Kontrol Versioning Dokumen yang Efektif

Membantu tim Anda membuat sistem kontrol versi yang berfungsi, yang akan memastikan bahwa mereka selalu mengerjakan file versi terbaru.

true

Jadi, apa sebenarnya kontrol versi?

Tim dalam organisasi masa kini berkolaborasi antar departemen, kantor, negara, dan zona waktu sambil mengerjakan sekumpulan dokumen yang sama. Terlepas dari betapa lazimnya cara ini, tim tersebut sering mengalami kesulitan dalam mengelola berbagai versi file pekerjaan mereka. Berapa banyak dokumen berlabel "FINAL" yang kemudian segera diikuti oleh dokumen berlabel "FINAL V2"? Jika tim Anda tidak memiliki cukup waktu untuk menemukan file terbaru dan melacak perubahan, mungkin sudah saatnya untuk menetapkan sistem kontrol versi.

Kontrol versi mengelola berbagai versi file seiring waktu. Sistem kontrol versi awalnya muncul dalam pengembangan perangkat lunak untuk mengelola perubahan yang harus dikodekan. Kini, hal tersebut tidak serumit kedengarannya. Sistem ini dapat berupa perangkat lunak yang melacak perubahan dan memungkinkan Anda untuk mengakses semua versi sebelumnya dari suatu file kapan pun. Sebuah sistem kontrol versi juga dapat berupa serangkaian aturan untuk mengerjakan file, seperti arsitektur folder untuk menyimpan berbagai versi.

Kegunaan kontrol versi lebih dari sekadar membuat kode. Misalnya, kontrol versi dokumen dapat membantu penulis mengelola berbagai draf dari sebuah buku. Kontrol ini juga dapat membantu desainer grafis melacak desain final bagi klien.

Lima alasan kontrol versi penting bagi tim

Saat harus menangani dokumen kolaboratif, kontrol versi diperlukan untuk melakukan penyelarasan. Untuk menyetujui dokumen lengkap, Anda harus mengetahui file yang merupakan versi final. Namun, bukan itu saja yang diperlukan. Menggunakan perangkat lunak yang tepat dan memulihkan versi dengan benar dapat mencegah kehilangan waktu dan mempercepat proses dalam semua jenis organisasi.

1. Menyimpan setiap versi dari sebuah file

Manfaat utama kontrol versi adalah kemampuan untuk menyimpan setiap versi dokumen atau file di sepanjang alur kerja proyek—dari awal hingga akhir. Anda dapat memeriksa perbedaan di antara versi yang ada dan memastikan bahwa semua perubahan telah disetujui. Sistem kontrol versi yang dikelola dengan baik akan memungkinkan Anda untuk merasa yakin bahwa semua yang masuk ke versi final memang bersifat final, bukan ditambahkan setelah jam kerja tanpa sepengetahuan para kolaborator.

Setelah proyek selesai, riwayat versi juga penting ketika meninjau hasil kerja tim. Dalam hal ini, kontrol versi dokumen dapat berfungsi sebagai jejak audit dari hasil kerja tim dalam sebuah proyek yang memberikan detail riwayat revisi di setiap tahap. Dengan informasi tersebut, Anda dapat mendiagnosis masalah dalam proses yang ada dengan lebih baik, khususnya sehubungan dengan melakukan efisiensi pekerjaan di waktu mendatang.

2. Penanganan dan pengeditan file yang aman

Seseorang yang menimpa file tanpa izin atau tidak sengaja menghapus file dapat menunda pekerjaan dalam sebuah tim. Jika hal tersebut terjadi, tidak ada yang dapat Anda lakukan selain menelusuri email dan berharap untuk menemukan salinan file aslinya. Sistem kontrol versi menyimpan versi file di setiap tahap, sehingga Anda dapat selalu memiliki cadangan. Dengan pemulihan file Dropbox, jika seorang anggota tim melakukan perubahan atau menghapus file, versi sebelumnya akan selalu tersedia.

3. Memantau perubahan dari anggota tim

Jika Anda memiliki tim besar yang bekerja bersama-sama, penting untuk mengetahui orang yang melakukan perubahan dan waktu perubahan dilakukan. Dokumen bersama biasanya mencakup detail mengenai orang yang baru saja mengeditnya, tetapi mungkin tidak menyertakan anggota tim lain di file tersebut. Dalam kasus ini, Anda akan membuang waktu mengirimkan email ke semua orang untuk bertanya siapa yang meninjau file tersebut dan pengeditan apa yang dilakukan.

Mencatat perubahan file dan versi yang berbeda dari suatu dokumen untuk seorang anggota tim adalah alasan Anda memerlukan perangkat lunak kontrol versi. Dengan menggunakan kontrol versi di Dropbox, semua perubahan file akan terlihat dan terkait secara langsung dengan email dan akun anggota tim. Anda akan menerima notifikasi setiap kali seseorang mengedit file dengan menampilkan detail perubahannya atau jika mereka memindahkan atau menghapus file dalam folder bersama.

Kontrol versi tingkat ini menghasilkan sebuah proses yang lebih transparan dalam mengelola file serta akuntabilitas atas file tersebut. Anda dapat melihat saat anggota tim mulai mengerjakan sebuah file atau jika sesuatu diubah secara keliru atau tidak disengaja. Anda dapat segera memeriksa perubahan file dengan orang yang relevan tanpa email canggung yang memperingatkan seluruh tim di Slack.

4. Membuat sumber tunggal untuk seluruh organisasi Anda

Ketika Anda bekerja dengan sebuah tim yang beroperasi di berbagai tempat atau di tempat yang diatur, penyelarasan adalah hal yang sangat penting. Jika informasi tidak terpusat dan mudah diakses, tim akan cepat menjadi kacau dan silo akan timbul. Ketika dipadukan dengan arsitektur informasi yang tepat, kontrol versi dapat membantu Anda membuat dan menyimpan sumber informasi bersama di semua bidang dalam organisasi Anda.

Daripada terus mengirim pembaruan panduan, kontrol versi memungkinkan Anda menyimpan satu dokumen terpusat yang dicadangkan secara inkremental yang dapat menjadi referensi untuk semua orang dalam organisasi Anda. Misalnya, dengan Dropbox, Anda dapat menyimpan panduan SDM dalam satu folder bersama dengan izin akses khusus untuk berbagai anggota tim. Saat memperbarui file tersebut, anggota tim akan menemukan informasi terbaru dalam sumber yang sama. Editor akan memiliki catatan dari semua informasi yang terpenggal. Ini adalah cara yang sederhana untuk memastikan bahwa semuanya tersimpan dengan aman, dicadangkan, dan mudah diakses oleh siapa pun yang membutuhkannya.

5. Mengotomatiskan dan mengakselerasi proses bisnis

Tujuan akhir sebuah pengoptimalan proses adalah untuk membuat sesuatu lebih mudah dan lebih hemat waktu bagi para manajer dan anggota tim. Sejak awal, kontrol versi dokumen dapat membantu tim Anda bekerja lebih cepat. Kontrol ini membantu semua orang mengikuti perkembangan dan menyelaraskan diri pada dokumen sekaligus menyediakan perlindungan dari kesalahan dalam penanganan file.

Dengan manfaat tambahan berupa pengawasan, transparansi, dan keamanan, sistem kontrol versi dapat melakukan lebih dari sekadar memastikan bahwa Anda memiliki versi terbaru dari sebuah file. Kontrol ini dapat memberikan wawasan mengenai proses tim, membantu Anda untuk lebih menyempurnakannya, lalu menyelaraskannya dengan lebih baik ke seluruh organisasi Anda.

Cara membuat sistem manajemen dokumen dengan kontrol versi

Ada berbagai macam pendekatan yang dapat diambil terkait dengan kontrol versi tergantung pada kebutuhan tim dan ukuran organisasi Anda. Sebagian besar orang akan memberikan nomor versi ke sebuah file yang dikirim atau melabeli dokumen dengan inisial atau tanda “ditinjau”. Setiap orang dapat memberi label yang berbeda beda. Jadi, pendekatan ini dapat membingungkan, khususnya jika sebuah organisasi besar memiliki banyak kolaborator. Ketika sampai pada kondisi ini, pendekatan yang jelas diperlukan untuk mengelola file tim.

1. Konvensi penamaan

Hal ini mungkin tampak jelas, tetapi memiliki konvensi penamaan yang ketat untuk diikuti oleh tim Anda adalah hal yang sangat penting untuk kontrol versi. Bagi pemula, konvensi penamaan harus konsisten dan jelas bagi siapa pun yang mengakses file Anda. Konvensi ini juga harus didasarkan pada cara tim berinteraksi dengan file tersebut. Misalnya, jika tanggal dokumen adalah faktor terpenting bagi tim Anda dalam mengelolanya, nama file harus dimulai dengan tanggal. Bagian pertama dari nama harus mencerminkan cara yang paling umum bagi tim Anda dalam mencari dokumen. Kemudian, nama file harus mencakup informasi terpenting untuk menentukan konten dengan cepat. Jika Anda hanya akan menggunakan konvensi penamaan sebagai sistem kontrol versi, sistem penomoran untuk versi yang berbeda dan yang baru juga harus disertakan.

2. Arsitektur informasi

Setelah menetapkan metode pelabelan dokumen yang sesuai untuk tim, Anda memerlukan sistem yang mudah diakses untuk menyimpannya dengan aman. Itulah gunanya arsitektur informasi, yang secara sederhana merupakan tata letak folder dan file yang Anda gunakan untuk menyimpan informasi. Secara alami, konvensi penamaan juga berperan penting dalam hal ini—tak ada gunanya menggunakan nama file yang diatur dengan ketat jika file tersebut disimpan di sebuah folder bernama "Pekerjaan". Namun demikian, arsitektur informasi juga berkaitan dengan siapa yang memiliki akses ke file tersebut, karena tidak semua file harus tersedia untuk setiap anggota organisasi Anda.

Biasanya, cara terbaik untuk menangani hal ini adalah menggunakan solusi penyimpanan file bersama. Folder tim di Dropbox Business memungkinkan Anda membuat arsitektur informasi yang aman. Dengan menugaskan tim tertentu melalui Dropbox, Anda dapat membuat repositori untuk pekerjaan mereka dengan izin akses khusus untuk orang di dalam dan di luar tim.

3. Perangkat lunak kontrol versi

Konvensi penamaan dan arsitektur informasi adalah landasan sistem manajemen dokumen yang berhasil. Namun, keduanya juga dapat menghabiskan waktu ketika digunakan sebagai metode utama kontrol versi. Perangkat lunak kontrol versi mengotomatiskan berbagai proses terkait kontrol versi dan memberikan manfaat tambahan yang tidak terdapat pada konvensi penamaan.

Sinkronisasi Dropbox otomatis menyimpan setiap versi sebelumnya dari sebuah file. Kemudian, semua file Anda dapat diakses atau dikembalikan hingga 180 hari. Sinkronisasi juga berfungsi sebagai cadangan untuk file versi terkini. Para anggota tim dapat bekerja bersamaan pada file yang berbeda dengan Dropbox sebelum memperbarui ke versi terkini, sehingga penggabungan perubahan dan penyelesaian konflik file mudah untuk dilakukan.

Singkatnya: perangkat lunak kontrol versi menyederhanakan seluruh proses pembuatan versi file dan memberikan manfaat tambahan kepada tim yang mengerjakan file tersebut.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik.

Mulai menggunakan Dropbox