En guide till hur du leder ett distansteam

Hantera utmaningarna med distanspersonal

Effektiv teamledning är avgörande för att teammedlemmar, både på distans och på kontoret, ska kunna samarbeta smidigt som en enhet när de arbetar på distans. Naturligtvis är det lättare sagt än gjort att leda ett distansteam. Möten och tidsplanering över olika tidszoner och arbetstider kan vara riktigt rörig. Dessutom kan det vara svårare att bygga en miljö av tillit i ett distansteam när man inte har lyxen av ständigt umgänge ansikte mot ansikte. Enkelt uttryckt kan det ibland kännas nästan omöjligt att få distansmedarbetarna att känna sig värdefulla. Det är viktigt att skapa en bra företagskultur i den virtuella miljön, men det är självklart också avgörande att implementera effektiva arbetsprocesser.

Bristen på fysisk samvaro kan verkligen påverka teammedlemmar och arbetsflöden. Distanskolleger som inte befinner sig på kontoret kan ibland ha svårt att känna sig som medlemmar i teamet. Och arbetar kollegan i ett helt annat land kan det kännas som om en hel kultur är i vägen. För att hantera dessa utmaningar uppmanas chefer i distansteam att:

• Möjliggör virtuell teambuilding
• Genomföra regelbundna och enhetliga personliga Zoom-möten
• Skapa utrymme för frågor och förslag
• Skapa kommunikationsnormer
• Skapa ett teamutrymme för både samarbete och störningsfritt ensamarbete
• Skapa väl avvägda kontaktnät
• Definiera målsättningar så att alla vet att de drar åt samma håll

I avsaknad av personliga möten är risken stor att många av företagskulturens viktigaste värderingar glöms bort. Det är ditt jobb att se till att detta inte händer. Lyckligtvis finns det många verktyg som kan hjälpa dig.

Upprätta kontakt med distanspersonalen med hjälp av teknik

Det säger sig självt att tekniken är helt avgörande här, men använder du den på rätt sätt? E-post är ett fantastiskt kommunikationsverktyg, men om det viktigaste i din roll är samarbetet har du inte alltid tiden på din sida. Slösa inte bort viktiga minuter på att vänta på mejlsvar när andra digitala verktyg ger mycket mer värdefulla och lättillgängliga virtuella samarbetsmöjligheter.

Direktmeddelanden

Varje arbetsteam ska ha ett snabbmeddelandeverktyg. Vare sig det är Zoom eller Slack kan teamet hålla kontakten dygnet runt, vilket är särskilt praktiskt om ni arbetar i olika tidszoner. Direktmeddelanden kan vara den perfekta grundlösningen för alla team, vare sig ni jobbar hemma, på kontoret eller på distans från ett kafé. Att vara ständigt uppkopplad i realtid är viktigt i distansteamledningen och arbetsledningen generellt.

En viktig sak att tänka på när det gäller snabbmeddelanden är att försöka vara liberal när det gäller kommunikationsreglerna. På kontoret är en viss mängd avslappnat prat om annat jobbet en självklarhet, och denna del av kamratskapet är också en viktig del av den virtuella lagandan. Så inom rimliga gränser är det klokt att inte försöka begränsa öppenheten i dessa kommunikationskanaler. Småpratet kolleger emellan som sker på kontoret kan och ska om möjligt också följa med till den virtuella världen och kan också påverka teamets motivation. Om så är möjligt ska du se till att alla finns i samma gruppchatt så att alla känner sig inkluderade, och se också till att ny personal alltid presenteras virtuellt. Ett videosamtal är en bra metod för detta, så att alla kan koppla ihop namnet med ett ansikte. Vilket leder oss till följande:

Videokonferenser

Om du inte är extremt introvert kan avsaknaden av personliga möten påverka negativt. Snabbmeddelanden räcker förvisso ganska långt, men samarbete handlar om att bygga meningsfulla relationer och meddelanden som skrivs i tystnad räcker bara till en viss punkt. Det mesta av vår kommunikation är trots allt icke-verbalt kroppsspråk . Så se till att genomföra regelbundna videokonferenser med teamet från dag ett.

Onboardingprocessen för distanspersonal bör ske via videosamtal eller vanliga telefonsamtal hellre än ett flöde av e-postmeddelanden utan ansikten och röster. Snacka regelbundet ihop dig med distanskollegerna via videosamtal, antingen individuellt eller i teammöten.Zoom är ett perfekt verktyg för detta. Du får inte ett bara ett äkta samtal med bild utan kan också dela din skärm och samarbeta i dokument direkt från Dropbox. Dessa tillägg till din vanliga verktygsuppsättning sparar ännu mer tid på längre sikt och gör teammötena mycket mer effektiva. Se till att teamet ser videomötena som vilka möten som helst, och att de har möjlighet att själva arrangera och delta i dem. Förresten är det inget som säger att vardagsmöten måste vara så allvarliga? Ni kanske ska umgås i teamet i ett Zoom-möte varje fredag, på samma sätt som ni lunchar eller tar en öl efter en väl genomförd arbetsvecka? Och om du eller ditt team känner er trötta på Zoom kan du använda Dropbox Capture för att spela in dig själv och din skärm och sedan dela detta som en uppdatering för att hålla kontakten utan fler möten.

Tidsplanering

Det kan vara lätt för distanspersonal att förlora känslan för tids- och ansvarsförhållanden när kontorets struktur inte längre håller dem i schack. Även om du har teamet i närheten är det lätt att tappa den där riktiga närvarokänslan du har på kontoret. Ge teamet tillgång till tidsplaneringsverktyg så att alla kan ta ansvar för de arbetstimmar ni kommit överens om och det arbete som ska utföras. På så vis kan du organisera arbetstider och teammedlemmar efter kompetens över olika tidszoner.

Se till att du utser gruppledare för distanspersonalen så att en tydlig struktur bibehålls. Var tydlig med förväntningarna och se till att alla håller sig till uppgiften. Med fasta tider kan du också se till att det alltid finns någon som distanspersonalen kan få kontakt med. Detta kan till och med vara en annan erfaren distansmedarbetare vars arbetstider gör det möjligt att täcka in de perioder då kontoret är stängt.

Enkel översikt

När tidsspårningen är på plats måste du se till att teamet arbetar effektivt. Det är här uppgiftshanteringsverktyg kommer in i bilden. Dropbox är ett oumbärligt verktyg i projektledningen och låter dig skapa att göra-listor som är tydliga och lätta att uppdatera. Du kan skapa deadlines med automatiska påminnelser så att ingen hamnar efter. Och eftersom allt finns tydligt beskrivet på ett och samma ställe vet du att alla hålls uppdaterade och ansvariga. För att distansteamledningen ska fungera måste alla ha tillgång till den senaste informationen, så en central plats för de viktigaste uppgifterna kan verkligen effektivisera processerna.

Distansarbete

Ingen gillar trängseln på pendeltåget till jobbet eller den stillastående trafiken i morgonrusningen, men faktum är att pendlingen har sin roll i yrkeslivet. Den är sällan trivsam men den förbereder dig mentalt på arbetet och utgör en konkret gräns mellan arbetet och fritiden, vilket kanske är det allra viktigaste. Personer som arbetar hemifrån kan känna att gränserna mellan jobb och fritid suddas ut när deras matbord också är ett kontor. Genom att uppmuntra till en tydligt avgränsad virtuell arbetsdag i distansarbetet kan du också göra det lättare att skapa en bättre balans mellan arbete och fritid.

Dropbox är den perfekta lösningen för distansarbete eftersom teammedlemmarna kan utföra allt sitt arbete från en och samma plats. Så fort teammedlemmarna är redo att gå över till arbetsläge loggar de bara in. Vid dagens slut är det lika lätt att stänga ner och göra det tydligt att arbetsdagen är över. Det är inte bara smidigt – det skapar också en praktisk, virtuell miljö. Så även om du använder samma bärbara dator i jobbet och på fritiden kan frestelser som sociala medier hållas i schack under arbetstid.

Förenkla

Med distansteam över hela världen är det naturligt att även arbetsprocesserna blir utspridda. Utan ett gemensamt kontor är det lätt att distansteam får svårt att hålla sig till enhetliga arbetsflöden. Låt inte detta hända – att arbeta enhetligt är viktigt för team oavsett storlek och typ.Med Dropbox Paper kan team redigera och samarbeta i realtid, så att ni slipper ett oändligt antal offlinefiler som skickas runt och lätt försvinner. En brainstormingmall hjälper distansteam att utveckla idéer tillsammans, medan praktiska mallar för mötesprotokoll gör det enkelt för distansarbetare att hålla jämna steg om ett möte sker vid en tidpunkt som inte passar deras tidszon. Och om distanspersonalen loggar in på mötet i efterhand kan de snabbt få klarhet i vad som redan avhandlats. Olika Dropbox-integreringar gör också verksamheten tydligare och mer strömlinjeformad med ett stort utbud av fantastiska arbetsappar som Xero och Zapier. Ni slipper slösa tid på att klicka mellan program eller byta enhet när samarbetsverktyg finns på plats och förenklar arbetet.

Tips för ledning av distansteam

Teknik är bra, men det finns gränser för vad den klarar av. Grunden för framgångsrik distansteamledning är en stark mentalitet och äkta teamkänsla. Skapar du utrymme och möjliggör en virtuell laganda, en enhetlig känsla av gemenskap oavsett tidszon eller arbetsplats?

Här är några viktiga saker att tänka på när du ska se till att ditt företag verkligen omfamnar en virtuell laganda.

Se till att ni faktiskt är ett team

Detta kanske är uppenbart, men man kommer inte långt som ett team om man inte verkligen vill vara ett. Alla meddelanden, uppdateringar och händelser som påverkar det interna teamet ska också delas med distanspersonalen. Detta är viktigt för att skapa en känsla av virtuell laganda: ingen man eller kvinna är en ö, även om hen sitter ensam på ett hemmakontor.

Effektiv kommunikation uppstår när båda sidor är lika engagerade. Utforska hur du kommunicerar med ett distansteam och låt dina virtuella medarbetare veta att de har en röst och närvaro på ditt kontor. Det här kan vara allt från födelsedagshälsningar från hela företaget eller att de rings in till veckovisa teammöten. Virtuell teamledning ska inte skapa hinder i vägen. Om det är enkelt att få kontakt med någon i det interna teamet för ett snabbt möte – vare sig det handlar om en praktikant eller medgrundaren – ska du se till att detsamma gäller för distansteamet. Videosamtal och snabbmöten behöver inte planeras flera dagar i förväg eller bli alltför högtidliga. Huvudsyftet är att alla ska veta att de är del av ett team som är tillgängligt och redo att hjälpa till.

Låt inte distanspersonalen bli förbrukningsvaror

Det är lätt att distanspersonalen blir något man använder vid behov, men detta är en attityd som du måste eliminera omedelbart. Se till att alltid arbeta med lagandan. Bygg meningsfulla relationer med alla dina teammedlemmar så att distanspersonalen har lika starka relationer med varandra som dem som arbetar på samma fysiska plats. Samarbetet med distanspersonalen ska aldrig ses som en uppgift som kräver extra ansträngning.

Låt inte distansteamledningen begränsas till en kontaktperson: distansmedarbetarna ska vara lika integrerade i personalstyrkan som alla andra. I slutändan bör du i distansteamledningen inte avvika från dina vanliga värderingar och arbetsmetoder för att skapa en arbetsgemenskap. Distanspersonal ska också bidra till gemenskapen – och om du ger dem möjlighet kommer de också att göra det.

Heja laget!

Så om ditt företag vill möjliggöra distansarbete ska du se till att ni verkligen är redo för det.Att vårda företagskulturen är viktigt på alla arbetsplatser, men det är dubbelt så viktigt om arbetsplatsen också börjar innefatta ett virtuellt utrymme. Se framför allt till att distansteamet faktiskt är ett team – och att era samarbetsverktyg ger varje enskild medlem rätt möjligheter.