Kawalan Versi Dokumen Berkesan

Bantu pasukan anda mewujudkan sistem kawalan versi berfungsi yang akan memastikan mereka sentiasa bekerja dengan versi fail yang paling terkini.

Bekerja dengan kawalan versi

Pasukan dalam organisasi hari ini bekerjasama antara jabatan, pejabat, sempadan dan zon waktu — semuanya bekerja dengan sekumpulan dokumen yang sama. Walaupun penyediaan seperti ini menjadi kebiasaan, pasukan yang sama ini masih sering menghadapi kesukaran untuk menguruskan pelbagai versi fail kerja mereka. Berapa banyak dokumen berlabel "FINAL" diikuti oleh "FINAL V2"? Sekiranya pasukan anda kehilangan masa untuk mencari fail yang paling terkini dan menjejak perubahan, ini mungkin tertangguh untuk mewujudkan sistem kawalan versi yang betul.

Jadi, apakah sebenarnya kawalan versi?

Kawalan versi adalah proses menguruskan versi fail yang berlainan dari masa ke masa, ini biasanya dilakukan dengan menggunakan sistem kawalan versi. Walaupun pada awalnya ia muncul dalam penghasilan perisian untuk mengurus perubahan kod, sistem kawalan versi tidaklah begitu rumit seperti namanya. Ini mungkin perisian yang menjejak perubahan dan membolehkan anda mengakses semua versi fail terdahulu pada bila-bila masa. Sistem kawalan versi juga boleh menjadi set aturan untuk bekerja dengan fail, seperti seni bina folder untuk menyimpan versi yang berbeza secara berasingan.

Pelbagai kegunaan ini melebihi sekadar pembuatan kod; sebagai contoh, kawalan versi dokumen dapat membantu penulis menguruskan draf kandungan yang berbeza atau seorang pereka grafik menjejak perubahan yang dibuat pada fail reka bentuk.

Cara membuat sistem pengurusan dokumen dengan kawalan versi

Terdapat pelbagai pendekatan yang dapat anda boleh gunakan untuk mengendalikan versi, bergantung dengan keperluan pasukan dan saiz organisasi anda. Sebilangan besar orang hanya akan memberitahu seseorang versi fail yang mereka hantar atau labelkan dokumen dengan parap atau "disemak." Setiap orang melabelkan dokumen dengan cara yang berbeza, jadi pendekatan ini boleh mengelirukan ketika hanya dua orang yang bekerjasama — apatah lagi jika pasukan atau organisasi yang lebih besar. Apabila sampai ke tahap ini, pendekatan yang lebih halus diperlukan untuk menguruskan fail pasukan.

Konvensyen penamaan

Ini mungkin nampak jelas tetapi dengan memiliki konvensyen penamaan tegas yang diikuti oleh pasukan anda sememangnya mustahak untuk kawalan versi. Sebagai permulaan, konvensyen penamaan perlu konsisten, dan haruslah jelas bagi sesiapa sahaja yang mengakses fail anda. Walau bagaimanapun, ini juga harus berdasarkan cara pasukan anda berinteraksi dengan fail tersebut. Contohnya, jika pentarikhan dokumen adalah faktor terpenting bagi pasukan anda dalam menyusunnya, maka nama fail harus bermula dengan tarikh. Ini adalah cara yang paling biasa untuk menyaring dan mencari dokumen tersebut untuk pasukan anda. Dari situ, nama fail harus merangkumi maklumat yang paling penting untuk memahami apa yang terkandung dalam dokumen. Sudah tentu, jika anda akan menggunakan konvensyen penamaan sahaja sebagai sistem kawalan versi, maka ini juga mesti merangkumi sistem penomboran untuk versi fail yang berbeza.

Seni bina maklumat

Setelah anda menentukan kaedah melabel dokumen yang sesuai untuk pasukan, anda memerlukan sistem yang mudah diakses untuk menyimpannya dengan selamat. Di situlah seni bina maklumat memainkan peranan, ini memudahkan susun atur folder dan fail yang anda gunakan untuk menyimpan maklumat. Secara semula jadi, konvensyen penamaan juga memainkan peranan besar di sini — tidak ada gunanya mengatur nama fail dengan ketat jika ia berada dalam folder bertajuk "Bekerja." Walau bagaimanapun, seni bina maklumat juga tentang orang yang mempunyai akses ke fail tersebut, kerana bukan setiap fail harus tersedia untuk setiap anggota organisasi anda.

Cara terbaik untuk mengatasi ini biasanya melalui penyelesaian penyimpanan fail dikongsi. Folder pasukan dalam Dropbox Business membolehkan anda membuat seni bina maklumat yang selamat. Dengan menetapkan pasukan tertentu dalam Dropbox, anda boleh membuat repositori untuk tugasan mereka dengan izin akses khusus untuk orang dalam dan luar pasukan. Dari sana, anda dapat memastikan bahawa fail tidak diubah tanpa izin dan versi fail yang berbeza dapat diarkibkan dengan selamat.

Perisian kawalan versi

Konvensyen penamaan dan seni bina maklumat adalah tonggak sistem pengurusan dokumen yang berjaya. Namun, ini juga boleh memakan waktu ketika digunakan sebagai kaedah utama pengendalian versi. Perisian kawalan versi  mengautomatikkan banyak proses di sekitar kawalan versi dan memberikan faedah tambahan yang tidak dapat ditawarkan oleh konvensyen penamaan.

Paling tidak, perisian kawalan versi secara automatik menyimpan setiap versi fail sebelumnya. Kemudian ini dapat diakses atau dikembalikan ke mana-mana versi terdahulu dan juga berfungsi sebagai sandaran untuk versi fail semasa. Anggota pasukan juga dapat bekerja secara serentak pada fail yang terpisah dengan perisian kawalan versi sebelum mengemas kini ke versi semasa. Ini memudahkan penggabungan perubahan dan menyelesaikan konflik fail.

Ringkasannya: perisian kawalan versi memudahkan keseluruhan proses pengurusan versi fail dan memberikan faedah tambahan kepada pasukan yang bekerja dengan fail tersebut.

Mengapakah kawalan versi sangat penting untuk pasukan?

Apabila bekerja dengan dokumen kolaboratif, penting untuk memiliki beberapa bentuk kawalan versi bagi penyelarasan kerja. Untuk menandatangani dokumen yang lengkap, anda perlu tahu fail mana satu yang merupakan versi muktamad, dan lebih lagi. Dengan menggunakan perisian dan pengurusan versi fail yang betul dapat melindungi dari kerugian masa dan mempercepat proses dalam organisasi dalam semua bentuk.

Simpan setiap versi fail yang berbeza

Manfaat utama kawalan versi adalah dapat mengekalkan setiap versi fail sepanjang aliran kerja projek - dari mula hingga akhir. Anda boleh memeriksa perbezaan antara versi dan memastikan bahawa semua perubahan yang dibuat telah selesai. Anda harus yakin perkara yang membuatnya menjadi versi akhir adalah muktamad dan tidak diubah lagi pada pukul 1 sebelumnya.

Setelah projek selesai, sejarah versi juga penting ketika meninjau kerja pasukan anda dari belakang. Dalam kes ini, kawalan versi dokumen dapat berfungsi sebagai jejak audit kerja pasukan anda untuk satu projek, ini memperincikan kemajuan mereka pada setiap peringkat. Berbekalkan maklumat tersebut, anda dapat mendiagnosis masalah dalam proses anda dengan lebih baik, terutama sekali mengenai cara anda dapat memperkemaskan kerja anda pada masa depan.

Pengendalian dan penyuntingan fail yang selamat

Tidak ada yang lebih melambatkan kerja dalam pasukan disebabkan oleh seseorang yang menulis ganti fail tanpa kebenaran — atau menghapus fail secara tidak sengaja. Dari saat itu, tidak ada yang boleh anda lakukan selain menggeledah melalui e-mel anda dengan harapan dapat menemui salinan fail asal. Jika anda berharap untuk menemuinya, lebih baik anda mengharapkan sandaran yang ada kerana sistem kawalan versi akan mengekalkan versi fail pada setiap peringkat perubahan. Dengan pemulihan fail Dropbox , jika ahli pasukan melakukan perubahan atau menghapus fail secara salah, versi sebelumnya sentiasa tersedia sekiranya anda perlu mengembalikannya. Anda tidak perlu risau bahawa fail hilang atau perubahan kekal dibuat.

Pantau perubahan dari ahli pasukan

Apabila anda mempunyai pasukan besar yang bekerjasama, sangat penting anda mengetahui orang yang membuat perubahan pada apa dan waktunya. Dokumen yang dikongsi biasanya merangkumi perincian siapa yang baru saja ini mengedit dokumen, tetapi ini mungkin tidak termasuk ahli pasukan lain pada fail tersebut. Dalam contoh ini, anda pasti akan membuang masa untuk menghantar e-mel untuk bertanya orang yang telah menyemak fail dan pengeditan yang mereka lakukan.

Perubahan fail cap jari dan versi yang berbeza bagi satu dokumen kepada ahli pasukan adalah tempat anda memerlukan perisian kawalan versi. Sebagai contoh, dengan menggunakan kawalan versi di Dropbox, semua perubahan fail akan dapat dilihat dan dihubungkan secara langsung dengan e-mel dan akaun ahli pasukan. Anda akan menerima pemberitahuan setiap kali seseorang mengedit fail — menunjukkan dengan tepat apa yang diubah — atau jika mereka memindahkan atau menghapuskan fail dalam folder dikongsi.

Tahap kawalan versi ini menghasilkan proses yang lebih telus untuk menguruskan fail anda dan juga kebertanggungjawaban terhadap fail tersebut. Anda dapat melihat waktu ahli pasukan anda mula mengerjakan fail atau ada sesuatu yang diubah secara salah atau tidak sengaja. Sebarang perubahan fail dapat diperiksa segera dengan orang yang berkenaan tanpa e-mel yang canggung yang memberitahu seluruh pasukan di Slack.

Cipta sumber kebenaran di seluruh organisasi anda

Semasa anda bekerjasama dengan pasukan yang beroperasi di tempat yang berlainan atau di tempat yang sangat terkawal, penyelarasan sangat penting. Jika maklumat tidak berpusat dan tidak dapat diakses, lambat laun pasukan anda pasti tidak segerak dan silo akan berlaku. Gabungan dengan seni bina maklumat yang tepat, kawalan versi dapat membantu anda membuat dan mengekalkan sumber maklumat yang dikongsi dalam semua bidang organisasi anda.

Anda tidak perlu menghantar garis panduan terkini berkali-kali, kawalan versi membolehkan anda menyimpan satu dokumen berpusat yang dapat dirujuk oleh semua orang dalam organisasi anda. Dengan Dropbox, garis panduan HR boleh disimpan dalam satu folder dikongsi, dengan  keizinan akses khusus untuk ahli pasukan yang berbeza. Semasa mengemas kini fail tersebut, ahli pasukan akan menemui maklumat terbaru dalam sumber yang sama, sementara editor akan mempunyai rekod semua maklumat yang tidak digunakan lagi. Ini adalah kaedah mudah untuk memastikan bahawa maklumat disimpan dengan selamat, disandarkan, dan dapat diakses oleh semua orang yang memerlukannya.

Mengautomatikkan dan mempercepatkan proses dengan kawalan versi

Sudah tentu, matlamat akhir pengoptimuman proses adalah menjadikan sesuatu lebih mudah dan kurang memakan masa untuk kedua-dua pihak pengurus dan ahli pasukan. Sejak awal lagi, kawalan versi dokumen dapat membantu pasukan anda menjadi lebih tangkas. Ini membuat semua orang selalu mendapat maklumat terkini dan diselaraskan pada dokumen sambil memberikan keselamatan daripada masa henti yang disebabkan oleh kesalahan dalam pengendalian fail.

Dengan faedah tambahan bagi pengawasan, ketelusan dan keselamatan, sistem kawalan versi dapat melakukan lebih lagi daripada memastikan anda memiliki fail versi terbaru. Ini dapat memberikan gambaran mengenai proses pasukan anda, membantu anda untuk memperbaikinya, kemudian menyelaraskannya dengan lebih baik di seluruh organisasi anda pada masa depan.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business