有效的文档版本控制

帮助您的团队建立有效的版本控制系统,确保他们使用的始终是最新版本的文件。

使用版本控制

如今,组织内的团队可以跨部门、办事处、边界和时区开展协作,而协作过程中他们使用的仍是同一组文档。尽管这种场景非常普遍,但这些团队在管理他们的工作文件的众多不同版本时往往仍困难重重。有多少标有“FINAL”的文档很快又被标注了“FINAL V2”?如果您的团队花费大量时间查找最新文件和跟踪更改,那么你们可能早就该建立适当的版本控制系统了。

版本控制到底是什么呢?

版本控制是管理随着工作的开展逐渐形成的文件的不同版本的过程,通常使用版本控制系统来执行版本控制。尽管版本控制系统最初可能出现在软件开发中用于管理代码更改,但是它们并没有听起来的那么复杂。版本控制系统可能只是可跟踪更改并允许您随时访问文件的所有旧版本的软件。版本控制系统也可能是用于处理文件的一组规则,例如用于分别存储不同版本的文件夹架构。

这些不同的用途远远超出了创建代码的范畴;例如,文档版本控制可以帮助作者管理内容的不同草稿,也可以帮助图形设计师跟踪对设计文件所做的更改。

如何使用版本控制创建文档管理系统

您可以采取多种方法来执行版本控制,具体取决于您团队的需求和您组织的规模。大多数人只会告诉别人他们发送的是文件的哪个版本,或者只是用名字的首字母缩写或“已审阅”来标注文档。由于每个人标注文档的方式都不同,即使只有两个人一起工作,这种方法也会很快变得混乱不堪,更不用说更大规模的团队或组织开展协作了。就这一点来说,需要采用一种明确规定的方法来管理团队的文件。

命名约定

很明显,团队必须遵循严格的命名约定,这对于版本控制至关重要。对于新手来说,命名约定必须一致,并且对访问文件的所有人来说必须清晰易懂。但是,它也应考虑团队与这些文件的交互方式。例如,如果文档的日期是团队组织文档的最重要因素,那么文件名应以日期开头。这将是您为您的团队过滤和搜索这些文档的最常用方法。就这一方面来说,文件名应包含最重要的信息,以便于了解文档中的内容。当然,如果您要仅仅使用命名约定作为版本控制系统,那么它还必须包括编号系统,用于识别不同文件版本。

信息架构

建立了对您的团队而言行之有效的文档标注方法之后,您需要一个易于访问的系统来安全存储您的文档。这就是信息架构,即您用于存储信息的文件夹和文件的布局。自然,命名约定在这方面也起着很大作用 — 如果文件都位于一个名为“Work”的文件夹中,那么再怎么严格组织的文件名也没用。然而,信息架构还涉及谁有权访问这些文件,因为并非每个文件都应对组织中的每个成员可用。

解决这一问题的最佳方法通常是采用共享文件存储解决方案。利用 Dropbox Business 中的团队文件夹,您可以创建安全的信息架构。通过在 Dropbox 中分配特定的团队,您可以为他们的工作创建存储库,并且团队内部成员和团队外部成员具有这些存储库的特定访问权限。这样,您可以确保文件不会遭到未经许可的更改,并且文件的不同版本可以安全地存档。

版本控制软件

命名约定和信息架构是文档管理系统取得成功的基石。但是,当它们用作版本控制的主要方法时,它们就会变得非常耗时。版本控制软件可自动执行许多与版本控制相关的流程,并可以提供仅仅使用命名约定而无法提供的优势。

至少,版本控制软件会自动存储文件的每个旧版本。之后,您可以随时访问或还原到这些旧版本,这些旧版本还可以作为文件当前版本的备份。在文件更新到当前版本之前,团队成员还可以使用版本控制软件并发处理单独的文件。这样,合并更改和解决任何文件冲突就变得非常简单。

简而言之:版本控制软件可简化文件版本控制的整个过程,并为处理这些文件的团队带来更多优势。

为什么版本控制对团队如此重要?

在处理协作文档时,具有某种形式的版本控制对于在一项工作中保持一致至关重要。要签发某个已完成的文档,您总得知道哪个文件是最终版本,但知道最终版本还远远不够。正确使用恰当的软件和版本控制文件可以避免浪费时间,并可以加快各种规模组织内的流程。

保留文件的每个不同版本

版本控制的最主要优势是能够从项目开始到完成保留整个项目工作流程中的文件的每一个版本。您可以检查版本之间的差异,并确保所有更改均已贯彻执行。您应该确保每个版本的终稿内容是最终的,任何更改须在前一天晚上凌晨 1 点之前完成。

项目结束后,在事后审查团队的工作时,版本历史也有着举足轻重的作用。在这种情况下,文档版本控制可以用作项目期间团队工作的审核跟踪,详细阐述他们在每个阶段的进度。借助这些信息,您可以更好地诊断流程中的问题,这在确定将来如何才能简化工作时尤其有用。

安全文件处理和编辑

没有什么比有人未经许可覆盖文件或意外删除文件更耽误团队工作的事了。在这种情况下,除了翻阅大量电子邮件以期找到原始文件的副本,您对此毫无它法。版本控制系统会在更改的每个阶段保留文件的版本,因此您可以随时使用备份,而不是寄希望于走运找到副本。利用 Dropbox 文件恢复功能,如果团队成员误改了或误删了某个文件,若您需要还原到该文件的旧版本,该旧版本始终可用。您永远不必担心文件会消失或被永久更改。

监控团队成员所做的更改

如果是规模庞大的团队合作共事,了解是谁做出了更改,以及更改的时间和内容至关重要。共享文档通常包含有关详细信息,例如最近一次更改此文档的人是谁,但是这类文档可能不会在文件中包含任何其他团队成员。在这种情况下,不久您就得发电子邮件询问谁查看了文件以及他们进行了哪些编辑,这很浪费时间。

准确识别团队成员所做的文件更改和生成的不同文档版本正是版本控制软件的用武之地。例如,使用 Dropbox 中的版本控制功能,所有文件更改都将可见并且直接与团队成员的电子邮件和帐户相关联。每当有人编辑文件,或者移动或删除共享文件夹中的文件时,您就会收到通知;有人编辑文件时,通知中还会显示确切的更改内容。

这种级别的版本控制可提高管理文件以及为这些文件建立问责制流程的透明度。您可以看到团队成员开始处理文件的时间,或者他们是否错误或意外更改了某些内容。您可以就任何文件更改立即联系相关人员,而不用发送任何尴尬的电子邮件,也不用在 Slack 中通知整个团队。

在整个组织中创建真实信息源

当您与分散在不同区域或在严格监管空间中运作的团队合作时,保持一致至关重要。但是,如果信息没有实现集中化、无法访问,很快团队就会变得不同步,不久就会形成孤岛。辅之以正确的信息架构,版本控制可帮助您在组织的各个部门创建和保留共享信息源。

版本控制使您可以保留一个集中文档,您组织中的每个人都可以参考这个文档,而不是不断发送更新的指南。利用 Dropbox,例如,您的人力资源指南可以存储在单个共享文件夹中,并且不同的团队成员具有该共享文件夹的特定访问权限。更新这些文件时,团队成员可在同一个源位置找到最新信息,而编辑者会记录所有弃用的信息。通过这种简单方法可确保安全地存储、备份信息,并且每个人在需要时都可以访问信息。

使用版本控制自动执行和加速流程

当然,任何流程优化的最终目标都应该是简化经理和团队成员的工作,为他们节约时间。文档版本控制从一开始就可以助力您的团队变得更加敏捷。它使每个人都可以获得最新文档,并在处理文档时保持协同一致,同时它还可以防范由于文件处理错误而导致的停机时间。

版本控制系统具有监督功能、透明性和安全性等额外优势,不仅可以确保您获得文件的最新版本,更有多重功能加持。利用版本控制系统,您可以深入了解您团队的流程,帮助您进一步优化这些流程,以便将来在整个组织中使这些流程更加一致。

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