工作團隊在專案期間的工作的稽核記錄,詳細說明他們在每個階段的修訂紀錄。有了這項資訊,您就能更精確地診斷流程中的問題,尤其是思考未來工作的簡化方式,更是能發揮效用。

2. 安全地處理和編輯檔案

萬一有人在未經許可的情況下覆寫檔案或是不小心刪除檔案,沒什麼比這更能延誤團隊的工作進度了。要是遇到這樣的狀況,除了在電子郵件中尋尋覓覓,希望能找到原始檔案的副本外,別無他法。不過,版本控制系統在每個階段都會保留檔案版本,所以有了備份檔案,您就能夠無後顧之憂。Dropbox 檔案復原功能可以在工作團隊成員更改或刪除檔案時,確保您隨時有能力復原舊版本。

3. 監控工作團隊成員所做的變更

如果您有大型工作團隊和您一起工作,那麼掌握進行變更的人員、內容和時間就相當重要。共享文件通常包含最近編輯文件的人員詳細資訊,但是可能不會記錄其他工作團隊成員對文件進行的動作。在這種情況下,您很快就會浪費時間寄電子郵件給許多同事詢問誰檢視了檔案,以及他們做了哪些編輯。

版本控制軟體可以用來記錄檔案變更,以及不同版本的文件隸屬於哪些工作團隊成員。只要使用 Dropbox 中的版本控制系統,所有檔案變更都將一覽無遺,還能直接與工作團隊成員的電子郵件和帳戶建立關聯。只要有人編輯檔案,您就會收到顯示詳細變更內容的通知;如果他們移動或刪除共享資料夾中的檔案,您也會收到通知。

有了這種程度的版本控制系統,您就能針對檔案管理及檔案責任歸屬建立更透明的流程。您可以看到工作團隊成員開始編輯檔案的時間,或者是否有誤改或不小心變更的內容。您可以立即與相關人員確認任何檔案變更,無須寄送令人尷尬的電子郵件,在 Slack 上通知整個工作團隊。

4. 在組織中建立事實的來源

當您和位於不同地點或在管理空間中運作的工作團隊一起工作時,重點在於保持一致。如果資訊不集中也不容易取得,工作團隊很快就會出現不同步的現象,而每個人都只會處理各自的工作。版本控制系統可搭配適合的資訊架構使用,讓您在組織的所有領域都能建立及保留共享的資訊來源。

有了版本控制功能,與其不斷傳送更新的準則,您不如集中管理增量備份文件,供組織中的每位成員參考。舉例來說,您可透過 Dropbox 將 HR 準則儲存在單一共享資料夾,並為不同的工作團隊成員設定特定存取權限。更新這些檔案時,工作團隊成員可在相同的來源找到最新資訊。所有編輯者都會獲得所有不建議使用資訊的紀錄,而您可透過這個簡單的方式,確保所有檔案獲得安全儲存、備份,而且可提供所有需要的人使用。

5. 自動化及加快業務流程

任何流程最佳化的最終目標,都應該是讓主管和工作團隊成員的工作更直接、省時。從一開始,文件版本控制系統便可讓工作團隊變得更靈活。讓所有人都能獲得最新資訊並在文件上保持一致,並且在處理檔案發生錯誤時,提供萬無一失的保障。

有了監督、透明度和安全性的附加優勢,版本控制系統所做的不僅是確保您擁有最新版本的檔案,還能提供工作團隊流程的見解,幫助您進一步改善流程,並確保組織保持流程一致。

如何使用版本控制建立文件管理系統

您可根據工作團隊的需求和組織的規模,採用多種方法進行版本控制。大多數人只會在他們傳送的檔案上加入版號,或是以首字母縮寫字或「已審查」字樣來標示文件。由於每個人標示文件的方式都不同,這種方法很快就會導致問題發生,尤其是大型組織。到了這個階段,就需要明確的方法來管理工作團隊的檔案。

1. 命名慣例

雖然看似顯而易見,不過提供嚴謹的命名慣例讓工作團隊遵循,對於版本控制來說至關重要。首先,命名慣例規範須維持一致,而且所有存取檔案的人對於慣例內容都應該清楚明瞭。命名慣例也應根據工作團隊與檔案互動的方式加以制訂。舉例來說,如果文件日期是工作團隊管理文件最重要的因素,那麼檔案名稱便應該以日期開頭。名稱的開頭應該要反映工作團隊搜尋文件最常用的方式。接著,檔案名稱應包含最重要的資訊,以便快速瞭解文件內容。如果您打算單獨將命名慣例用作版本控制系統,那麼命名慣例也必須包含編號系統,以便指涉不同或新的檔案版本。

2. 資訊架構

在您建立適用工作團隊的文件標示方法後,接著您需要一個能安全儲存文件的便利系統。這時資訊架構就能派上用場,這個架構是用來儲存資訊的資料夾和檔案配置。當然,命名慣例在此也扮演了重要角色,如果檔案統統放在名稱為「工作」的資料夾,就算設了條理嚴謹的檔案名稱也無法發揮作用。不過,資訊架構還能決定誰有權存取檔案,因為不是每個檔案都應提供給組織的每位成員。

共享檔案儲存空間解決方案通常是此問題的最佳處理方式。您可透過 Dropbox Business 中的團隊資料夾,建立安全的資訊架構。您只要在 Dropbox 中指派特定工作團隊,就能針對他們的工作建立儲存空間,並為工作團隊內部和外部的人員設定特定存取權限。

3. 版本控制軟體

命名慣例和資訊架構是健全文件管理系統的基石,但這套方法作為主要的版本控制方法時,也可能變得很耗時。版本控制軟體可自動執行版本控制的許多流程,並提供只靠命名慣例無法獲得的附加優勢。

Dropbox 同步可以自動儲存檔案的每個舊版本。不只所有的檔案都可以在 180 天內存取或還原,而且同步功能還能作為目前檔案版本的備份。工作團隊成員在更新至目前版本前,也可以使用 Dropbox 同時編輯不同的檔案,如此一來讓合併變更和任何檔案的衝突處理作業都變得輕鬆簡單。

簡單來說:版本控制軟體簡化了檔案版本控制的整個過程,並為使用這些檔案的工作團隊帶來附加優勢。

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