Qu'est-ce que le contrôle de version ?
Dans les entreprises modernes, les équipes collaborent sur le même ensemble de documents entre différents départements, bureaux, pays et fuseaux horaires. Et même si cette configuration est plutôt répandue, les différentes versions des fichiers de travail restent compliquées à gérer. Combien de documents portant la mention “FINAL” sont rapidement suivis de la version “FINAL V2” ? Si votre équipe perd du temps à localiser les fichiers les plus récents et à suivre leurs modifications, il est peut‑être temps de mettre en place un système de contrôle de version.
Le contrôle de version est le processus de gestion des différentes versions d'un fichier au fil du temps. Si ces systèmes trouvent leur origine dans le domaine du développement logiciel pour gérer les modifications du code, ils ne sont pas aussi compliqués qu'ils en ont l'air. Il s'agit simplement d'un logiciel qui garde la trace de toutes les modifications et vous permet d'accéder à tout moment à toutes les versions précédentes d'un fichier. Le système de contrôle de version peut également désigner un ensemble de règles régissant le travail avec des fichiers, comme une architecture de dossiers permettant de stocker différentes versions.
Le contrôle de version ne s'applique pas qu'à la création de code. Par exemple, l'historique des versions peut aider un écrivain à gérer les différents brouillons de son livre, ou un graphiste à savoir quel fichier final livrer à son client.
Cinq raisons pour lesquelles le contrôle de version est incontournable pour les équipes
Lorsque vous travaillez sur des documents collaboratifs, il est essentiel de disposer d'une forme de contrôle de version. En effet, pour valider un document terminé, vous devez savoir quelle est sa version finale. Mais ce n'est pas tout : utiliser des logiciels adaptés et l'historique des versions peut vous éviter des pertes de temps et accélérer les processus dans les entreprises de toutes tailles.
1. Conserver toutes les versions d'un fichier
Le principal avantage du contrôle de version est qu'il conserve chaque version d'un document ou fichier tout au long du projet. Vous pouvez ainsi vérifier les différences entre les versions et vous assurer que toutes les modifications apportées sont approuvées. Un système de contrôle de version bien organisé permet de vous assurer que ce qui figure dans la version finale est bien définitif et que rien n'a été ajouté subrepticement.
Une fois le projet terminé, l'historique des versions peut également s'avérer crucial pour valider le travail de votre équipe : il sert alors de piste d'audit pour le travail réalisé tout au long du projet, car il permet de consulter les révisions à chaque étape. Grâce à ces informations, vous pouvez identifier les problèmes de vos processus et ainsi simplifier votre travail à l'avenir.
2. Gestion et modification sécurisées des fichiers
Rien de tel pour retarder le travail d'équipe qu'un collègue qui écrase un fichier sans autorisation ou qui le supprime par accident. Il ne vous reste alors plus qu'à parcourir vos e‑mails à la recherche d'un exemplaire du fichier original… Un système de contrôle de version enregistre toutes les versions de vos fichiers, vous offrant ainsi une sauvegarde fiable. Avec la récupération des fichiers Dropbox, vous disposez toujours des versions précédentes en cas de modification ou suppression accidentelle.
3. Suivre les changements apportés par les membres de l'équipe
Dans le cas de grandes équipes, il est important de savoir qui a apporté quels changements, et quand. Les documents partagés comprennent généralement des informations sur la dernière personne qui les a modifiés, mais pas sur les autres contributeurs. Et vous vous retrouvez vite à envoyer des e‑mails pour savoir qui a revu le fichier et quelles modifications ont été apportées.
Pour identifier les auteurs des modifications et les différentes versions d'un document, vous avez besoin d'un logiciel de contrôle de version. Avec le contrôle de version Dropbox, toutes les modifications apportées aux fichiers sont visibles et directement associées à l'e‑mail et au compte de la personne qui en est à l'origine. Vous recevez des notifications pour chaque modification, vous indiquant exactement ce qui a été modifié, ou chaque fois qu'un fichier est déplacé ou supprimé dans un dossier partagé.
Ce niveau de contrôle de version vous offre une transparence totale sur la gestion des fichiers et des responsabilités des utilisateurs. Vous savez quand les membres de votre équipe commencent à travailler sur un fichier ou si un élément est modifié de manière erronée ou accidentelle. Toute modification peut être immédiatement vérifiée auprès de la personne concernée sans qu'il soit nécessaire d'envoyer des e‑mails gênants à toute l'équipe sur Slack.
4. Créer une source d'informations fiable pour toute l'entreprise
Lorsque vous travaillez avec une équipe dispersée géographiquement ou située dans des marchés réglementés, il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Mais si l'information n'est pas centralisée et accessible, les collègues se désynchronisent rapidement et des silos se forment. En associant contrôle de version et architecture réfléchie, vous pouvez créer et maintenir une source d'informations fiable pour toute votre entreprise.
Plus besoin d'envoyer constamment de nouvelles recommandations : le contrôle de version vous permet de créer un document centralisé et accessible à tous, et dont chaque version est sauvegardée. Vous pouvez par exemple stocker vos politiques RH sur Dropbox, dans un seul dossier partagé avec des autorisations d'accès spécifiques pour les différents membres de l'équipe. Lorsque ces fichiers sont mis à jour, vos collègues ont instantanément accès aux informations les plus récentes depuis ce même endroit, tandis que leurs auteurs disposent d'un historique de toutes les informations obsolètes. Il s'agit d'un moyen simple de s'assurer que les informations sont stockées, sauvegardées et accessibles à tous ceux qui en ont besoin.
5. Automatiser et accélérer les processus métier
L'objectif final de toute optimisation des processus doit être de faciliter les choses pour les responsables et les membres de l'équipe, ce qui est exactement ce que permet le contrôle de version. Grâce à lui, tout monde reste informé et dispose des derniers documents, et vous êtes protégé contre les erreurs de manipulation des fichiers.
Quand on ajoute à cela la visibilité, la transparence et la sécurité, les systèmes de contrôle de version sont bien plus qu'un outil facilitant l'accès à la dernière version d'un fichier. Ils vous offrent une meilleure visibilité sur les processus de votre équipe, vous aident à les affiner, puis à mieux les unifier dans votre organisation.
Comment créer un système de gestion des documents avec contrôle de version ?
Il existe diverses approches en matière de contrôle de version, en fonction des besoins de votre équipe et de la taille de votre organisation. La plupart des gens se contentent de dire quelle version de fichier ils envoient, ou de renommer les documents en y ajoutant leurs initiales ou la mention “révisé”. Seulement, chacun a une façon différente de nommer ses documents, et cette technique peut rapidement prêter à confusion dans une grande équipe ou une entreprise entière. Lorsqu'on en arrive là, il devient impératif de définir une convention pour gérer les fichiers d'équipe.
1. Conventions d'appellation
Cela peut sembler évident, mais il est essentiel que votre équipe respecte une convention d'appellation rigoureuse pour que le contrôle de version fonctionne. Cette convention doit être cohérente et claire pour toute personne qui accède à vos fichiers, mais elle doit également se baser sur la manière dont votre équipe interagit avec les documents. Par exemple, si la date est l'élément le plus important dans l'organisation de votre équipe et la façon dont elle recherche ses fichiers, alors les noms de fichiers doivent commencer par la date. La première partie du nom doit correspondre à la façon dont votre équipe recherche ses documents de travail. En partant de ce principe, les noms de fichiers doivent inclure les informations qui décrivent le mieux leur contenu. Si vous comptez utiliser une convention d'appellation comme unique système de contrôle de version, vous devez également inclure un système de numérotation pour les différentes versions des fichiers.
2. Architecture de l'information
Quand vous avez établi une convention d'appellation qui fonctionne pour votre équipe, il vous faut un système accessible pour stocker vos documents de façon sécurisée. C'est là qu'intervient l'architecture de l'information, qui désigne simplement la structure de dossiers et de fichiers que vous utilisez pour stocker vos informations. Évidemment, la convention d'appellation joue également un rôle important ici : rien ne sert d'avoir des fichiers correctement nommés s'ils se trouvent tous dans un dossier intitulé “Travail”. L'architecture de l'information concerne également les autorisations d'accès à ces fichiers, car tous ne doivent pas être ouverts à chaque membre de votre entreprise.
Généralement, la meilleure façon de gérer cette situation est de recourir à une solution de stockage de fichiers partagée. Les dossiers d'équipe Dropbox Business vous permettent de créer une architecture de l'information sécurisée : définissez des équipes dans Dropbox, puis créez des dossiers où stocker leur travail et ajoutez‑y des autorisations d'accès spécifiques pour les personnes dans et hors de l'équipe.
3. Logiciel de contrôle des versions
Les conventions d'appellation et l'architecture de l'information sont les bases d'un système de gestion des documents efficace, mais elles peuvent également devenir chronophages lorsqu'elles sont utilisées comme méthode principale pour le contrôle de version. Les logiciels de contrôle de version automatisent de nombreux processus et présentent des avantages que les conventions d'appellation ne peuvent pas offrir.
La synchronisation Dropbox enregistre automatiquement toutes les versions précédentes d'un fichier, qu'il est possible de consulter ou de restaurer pendant 180 jours. La synchronisation permet en outre de sauvegarder la version actuelle du fichier. Les membres de l'équipe peuvent ainsi travailler sur des fichiers distincts dans Dropbox avant de mettre à jour la version actuelle en fusionnant leurs modifications et en résolvant les éventuels conflits de fichier.
En bref : les logiciels de contrôle de version simplifient l'ensemble du processus d'historique des versions des fichiers et offrent des avantages supplémentaires aux équipes.