Qu’est-ce qu’une cloison?
À mesure qu’une entreprise grandit, l’organisation cloisonnée se développe elle aussi, invariablement. Si tout se passait comme prévu, chaque membre de votre équipe serait au courant des projets importants. Dans un monde idéal, il n’y aurait jamais de problèmes de communication entre les services. Cependant, même les entreprises les plus innovantes ne sont pas à l’abri des structures à cloisons, mais il n’est pas pour autant impossible d’empêcher leur formation ou leur élimination.
Une organisation cloisonnée pose problème dans les petites comme dans les grandes entreprises. Mais qu’est-ce qu’une cloison? Une structure cloisonnée repose sur un système qui sépare différents types d’employés, généralement en fonction du service dans lequel ils travaillent. Ces cloisons créent des obstacles qui entravent la communication et la collaboration en équipe, ce qui nuit à leur efficacité et freine l’échange d’information.
Il convient de souligner que les équipes ne sont pas forcément cloisonnées. Il n’y a pas de problème inhérent à ce qu’une organisation dispose d’un éventail de petites équipes spécialisées. En fait, celles-ci sont un excellent moyen de renforcer la concentration et la responsabilité de chacun au sein de votre entreprise. Une organisation cloisonnée fait plutôt référence aux habitudes de travail pas nécessairement positives des équipes. Quand on dit que les équipes « travaillent en cloisons », cela signifie qu’elles sont déconnectées du reste de l’organisation. Il en résulte des blocages, des problèmes de communication et de nombreux autres problèmes.
Quels sont les inconvénients du travail en cloisons?
Le travail en cloisons peut avoir de graves répercussions sur votre entreprise : il provoque des conflits internes et peut entraîner un manque de confiance au sein de l’entreprise. Certains services peuvent devenir inefficaces et redondants. Concrètement, les équipes cessent de se parler, les rétroactions ne sont plus transmises et les projets échouent en raison d’une mauvaise communication. Très rapidement, votre structure organisationnelle commence à nuire à l’innovation, vos fondations s’effritent et la situation peut devenir insurmontable.
Les données sont la clé pour améliorer l’expérience client, qui peut au contraire souffrir du cloisonnement de l’information. Si les équipes ne sont pas encouragées à pratiquer le partage d’informations au quotidien, elles risquent de ne pas pouvoir exploiter efficacement ces données. Par conséquent, faire tomber les cloisons pourrait jouer un rôle majeur dans la réussite, ou l’échec, de votre entreprise.
Comment briser une organisation cloisonnée
Une fois l’organisation cloisonnées identifiée dans votre entreprise, il faut agir. La mise en œuvre de solutions évolutives à long terme, et ce le plus tôt possible, peut empêcher votre entreprise d’être bloquée par une culture du travail en cloisons fermées et fragmentées. Comment procéder? Voici nos stratégies pour briser les cloisons indésirables au sein de votre organisation :
Communiquer la vision de l’entreprise
Dans de nombreux cas, une organisation cloisonnées commence à se former lorsque les employés deviennent fidèles non pas à l’entreprise, mais à leur équipe ou à leur responsable. Pour lutter contre ce phénomène, vous devez aider les équipes à comprendre leur rôle dans l’ensemble de l’entreprise, et plus particulièrement comment leur travail s’inscrit vers cet objectif commun de l’entreprise. Vos équipes de services pourront ainsi toutes travailler dans la même direction et ne se retrouveront plus en concurrence les unes avec les autres.
La transparence et la communication sont essentielles, car elles favorisent un sentiment de responsabilité commune dans toute l’entreprise. Une fois que votre équipe des ventes aura compris ce que le service de marketing fait exactement, elle sera beaucoup moins encline à faire de la rétention de ressources et d’informations. Veillez à communiquer la mission de l’entreprise par différents moyens afin que les employés l’aient toujours en tête.
S’attaquer aux cloisons de l’organisation à partir du sommet de la hiérarchie
La cause profonde des cloisons se trouve presque toujours dans le comportement de la direction. Si l’équipe de direction ne se concentre pas sur les objectifs globaux de l’entreprise, il est peu probable que vous puissiez gérer efficacement les cloisons de l’information. Mais quand les dirigeants adhèrent à la vision commune de l’entreprise, et s’engagent à adopter un comportement collaboratif, vos équipes suivent le mouvement.
Que pouvez-vous faire pour unifier l’équipe de direction? En tant que dirigeant, vous devez favoriser un environnement qui permet et encourage le débat. Donnez à chacun la possibilité de partager son point de vue, en veillant à ce que toute l’équipe de direction ait le sentiment que son opinion a été entendue et prise en compte. Et une fois la décision prise, les dirigeants doivent commencer à travailler ensemble pour atteindre l’objectif commun de votre entreprise.
Établir une coopération entre les services
Il est important que les membres des différentes équipes aient le sentiment d’appartenir non seulement à leur équipe, mais aussi à l’entreprise dans son ensemble. En encourageant la coopération entre les services, les membres de l’équipe peuvent nouer des relations en dehors de leur propre service, et ainsi améliorer la coordination et la collaboration dans toute l’entreprise. De plus, c’est un excellent moyen de contrecarrer certaines inefficacités opérationnelles qui découlent d’une organisation cloisonnée, comme les tâches effectuées en double ou le prolongement de la durée prévue des projets.
Des équipes interfonctionnelles, composées d’individus de différents domaines fonctionnels, peuvent constituer une excellente solution. Elles peuvent par exemple rassembler un membre du service financier, un concepteur, un ingénieur, un spécialiste du marketing, etc. Non seulement cette structure organisationnelle favorise les interactions positives et la collaboration en équipe entre les employés, mais elle contribue aussi à réduire les transferts de responsabilité et les ruptures de contexte. Une seule équipe peut ainsi gérer la plus grande partie du cycle de vie d’un client.
Offrir des formations interfonctionnelles
Même s’il est important de se spécialiser, il est également judicieux de partager les informations et l’expertise par le biais de formations interfonctionnelles. En organisant régulièrement des sessions de ce type, vous pouvez sensibiliser les employés aux ressources et aux informations qui peuvent être utiles à d’autres services. Vous encouragez également le perfectionnement professionnel, car les équipes comprennent mieux quels aspects de l’entreprise correspondent le plus à leurs intérêts et à leurs compétences.
Vous pouvez faire tomber les cloisons entre les services de bien d’autres manières. Inspirez-vous des « marathons informatiques » popularisés par les géants de la Silicon Valley. Les participants y sont encouragés à former des groupes composés de membres d’équipe de différents services ce qui permet de brouiller les lignes entre les services et de sortir de cet esprit de cloisonnement qui affecte tant de démarrages technologiques.
Travailler plus intelligemment avec Dropbox
Enfin, vous pouvez utiliser un large éventail d’outils de collaboration pour encourager vos équipes à éliminer les cloisons et à travailler plus intelligemment. L’espace de travail intelligent Dropbox est central et organisé. Tous les contenus et outils dont vous avez besoin y sont facilement accessibles. Il rassemble toutes les personnes associées à un projet ou à un fichier, centralisant ainsi la collaboration au lieu de fragmenter la communication entre plusieurs canaux. Vous pouvez également créer et partager un enregistrement d’écran avec Dropbox Capture pour communiquer fidèlement votre message et votre ton. Une vidéo est bien plus personnelle qu’un fichier PDF.
Briser les cloisons au sein d’une organisation n’est jamais facile, mais ce n’est pas une tâche que vous pouvez vous permettre d’ignorer. En encourageant les équipes à adhérer à une vision commune les poussant à collaborer de façon agile, vous pouvez faire tomber les cloisons organisationnelles de votre entreprise et la mettre sur le chemin de la réussite.
