การประชุมแบบอะซิงโครนัสจะเป็นอนาคตในการทำงานหรือไม่

โอกาสในการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นมีแนวโน้มว่าจะอยู่ได้อีกนาน ซึ่งรวมถึงทีมแบบไฮบริดและทีมที่เน้นการทำงานแบบเสมือนด้วย จากการศึกษาในปี 2020 โดย PwC พนักงาน 83% ต้องการทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์นับตั้งแต่เกิดโรคระบาด

ในขณะที่ธุรกิจจำนวนมากขึ้นมุ่งเน้นการทำงานจากระยะไกล เทคโนโลยีการสื่อสารและการทำงานร่วมกันจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ โดยการประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีการที่ใช้กันทั่วไปในการทำให้ทีมระยะไกลติดต่อและมีส่วนร่วมได้

ถึงอย่างนั้น การประชุมทางวิดีโอก็อาจวุ่นวายได้ ยังไม่ต้องพูดถึงความเหนื่อยล้าเมื่อใช้มากเกินไป การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า การสนทนาที่ทับซ้อนกัน และการขาดประสิทธิภาพโดยทั่วไป เป็นเพียงบางปัญหาที่ผู้ทำงานจากระยะไกลต้องเผชิญในการประชุมทางวิดีโอ

ในความเป็นจริงแล้ว อินโฟกราฟิกของ Atlassian ระบุว่าเราใช้เวลาโดยเฉลี่ย 31 ชั่วโมงต่อเดือนในการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ แล้วคุณจะใช้ประโยชน์จากการประชุมเสมือนจริงได้อย่างไร โดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน การมีส่วนร่วมของทีม และการเชื่อมต่อกัน

เข้าร่วมการประชุมแบบอะซิงโครนัส (“async”) คือคำตอบ

มาเริ่มต้นจากพื้นฐานกันก่อน… เราให้ความหมายของ “async” ไว้ว่าอย่างไร

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเกิดขึ้นเมื่อบุคคลหนึ่ง (หรือกลุ่มหนึ่ง) ให้ข้อมูล และเกิดช่องว่างเวลาก่อนที่ผู้รับจะตอบกลับ 

ตัวอย่างคลาสสิกของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออีเมล ซึ่งเป็นข้อความที่ไม่ต้องตอบกลับทันที และเกิดช่องว่างเวลาหรือความล่าช้าในการโต้ตอบขึ้น

พูดง่ายๆ ก็คือ การประชุมแบบอะซิงโครนัสจะไม่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ โดยจะมีการจัดระเบียบและวางแผนไว้ในระดับหนึ่ง แต่ไม่จำเป็นต้องมีกำหนดการ การสื่อสารอาจเป็นทางเดียวก็ได้ เช่น วิดีโอการฝึกอบรมที่บันทึกไว้ล่วงหน้า หรือมีปฏิสัมพันธ์มากขึ้น เช่น ข้อความวิดีโอตามความต้องการ

การประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัสไม่ใช่การสตรีมสด แต่เป็นการบันทึกไว้สำหรับดูและตรวจสอบได้ในภายหลัง 

การประชุมแบบอะซิงโครนัสและซิงโครนัสแตกต่างกันอย่างไร

คุณอาจสงสัยว่าอะไรทำให้การประชุมแบบอะซิงโครนัสแตกต่างออกไป หากคุณทำงานจากระยะไกลมาสักพักหนึ่งแล้ว ก็อาจเป็นไปได้ว่าการประชุมส่วนใหญ่ของคุณจะเป็นแบบซิงโครนัส ซึ่งหมายความว่าเป็นการประชุมสดและผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องต้องเข้ามาในเวลาเดียวกัน

เช่นเดียวกับการประชุมแบบอะซิงโครนัส การประชุมแบบซิงโครนัสช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าได้แม้ว่าจะมีปัญหาด้านสถานที่ก็ตาม อย่างไรก็ดี การประชุมแบบซิงโครไนซ์จำเป็นต้องมีการกำหนดเวลาและบันทึกการประชุมอาจนำมาใช้หรือไม่นำมาใช้อ้างอิงในอนาคตก็ได้

โดยสรุปคือ

• การประชุมแบบซิงโครนัสเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ โดยการประชุมทางวิดีโอสดบนแพลตฟอร์ม เช่น Zoom ซึ่งจำเป็นต้องมีการสื่อสารแบบสองทางระหว่างผู้เข้าร่วม ผู้เข้าร่วมจะตรวจสอบเอกสารการประชุมร่วมกันและให้ข้อคิดเห็นได้ทันที
• การประชุมแบบอะซิงโครนัสเป็นรูปแบบตรงกันข้าม โดยไม่มีการสตรีมสดและการสื่อสารจะไม่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ การประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัสจะมีการบันทึกและแบ่งปันกัน ดังนั้นเนื่อหาจึงสามารถแบ่งปันและดูได้ในภายหลัง

การประชุมแบบอะซิงโครนัสมีประโยชน์อะไรบ้าง

การประชุมแบบอะซิงโครนัสนำเสนอโอกาสใหม่ๆ สำหรับธุรกิจในการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ และมีความยืดหยุ่นมากขึ้น มาดูเหตุผลบางข้อที่ทำให้การประชุมแบบอะซิงโครนัสเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณกัน

ความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น

การประชุมแบบอะซิงโครนัสถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมจากระยะไกลที่ทำงานแบบไฮบริด อยู่กระจายกันไป และเน้นการทำงานแบบเสมือน ธุรกิจสามารถขยายกลุ่มผู้มีความสามารถและโอกาสในการสรรหาบุคลากรนอกเหนือไปจากขีดจำกัดของสำนักงานได้โดยการหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกของการประชุมแบบตัวต่อตัว

แนวทางนี้ยังช่วยให้คุณทำงานในเขตเวลาและแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันไปได้ หากคุณมีลูกค้าที่อยู่ในประเทศอื่น คุณก็ไม่ต้องกังวลกับการจัดกำหนดการประชุมที่อาจเร็วเกินไปสำหรับทีมหนึ่งและสายเกินไปสำหรับอีกทีมหนึ่ง!

การนำแรงกดดันของการตอบกลับในทันทีออกไปทำให้สมาชิกในทีมมีโอกาสที่จะเจอกับภาวะหมดไฟในการทำงานน้อยลงเมื่อมีความเครียดและความต้องการที่แข่งขันกันในด้านเวลา

ในระดับบุคคล แนวทางแบบอะซิงโครนัสแสดงให้เห็นว่าคุณไว้ใจสมาชิกในทีมของคุณ แนวทางนี้แสดงให้เห็นว่า คุณมีความมั่นใจในความสามารถของทีมที่จะทำตามหน้าที่ของตนโดยไม่ต้องติดต่อกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการอยู่ตลอดเวลา

คุณสามารถกลับมาควบคุมตารางเวลาของคุณได้อีกครั้ง และลดการใช้เวลาไปกับการประชุมที่จำเป็นต้องเข้าร่วม (ที่อาจมีหรือไม่มีประสิทธิภาพก็ได้!) สมาชิกในทีมสามารถดูการประชุมทางวิดีโอได้เองในเวลาและสถานที่ที่ตนเองสะดวก

ประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

เมื่อเทียบกับการสื่อสารแบบซิงโครนัส รวมถึงการแจ้งเตือนจำนวนมากที่ดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุดแล้ว งานแบบอะซิงโครนัสถือว่ามีการขัดจังหวะน้อยกว่า

เนื่องจากคุณสามารถดูเนื้อหาแบบอะซิงโครนัสได้ในเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณ คุณจึงมีโอกาสติดตามการประชุมทางวิดีโอในตอนที่คุณรู้สึกว่ามีประสิทธิผลสูงสุดในระหว่างวันทำงาน หรือตอนที่คุณมีสภาพจิตใจที่เหมาะสมต่อการจดจ่อกับงาน

การประชุมแบบอะซิงโครนัสทำให้คุณมีความกระตือรือร้นในเชิงรุกมากกว่าเชิงรับต่อการทำงาน และการร่วมงานกันกับเพื่อนร่วมงาน โดยคุณไม่จำเป็นต้องรีบดูวิดีโอ หรือรู้สึกกดดันกับการตอบกลับการประชุมให้เร็วที่สุด

คุณจะรู้สึกสดชื่นและมีความพร้อมมากขึ้นเมื่อไม่ต้องเจอกับความเหนื่อยล้าหลังการประชุมที่อาจเกิดขึ้นได้หลังการสนทนาทางวิดีโอแบบสด เมื่อคุณได้รับอนุญาตดูการประชุมแบบอะซิงโครนัสโดยให้ความสนใจได้อย่างเต็มที่ และสามารถหยุดหรือย้อนวิดีโอกลับได้ ข้อคิดเห็นใดๆ ที่คาดหวังไว้ก็จะชัดเจนขึ้นและตรงจุดมากขึ้น

นอกจากนี้ การประชุมแบบอะซิงโครนัสยังช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่สามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายกันมากยิ่งขึ้น เสียงจากหลากหลายผู้คน หรือคนที่มีบุคลิกโดเด่นในการสนทนาทางวิดีโอแบบซิงโครนัสอาจกลบเสียงของสมาชิกในทีมที่เงียบกว่าได้ ทางเลือกแบบอะซิงโครนัสจึงช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมและความร่วมมือได้ดียิ่งขึ้น

บันทึกการประชุมเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

ลักษณะของการประชุมแบบอะซิงโครนัสช่วยลดการใช้การจดบันทึกด้วยตนเองและความทรงจำในการส่งต่อข้อมูลหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง

เมื่อใช้เครื่องมืออย่าง Dropbox Capture คุณก็สามารถสร้างระบบบันทึกการประชุมทางวิดีโอให้พนักงานปัจจุบันและพนักงานในอนาคตใช้ได้เมื่อจำเป็น ซึ่งทำให้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการจัดเตรียมวิดีโอการฝึกอบรมสำหรับผู้เริ่มต้นใหม่ และรวมถึงการเตรียมการสัมมนาที่ให้ทั้งทีมเข้าถึงได้

การบันทึกการประชุมที่ตรวจสอบได้ทุกเมื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วมในการทำให้เกิดวัฒนธรรมการทำงานที่โปร่งใสและไว้วางใจได้ การบันทึกจะพร้อมให้การเพื่อสนับสนุนคุณหากคุณต้องการทบทวนเป้าหมายหรือความคาดหวังของโครงการ

แล้วการประชุมแบบอะซิงโครนัสถือเป็นอนาคตของการทำงานหรือไม่

จากข้อมูลของ Buffer ผู้ปฏิบัติงานจากระยะไกล 20% มองว่าการทำงานร่วมกันและการสื่อสารกับทีมของตนเองนั้นเป็นเรื่องยากลำบาก หากเรื่องนี้ฟังดูคุ้นเคย การประชุมแบบอะซิงโครนัสอาจมีวิธีแก้ปัญหาให้ โดยจะขจัดข้อจำกัดหลายประการของการประชุมแบบซิงโครนัสและทำให้ทีมมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

การประชุมแบบอะซิงโครนัสช่วยให้คุณคิดค้นและปรับเปลี่ยนธุรกิจของคุณในช่วงเวลาที่วัฒนธรรมการทำงานกำลังเปลี่ยนแปลงไปและความท้าทายในด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่เคยมีมาก่อน 

อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องยกเลิกการประชุมแบบซิงโครนัส แต่ก็ไม่ควรมีความสำคัญในลำดับต้นๆ เช่นกัน สมาชิกในทีมและลูกค้าบางคนอาจชอบการสนทนาแบบต่อหน้ามากกว่าวิดีโอที่บันทึกไว้แล้ว นอกจากนี้ คุณต้องคำนึงถึงความล่าช้าในการตอบกลับที่มากับการประชุมแบบอะซิงโครนัสสำหรับโครงการที่มีกำหนดเวลาที่กระชั้นชิดด้วย

ตามหลักการแล้ว คุณควรหาจุดสมดุลด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตตามเป้าหมายระยะยาวของคุณ แพลตฟอร์มอย่าง Dropbox Capture ไม่เพียงแต่ลดความกดดันในการเข้าร่วมการประชุม แต่ยังช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถให้ข้อคิดเห็นในวิดีโอด้วยการแสดงความคิดเห็นที่ถูกต้องตามเฟรมได้ด้วย

ไม่มีความรู้สึกว่าต้องทำการซิงค์

การทำงานจากระยะไกลและแบบไฮบริดกลายเป็นเรื่องทั่วไปมากขึ้น การประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายๆ ธุรกิจ เมื่อใช้ Dropbox Capture การประชุมแบบอะซิงโครนัสจึงเป็นเรื่องง่าย

ทีมของคุณทั้งที่อยู่ใกล้และไกลจะรู้สึกขอบคุณที่ได้รับอนุญาตให้สามารถควบคุมตารางเวลาของตนเองได้ และสร้างผลงานที่ยอดเยี่ยมขึ้นในช่วงเวลาที่อาจต้องใช้ไปกับการประชุมที่ไร้จุดหมาย