Etikett för videokonferenser

Få ut maximalt av virtuella teammöten genom att se till att ni vet vad ni ska göra – och vad ni ska undvika.

Vad är en videokonferens?

Videokonferenser all slags telekommunikation mellan två eller flera personer via video och ljud. Distanspersonal och de som bor långt ifrån sina nära och kära är förmodligen redan experter på videosamtal. Och eftersom antalet människor som arbetar hemifrån och på distans ökar blir det allt vanligare att kommunicera med kollegor via videokonferenser.

Varför behövs en etikett för videokonferenser?

Med tanke på hur allestädes närvarande videokonferensprogram är i dag skulle man kunna föreställa sig att god etikett var väl etablerad vid det här laget. Det uppstår kanske sällan problem när man FaceTimar med familjemedlemmar eller vänner från sängen, men detsamma gäller inte kommunikationsverktyg på arbetsplatsen – som Zoom – som kräver större omsorg både vad gäller hyfs och effektivitet. Du kanske är expert på möten på kontoret, men den extra virtuella barriären vid videokonferenser kan innebära utmaningar för många.

Det är lätt att bli distraherad eller tappa fokus när man arbetar hemifrån, och videokonferensmöten är inget undantag. Och det kanske är gulligt när en kollegas hund vandrar in framför kameran, men också en älskvärd valp kan vara lite distraherande. Detsamma gäller ointresserade deltagare som helt uppenbart inte lyssnar eller är uppmärksamma under mötet.

Grundläggande etikettsregler för videokonferenser

Det första steget för produktiva videosamtal är att se till att de fungerar, både ur ett tekniskt och ett mänskligt perspektiv. Så för att du ska kunna få ut maximalt av videomötet med dina kollegor har vi sammanställt en checklista med några av de viktigaste etikettstipsen att följa under videosamtalet:

Kontrollera ditt internet och din maskinvara i förväg

Du kommer att känna dig vilsen och oproffsig om du försöker starta ett möte utan att din mikrofon eller webbkamera fungerar. Om mötet är planerat i förväg ska du alltid se till att videokonferensinstallationen fungerar i förväg – börja inte två minuter innan mötet. Kontrollera att din programvara har hittat din inbyggda mikrofon eller ditt headset.

Du bör också testa om din internetanslutning klarar av en videokonferens. Du vill inte tappa uppkopplingen i ett kritiskt ögonblick eller mitt i samtalet. Om uppkopplingen nätt och jämnt orkar med kan du i många appar begränsa videokvaliteten, eller stänga videon helt så att du fortfarande kan delta i samtalet med ljud. Även om du inte syns som alla andra är det viktigaste ju att du hörs och kan höra. Tänk på att vissa människor också väljer bort videoalternativet helt av andra skäl, till exempel för att de befinner sig i ett utrymme de delar med barn eller husdjur, eller att de helt enkelt inte vill synas för tillfället. Detta är också okej.

Klä dig

Alla har gjort det åtminstone någon gång: rullat rakt ur sängen klockan 9 och fram till datorn för ett gruppmöte. Att delta i ett videomöte i pyjamas kanske inte ger bästa intrycket av dig som yrkesperson. Om du vill bli tagen på allvar under videokonferenssamtalet ska du klä dig för detta. Du kanske inte nödvändigtvis måste bära formella affärskläder, men du ska se till att du är tillräckligt välklädd för att kunna möta dina kolleger. Du kommer inte bara visa att du bryr dig, utan om du byter mjukisbyxorna mot ordentliga kläder kan detta också ta dig till rätt sinnesstämning för produktiva och fokuserade samtal med teamet.

Hitta ett lugnt utrymme

Inte alla har ett särskilt hemmakontor som låter dem arbeta hemifrån, men det är viktigt att man försöker hitta eller skapa ett lugnt utrymme för videokonferenser. Även om du personligen inte tycker att familjen, rumskamraterna eller husdjuren som vandrar förbi är en distraktion i arbetet kanske vissa av dina kolleger gör det. Så när du sätter dig ner för en videokonferens ska du se till att du befinner dig på en plats där störningar är osannolika. Du kommer att kunna hålla fokus på dina kollegor medan de pratar och eliminerar samtidigt störande ljud när du själv pratar.

Rama in scenen

Nu när du har klätt på dig och befinner dig på en privat plats för ditt videosamtal ska du vara uppmärksam på din omgivning och fundera på vad kameran fångar. Dina förberedelser spelar inte så stor roll om det är för mörkt för att dina kollegor ska kunna se något, eller om allt de ser är en trave smutsiga tallrikar på diskbänken. Lägg lite tid på att städa upp och förbereda utrymmet runt dig. Öppna gardinerna eller tänd lamporna, och om problemet är en visuellt rörig inredning kan du använda en grön skärm eller virtuell bakgrund för att dölja den. Zoom detekterar till exempel automatiskt av din bakgrund och låter dig lägga en bild över den.

Om du inte pratar ska du stänga av mikrofonen

När ditt möte äntligen är igång är att en av de viktigaste aspekterna i videosamtalsetiketten att stänga av sin mikrofon när man inte pratar. Även om du har hittat en lugn plats för ditt möte kommer din mikrofon fortfarande att registrera när du rör dig, hostar eller skriver. Det sista du vill är att någon ska behöva upprepa sig själv på grund av störningar från dig, eller att kollegerna ska se att du arbetar med något annat under mötet, även om det bara handlar om några sekunder. Med de flesta videokonferensprogram kan du stänga av dig själv eller samtalet – se bara till att sätta på din mikrofon igen när du ska prata.

Titta på kameran

Om du deltar i ett videosamtal kan det verka mest naturligt att titta på de andra personernas videoflöden under mötet. Om du vill att andra deltagare i samtalet ska fokusera på dig när du pratar ska du emellertid titta rakt in i kameran. Även om du inte kan se dina kollegor kan du genom att titta på kameran replikera känslan av kommunikation ansikte mot ansikte, så att de uppmärksammar och verkligen tar in det du säger. Om du vill kunna se dem medan du pratar ska du placera videoskärmen precis bredvid kameran så att båda är i ögonhöjd. Detta är inte ett problem med de flesta bärbara datorer, men om du arbetar med en stationär dator kan du behöva fundera lite på konfigurationen.

Var uppmärksam och håll fokus

Självklart är det viktigaste när videokonferensen väl är igång att du fokuserar på mötet som pågår. Att råka tappa fokus är mycket lättare under en videokonferens – och också mycket lättare att komma undan med – än vid fysiska möten på kontoret. Det betyder att det är ditt ansvar att se till att du deltar som om du vore på kontoret, även om du sitter med en bärbar dator i ditt sovrum.Du kan hålla fokus hemma på samma som på kontoret: om du till exempel antecknar under mötet kan det hjälpa dig att ta in och svara på det som diskuteras. Du måste emellertid också stå emot frestelsen att byta flik på datorn och titta på annat, eller plocka upp telefonen. Du kanske tycker att du är bra på multitasking, men om du blir distraherad kommer du inte att få ut mycket ut av mötet du deltar i.

Så genomför du en effektiv videokonferens

När du har koll på grundetiketten för videokonferenser ska du inte ha några problem med att konfigurera och genomföra videosamtal med dina kolleger. Precis som när du befinner dig på kontoret krävs emellertid ytterligare lite ansträngning för att göra dina videomöten effektiva och se till att tiden används produktivt. Om du planerar möten med kolleger är det viktigt att se till att du har allt material du behöver tillgängligt. Lyckligtvis gör Zoom-integrationen med Dropbox det enkelt för dig att använda dina filer och videokonferensprogramvara tillsammans för mer effektiva videomöten.

Skapa alltid en dagordning

Det första steget för effektiva möten på eller utanför kontoret är en väl definierad dagordning. En bra dagordning räcker långt om du vill ha en lyckad videokonferens. Med mötesagendamallen i Dropbox är det enkelt att snabbt sätta ihop en delningsbar dagordning som fastställer ditt mötes grundläggande ämnen. De som är inbjudna till mötet men inte kan delta kan också gå igenom detta dokument i efterhand. Ännu bättre är om de kan titta på videoinspelningen från samtalet som automatiskt kopieras från Zoom till Dropbox.

Dela filer och information före mötet

Om du förväntar dig input och samarbete från teamet under ett videosamtal är det viktigt att ge dem det sammanhang som krävs. På kontoret kanske du bara kan skicka runt ett lösblad eller skriva på en whiteboard, men videokonferenser kräver mer planering i förväg. Sammanställ och dela filer eller dokument som ni behöver innan mötet, så att dina kollegor slipper vara frågande. När alla har anslutit till mötet kan du också dela din skärm för att gå igenom dokumentet tillsammans så att alla är på banan. Ännu bättre är om du kan sedan dela filen direkt från Dropbox till Zoom-mötet så att teammedlemmarna kan lägga till den i realtid.

Skicka ut inbjudningar i förväg

På kontoret kan det räcka med att gå till kollegans skrivbord och fråga om hen har tio minuter över för att få igång ett möte. När ni arbetar hemifrån kan det dock vara mycket svårare att fånga människors uppmärksamhet, även om ni använder Slack eller andra chattappar. Om du vill att folk ska delta i din videokonferens måste du meddela dem i förväg. Om du inte gör det är det inte troligt att de kommer att befinna sig vid sitt skrivbord eller ha hunnit läsa dagordningen. Ge alla den tid de behöver för att förbereda sig inför videokonferensen, så ger du dig själv och hela teamet bästa möjliga förutsättningar för framgång.

Samarbeta via videokonferens

Eftersom distansteam blir allt vanligare är videosamtal inte bara ett undantag längre – för många företag håller de på att bli normen. Och eftersom videokonferenser spelar en allt större roll i både våra privatliv och yrkesliv är det viktigt att använda tekniken på rätt sätt. Så nästa gång du bjuder in till ett Zoom-möte klockan 10 ska du använda vår videokonferensetikett för att se till att mötet blir lyckat. Om du på rätt sätt förbereder videokonferensen kan du få teamet engagerat och i slutändan förbättra ert onlinesamarbete så länge ni arbetar på distans.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business