Что такое матрица Эйзенхауэра?
Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь ваш незаменимый помощник — матрица Эйзенхауэра.
Понимание матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.
Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.
Как работает коробка Эйзенхауэра?
Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить.
- Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
- Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
- Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
- Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.
Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.
Как различить срочность и важность?
Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.
Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?
Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.
Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?
С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.
Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой
Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам в нужный момент реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон рабочего графика. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам команды, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.
Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом управления задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их реализации. С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем.
Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.
Заключительные соображения
Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.
