有效控制文件版本

幫助工作團隊建立有效的版本控制系統,確保他們總是使用最新的檔案版本。

利用版本控制系統工作

現今組織的工作團隊不僅會跨部門、辦公室、國界和時區協作,工作時還會使用同一組文件。儘管這種安排十分常見,這些工作團隊仍經常苦於管理許多不同版本的工作檔案。有多少標示為「最終版」的文件隨即又被「最終版 V2」給取代了呢?如果您的工作團隊正在浪費時間尋找最新檔案和追蹤變更,代表您可能早就該建立正式的版本控制系統了。

版本控制究竟是什麼?

版本控制是隨時間管理不同檔案版本的流程,通常經由版本控制系統完成。雖然版本控制系統最初可能是用於在軟體開發過程中管理程式碼變更,但是實際上並沒有它的名稱聽起來那麼複雜。它可以單純是一個讓您追蹤變更,以及隨時存取所有舊版檔案的軟體,也可以是使用檔案時所用的一組規則,就像是用來分開儲存不同版本的資料夾架構。

它的用途十分多元,能做的遠遠不只有建立程式碼;舉例來說,文件版本控制可幫助作家管理不同的內容草稿,或協助平面設計師追蹤對設計檔案所做的變更。

如何使用版本控制建立文件管理系統

根據您工作團隊的需求和組織的規模,您可以採用多種方法來進行版本控制。大多數人只會告訴別人他們傳送的檔案版本,或是以首字母縮寫字或「已審查」字樣來標示文件。由於每個人標示文件的方式都不同,就算只有兩個人一起工作,這種方法很快就會導致困惑發生,更別說是大型工作團隊或組織了。到了這個階段,就需要明確的方法來管理工作團隊的檔案。

命名慣例

雖然看似顯而易見,不過提供嚴謹的命名慣例讓工作團隊遵循,對於版本控制來說至關重要。首先,命名慣例規範須維持一致,而且所有存取檔案的人對於慣例內容都應該清楚明瞭。不過,命名慣例也應根據工作團隊與檔案互動的方式來制訂。舉例來說,如果文件日期是工作團隊管理文件最重要的因素,檔案名稱便應該以日期開頭。這樣一來,名稱便會是您為工作團隊篩選和搜尋文件最常用的方式。接著,檔案名稱應包含最重要的資訊,以便瞭解文件內容。當然,如果單獨使用命名慣例作為版本控制系統,那麼命名慣例也必須包含編號系統以儲存不同的檔案版本。

資訊架構

建立適用於您工作團隊的文件標示方法後,您便需要可隨時存取的系統以安全地儲存文件。這時資訊架構就能派上用場,這個架構只是用來儲存資訊的資料夾和檔案配置。當然,命名慣例在此也扮演了重要角色,如果檔案統統放在名稱為「工作」的資料夾,就算設了條理嚴謹的檔案名稱也無法發揮作用。資訊架構還能決定誰有權存取檔案,因為不是每個檔案都應提供給組織的每位成員。

共享檔案儲存空間解決方案通常是處理此問題的最佳方式。Dropbox Business 中的團隊資料夾可以讓您建立安全的資訊架構。在 Dropbox 中指派特定工作團隊,您就能為他們的工作建立儲存空間,並為工作團隊內部和外部的人員設定特定存取權限。接著,您便能確保檔案不會在未經許可的情況下遭到變更,不同版本的檔案也能安全地封存。

版本控制軟體

命名慣例和資訊架構是健全文件管理系統的基石。不過,作為主要版本控制方法時,它們也可能變得很耗時。版本控制軟體可自動執行版本控制的許多流程,並提供只靠命名慣例無法獲得的附加優勢。

版本控制軟體最基本的功能是可以自動儲存檔案的每個舊版本,不僅可以存取這些檔案或是還原到任何時間點,還能作為檔案目前版本的備份。更新到目前版本之前,工作團隊成員也可以使用版本控制軟體,同時編輯不同的檔案。這使得合併變更和解決任何檔案衝突都變得輕鬆簡單。

簡單來說:版本控制軟體簡化了檔案版本控制的整個過程,並為使用這些檔案的工作團隊帶來附加優勢。

為什麼版本控制對於工作團隊如此重要?

編輯協作文件時,擁有某種形式的版本控制系統對於在一項工作上維持一致來說非常重要。畢竟要核准已完成的文件,您必須知道哪個檔案是最終版本,但是版本控制的用途遠不只於此。正確使用適合的軟體和版本控制檔案可以防止浪費時間,並為各種規模的組織加速流程。

保留每個不同版本的檔案

版本控制的核心優勢是能夠從頭到尾保留整個專案工作流程的每個檔案版本。您可以查看版本之間的差異,並確定所有變更都已套用。您應確定最終版本中的所有內容都不會再更動,而且不是前一天凌晨 1 點才新增的。

專案完成後,版本紀錄對於事後審查團隊的工作也十分重要。在這種情況下,文件版本控制可以作為工作團隊在專案期間的工作的稽核記錄,詳細說明他們在每個階段的進度。有了這項資訊,您就能更精確地診斷流程中的問題,尤其是如何簡化未來的工作。

安全地處理和編輯檔案

沒什麼比得上有人在未經許可的情況下覆寫檔案或是不小心刪除檔案,更加延誤團隊的工作進度了。遇到這種事,除了在電子郵件中尋尋覓覓,希望能找到原始檔案的副本外,別無他法。與其滿懷希望能找到檔案,不如倚賴可隨手取得的備份,因為版本控制系統會在每個變更階段保留檔案版本。Dropbox 檔案復原功能可以在工作團隊成員誤改或刪除檔案時,確保您總是能在需要時復原舊版本,再也不必擔心檔案不見或是遭到永久變更。

監控工作團隊成員所做的變更

如果您有大型工作團隊和您一起工作,掌握進行變更的人員、內容和時間就相當重要。共享文件通常包含最近編輯文件的人員詳細資訊,但是檔案可能不包含其他任何工作團隊成員。在這種情況下,您很快就會浪費時間寄電子郵件給許多同事詢問誰檢視了檔案,以及他們做了哪些編輯。

記錄檔案變更和不同版本的文件所屬的工作團隊成員正是版本控制軟體的用途。例如,使用 Dropbox 中的版本控制系統,所有檔案變更都將一覽無遺,並直接與工作團隊成員的電子郵件和帳戶連結。只要有人編輯檔案,您就會收到顯示確切變更內容的通知;如果他們移動或刪除共享資料夾中的檔案,您也會收到通知。

這種程度的版本控制系統可以為管理檔案及檔案的責任歸屬建立更透明的流程。您可以看到工作團隊成員開始編輯檔案的時間,或者是否有誤改或不小心變更的內容。您可以立即與相關人員確認任何檔案變更,無須寄送令人尷尬的電子郵件,更不用在 Slack 上通知整個工作團隊。

在組織中建立事實的來源

當您和位於不同地點或在嚴格管理空間中運作的工作團隊一起工作時,維持一致便顯得至關重要。但如果資訊不集中也不容易取得,工作團隊很快就會出現不同步的現象,並且每個人各自工作。與適合的資訊架構一起使用,版本控制系統可幫助您在組織的所有領域建立與保留共享的資訊來源。

與其不斷傳送更新的準則,版本控制可以讓您保留一份集中管理的文件,供組織中的每個人參考。透過 Dropbox,例如您的 HR 準則能儲存在單一共享資料夾,並為不同的工作團隊成員設定特定存取權限。更新這些檔案時,工作團隊成員可在相同的來源找到最新資訊,編輯者便會具備所有不建議使用資訊的紀錄。這是確保資訊受到安全儲存、備份,而且可供所有需要的人使用的簡單方式。

使用版本控制系統來自動化和加速流程

當然,任何流程最佳化的最終目標都應該讓經理和工作團隊成員的工作更輕鬆、省時。從一開始,文件版本控制系統便可讓工作團隊變得更靈活。讓所有人都能獲得最新資訊並在文件上保持一致,並且為檔案處理錯誤引起的停機提供萬無一失的保障。

有了監督、透明度和安全性的附加優勢,版本控制系統所做的不僅是確保您擁有最新版本的檔案。還能提供工作團隊流程的見解,幫助您進一步改善流程,並在未來確保組織保持流程一致。