有效的文档版本控制

帮助您的团队建立有效的版本控制系统,确保他们使用的始终是最新版本的文件。

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版本控制到底是什么呢?

如今,组织内的团队可以跨部门、办事处、边界和时区开展协作,而协作过程中他们使用的仍是同一组文档。尽管这种场景非常普遍,但这些团队在管理他们的工作文件的众多不同版本时往往困难重重。有多少标有“FINAL”的文档很快又被标注了“FINAL V2”?如果您的团队花费时间查找最新文件和跟踪更改,那么是时候建立版本控制系统了。

版本控制可以管理不同版本的文件。版本控制系统最初出现在软件开发中,用于管理代码的变化。现在它们并不像听起来那么复杂。版本控制系统可能只是可跟踪更改并允许您随时访问文件的所有旧版本的软件。版本控制系统也可能是用于处理文件的一组规则,例如用于存储不同版本的文件夹架构。

版本控制的用途远远超过创建代码。例如,文档版本控制可以帮助作者管理一本书的不同草稿。它还可以帮助平面设计师跟踪客户的最终设计。

版本控制对团队至关重要的五个原因

在处理协作文档时,具有某种形式的版本控制对于保持一致至关重要。要签发某个已完成的文档,您总得知道哪个文件是最终版本,但知道最终版本还远远不够。正确使用恰当的软件和版本控制文件可以避免浪费时间,并可以加快各种规模组织内的流程。

1. 保留文件的每个不同版本

版本控制的最主要优势是能够在整个项目工作流程中始终保留文档或文件的每一个版本。您可以检查版本之间的差异,并确保所有更改均得到批准。一个组织良好的版本控制系统可以让您确定最终版本的内容是最终版本,而不是在所有协作者都不知情的情况下添加。

项目完成后,在审查团队的工作时,版本历史也有着举足轻重的作用。在这种情况下,文档版本控制可以用作项目期间团队工作的审核跟踪,详细阐述他们在每个阶段的修订历史。借助这些信息,您可以更好地诊断流程中的问题,这在涉及将来如何简化工作时尤其有用。

2. 安全文件处理和编辑

没有什么比有人未经许可覆盖文件或意外删除文件更耽误团队工作了。在这种情况下,除了翻阅大量电子邮件以期找到原始文件的副本,您对此毫无它法。版本控制系统在每个阶段都会保留文件版本,因此您可以随时使用备份。利用 Dropbox 文件恢复功能,如果团队成员更改或删除了某个文件,任何旧版本始终可用。

3. 监控团队成员所做的更改

如果是规模庞大的团队合作共事,了解是谁做出了更改,以及更改的时间和内容至关重要。共享文档通常包含有关详细信息,例如最近编辑这些文档的人员是谁,但是这类文档可能不会在文件中包含任何其他团队成员。在这种情况下,不久您就得发电子邮件询问谁查看了文件以及他们进行了哪些编辑,这很浪费时间。

准确识别团队成员所做的文件更改和生成的不同文档版本正是版本控制软件的用武之地。使用 Dropbox 中的版本控制功能,所有文件更改都将可见并且直接与团队成员的电子邮件和帐户相关联。每当有人编辑文件(显示更改详情)或移动或删除共享文件夹中的文件时,您均会收到通知。

这种级别的版本控制可提高管理文件和为这些文件建立问责制流程的透明度。您可以看到团队成员开始处理文件的时间,或者他们是否错误或意外更改了某些内容。您可以就任何文件更改立即联系相关人员,而不用发送任何尴尬的电子邮件,也不用在 Slack 中通知整个团队。

4. 在整个组织中创建真实信息源

当您与分散在不同区域或在严格监管空间中运作的团队合作时,保持一致至关重要。如果信息没有实现集中化、无法访问,很快团队就会变得不同步,不久就会形成孤岛。辅之以正确的信息架构,版本控制可帮助您在组织的各个部门创建和保留共享信息源。

版本控制使您可以保留一个集中增量备份文档,您组织中的每个人都可以参考这个文档,而不是不断发送更新的指南。例如,使用 Dropbox,您可以将人力资源指南存储在单个共享文件夹中,并且不同的团队成员具有特定的 访问权限 。更新这些文件时,团队成员可在同一个源位置找到最新信息。任何编辑者都会记录所有已弃用的信息。通过这种简单方法可确保安全地存储、备份所有信息,并且每个人在需要时都可以访问信息。

5. 自动化和加速企业 流程

任何流程优化的最终目标都应该是简化经理和团队成员的工作,为他们节约时间。文档版本控制从一开始就可以助力您的团队变得更加敏捷。它使每个人都可以获得最新文档,并在处理文档时保持协同一致,同时提供防止文件处理错误的安全措施。

版本控制系统具有监督功能、透明性和安全性等额外优势,不仅可以确保您获得文件的最新版本,更有多重功能加持。利用版本控制系统,您可以深入了解您团队的流程,帮助您进一步优化这些流程,以便在整个组织中使这些流程更加一致。

如何使用版本控制创建文档管理系统

您可以采取多种方法来执行版本控制,具体取决于您的团队需求和组织规模。大多数人都会给他们发送的文件提供版本号,或者只是用名字的首字母缩写或“已审阅”来标注文档。由于每个人标注文档的方式都不同,这种方法也会很快变得混乱不堪,尤其是在一个大型组织中有很多协作者的情况下。就这一点来说,需要采用一种明确规定的方法来管理团队的文件。

1. 命名约定

很明显,团队必须遵循严格的命名约定,这对于版本控制至关重要。对于新手来说,命名约定必须一致,并且对访问文件的所有人来说必须清晰易懂。它也应考虑团队与这些文件的交互方式。例如,如果文档的日期是团队组织文档的最重要因素,那么文件名应以日期开头。名称的第一部分应该反映团队搜索这些文档的最常见方式。就这一方面而言,文件名应包含最重要的信息,以便快速了解文件的内容。如果您打算单独使用命名约定作为版本控制系统,那么它还必须包含一个用于识别不同文件版本的编号系统。

2. 信息架构

建立了对您的团队而言行之有效的文档标注方法之后,您需要一个易于访问的系统来安全存储您的文档。这就是信息架构,即您用于存储信息的文件夹和文件的布局。自然,命名约定在这方面也起着很大作用 — 如果文件都位于一个名为“Work”的文件夹中,那么再怎么严格组织的文件名也没用。然而,信息架构还涉及谁有权访问这些文件,因为并非每个文件都应对组织中的每个成员可用。

解决这一问题的最佳方法通常是采用共享文件存储解决方案。 利用 Dropbox Business 中的团队文件夹,您可以创建安全的信息架构。通过在 Dropbox 中分配特定的团队,您可以为他们的工作创建存储库,并且团队内部成员和团队外部成员具有这些存储库的特定访问权限。

3. 版本控制软件

命名约定和信息架构是文档管理系统取得成功的基石。但是,当它们用作版本控制的主要方法时,它们就会变得非常耗时。 版本控制软件 可自动执行许多与版本控制相关的流程,并可以提供仅仅使用命名约定而无法提供的优势。

Dropbox Sync 会自动存储文件的每个旧版本。您的所有文件都可以在 180 天内被访问或还原。Sync 还会作为文件的当前版本的备份。在更新到当前版本之前,团队成员可以同时使用 Dropbox 处理单独的文件,这使得合并更改和解决任何文件冲突变得非常简单。

简而言之:版本控制软件可简化文件版本控制的整个过程,并为处理这些文件的团队带来更多优势。

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