วิธีทำให้การเตรียมพร้อมของพนักงานง่ายขึ้นด้วย Dropbox Paper

กำลังสร้างแม่แบบกำหนดการสำหรับเตรียมความพร้อมของพนักงานบน Dropbox Paper

เมื่อคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดหาพนักงานใหม่เพื่อเตรียมพร้อมสู่ความสำเร็จในวันแรก มีความกดดันมากมายที่ต้องจัดการ พนักงานต่างวางใจคุณให้ช่วยนำพาพวกเขาเริ่มต้นออกเดินทาง

“คนทั่วไปไม่สามารถทำงานให้ดีที่สุดหรือพาเราไปสู่อีกระดับได้หากพวกเขากำลังเครียดเกี่ยวกับการเข้าประชุม การลงทะเบียนเพื่อรับสวัสดิการ หรือเวลาที่พวกเขาจะรับเงินครั้งแรก” Joe Topasna นักวิเคราะห์การปฏิบัติงานฝ่าย HR ของ Dropbox กล่าว 

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR บางคนกำลังหาวิธีใหม่ในการลดงานที่ซ้ำซากจำเจ และให้ความสำคัญกับการสร้างประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ทีม People ของ Dropbox ใช้ Dropbox Paper เพื่อให้การเตรียมความพร้อมของพนักงานกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น Paper คือพื้นที่ทำงานร่วมกันที่สามารถทำให้การเตรียมความพร้อมของพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ในทุกๆ ส่วน เพื่อเป็นการแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีที่เราใช้ เราได้พูดคุยกับผู้คนที่ Dropbox ซึ่งรับผิดชอบในการเปลี่ยนพนักงานใหม่ของเราให้เป็นพนักงานที่โดดเด่นได้ 

1. แปลงเอกสารให้เป็นแม่แบบ

แบบฟอร์ม W-4 แบบฟอร์ม I-9 หรือเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดของประเทศ ไม่ใช่วิธีการกล่าวต้อนรับพนักงานใหม่ที่ชวนสร้างแรงบันดาลใจใช่ไหม โชคดีที่เรายังมีวิธีนำ (งาน) ด้านเอกสารออกจากงานเอกสารทั้งหมด

อย่างที่ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ทุกคนทราบดี กระบวนการในการเตรียมพร้อมของพนักงานเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นซ้ำๆ สิ่งที่เคยใช้ได้ผลเมื่อ 2-3 ปีก่อนอาจใช้ไม่ได้กับวันนี้ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการจะเปลี่ยนไปในแต่ละเดือน ดังนั้น การรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้เป็นปัจจุบันจึงเป็นสิ่งที่ทำได้ยาก 

แต่เมื่อใดก็ตามที่ทีม Dropbox People แบ่งปันเอกสาร Paper กับกลุ่มพนักงานใหม่ที่รับการเตรียมความพร้อมนี้ ทีมก็จะสามารถตรวจสอบให้แน่ใจได้ว่าพนักงานใหม่สามารถเข้าถึงรายละเอียดล่าสุด โดยอัพเดตข้อความหรือเพิ่มลิงก์ไปยังเอกสาร Paper ที่เกี่ยวข้องได้

"Paper ทำให้เราสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารได้ โดยที่คนอื่นๆ สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ ณ เวลาจริง ดังนั้น เราจึงไม่ต้องคอยส่งการแก้ไขซ้ำอีก" Dorena Sanchez นักวิเคราะห์ประสบการณ์ของพนักงานด้านสวัสดิการของ Dropbox กล่าว “เรายังสามารถแสดงความคิดเห็นและให้ผู้อื่นตรวจสอบสิ่งต่างๆ ในเอกสารได้โดยตรง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับทีมของเรา เราสามารถทวนคำแนะนำของเราได้ตลอดเวลา พนักงานใหม่ไม่จำเป็นต้องคลิกรีเฟรชเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว”

พวกเขายังประหยัดเวลาได้ด้วยการใช้แม่แบบ ซึ่งจะช่วยขจัดความยุ่งยากในการสร้างเอกสารชุดใหม่สำหรับแต่ละกลุ่มใหม่ที่เข้ามา เมื่อทีมของ Dorena นำเอกสารมาใช้ซ้ำเป็นประจำ พวกเขาจะใช้คุณสมบัติ "แปลงเป็นแม่แบบ" ของ Paper

คุณสมบัติ “แปลงเป็นแม่แบบ” ใน Dropbox Paper

การสร้างแม่แบบของคุณเอง จากเอกสาร Paper เป็นเรื่องง่าย คุณยังสามารถใช้แม่แบบสำเร็จรูปของเราเพื่อช่วยให้ทีมของคุณเริ่มต้นโครงการต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกการประชุม แผนโครงการ ครีเอทีฟบรีฟ และอื่นๆ

สัปดาห์นี้ เราได้แนะนำแม่แบบสำหรับการเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่ (ดังที่แสดงไว้ด้านล่าง) ที่ทีม HR ของบริษัทต่างๆ สามารถใช้ได้ แม่แบบนี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้งานวันแรกของทีมกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น แม่แบบมีให้บริการเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น และจะพร้อมให้ใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ในเร็วๆ นี้

แม่แบบสำหรับการเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่ของ Dropbox Paper

2. จัดทำรายการตรวจสอบแบบง่าย

เนื่องจากมีสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นมากมายในวันแรก เราจึงมักจะลืมว่าต้องทำอะไรและเมื่อไหร่ ทีม People ของเราจึงต้องใช้รายการตรวจสอบจำนวนมาก Paper ช่วยให้คุณสามารถ สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว และมอบหมายงานให้กับแต่ละงานด้วยการ @กล่าวถึง ซึ่งจะเป็นการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลให้พวกเขาทราบวันครบกำหนดงาน

“เราเพิ่งนำรายการตรวจสอบสำหรับสวัสดิการนี้มาใช้เมื่อปลายปีที่แล้ว” Dorena กล่าว “ก่อนหน้านั้น เรานำเสนอสไลด์กว่า 60 หน้าให้กับพนักงานและคาดหวังให้พวกเขาจดจำทุกรายละเอียดให้ได้” Dorena กล่าวว่าเธอตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าวิธีนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับพนักงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมอื่นขอให้พวกเขาตั้งใจกรอกแบบฟอร์ม นอกเหนือจากเอกสารแล้ว ยังมีงานใหม่ให้พวกเขาต้องเรียนรู้ 

หลังจากนำรายการตรวจสอบเอกสารของ Paper มาใช้แล้ว Dorena และทีมพบว่านอกจากกระบวนการจะมีความคล่องตัวมากขึ้น พนักงานใหม่ยังให้ความสนใจกับสิ่งที่สำคัญที่สุดอีกด้วย “ตอนนี้ เราก็สามารถพูดได้ในตอนต้นของการนำเสนอสไลด์ว่า "อย่าพยายามจำสไลด์เหล่านี้ ขอให้ดูแค่รายการตรวจสอบก็พอแล้ว" พวกเขาหัวเราะ แต่นั่นก็เป็นเรื่องจริง พวกเขาแค่ต้องจดจำรายการตรวจสอบเท่านั้นเอง”

การมอบหมายงานและกำหนดวันครบกำหนดใน Dropbox Paper

3. เพิ่มการมองเห็นและความโปร่งใส

คุณสมบัติข้อมูลผู้ดูใน Paper (ดังที่แสดงไว้ด้านล่าง) ช่วยให้ทีม HR สามารถส่งเอกสารให้พนักงานใหม่ จากนั้นกลับมาตรวจสอบได้ว่าใครเปิดเอกสารดังกล่าวแล้วบ้าง (และใครบ้างที่ยังไม่ได้เปิด) Dorena กล่าวว่าวิธีนี้ช่วยให้พวกเขาแน่ใจได้ว่าทุกคนที่ต้องการเอกสารล่าสุดต่างได้รับข้อมูลแล้ว “บางครั้งเราได้รับคำถามอย่างเช่น 'ฉันจะหาข้อมูลนี้ได้จากที่ไหน' เราก็จะตอบกลับไปว่า 'ดูเหมือนว่าคุณยังไม่ได้เปิดเอกสารนี้นะ เอกสารนี้จะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ ปฏิบัติตามทีละขั้นตอนแล้วคุณจะไม่พลาดอะไรเลย'”

การติดตามความคืบหน้าด้วยคุณสมบัติข้อมูลผู้ดูใน Dropbox Paper

นอกจากนี้ Paper ยังช่วยให้ทุกคนที่ได้รับเชิญเข้าสู่เอกสารเห็นกระบวนการแก้ไขเอกสาร ณ เวลาจริงได้ด้วย สมาชิกในทีมที่ได้รับสิทธิ์แก้ไขสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ ซึ่งบุคคลจำนวน 2 คนขึ้นไปก็สามารถแก้ไขพร้อมกันได้ ผู้ที่ได้รับสิทธิ์ในการดูเท่านั้นสามารถเพิ่มความคิดเห็นเพื่อถามเกี่ยวกับเนื้อหาหรือแนะนำการเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถพบการสนทนาที่มักจะหายไปในการสนทนาทางอีเมลได้ในบริบทที่อยู่ถัดจากเนื้อหาในส่วนของความคิดเห็นและการตอบกลับ

การเพิ่มความคิดเห็นใน Dropbox Paper

ที่ Dropbox เรามีความเชื่อมั่นในการอนุญาตให้พนักงานเรียนรู้จากกันและกันอย่างมากในขณะที่เราทำงานร่วมกันและเพื่อเรียนรู้จากอดีตผ่านการทบทวน Paper ช่วยให้พนักงานใหม่ทำงานได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจาก Paper ช่วยให้พวกเขาสามารถค้นหาเอกสารจากโครงการต่างๆ ทั่วทั้งองค์กรได้ภายในครั้งเดียว

“ในฐานะบริษัท เราทำงานด้วยความโปร่งใสอย่างมากในสิ่งที่เราจะพัฒนาให้ดีขึ้นได้เพื่อผลิตภัณฑ์ของเรา” Joe กล่าว “ใครๆ ก็สามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ เราไม่มีข้อจำกัดใด สิ่งนี้เป็นพื้นฐานในระดับบริษัท ผู้คนต่างรู้สึกสนใจมาก พนักงานใหม่จะเข้ามาหาฉันและพูดว่า 'ตอนฉันอยู่ที่บริษัทด้านเทคโนโลยีของ XYZ เรื่องนั้นจะถูกเก็บไว้เป็นความลับ' ซึ่งสิ่งนี้นับเป็นเรื่องใหม่สำหรับพวกเขา”

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกบริษัทจะมีวัฒนธรรมด้านความโปร่งใสที่เหมือนกัน สำหรับบริษัทที่ต้องการเปิดเผยเนื้อหาบางอย่างต่อสาธารณะ Paper ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถปรับผู้ที่สามารถดูข้อมูลได้ ผ่านการตั้งค่าที่กำหนดเองได้ในเอกสาร Paper ทุกฉบับ 

“ฉันเคยทำงานในบริษัทอื่นที่ไม่ใช่บริษัทด้านเทคโนโลยี และได้เห็นกระบวนการในการทำงานในฐานะพนักงานใหม่” Dorena กล่าว “พวกเขาใช้เอกสารที่เป็นกระดาษจริงๆ และให้คำแนะนำแบบทางเดียว ฉันรู้สึกว่าความแตกต่างระหว่างการเตรียมพร้อมของพนักงานที่นี่กับบริษัทอื่นๆ คือ คำแนะนำในรูปแบบอัตโนมัติและวิธีการนำเสนอคำแนะนำ ที่บริษัทอื่นๆ พวกเขาจะพูดว่า 'นี่คือวิธีที่คุณลงทะเบียนเพื่อรับสวัสดิการ ขอให้โชคดี' แต่ที่นี่ เราพูดว่า 'นี่คือวิธีที่คุณลงทะเบียนเพื่อรับสวัสดิการ และนี่คือวิธีค้นหาแพทย์ และนี่คือวิธีการนัดหมาย'“

4. ปรับวิธีการตอบคำถามที่ได้รับจากพนักงานใหม่ให้คล่องตัวยิ่งขึ้น 

ในแต่ละวัน หนึ่งในงานทั่วไปที่ทีม HR ต้องเผชิญคือการคอยตอบคำถามจากพนักงาน “ฉันอาจได้รับคำถาม 30-40 ข้อต่อวัน” Dorena กล่าว “แต่คำถามส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการรักษาพยาบาล ดังนั้น การตอบคำถามจึงไม่ใช่เรื่องเร็วและง่าย ใน 1 สัปดาห์ อาจมีคำถามทั่วไป 40-50 ข้อซ้ำๆ เป็นรอบ: 'ฉันจะลงทะเบียนสิ่งนี้ได้อย่างไร' อีก 1 สัปดาห์ต่อมา: 'เมื่อไรฉันจะได้รับ ID สำหรับรักษาพยาบาล'"

“Paper ทำให้การทำงานนั้นคล่องตัวขึ้นมาก ฉันใช้เวลาเพียง 15 นาทีในการตอบคำถามในแต่ละวัน แทนที่จะใช้เวลานานออกไปถึง 3 ชั่วโมง” เธอกล่าว “เนื่องจากเราได้พัฒนาเนื้อหาของเรามามาก เราจึงไม่ต้องคอยพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า หรือพยายามปรับข้อมูลให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคน ฉันสามารถตอบกลับและแบ่งปันเอกสาร Paper พร้อมกับบอกว่า 'ข้อมูลที่คุณต้องการอยู่ที่นี่'”

การเชิญเพื่อนร่วมทีมเข้าถึงเอกสาร Paper ที่แบ่งปัน

5. เปลี่ยนงานน่าเบื่อให้กลายเป็นเรื่องสนุก

เพื่อเป็นการเปลี่ยนเอกสารที่วุ่นวายให้กลายเป็นเรื่องง่ายและทำให้พนักงานใหม่มีส่วนร่วม ทีม People ที่ Dropbox ได้ตัดสินใจที่จะปรับเปลี่ยนกระบวนการดังกล่าวให้กลายเป็นเรื่องสนุก พวกเขาได้สร้างเกมล่าสมบัติที่จะแนะนำพนักงานใหม่ในการลงทะเบียน และแนะนำให้พวกเขารู้จักกับเครื่องมือสำคัญชิ้นหนึ่งที่บริษัทใช้ในการประสานงานโครงการต่างๆ และสื่อสารกับพนักงานอย่าง Dropbox Paper 

“ฉันใช้เกมล่าสมบัติซึ่งทำหน้าที่เป็นทัวร์ชมหน้าสวัสดิการของเราในการแนะนำ Paper” Dorena กล่าว “เราแสดงข้อมูลด้านสวัสดิการในเอกสาร Paper ให้พนักงานใหม่ดูข้อมูลการลงทะเบียนครั้งแรกของพวกเขา จากนั้น เราจะส่งรายการสิ่งที่ต้องทำตามวันที่กำหนด ฉันคิดว่าวิธีนี้ช่วยแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการทำงานร่วมกันได้ เพราะด้วยคุณสมบัติข้อมูลผู้ดู คุณจะเห็นใบหน้าและชื่อของพนักงานใหม่คนอื่นๆ ที่กำลังดูเอกสารได้”

เอกสาร Paper ของเกมล่าสมบัติสำหรับพนักงานใหม่

“ฉันเพิ่งเข้าร่วมทีมและสนุกกับการตามล่าหาสมบัติจริงๆ” Tony Hue ผู้จัดการฝ่ายวงจรการตลาดของ Dropbox กล่าว “ถึงแม้ฉันยังไม่หายเศร้าที่ทีมของเราไม่ชนะเกมล่าสมบัติ แต่ฉันคิดว่ามันเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้พื้นฐานของ Paper ได้อย่างรวดเร็ว และทำให้เราได้คุ้นเคยกับชีวิตที่ Dropbox”

หากต้องการเรียนรู้วิธีที่ Dropbox Paper สามารถทำให้การเตรียมพร้อมของพนักงานและงานอื่นๆ ง่ายขึ้นสำหรับทีมของคุณ โปรดดูที่ dropbox.com/paper

ศึกษาคุณสมบัติเพิ่มเติมของ Dropbox ที่จะช่วยทีม HR ของคุณในการทำงาน

ติดต่อ Dropbox