Итак, что же такое контроль версий?
В современных организациях команды работают с одним и тем же набором документов, находясь в разных отделах, офисах, странах и часовых поясах. Несмотря на распространенность такой системы, при управлении версиями рабочих файлов часто возникают трудности. Сколько документов, помеченных как «ФИНАЛ», тут же сопровождаются версией «ФИНАЛ_В2»? Если ваша команда теряет время на поиск самых последних файлов и отслеживание изменений, возможно, пора внедрить систему контроля версий.
Контроль версий — это процесс управления различными версиями файлов в течение продолжительного времени. Системы контроля версий не так сложны, как кажутся, хотя изначально они применялись при разработке программного обеспечения для управления изменениями в коде. Это может быть просто программное обеспечение, которое отслеживает изменения и позволяет получить доступ ко всем предыдущим версиям файла в любое время. Система контроля версий также может представлять собой структуру для работы с файлами, например набор папок для хранения различных версий.
Варианты использования этой системы выходят далеко за рамки создания кода. Например, копирайтеры могут использовать контроль версий документа, чтобы управлять черновиками, а графические дизайнеры — чтобы отслеживать изменения, внесенные в файл проекта.
Пять причин, почему рабочим группам необходим контроль версий
При совместной работе над документами наличие какой-либо формы контроля версий необходимо для согласования. Чтобы сдать законченный документ, нужно знать, какой файл является окончательной версией, но дело не только в этом. Использование подходящего программного обеспечения и эффективное управление версиями файлов помогает сберечь время и ускорить процессы в организациях любого размера.
1. Сохраняйте все версии файлов
Основное преимущество контроля версий — возможность сохранять каждую версию документа или файла в течение всего процесса работы над проектом, от начала до завершения. Вы можете проверить различия между версиями и убедиться в том, что все внесенные изменения одобрены. Эффективная система контроля версий гарантирует, что финальная версия файла является окончательной, и в час ночи накануне в ни один из соавторов не добавил правки без ведома коллег.
Когда проект завершен, журнал версий также имеет решающее значение при анализе работы вашей команды. В этом случае контроль версий документов служит журналом аудита работы ваших команд во время проекта, детализируя историю правок на каждом этапе. Имея в своем распоряжении эту информацию, вы сможете лучше диагностировать проблемы в процессах, особенно когда речь идет о том, как оптимизировать работу в будущем.
2. Обеспечьте безопасную обработку и редактирование файлов
Ничто так не тормозит работу в команде, как случайная перезапись файла без разрешения или его удаление. После этого остается только пересмотреть всю электронную почту в надежде найти копию исходного файла. Системы контроля версий сохраняют версию файла на каждом этапе изменений, поэтому в любой ситуации вы можете рассчитывать на наличие резервной копии. Благодаря функции восстановления файлов Dropbox предыдущая версия всегда будет доступна, если вам понадобится вернуться к ней после случайного изменения или удаления файла участником рабочей группы.
3. Отслеживайте изменения, внесенные участниками рабочей группы
Если у вас большая рабочая группа, участники которой постоянно взаимодействуют, важно знать, кто внес изменения, какие и когда. Как правило, общие документы содержат информацию о том, кто последний раз их редактировал, но не о том, кто еще из пользователей работал над ними. В этом случае вскоре вы обнаружите, что напрасно тратите время на отправку электронных писем с вопросом о том, кто просматривал файл и какие изменения были внесены.
Отслеживание изменений файлов и различных версий документа, сделанных конкретным участником команды, — именно та область, где необходимо программное обеспечение для контроля версий. Например, при использовании контроля версий в Dropbox все изменения файлов будут видны и напрямую связаны с электронной почтой и аккаунтом участника рабочей группы. Вы будете получать уведомления всякий раз, когда кто-то редактирует файл, с точными сведениями, что было изменено, либо если файл был перемещен или удален в общей папке.
Такой уровень контроля версий обеспечивает более прозрачный процесс управления файлами и определения ответственности за них. Вы видите, когда участники команды начинают работать с файлом или вносят неправильные или случайные изменения в файл. Соответствующий сотрудник может немедленно проверить любые изменения в файле и оповестить всех участников рабочей группы в Slack, не отвлекая их электронными письмами.
4. Создайте источник достоверной информации в вашей организации
Если ваша команда работает в разных местах или в строго регламентированных пространствах, согласование действий очень важно. Но если информация не централизована и доступ к ней затруднен, между командами быстро возникнет разобщенность и сформируются бункеры. В сочетании с правильной информационной архитектурой контроль версий поможет вам создать и сохранить общий источник информации во всех отделах вашей организации.
Вместо того чтобы постоянно рассылать обновленные инструкции, создайте с помощью системы контроля версий единый документ с пошаговым резервным копированием, на который могут ссылаться все сотрудники вашей организации. Например, благодаря Dropbox можно хранить инструкции по управлению персоналом в одной общей папке со специальными разрешениями доступа для разных участников рабочей группы. При обновлении этих файлов участники рабочей группы будут видеть самую актуальную информацию в одном и том же документе, тогда как редакторы получат доступ ко всем предыдущим версиям. Это самый простой способ обеспечить безопасное хранение и резервное копирование данных, а также предоставить доступ к информации всем, кому она необходима.
5. Автоматизируйте и ускорьте бизнес-процессы
Разумеется, конечная цель любой оптимизации должна состоять в том, чтобы сделать любой процесс более легким и менее времязатратным как для руководителей, так и для участников рабочей группы. С самого начала управление версиями поможет вашей команде работать более гибко. Оно поддерживает актуальность и согласованность документов, обеспечивая надежную защиту от простоя, вызванного ошибками при обработке файлов.
Благодаря дополнительным преимуществам мониторинга, прозрачности и безопасности, системы контроля версий способны на большее, чем просто отслеживать последнюю версию файла. Они дают четкое представление о процессах вашей команды, помогают усовершенствовать их и в будущем лучше согласовать их во всей организации.
Как создать систему управления документами с контролем версий
Существует множество подходов к управлению версиями, в зависимости от потребностей рабочей группы и размера организации. Большинство людей просто говорят другому сотруднику, какую версию файла они отправляют, либо маркируют документы инициалами или словом «исправлено». Все называют документы по-разному, поэтому такой подход может быстро привести к путанице, особенно если речь идет о крупной организации со множеством соавторов. В этом случае необходим определенный подход к управлению файлами рабочей группы.
1. Соглашение о присвоении имен
Это может показаться очевидным, но неукоснительное соблюдение соглашения о присвоении имен участниками команды имеет большое значение для контроля версий. Прежде всего, соглашение о присвоении имен должно быть логичным и понятным любому, кто имеет доступ к вашим файлам. Оно также должно основываться на том, как именно ваша рабочая группа взаимодействует с этими файлами. Если, например, при организации документов их датировка является наиболее важным фактором для вас, тогда имена файлов должны начинаться с даты. Это будет наиболее распространенным способом фильтрации и поиска документов для вашей команды. Имена файлов также должны включать наиболее важные фрагменты информации, чтобы можно было понять, что находится в документе. Конечно, если вы собираетесь использовать для контроля версий только соглашение о присвоении имен, оно также должно включать систему нумерации разных версий файлов.
2. Информационная архитектура
Итак, вы создали для своей рабочей группы подходящий метод маркировки документов, теперь вам нужна легкодоступная система для их безопасного хранения. Именно здесь появляется информационная архитектура, представляющая собой схему расположения папок и файлов, которые используются для хранения информации. Естественно, соглашение о присвоении имен также играет здесь важную роль: нет смысла в продуманной системе именования файлов, если они находятся в папке с названием «Работа». Однако в информационной архитектуре важно и то, кто имеет доступ к этим файлам, поскольку не каждый файл должен быть доступен любому сотруднику организации.
Обычно для этого лучше всего подходит решение для хранения файлов общего пользования. Папки рабочей группы в Dropbox Business обеспечивают защищенную информационную архитектуру. Назначая определенные рабочие группы в Dropbox, вы можете создавать хранилища для их файлов со специальными разрешениями доступа для сотрудников, которые входят в состав рабочей группы либо не являются ее участниками.
3. Программное обеспечение для контроля версий
Соглашения о присвоении имен и информационная архитектура являются краеугольными камнями успешной системы управления документами. Тем не менее они также могут отнимать слишком много времени, если их использовать в качестве основного метода управления версиями. Специальное программное обеспечение позволяет автоматизировать многие процессы контроля версий и предоставляет дополнительные преимущества, которых не могут обеспечить только лишь соглашения о присвоении имен.
Функция синхронизации Dropbox автоматически сохраняет каждую предыдущую версию файла. Таким образом можно получить доступ к любом файлу или вернуться к его прежней версии в течение 180 дней. К тому же синхронизация обеспечивает резервное копирование текущей версии файла. Участники команды также могут одновременно работать с отдельными файлами, а потом внести изменения в текущую версию. Это упрощает процесс обновления файлов и разрешения конфликтов.
Если коротко, то программное обеспечение для контроля версий упрощает весь процесс управления версиями файлов и дает дополнительные преимущества командам, работающим с этими файлами.
