Qu'est-ce que la matrice Eisenhower ?
Rares sont ceux qui cherchent délibérément à ne pas être productifs, surtout au travail. Mais les heures passent, les demandes urgentes s'accumulent au fur et à mesure que votre liste de tâches s'allonge, et il devient de plus en plus difficile de rester efficace. Vous manquez des échéances importantes ou luttez pour maintenir le cap de vos projets à long terme ? Apprenez à hiérarchiser efficacement vos tâches pour reprendre les rênes grâce à la puissance de la matrice Eisenhower.
Comprendre la matrice Eisenhower
Également appelée la “Eisenhower box” ou la “matrice urgent-important”, la matrice Eisenhower est un cadre simple permettant de hiérarchiser les tâches et de gérer la charge de travail. Elle porte le nom de Dwight D. Eisenhower, général cinq étoiles et 34e président des États-Unis. La productivité d'Eisenhower était telle que son approche de définition des objectifs et de gestion du temps a fait l'objet de nombreuses recherches, notamment par l'Américain Stephen Covey. Dans son livre “Les sept habitudes des gens efficaces”, Stephen Covey a schématisé les idées d'Eisenhower avec un outil de hiérarchisation des tâches simple : la matrice Eisenhower.
Qu'est-ce que la matrice Eisenhower ? Il s'agit essentiellement d'une stratégie permettant de mettre en pratique la citation suivante attribuée à Eisenhower : “J'ai deux types de problèmes, les problèmes urgents et les problèmes importants. Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.” Il vous suffit d'évaluer le degré d'urgence et d'importance de vos tâches.
Comment fonctionne la Eisenhower box ?
Les entreprises comme les particuliers peuvent utiliser la matrice Eisenhower pour planifier, déléguer, hiérarchiser et programmer leurs tâches quotidiennes ou hebdomadaires. En répartissant les tâches dans les quatre quadrants ci‑dessous, vous déterminez leur degré d'urgence et la meilleure approche pour les traiter :
- Premier quadrant : les tâches urgentes et importantes, que vous devez accomplir immédiatement. Il s'agit des tâches qu'il est essentiel de réaliser le plus rapidement possible. Ce sont habituellement des demandes de dernière minute liées à des circonstances imprévues. En règle générale, ces tâches doivent être accomplies immédiatement ou le jour même. Il s'agit, par exemple, de prendre le relais sur un projet pour un collègue malade ou de faire face à une urgence imprévue, comme une rupture de la chaîne d'approvisionnement.
- Deuxième quadrant : les tâches importantes, mais non urgentes, que vous devez planifier. Il s'agit d'objectifs/tâches à long terme qui sont importants, mais qui n'ont pas de date butoir particulièrement ferme et qui peuvent donc être reportés. Ils incluent par exemple l'obtention d'une qualification professionnelle ou des objectifs commerciaux à long terme, comme une réduction budgétaire.
- Troisième quadrant : les tâches urgentes, mais non importantes, que vous devez déléguer. Il s'agit de tâches à accomplir immédiatement, mais qui ne nécessitent pas forcément votre intervention et qui peuvent donc être déléguées à d'autres membres de votre équipe. C'est le cas, par exemple, des tâches répétitives ou des réunions ou appels téléphoniques de longue durée, sans but précis.
- Quatrième quadrant : les tâches ni urgentes, ni importantes, que vous devez éliminer. Ces tâches sont une distraction et devraient, si possible, être évitées. Dans la plupart des cas, vous pouvez simplement ignorer ce type de tâches. Les activités sociales ou les pauses thé/café inutilement longues font par exemple partie de cette catégorie.
Pour résumer, l'utilisation de la Eisenhower box peut vous aider à visualiser vos tâches en fonction de leur caractère important et urgent. En abordant ainsi votre charge de travail, vous vous assurez d'accomplir les tâches les plus importantes en priorité et le plus rapidement possible.
Comment différencier l'urgence de l'importance ?
Même s'il n'existe pas de formule universelle pour faire la distinction entre l'urgence et l'importance lorsque vous créez une matrice de priorité, c'est une dimension essentielle à ne pas négliger. Ces deux catégories sont souvent nettement plus difficiles à distinguer dans le monde réel que dans le contexte abstrait d'une Eisenhower box. En résumé, les tâches urgentes sont inévitables et requièrent une attention immédiate, tandis que les tâches importantes nécessitent une planification plus poussée et contribuent à des objectifs à long terme. Par exemple, il est urgent de répondre aux appels téléphoniques d'un gros client et il est important de vous tenir au courant des dernières actualités de votre domaine.
Quels sont les avantages de la matrice Eisenhower ?
L'un des principaux avantages de la matrice urgent-important d'Eisenhower est sa facilité de mise en œuvre. Aucun logiciel coûteux n'est nécessaire et la matrice ne prend pas beaucoup de temps à créer. Plus généralement, la matrice de priorité vous permet d'améliorer votre gestion du temps en fixant des priorités claires et sans ambiguïté. Cela s'avère particulièrement utile pour les personnes occupant des postes de direction, ainsi que pour les indépendants qui doivent parfois jongler entre plusieurs projets ou clients en même temps.
Quels sont les inconvénients de la matrice Eisenhower ?
La matrice de priorisation présente quelques inconvénients. En premier lieu, il est souvent difficile de déterminer avec précision l'importance d'une tâche. Le risque est de déléguer une tâche à la mauvaise ressource, ce qui pourrait causer une baisse de qualité. De plus, il ne faut pas oublier que les activités urgentes ne sont pas toujours réalisables dans l'immédiat. Le manque de connaissances ou de temps, les réglementations et la bureaucratie, ou la multiplicité de tâches urgentes et importantes peuvent rendre cela impossible, ce qui entrave légèrement l'efficacité de la matrice de priorité en matière de prise de décision et de gestion du temps.
Comment utiliser la Eisenhower box pour gérer vos tâches et votre charge de travail
La matrice urgent‑important peut être un excellent point de départ pour la gestion des tâches et des projets. Une fois vos tâches réparties dans les quadrants, à vous de mettre en place des processus de gestion du temps pour vous aider à traiter les activités importantes en temps voulu. Par exemple, vous pouvez utiliser Dropbox pour gérer votre liste de tâches plus efficacement et créer un modèle de planning. Ces outils de gestion des tâches vous permettent d'attribuer des tâches urgentes/non urgentes à d'autres membres de votre équipe, mais aussi de fixer des dates d'échéance et des rappels pour les tâches importantes/non urgentes qui peuvent être reportées à une date ultérieure.
La mise en place d'outils d'automatisation du travail est également une piste à envisager. Lorsqu'elle est possible, l'automatisation booste votre productivité, sans nécessiter trop de planification ou d'analyse préalables. Grâce aux outils d'automatisation ou aux intégrations de l'application de productivité Dropbox, vous pouvez “déléguer” les tâches du troisième quadrant (urgentes, mais non importantes) afin de faire gagner du temps à votre entreprise. Vous pouvez les attribuer aux membres de votre équipe dans Dropbox Paper avec des dates d'échéance ou les ajouter directement à des cartes Trello à l'intention de vos collaborateurs depuis des fichiers Dropbox. Les outils d'importation automatique de contenu optimisent votre productivité et celle de votre équipe en éliminant les tâches chronophages et sujettes à erreur qui sont susceptibles de freiner vos projets.
Par ailleurs, pour maximiser vos résultats, associez la Eisenhower box à d'autres approches de gestion du temps, comme celle appelée “Manger la grenouille”. Cette technique est tirée d'un dicton de Mark Twain : “Si c'est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire à la première heure le matin.” Dans le monde du travail, cela signifie que vous devez commencer par vous attaquer à votre tâche la plus importante ou la plus complexe, avant de passer aux tâches plus petites que vous pouvez hiérarchiser en fonction d'autres facteurs, comme leurs dates d'échéance. Il existe également la méthode ABCDE, qui consiste essentiellement à classer vos tâches par ordre d'importance en leur attribuant une lettre, avant de les réaliser dans cet ordre.
Conclusion
La Eisenhower box peut être un outil extrêmement efficace pour la gestion des tâches et du temps. En apprenant à hiérarchiser efficacement les tâches, vous pouvez améliorer votre efficacité au travail, éliminer les activités inutiles et vous rapprocher de vos objectifs commerciaux à long terme.
