サイロ化とは
ビジネスが成長すると、必然的に組織のサイロ化が進みます。もし、すべてが計画どおりに進むのならば、チーム メンバー全員が重要なプロジェクトの最新情報を共有できるでしょう。理想の世界では、部門間のコミュニケーションに時間差が生じることはありません。ところが、最先端の革新的な企業でさえサイロ化を避けられないのが現実です。それでも、解消法や防止策がないわけではありません。
組織のサイロ化は、大企業と中小企業の両方にとっての問題ですが、そもそもサイロ化とはいったい何でしょうか。サイロ化とは通常、各部門が独自に業務を遂行し、それぞれ孤立している状態を指します。これがチームのコラボレーションやコミュニケーションを妨げる障壁となることで効率が低下し、情報の流れが妨げられます。
「サイロ」と「チーム」が同じではないことは、言及に値します。さまざまな専門性を備えた小規模なチームが存在する組織に本質的な問題はありません。実際に、専門チームを置くことは業務への集中を促し、主体性を高めます。一方で組織内のサイロはチームの働き方を指し、特にポジティブな意味合いで使われることはありません。チームが「組織内でサイロ化している」と表現される場合、そのチームが組織全体から切り離されていることを意味します。その結果、作業効率の低下や伝達ミス、それに伴うさまざまな問題が生じます。
業務プロセスの孤立が問題となる理由とは
業務プロセスの孤立は、ビジネスに大きな影響を及ぼす場合があります。孤立化によって内輪の主導権争いが生じ、会社内で信頼の欠如につながる可能性もあります。その結果、部門内で効率の低下と二度手間の両方が発生します。実際問題としては、部門間で話し合うことがなくなり、フィードバックが伝わらず、伝達ミスによってプロジェクトの進展が妨げられます。組織の構造はすぐに革新性を失い始め、足元の小さな亀裂は飛び越えられないほど大きく見え始めます。
データは顧客満足度を最大化する鍵であり、情報がサイロ化する環境は顧客満足度にもダメージを与える可能性があります。チームでの情報共有を実践することが基準として奨励されていない場合、そのデータを効果的に活用することはできません。そのためサイロ化を解消することは、最終的に会社の成功をも左右する大きな要因になり得ます。
組織のサイロ化を解消するには
社内で組織のサイロ化を発見したら、すぐに行動しましょう。長期的でスケーラブルなソリューションをできるだけ早く導入すれば、閉鎖的で分断されたサイロ化が職場に定着するのを防ぐことができます。では具体的にどんな方法があるでしょうか。次に組織内の不要な分断を打ち破るサイロ化解消計画をご紹介します。
全体像を伝える
多くの場合、従業員が会社に対してではなく、チームやマネージャーに対して忠誠心を示すことが、組織のサイロを形成するきっかけになります。これに対処するには、より俯瞰的な視点での全体的な貢献度、具体的にはチームとその業務内容が会社の共通の目標にどのように適合しているのかをチームに理解してもらう必要があります。この点を認識することで、部門内のチームは閉鎖的なサイロで自分たちの立場を主張するのではなく、全員が同じ方向に向かっていると考えることができます。
透明性とコミュニケーションは、組織全体で説明責任を共有する感覚を養うため重要です。マーケティング部門で何が起こっているかを営業チームが正確に把握すれば、リソースや情報をため込む可能性がはるかに低くなります。従業員にとって常に最優先事項となるよう、さまざまな伝達手段を介して企業の使命を確実に伝えるようにしてください。
組織のサイロ化にトップダウンで立ち向かう
サイロ化の根本的要因は、ほとんどの場合リーダーシップに行き着きます。経営チームが企業の包括的な目標に集中していなければ、情報サイロに効果的に対処できるはずもありません。一方、組織運営チームが企業の共通ビジョンを認識し、協調的行動や部門間協力によるチームワークのコンセプトを貫くと、チームはそれに追随します。
組織運営チームの統一性を図るために何ができるでしょうか。リーダーとして、話し合うことを認め、奨励する環境を育成する必要があります。誰もが自分の意見を共有できる機会を提供し、経営チーム全体がそれぞれの意見に耳を傾け、考慮していると感じられるようにします。しかし一旦決定を下したら、組織運営チームは共通の目標に向かって連携を開始する必要があります。
部門間の連携を確立する
チーム メンバーが、チームだけでなく組織全体とのつながりを感じることが重要です。部門間の連携を促すことで、チーム メンバーが部門の壁を越えた関係を形成し、組織全体の協調とコラボレーションを向上させることができます。また、繰り返し作業やサイクル タイムの延長など、組織のサイロ化によって生じる運用上の非効率性を解消するのにも最適な方法です。
さまざまな職務分野の個人で構成されたチームは、優れたソリューションになる可能性があります。たとえば、あるチームに、財務部門、デザイナー、エンジニア、マーケティング担当者などが 1 人ずついるとします。この組織構造は、従業員間のポジティブな衝突とチームのコラボレーションを促進するだけでなく、引き継ぎの手間や背景情報の途絶を減らすのにも有効です。これにより、ひとつのチームで可能な限り多くの顧客ライフサイクルを処理できるようになります。
職域を超えたトレーニングを提供する
専門化は重要ですが、職域を超えたトレーニングで情報や専門知識を共有することにも一考の価値があります。定期的な部門間トレーニング セッションのスケジュールを設定すると、他部門で役立つ可能性のあるリソースや情報を従業員が意識できるようになります。チームは自分の興味やスキルに最も適している会社の特徴をよりよく理解するので、これはキャリア開発を促進する方法でもあります。
部門間の壁を取り払う方法は他にもたくさんあります。シリコン バレーの大企業によって普及した企業向けの「ハッカソン セッション」もその一例です。参加者は異なる部門のチーム メンバーから成るグループを形成するよう指示されます。これによって部門の壁を超えて連携し、多くの主要な技術系新興企業に影響を与えているサイロの考え方から抜け出すことができます。
Dropbox でスマートに仕事をする
最後に、チームが職場でサイロ化せずにスマートに働くためのさまざまなコラボレーション ツールをご紹介します。Dropbox のスマート ワークスペースでは、整理された 1 つの作業スペースで、必要なすべてのコンテンツやツールへのアクセスが簡単にできます。プロジェクトやファイルに関連付けられているすべてのユーザーを 1 つにまとめ、コラボレーションを一元的に管理できるため、複数のチャネル間でコミュニケーションが断片化されることもありません。また、Dropbox Capture で画面録画を簡単に作成して共有することで、メッセージやトーンを損なわずに情報を伝えることもできます。何度も PDF を送るより、動画で個性を発揮できます。
組織内のサイロ化を解消することは決して簡単な作業ではありませんが、このまま放置すべき問題ではありません。スムーズな共同作業の実現に向けてチームに共通のビジョンを浸透させることで、職場での組織のサイロ化を解消し、会社のさらなる成功に向けて準備を進めることができます。
