Vad är Eisenhower Matrix?
Dålig produktivitet är sällan någons avsikt, allra minst på jobbet. Men dagen fortlöper och du försöker hålla dig undan brådskande förfrågningar, men ändå växer arbetslistan och det blir allt svårare att upprätthålla det engagemanget för produktiviteten. Vare sig du missar viktiga deadlines eller kämpar för att hålla dig på banan med långsiktiga projekt kan kunskap om hur du prioriterar bland dina uppgifter vara skillnaden mellan att hamna på efterkälken eller leda klungan. Det är här Eisenhower Matrix kommer in i bilden.
Förstå Eisenhower Matrix
Eisenhower-matrisen – även känd som Eisenhower-lådan eller brådskande/viktigt-matrisen – är ett enkelt ramverk för att prioritera uppgifter och hantera sin arbetsbelastning. Den är uppkallad efter Dwight D. Eisenhower, femstjärnig general och USA:s 34:e president. Eisenhower var känd för sin otroliga produktivitet, så mycket att hans inställning till måluppställning och tidshantering har studerats i detalj av ett stort antal människor, varav en var Stephen Covey. I boken ”The 7 Habits of Highly Effective People” packade Covey samman Eisenhowers idéer till ett enkelt verktyg för uppgiftsprioritering: Eisenhower Matrix.
Så vad är Eisenhower Matrix? I grund och botten är det en strategi som tar fasta på följande citat som tillskrivs Eisenhower: ”Jag har två typer av problem, det brådskande och det viktiga. De brådskande är inte viktiga, och de viktiga är aldrig brådskande.” Allt du behöver göra är att utvärdera dina uppgifter utifrån huruvida de är brådskande och viktiga.
Hur fungerar Eisenhower-lådan?
Företag och privatpersoner kan använda Eisenhower Matrix för att planera, delegera, prioritera och schemalägga dagliga eller veckovisa uppgifter. Genom att placera uppgifterna i en av de fyra kvadranterna nedan kan du bestämma hur brådskande de är och förstå hur du ska hantera dem på rätt sätt:
- Första kvadranten: Brådskande och viktigt (uppgifter ska slutföras omedelbart) – dessa är de högst prioriterade uppgifterna som är viktiga att hantera så snart som möjligt. Det är vanligtvis sista minuten-förfrågningar som uppstår på grund av oförutsedda omständigheter. I allmänhet bör dessa uppgifter slutföras omedelbart eller samma dag. Exempel kan vara att hantera brådskande projektfrågor för en sjuk kollega eller att hantera en oförutsedd nödsituation, som störningar i leveranskedjan.
- Andra kvadranten: Viktigt, men inte brådskande (uppgifter att schemalägga till senare) – dessa är långsiktiga målsättningar/uppgifter som är viktiga, men har inte någon fast deadline, så du kan schemalägga dem för slutförande senare. Exempel på dessa kan vara att skaffa en yrkesmässig kvalifikation eller planera långsiktiga affärsmål, såsom budgetminskningar.
- Tredje kvadranten: Brådskande, men inte viktigt (uppgifter att delegera till någon annan) – dessa uppgifter måste slutföras omedelbart, men de kanske inte är tillräckligt viktiga för att kräva din uppmärksamhet. Därför kan de delegeras till andra medlemmar i teamet. Exempel på dessa kan vara rutinarbete eller långa möten/telefonsamtal utan ett tydligt syfte.
- Fjärde kvadranten: Varken brådskande eller viktigt (uppgifter att eliminera) – dessa uppgifter är distraktioner och bör undvikas om möjligt. I många fall kan du helt enkelt ignorera eller avsluta denna typ av arbete. Exempel kan vara sociala aktiviteter eller onödigt långa te-/kaffepauser.
Enkelt uttryckt kan du med hjälp av Eisenhower Box visualisera dina uppgifter inom ramen för betydelse och tidspress. När du börjar se din arbetsbelastning i dessa termer är det mycket lättare att se till att de viktigaste uppgifterna prioriteras och slutförs så snabbt som möjligt.
Hur skiljer man mellan brådskande och viktigt?
Det finns ingen universalformel för att bestämma skillnaden mellan brådskande och viktigt när du skapar en prioritetsmatris, men det är en viktig sak att tänka på. Ofta är skillnaden mellan dessa två kategorier i den verkliga världen svårare att bestämma än när du producerar en abstrakt Eisenhower-låda. I ett nötskal är brådskande uppgifter oundvikliga och kräver omedelbar uppmärksamhet, medan viktiga uppgifter kräver mer planering och bidrar till långsiktiga mål. Att svara på telefonsamtal från en viktig kund är till exempel brådskande, samtidigt som det är viktigt att hålla koll på den senaste forskningen inom ditt område.
Vilka är fördelarna med Eisenhower Matrix?
En av de viktigaste fördelarna med Eisenhowers brådskande/viktigt-matris är hur lätt den är att implementera. Du behöver inte köpa något dyrt mjukvarupaket och du behöver inte lägga en massa tid på att skapa matrisen. Generellt gör prioriteringsmatrisen dig bättre på att hantera din tid genom att skapa tydliga och entydiga prioriteringar. Detta är särskilt användbart för personer i lednings- eller ägarpositioner, liksom frilansare som kan behöva jonglera uppgifter från flera olika projekt eller kunder samtidigt.
Vilka är nackdelarna med Eisenhower Matrix?
Det finns ett par nackdelar associerade med prioriteringsmatrisen. Den största är att det ofta är svårt att bestämma hur viktig en uppgift är på rätt sätt. Det betyder att du i slutändan kanske delegerar en uppgift till fel resurs och tappar kvalitet. Dessutom är det viktigt att komma ihåg att det inte alltid är möjligt att agera direkt när du har att göra med brådskande aktiviteter. Brist på kunskap, brist på tid, regler och byråkrati eller flera samtidiga brådskande/viktiga uppgifter kan göra detta omöjligt, vilket gör prioriteringsmatrisen lite mindre effektiv när det gäller beslutsfattande och tidshantering.
Så använder du Eisenhower-lådan för att hantera uppgifterna och arbetsbelastningen
Brådskande/viktigt-matrisen kan vara en utmärkt utgångspunkt för arbete och projektledning. När du har placerat dina uppgifter i lämplig kvadrant kan du börja skapa tidshanteringsprocesser för att hjälpa dig att hantera viktiga aktiviteter i tid. Du kan till exempel använda Dropbox för att hantera din att göra-lista mer effektivt och skapa en tidslinjemall. Du kan använda dessa uppgiftshanteringsverktyg för att tilldela brådskande/oviktiga uppgifter till andra medlemmar i ditt team, medan du också kan skapa deadlines och påminnelser för viktiga/icke-brådskande uppgifter som kan planeras för ett senare datum.
Det kan också vara värt att fundera på att implementera verktyg för automatisering på arbetsplatsen. Automatisering – där den är möjlig – är ett utmärkt sätt att hantera uppgifter som behöver göras, men inte kräver så mycket planering eller analys innan man sätter igång. Med hjälp av automatiseringsverktyg eller integreringar i Dropbox-produktivitetsappen kan du ”delegera” Q3-uppgifter (brådskande, men inte viktiga) på ett sätt som är tidseffektivt för ditt företag. Du kan tilldela uppgifter till teammedlemmar i Dropbox Paper med deadlines, eller porta dem direkt till Trello-kort för dina teammedlemmar från Dropbox-filer. Automatiska innehållsinmatningsverktyg kan hjälpa dig att eliminera tidskrävande uppgifter med hög felmarginal som sannolikt kan orsaka flaskhalsar, vilket säkerställer att du och ditt team arbetar mer produktivt i framtiden.
Dessutom bör du överväga att kombinera Eisenhower-lådan med andra tidshanteringsmetoder för ett bättre resultat. Ett exempel är Eat the Frog. Eat the Frog härstammar från ett citat av Mark Twain som sade: ”Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen.” I affärssammanhang betyder det att du bör ta itu med din största eller mest komplexa uppgift innan du går vidare till de mindre uppgifterna som du kan prioritera utifrån andra faktorer, som deadlines. En annan metod är ABCDE-metoden, där du i huvudsak tar dina uppgifter och tilldelar dem ett bokstavsvärde baserat på ordningsföljd innan du slutför dem i den ordningen.
Avslutande tankar
Eisenhower-lådan kan vara ett extremt effektivt verktyg för uppgifts- och tidshantering. Genom att lära dig att prioritera uppgifter effektivt kan du förbättra arbetsplatseffektiviteten, eliminera tidsödande aktiviteter och bygga vidare mot de långsiktiga affärsmålen.
