Wat is een silo?
Als een bedrijf groeit, wordt het aantal organisatiesilo's ook steevast hoger. Als alles volgens plan gaat, is elk lid van je team op de hoogte van belangrijke projecten. In de ideale wereld zou er nooit een vertraging in de communicatie tussen afdelingen zijn. Maar zelfs de meest geavanceerde, toonaangevende bedrijven zijn niet immuun voor silo's. Dat betekent echter niet dat de silo's niet kunnen worden afgebroken of voorkomen.
Organisatiesilo's vormen een probleem voor zowel grote als kleine bedrijven. Maar wat is een silo eigenlijk? Een silo is een systeem waarbij verschillende soorten werknemers van elkaar worden gescheiden. Normaal gesproken gebeurt dit aan de hand van de afdeling waarin ze werken. Dit leidt weer tot hindernissen die teamsamenwerking en communicatie in de weg staan, waardoor de efficiëntie minder wordt en de informatiestroom wordt gehinderd.
Belangrijk om te vermelden is dat 'silo's' niet hetzelfde zijn als 'teams'. Een organisatie met een aantal specialistische, kleinschalige teams heeft geen inherent probleem. Specialistische teams bieden zelfs een fantastische manier om de focus een boost te geven en de verantwoordelijkheid binnen je bedrijf te vergroten. Organisatiesilo's verwijzen echter naar de manier waarop teams werken, en niet per se op een positieve manier. Wanneer wordt gezegd dat teams 'in silo's werken', betekent dit dat de teams geen oog meer hebben voor de organisatie in haar geheel. Dit leidt tot knelpunten, miscommunicatie en ontelbare problemen.
Wat is er mis met werken in silo's?
Werken in silo's kan een ernstige impact hebben op je bedrijf. Ze veroorzaken interne concurrentiestrijd en zorgen voor een gebrek aan vertrouwen binnen het bedrijf. Resultaat hiervan is inefficiënties en redundanties binnen afdelingen. Eenvoudig gezegd: de teamleden praten niet meer met elkaar, feedback wordt niet meer doorgegeven en miscommunicatie leidt ertoe dat projecten ontsporen. Je organisatiestructuur gaat al snel over tot het stilleggen van innovatie en kleine barstjes in de basis kunnen nu onoverkomelijk lijken.
Gegevens zijn de sleutel tot een optimale klantervaring. Wanneer binnen een bedrijf een mentaliteit van informatiesilo's heerst, kan dat de klanttevredenheid in de vernieling helpen. Als teams niet worden aangemoedigd om standaard informatie te delen, kunnen ze die gegevens mogelijk niet effectief gebruiken. Het afbreken van silo's kan een enorm belangrijke rol spelen in het uiteindelijke succes (of de mislukking) van je bedrijf.
Organisatiesilo's afbreken
Zodra je organisatiesilo's binnen je bedrijf opmerkt, is het tijd om in actie te komen. Als je zo vroeg mogelijk schaalbare oplossingen voor de lange termijn implementeert, kun je voorkomen dat je werkplek verhardt in een cultuur van gesloten, versplinterde silo's. Maar hoe doe je dat? Hieronder vind je onze tactieken om de ongewenste silo's in je organisatie af te breken:
Laat weten wat het volledige plaatje is
In veel gevallen worden organisatiesilo's gevormd wanneer werknemers loyaliteit ontwikkelen jegens hun team of manager in plaats van het bedrijf. Als je dit wilt tegengaan, moet je teams vertellen op welke manier zij bijdragen aan het totaalplaatje. Dit is al helemaal belangrijk wanneer het team en het werk dat door het team wordt uitgevoerd passen bij het grote doel van je bedrijf. Zo kunnen je teams inzien dat ze allemaal dezelfde kant op gaan in plaats van alles bij het team te houden in hun silo's en hun terrein te verdedigen.
Transparantie en communicatie zijn het allerbelangrijkst: ze bevorderen een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid in de organisatie. Wanneer je verkoopteam precies weet wat er speelt op de marketingafdeling, zullen ze veel minder snel informatiebronnen en informatie hamsteren. Communiceer de missie van het bedrijf via verschillende media zodat je werknemers deze altijd in gedachten hebben.
Pak organisatiesilo's vanaf het hoogste niveau aan
Wanneer we de hoofdoorzaak van silo's gaan bekijken, zien we dat ze bijna altijd het resultaat zijn van het leiderschap. Als je executive team zich niet richt op de overkoepelende doelen van je bedrijf, kun je informatiesilo's waarschijnlijk niet goed aanpakken. Zodra het leiderschap is geïnvesteerd in de gemeenschappelijke bedrijfsvisie en de toewijding aan samenwerkend gedrag en functieoverschrijdend teamwerk, volgen je teams hun voorbeeld.
Wat kun je doen om een eenduidig leiderschapsteam samen te stellen? Als leider moet je zorgen voor een omgeving waarin discussies worden toegestaan en toegejuicht. Geef iedereen de kans om zijn of haar perspectieven te delen, waardoor het hele executive team het gevoel heeft dat zijn of haar mening is gehoord. Wanneer je echter een beslissing hebt genomen, moet het leiderschap gaan samenwerken om het gemeenschappelijke doel van je organisatie te behalen.
Stel samenwerking tussen afdelingen in
Het is belangrijk dat teamleden zich niet alleen bij hun team, maar ook bij de organisatie als geheel betrokken voelen. Als je samenwerking tussen afdelingen aanmoedigt, kunnen teamleden relaties vormen waarbij niet wordt gekeken naar afdelingen. Hierdoor worden coördinatie en samenwerking in de hele organisatie verbeterd. Bovendien is het een fantastische manier om enkele operationele inefficiënties tegen te gaan die voortkomen uit organisatiesilo's, zoals herhalend werk of langere cyclustijden.
Functieoverschrijdende teams kunnen een fantastische oplossing zijn als deze teams bestaan uit personen uit verschillende functiegebieden. In een functieoverschrijdend team zit bijvoorbeeld één iemand van de afdeling Financiën, één ontwerper, één engineer, één marketeer en ga zo maar verder. Deze organisatiestructuur bevordert niet alleen positieve botsingen en teamsamenwerking tussen je werknemers, maar zorgt ook voor minder afschuiving van werk en gebrek aan context. Een enkel team behandelt dan zoveel mogelijk aspecten van de levenscyclus voor klanten.
Bied functieoverschrijdende training
Specialisatie is belangrijk, maar het is ook een goed idee om informatie en expertise te delen via functieoverschrijdende training. Als je regelmatig trainingssessies met meerdere afdelingen plant, kun je je werknemers op de hoogte stellen van informatiebronnen en informatie die handig kunnen zijn voor andere afdelingen. Daarnaast bieden deze sessies een manier om carrièreontwikkeling te bevorderen. Teams krijgen namelijk beter inzicht in welke aspecten van het bedrijf het best passen bij hun interesses en vaardigheden.
Je kunt grenzen tussen afdelingen op nog veel meer andere manieren vervagen. Een voorbeeld zijn 'hackathon-sessies' in het bedrijf, die geliefd zijn gemaakt door kopstukken uit Silicon Valley. Deelnemers worden aangemoedigd om groepen te vormen met teamleden van andere afdelingen. Zo worden de afdelingslijnen vervaagd en de silomentaliteit tegengegaan waardoor enorm veel nieuwe grote technische bedrijven worden beïnvloed.
Werk slimmer met Dropbox
Ten slotte is er ook nog een groot aantal samenwerkingstools dat je kunt gebruiken om je teams aan te sporen niet meer in silo's, maar slimmer te werken. Dropbox Smart Workspace biedt één georganiseerde ruimte om in te werken waarin al het materiaal en alle tools die je nodig hebt eenvoudig toegankelijk zijn. Smart Workspace brengt iedereen samen die is gekoppeld aan een project of bestand. Je krijgt dan de mogelijkheid om samenwerking in één ruimte te brengen in plaats van communicatie te verspreiden over meerdere kanalen. Ook maak en deel je eenvoudig een schermopname met Dropbox Capture om ervoor te zorgen dat de boodschap en toon niet verloren gaan. Een video geeft een persoonlijk tintje in plaats van de zoveelste pdf.
Het is nooit gemakkelijk om silo's binnen een organisatie af te breken, maar je kunt het je ook niet veroorloven om deze taak niet uit te voeren. Als je teams aanmoedigt te investeren in een gedeelde visie om op een flexibele manier samen te werken, kun je organisatiesilo's op je werkplek wegnemen en je bedrijf klaarstomen voor meer succes.
