In che cosa consiste esattamente il controllo delle versioni?
I team delle organizzazioni moderne collaborano con altri reparti e uffici e con persone che si trovano in Paesi e fusi orari diversi, il tutto lavorando sugli stessi documenti. Benché questo scenario sia ampiamente diffuso, questi stessi team talvolta faticano ancora a gestire le diverse versioni dei file di lavoro. Quanti documenti nominati "VERSIONE FINALE" vengono presto sostituiti da una versione "VERSIONE FINALE 2"? Se il tuo team perde tempo a individuare i file più recenti e a tenere traccia delle modifiche, è giunto il momento di adottare un sistema di controllo delle versioni adeguato.
Il controllo delle versioni consente di gestire diverse versioni dei file nel corso del tempo. Benché i sistemi di controllo delle versioni hanno fatto la loro comparsa nel campo dello sviluppo software, non sono così complicati come possono sembrare. Può trattarsi semplicemente di software che tengono traccia delle modifiche e consentono di accedere in qualsiasi momento a tutte le versioni precedenti di un file. Un sistema di controllo delle versioni può anche essere costituito da un insieme di regole per l'utilizzo dei file, come ad esempio un'architettura delle cartelle creata per archiviare diverse versioni.
Gli utilizzi del controllo delle versioni vanno ben oltre la creazione di codici. Ad esempio, il controllo delle versioni dei documenti può aiutare uno scrittore a gestire diverse bozze di un libro.
Cinque motivi per cui il controllo delle versioni è essenziale per i team
Quando si lavora su documenti collaborativi, poter disporre di una forma di controllo delle versioni è fondamentale per rimanere allineati con i colleghi. Per approvare un documento completato, non basta sapere quale file è la versione finale. Un corretto utilizzo dei software di controllo delle versioni può evitare perdite di tempo e accelerare le procedure nelle organizzazioni di ogni dimensione.
1. Conservazione di ogni versione di un file
Il vantaggio principale del controllo delle versioni è la possibilità di conservare ogni singola versione di un documento o file nel flusso di lavoro di un progetto, dall'inizio alla fine. Il controllo consente di rilevare le differenze tra le versioni e accertarsi che tutte le modifiche siano approvate. Un sistema di controllo delle versioni ben organizzato permette di assicurarsi che i contenuti che confluiscono nella versione finale siano davvero definitivi e che non siano stati aggiunti dopo ore e ore di lavoro a insaputa dei collaboratori.
Una volta completato un progetto, la cronologia delle versioni può rivelarsi fondamentale anche quando il lavoro del team viene riesaminato successivamente. In questo caso, il controllo delle versioni di un documento può fungere da audit trail del lavoro dei team durante un progetto, dettagliando la cronologia di revisione in ogni fase. Grazie a queste informazioni, potrai diagnosticare meglio i problemi insiti nei processi, semplificandoti il lavoro per il futuro.
2. Gestione e modifica sicura dei file
Nulla è in grado di ritardare il lavoro di un team quanto una persona che sovrascrive un file senza autorizzazione o lo elimina per errore. Quando ciò avviene, non c'è niente che tu possa fare se non scorrere le e-mail sperando di trovare una copia del file originale. I sistemi di controllo delle versioni conservano una versione del file in ogni fase di modifica, così potrai sempre contare su una copia di backup. Con il recupero dei file di Dropbox, se un membro del team modifica o elimina un file, hai sempre a disposizione una versione precedente.
3. Monitoraggio delle modifiche apportate dai membri del team
In caso di team di grandi dimensioni, è importante sapere chi ha apportato modifiche a quali contenuti e quando. I documenti condivisi indicano in genere i dettagli relativi a chi vi ha apportato le modifiche più recenti, ma potrebbero non includere altri membri del team che lavorano sul file. In questo caso, spesso è necessario perdere tempo a inviare e-mail per chiedere chi ha esaminato il file e quali modifiche ha apportato.
Per attribuire le diverse modifiche e versioni di un documento a specifici membri del team è necessario disporre di un software di controllo delle versioni. Utilizzando il controllo delle versioni offerto da Dropbox, tutte le modifiche ai file saranno visibili e direttamente associate all'indirizzo e-mail e all'account del membro del team in questione. Riceverai una notifica ogni volta che qualcuno modifica un file con i dettagli su ciò che è stato modificato o nel caso in cui un file venga eliminato o spostato in una cartella condivisa.
Questo livello di controllo delle versioni crea un processo più trasparente per la gestione dei file e la responsabilità delle azioni effettuate su di essi. Puoi vedere quando i membri del team iniziano a lavorare su un file o se un elemento viene modificato in modo errato o accidentale. Eventuali modifiche ai file possono essere verificate immediatamente con la persona interessata senza alcun inutile scambio di e-mail e senza allertare l'intero team in Slack.
4. Creazione di un'unica fonte di verità in tutta l'organizzazione
Quando lavori con un team i cui membri operano in diverse località o in spazi regolamentati, essere allineati è fondamentale. Tuttavia, se le informazioni non sono centralizzate e accessibili, è facile che i team perdano la sincronizzazione e si formino dei comparti stagni. Assieme a una corretta architettura delle informazioni, il controllo delle versioni può contribuire a creare e preservare una fonte condivisa di informazioni in tutte le aree dell'organizzazione.
Invece di inviare costantemente linee guida aggiornate, il controllo delle versioni consente di mantenere un documento centralizzato sottoposto a backup incrementali a cui tutti i membri dell'organizzazione possono fare riferimento. Ad esempio, con Dropbox puoi archiviare tutte le linee guida per il team delle risorse umane in una cartella condivisa, impostando autorizzazioni di accesso specifiche per i vari membri del team. Quando questi file vengono aggiornati, i membri del team troveranno le informazioni più recenti nella stessa fonte, mentre gli editor avranno un record di tutte le informazioni obsolete. Si tratta di un modo semplice per garantire che i contenuti siano archiviati in modo sicuro, accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno e sottoposti a backup.
5. Automatizzazione e accelerazione dei processi aziendali
L'obiettivo finale dell'ottimizzazione dei processi è quello di semplificarli e renderli meno dispendiosi in termini di tempo, sia per i manager che per i membri del team. Fin dall'inizio, il controllo delle versioni di un documento può conferire al team una maggiore agilità, mantenendo tutti aggiornati e allineati sui documenti e scongiurando al contempo i tempi di inattività causati da errori nella gestione dei file.
Oltre ai vantaggi aggiuntivi di supervisione, trasparenza e sicurezza, i sistemi di controllo delle versioni possono fare molto più che garantire di avere l'ultima versione di un file: possono offrire informazioni dettagliate sui processi del team, aiutarti a perfezionarli ulteriormente e quindi allinearli meglio in tutta organizzazione.
Creare un sistema di gestione dei documenti con il controllo delle versioni
Ci sono una serie approcci che si possono adottare per il controllo delle versioni, a seconda delle esigenze del team e delle dimensioni dell'organizzazione. La maggior parte delle persone si limita a comunicare agli altri quale versione di un file sta inviando oppure a contrassegnare i documenti con le proprie iniziali o come "rivisti". Ognuno etichetta i file a modo proprio e ben presto questo approccio si rivela confusionario, soprattutto quando sono presenti numerosi collaboratori in una grande organizzazione. A questi livelli, per gestire i file del team è necessario un approccio strutturato.
1. Convenzioni di denominazione
Benché possa sembrare ovvio, adottare una convenzione di denominazione rigorosa all'interno del team è essenziale per il controllo delle versioni. Innanzitutto, una convenzione di denominazione deve essere coerente e apparire chiara a tutti coloro che accedono ai file. Tuttavia, dovrà anche basarsi sul modo in cui il team interagisce con i file. Se, ad esempio, il fattore più importante per l'organizzazione del team è la data di un documento, i nomi dei file dovranno iniziare con una data. La prima parte del nome deve riflettere la modalità più comune con cui i membri del team cercano quei documenti. Successivamente, è necessario includere le informazioni più importanti per capire immediatamente di che tipo di contenuto si tratta. Se decidi di usare solo una convenzione di denominazione come sistema di controllo delle versioni, la convenzione scelta dovrà includere anche un sistema di numerazione delle diverse versioni di un file.
2. Architettura delle informazioni
Una volta stabilito un metodo di etichettatura dei documenti che funzioni per il team, sarà necessario adottare un sistema accessibile per archiviarli in modo sicuro. È qui che entra in gioco l'architettura delle informazioni, ovvero il layout delle cartelle e dei file che utilizzi per archiviare le informazioni. Naturalmente, anche qui la convenzione di denominazione svolge un ruolo importante: è inutile utilizzare nomi di file perfettamente organizzati se questi vengono salvati in una cartella chiamata “Lavoro”. Tuttavia, l'architettura delle informazioni interessa anche chi ha accesso a determinati file, perché non tutti i file devono essere accessibili a tutti i membri dell'organizzazione.
Solitamente, il modo migliore per gestire questo aspetto è una soluzione di archiviazione dei file. Le cartelle del team in Dropbox Business consentono di creare un'architettura delle informazioni sicura. Ripartendo i diversi team all'interno di Dropbox, potrai creare dei repository per il loro lavoro con autorizzazioni di accesso specifiche per ogni singola persona all'interno e all'esterno del team.
3. Software di controllo delle versioni
Le convenzioni di denominazione e l'architettura delle informazioni sono i pilastri di un sistema di gestione dei documenti efficiente. Tuttavia, possono anche diventare dispendiose in termini di tempo quando vengono utilizzate come principale metodo di controllo delle versioni. I software di controllo delle versioni automatizzano numerosi processi e offrono ulteriori vantaggi che le sole convenzioni di denominazione non sono in grado di offrire.
Con la sincronizzazione di Dropbox puoi archiviare automaticamente ogni versione precedente di un file. Puoi consultare o ripristinare le versioni precedenti di tutti i file per un massimo di 180 giorni. La sincronizzazione inoltre funge da backup della versione corrente del file. I membri del team possono lavorare contemporaneamente su file separati in Dropbox, prima di aggiornare la versione corrente, semplificando così l'unione delle modifiche nel file finale e risolvendo eventuali conflitti tra file.
In breve, i software di controllo delle versioni semplificano l'intero processo di controllo su un file e offrono ulteriori vantaggi ai team che vi lavorano.
