Kawalan versi dokumen yang berkesan

Bantu pasukan anda mewujudkan sistem kawalan versi berfungsi yang akan memastikan mereka sentiasa bekerja dengan versi fail yang paling terkini.

true

Jadi, apakah sebenarnya kawalan versi?

Pasukan dalam organisasi hari ini bekerjasama antara jabatan, pejabat, sempadan dan zon waktu—dan bekerja daripada set dokumen yang sama. Walaupun penyediaan seperti ini telah menjadi kebiasaan, pasukan yang sama ini masih sering menghadapi kesukaran untuk menguruskan pelbagai versi fail kerja mereka. Berapa banyak dokumen berlabel "FINAL" diikuti oleh "FINAL V2"? Jika pasukan anda menghabiskan masa mencari fail terbaharu dan menjejaki perubahan, mungkin sudah tiba masanya untuk mewujudkan sistem kawalan versi.

Kawalan versi mengurus versi fail yang berbeza dari semasa ke semasa. Sistem kawalan versi pada mulanya dipaparkan dalam pembangunan perisian untuk mengurus perubahan pada kod. Kini sistem ini tidak begitu rumit seperti nama sistemnya. Sistem ini boleh merupakan perisian yang menjejak perubahan dan membolehkan anda mengakses semua versi fail terdahulu pada bila-bila masa. Sistem kawalan versi juga boleh menjadi set aturan untuk bekerja dengan fail, seperti seni bina folder untuk menyimpan versi yang berbeza secara berasingan.

Penggunaan kawalan versi jauh melangkaui proses penciptaan kod. Contohnya, kawalan versi dokumen boleh membantu penulis mengurus draf buku yang berbeza. Ia juga boleh membantu pereka bentuk grafik menjejaki reka bentuk yang muktamad untuk klien.

Lima sebab kawalan versi penting untuk pasukan

Apabila berkaitan dengan bekerja pada dokumen kerjasama, pemilikan beberapa bentuk kawalan versi adalah penting untuk penyelarasan. Untuk menandatangani dokumen yang lengkap, anda perlu mengetahui fail yang merupakan versi terakhir tetapi bukan sekadar itu sahaja. Dengan menggunakan perisian dan pengurusan versi fail yang betul, anda akan dilindungi daripada kerugian masa dan mempercepat proses dalam organisasi dalam semua bentuk.

1. Kekalkan setiap versi fail yang berbeza

Faedah teras kawalan versi ialah keupayaan untuk mengekalkan setiap versi tunggal dokumen atau fail sepanjang aliran kerja projek—daripada awal hingga akhir. Anda boleh menyemak perbezaan antara versi dan memastikan semua perubahan diluluskan. Sistem kawalan versi yang teratur membolehkan anda memastikan bahawa perkara yang menjadikannya versi akhir adalah muktamad, tidak ditambah selepas waktu kerja tanpa diketahui oleh semua kolaborator.

Setelah projek selesai, sejarah versi juga boleh menjadi penting semasa menyemak kerja pasukan anda. Dalam kes ini, kawalan versi dokumen boleh berfungsi sebagai jejak audit kerja pasukan anda semasa projek, memperincikan sejarah semakan pada setiap peringkat. Berbekalkan maklumat itu, anda boleh mendiagnosis isu dalam proses anda dengan lebih baik terutamanya apabila berkaitan dengan proses memperkemaskan kerja anda pada masa hadapan.

2. Pengendalian dan penyuntingan fail yang selamat

Tiada perkara yang melengahkan kerja dalam pasukan lebih daripada seseorang menulis ganti fail tanpa kebenaran atau memadam fail secara tidak sengaja. Dari saat itu, tidak ada apa-apa yang boleh anda lakukan selain menggeledah melalui e-mel anda dengan harapan dapat menemui salinan fail asal. Sistem kawalan versi mengekalkan versi fail pada setiap peringkat. Oleh itu, anda sentiasa boleh mengharapkan tersedianya sandaran. Dengan pemulihan fail Dropbox, jika ahli pasukan membuat perubahan atau memadam fail, mana-mana versi sebelumnya sentiasa tersedia.

3. Pantau perubahan daripada ahli pasukan

Apabila anda mempunyai pasukan yang besar yang bekerja bersama-sama, mengetahui orang yang membuat perubahan dan masa perubahan tersebut adalah penting. Dokumen yang dikongsi kebiasaannya termasuk butiran tentang orang yang paling mengedit dokumen baru-baru ini tetapi mungkin tidak mempunyai ahli pasukan lain dalam fail. Dalam contoh ini, anda pasti akan membuang masa untuk menghantar e-mel bertanya orang yang telah menyemak fail dan pengeditan yang telah dilakukan oleh mereka.

Pengenalpastikan perubahan fail dan versi suatu dokumen yang berbeza kepada ahli pasukan menjadi sebab anda memerlukan perisian kawalan versi. Sebagai contoh, dengan menggunakan kawalan versi pada Dropbox, semua perubahan fail akan dapat dilihat dan dikaitkan secara langsung dengan e-mel dan akaun ahli pasukan. Anda akan menerima pemberitahuan apabila seseorang mengedit fail—menunjukkan butiran perkara yang telah diubah—atau jika mereka mengalihkan atau memadamkan fail dalam folder kongsian.

Tahap kawalan versi ini menghasilkan proses yang lebih telus untuk menguruskan fail anda dan juga kebertanggungjawaban terhadap fail itu. Anda boleh melihat apabila ahli pasukan anda mula bekerja pada fail atau jika sesuatu telah diubah secara salah atau tidak sengaja. Anda boleh segera menyemak apa-apa perubahan fail dengan orang yang berkaitan tanpa apa-apa e-mel janggal yang memaklumkan seluruh pasukan dalam Slack.

4. Cipta sumber kebenaran merentas organisasi anda

Semasa anda bekerjasama dengan pasukan yang beroperasi di tempat yang berlainan atau di ruang yang sangat terkawal, penyelarasan menjadi sangat penting. Jika maklumat tidak berpusat dan tidak dapat diakses, lambat-laun pasukan anda pasti tidak selaras dan silo akan berlaku. Apabila digabungkan dengan seni bina maklumat yang tepat, kawalan versi dapat membantu anda membuat dan mengekalkan sumber maklumat yang dikongsi dalam semua bidang organisasi anda.

Berbanding dengan menghantar garis panduan yang dikemas kini secara berterusan, kawalan versi membolehkan anda menyimpan satu dokumen sandaran secara tokokan yang terpusat yang boleh dirujuk oleh semua orang dalam organisasi anda. Contohnya, dengan Dropbox, anda boleh menyimpan garis panduan HR anda dalam satu folder kongsian, dengan kebenaran akses untuk ahli pasukan yang berbeza. Apabila mengemas kini fail itu, ahli pasukan akan mencari maklumat terbaharu dalam sumber yang sama. Mana-mana editor akan mempunyai rekod untuk semua maklumat yang disusutkan. Kaedah ini mudah untuk memastikan bahawa maklumat disimpan dengan selamat, disandarkan, dan dapat diakses oleh semua orang yang memerlukannya.

5. Mengautomasikan dan mempercepatkan proses perniagaan

Matlamat akhir mana-mana pengoptimuman proses hendaklah untuk membuat sesuatu menjadi lebih mudah dan kurang memakan masa untuk pengurus dan ahli pasukan. Sejak awal lagi, kawalan versi dokumen dapat membantu pasukan anda menjadi lebih tangkas. Kawalan ini memastikan semua orang dikemas kini dan diselaraskan pada dokumen sambil menyediakan fail-yang selamat daripada kesilapan dalam pengendalian fail.

Dengan faedah tambahan pengawasan, ketelusan dan keselamatan, sistem kawalan versi dapat melakukan yang lebih daripada sekadar memastikan anda memiliki fail versi terkini. Kawalan ini boleh memberikan statistik tentang proses pasukan anda, membantu anda memperhalusi proses dengan lebih lanjut dan kemudian menyelaraskan proses dengan lebih baik merentas organisasi anda.

Cara membuat sistem pengurusan dokumen dengan kawalan versi

Terdapat pelbagai pendekatan yang boleh anda ambil untuk mengawal versi, bergantung pada keperluan pasukan anda dan saiz organisasi anda. Kebanyakan orang akan memberikan nombor versi pada fail yang dihantar atau labelkan dokumen dengan huruf awal atau "disemak". Setiap orang melabelkan perkara dengan berbeza, dan oleh itu, pendekatan ini boleh menjadi keliru dengan cepat, terutamanya dengan ramai kolaborator merentas organisasi yang besar. Apabila sampai kepada tahap ini, pendekatan yang lebih tertakrif diperlukan untuk pengurusan fail pasukan.

1. Konvensyen penamaan

Perkara ini mungkin jelas ternyata tetapi konvensyen penamaan tegas yang diikuti oleh pasukan anda sememangnya merupakan perkara penting dalam kawalan versi. Sebagai permulaan, konvensyen penamaan mestilah konsisten dan jelas kepada sesiapa sahaja yang mengakses fail anda. Konvensyen ini juga hendaklah berdasarkan pada cara pasukan anda berinteraksi dengan fail itu. Contohnya jika tarikh dokumen merupakan faktor yang paling penting kepada pasukan anda semasa mengatur fail, maka nama fail hendaklah bermula dengan tarikh. Bahagian pertama nama hendaklah mencerminkan cara paling biasa pasukan anda mencari dokumen itu. Dari situ, nama fail hendaklah mengandungi maklumat yang paling penting untuk menentukan kandungan dengan cepat. Jika anda akan menggunakan konvensyen penamaan sahaja sebagai sistem kawalan versi anda, konvensyen juga mesti mengandungi sistem penomboran untuk versi yang berbeza dan baharu.

2. Seni bina maklumat

Sebaik sahaja anda menentukan kaedah melabel dokumen yang sesuai untuk pasukan, anda memerlukan sistem yang mudah diakses untuk menyimpan dokumen dengan selamat. Di situlah seni bina maklumat memainkan peranan, ini memudahkan susun atur folder dan fail yang anda gunakan untuk menyimpan maklumat. Pada dasarnya, konvensyen penamaan juga memainkan peranan besar di sini—tidak ada gunanya mengatur nama fail dengan ketat jika ia berada dalam folder bertajuk "Kerja." Walau bagaimanapun, seni bina maklumat juga berkaitan orang yang mempunyai akses kepada fail tersebut, kerana bukan setiap fail harus tersedia untuk setiap ahli organisasi anda.

Biasanya, cara terbaik untuk menangani perkara ini adalah melalui perkongsian penyelesaian simpanan failFolder pasukan dalam Dropbox Business membolehkan anda membuat seni bina maklumat yang selamat. Dengan menetapkan pasukan tertentu dalam Dropbox, anda boleh membuat repositori untuk tugasan mereka dengan keizinan akses khusus untuk orang dalam dan luar pasukan.

3. Perisian kawalan versi

Konvensyen penamaan dan seni bina maklumat merupakan tonggak sistem pengurusan dokumen yang berjaya. Namun, perkara ini juga boleh memakan waktu ketika digunakan sebagai kaedah utama pengendalian versi. Perisian kawalan versi mengautomatikkan banyak proses di sekitar kawalan versi dan memberikan faedah tambahan yang tidak dapat ditawarkan oleh konvensyen penamaan.

Penyelarasan Dropbox menyimpan setiap versi fail terdahulu secara automatik. Semua fail anda kemudiannya boleh diakses atau dibalikkan kepada sehingga 180 hari. Penyelarasan juga berfungsi sebagai sandaran untuk versi semasa fail. Ahli pasukan boleh bekerja serentak pada fail berasingan dengan Dropbox sebelum mengemas kini kepada versi semasa yang memudahkan proses menggabungkan perubahan dan menyelesaikan apa-apa percanggahan fail.

Ringkasannya: perisian kawalan versi memudahkan keseluruhan proses pengurusan versi fail dan memberikan faedah tambahan kepada pasukan yang bekerja dengan fail tersebut.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Bermula dengan Dropbox