Controllo efficace delle versioni di un documento

Aiuta i tuoi team a creare un sistema di controllo delle versioni che garantisca loro di lavorare sempre alla versione più aggiornata di un file.

Lavorare con il controllo delle versioni

I team delle organizzazioni moderne collaborano con altri reparti, uffici e con persone che si trovano in Paesi e fusi orari diversi, il tutto lavorando sugli stessi documenti. Benché questo scenario sia ampiamente diffuso, i team interessati spesso faticano ancora a gestire le diverse versioni dei file di lavoro. Quanti documenti etichettati come "FINALE" vengono presto sostituiti da una versione "FINALE 2"? Se il tuo team perde tempo a individuare i file più recenti e a tenere traccia delle modifiche, è giunto il momento di adottare un sistema di controllo delle versioni adeguato.

In che cosa consiste esattamente il controllo delle versioni?

Per controllo delle versioni si intende il processo di gestione delle diverse versioni di un file nel tempo, che di norma prevede l'uso di un sistema di controllo. Benché originariamente abbiano fatto la loro comparsa nel campo dello sviluppo software per gestire le modifiche apportate ai codici, i sistemi di controllo delle versioni non sono così complicati come sembrano. Può trattarsi semplicemente di software che tengono traccia delle modifiche e consentono di accedere in qualsiasi momento a tutte le versioni precedenti di un file. Un sistema di controllo delle versioni può anche essere costituito da un insieme di regole per l'utilizzo dei file, come ad esempio un'architettura delle cartelle creata per archiviare diverse versioni separatamente.

Questi vari utilizzi vanno ben oltre la creazione di codici; ad esempio, il controllo delle versioni di un documento può aiutare uno scrittore a gestire diverse bozze di contenuti, oppure un graphic designer a monitorare le modifiche apportate a un file di progettazione.

Creare un sistema di gestione dei documenti con il controllo delle versioni

È possibile adottare diversi approcci per il controllo delle versioni, a seconda delle esigenze del team e delle dimensioni dell'organizzazione. La maggior parte delle persone si limita a comunicare semplicemente agli altri quale versione di un file sta inviando oppure a etichettare i documenti con le iniziali o a segnarli come "rivisti". Ognuno etichetta i documenti in modo diverso, per cui, se questo approccio tende a creare rapidamente confusione tra due persone, immagina cosa può generare all'interno di un team o di un'organizzazione più grande. A questi livelli, per gestire i file di un team è necessario un approccio strutturato.

Convenzioni di denominazione

Benché possa sembrare ovvio, adottare una convenzione di denominazione rigorosa all'interno del team è essenziale per il controllo delle versioni. Innanzitutto, una convenzione di denominazione deve essere coerente e apparire chiara a tutti coloro che accedono ai file. Tuttavia, dovrà anche basarsi sul modo in cui il team interagisce con i file. Se, ad esempio, il fattore più importante per il team è la data di un documento, i nomi dei file dovranno iniziare con una data. Questo rappresenterà il modo più comune per filtrare e cercare i documenti per il team. I nomi dei file dovranno quindi includere le informazioni più significative, in modo che siano chiari i contenuti. Ovviamente, se decidi di utilizzare esclusivamente una convenzione di denominazione come sistema di controllo delle versioni, questa dovrà anche includere un sistema di numerazione delle diverse versioni di un file.

Architettura delle informazioni

Una volta stabilito un metodo di etichettatura dei documenti che funzioni per il team, sarà necessario adottare un sistema facilmente accessibile per archiviarli in modo sicuro. È qui che entra in gioco l'architettura delle informazioni, che rappresenta semplicemente il layout delle cartelle e dei file che utilizzi per archiviare le informazioni. Naturalmente, anche la convenzione di denominazione svolge un ruolo importante: è inutile utilizzare nomi di file strettamente organizzati se questi vengono salvati in una cartella chiamata "Lavoro". Tuttavia, l'architettura delle informazioni interessa anche chi ha accesso a determinati file, perché non tutti i file devono essere accessibili a tutti i membri dell'organizzazione.

Il modo migliore per gestire questo aspetto consiste in genere in una soluzione di archiviazione file condivisa. Le cartelle del team in Dropbox Business consentono di creare un'architettura delle informazioni sicura. Ripartendo i diversi team all'interno di Dropbox, potrai creare dei repository per il loro lavoro con autorizzazioni di accesso specifiche per ogni singola persona all'interno e all'esterno del team. Potrai così assicurarti che i file non vengano modificati senza autorizzazione e che le diverse versioni dei file vengano archiviate in modo sicuro.

Software di controllo delle versioni

Le convenzioni di denominazione e l'architettura delle informazioni sono i pilastri di un sistema di gestione dei documenti valido. Tuttavia, possono anche diventare dispendiose in termini di tempo quando vengono utilizzate come metodo di controllo delle versioni principale. I software di controllo delle versioni automatizzano numerosi processi e offrono ulteriori vantaggi che le sole convenzioni di denominazione non sono in grado di offrire.

La funzione di base offerta dai software di controllo delle versioni consiste nell'archiviazione automatica di tutte le versioni precedenti di un file. È quindi possibile accedere a queste versioni o ripristinarle in qualsiasi momento; questa opzione funge anche da backup della versione corrente del file. I software di controllo delle versioni permettono inoltre ai membri del team di lavorare contemporaneamente su file separati prima di eseguire l'aggiornamento alla versione corrente. In questo modo, unire le modifiche e risolvere eventuali conflitti tra i file è semplice.

In breve, i software di controllo delle versioni semplificano l'intero processo di controllo su un file e offrono ulteriori vantaggi ai team che vi lavorano.

Perché il controllo delle versioni è così importante per i team?

Quando si tratta di lavorare su documenti collaborativi, poter disporre di una forma di controllo delle versioni è essenziale per rimanere aggiornati su un documento. Per approvare un documento completato, non basta sapere quale file rappresenta la versione finale. L'utilizzo corretto dei file e dei software di controllo delle versioni può evitare perdite di tempo e accelerare le procedure nelle organizzazioni di ogni dimensione.

Conservare ogni versione di un file

Il vantaggio principale del controllo delle versioni è la possibilità di conservare ogni singola versione di un file nel flusso di lavoro di un progetto, dall'inizio alla fine. Il controllo consente di rilevare le differenze tra le versioni e assicurarsi che tutte le modifiche apportate siano consolidate. Dovrai accertarti che i contenuti confluiti nella versione finale siano definitivi e che non siano stati aggiunti alle una del mattino precedente.

Una volta completato un progetto, la cronologia delle versioni può rivelarsi fondamentale anche quando il lavoro del team viene riesaminato in un secondo momento. In questo caso, il controllo delle versioni di un documento può fungere da audit trail del lavoro dei team durante un progetto, dettagliando i progressi in ogni fase. Grazie a queste informazioni, potrai diagnosticare meglio i problemi insiti nei processi, specialmente in vista di una semplificazione del lavoro futuro.

Gestione e modifica sicura dei file

Nulla è in grado di ritardare il lavoro di un team quanto una persona che sovrascrive un file senza autorizzazione o lo elimina accidentalmente. Quando questo avviene, non c'è niente che tu possa fare se non scorrere le email sperando di trovare una copia del file originale. Invece di incrociare le dita, potrai contare sulla disponibilità di un backup perché i sistemi di controllo delle versioni conservano una versione del file in ogni fase di modifica. Se un membro del team apporta erroneamente delle modifiche a un file o lo elimina, il ripristino dei file di Dropbox ti permette di recuperare una versione precedente nel caso in cui sia necessario ripristinarla. Non dovrai mai preoccuparti che un file scompaia o che vengano apportate modifiche permanenti.

Monitorare le modifiche apportate dai membri del team

In caso di team di grandi dimensioni, è assolutamente fondamentale sapere chi ha apportato modifiche a quali contenuti e quando. I documenti condivisi indicano in genere i dettagli relativi a chi vi ha apportato le modifiche più recenti, ma possono non includere altri membri del team che lavorano sul file. In questo caso, spesso è necessario perdere tempo a inviare email per chiedere chi ha esaminato il file e quali modifiche ha apportato.

Per attribuire le diverse modifiche e versioni di un documento a specifici membri del team è necessario disporre di un software di controllo delle versioni. Utilizzando il controllo delle versioni offerto da Dropbox, ad esempio, tutte le modifiche ai file saranno visibili e direttamente associate all'indirizzo email e all'account di un membro del team. Riceverai una notifica ogni volta che qualcuno modifica un file con l'indicazione esatta di ciò che è stato modificato, oppure nel caso in cui un file venga eliminato o spostato in una cartella condivisa.

Questo livello di controllo delle versioni crea un processo più trasparente per la gestione e la responsabilità dei file. Puoi vedere quando i membri del tuo team iniziano a lavorare su un file o se qualcosa viene modificato in modo errato o accidentale. Eventuali modifiche ai file possono essere verificate immediatamente con la persona interessata senza alcun inutile scambio di e-mail e senza allertare l'intero team in Slack.

Creare un'unica fonte di verità in tutta l'organizzazione

Quando lavori con un team che opera in diverse località o in spazi altamente regolamentati, essere allineati è fondamentale. Tuttavia, se le informazioni non sono centralizzate e accessibili, è facile che i team perdano la sincronizzazione e si formino dei comparti stagni. Assieme a una corretta architettura delle informazioni, il controllo delle versioni può contribuire a creare e preservare una fonte condivisa di informazioni in tutte le aree dell'organizzazione.

Invece di inviare costantemente linee guida aggiornate, il controllo delle versioni consente di mantenere un documento centralizzato a cui tutti i membri dell'organizzazione possono fare riferimento. Con Dropbox, le tue linee guida HR, ad esempio, possono essere memorizzate in un'unica cartella condivisa, con specifiche autorizzazioni di accesso per i diversi membri del team. Quando si aggiornano questi file, i membri del team troveranno le informazioni più recenti nella stessa fonte, mentre gli editor avranno un record di tutte le informazioni obsolete. Si tratta di un modo semplice per garantire che le informazioni siano archiviate in modo sicuro, siano accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno e ne venga creato un backup.

Automatizzare e accelerare i processi con il controllo delle versioni

Naturalmente, l'obiettivo finale dell'ottimizzazione dei processi è quello di semplificarli e renderli meno dispendiosi in termini di tempo, sia per i manager che per i membri del team. Fin dall'inizio, il controllo delle versioni di un documento può conferire al tuo team una maggiore agilità. Il controllo delle versioni mantiene tutti aggiornati e allineati sui documenti, scongiurando al contempo i tempi di inattività causati da errori nella gestione dei file.

Oltre ai vantaggi aggiuntivi di supervisione, trasparenza e sicurezza, i sistemi di controllo delle versioni possono fare molto più che garantire l'ultima versione di un file: possono offrire informazioni dettagliate sui processi del team, aiutarti a perfezionarli ulteriormente e quindi allinearli meglio all'intera organizzazione in futuro.