Wat is de Eisenhower Matrix?
Niemand wil onproductief zijn en al helemaal niet op het werk. Maar naarmate de dag vordert en je dringende verzoeken probeert op te lossen terwijl je taken zich blijven opstapelen, wordt het steeds moeilijker om productief te blijven. Of je nu belangrijke deadlines mist of moeite hebt om op schema te blijven met langetermijnprojecten, effectieve prioritering van taken kan het verschil maken tussen achterop raken of voor op schema liggen. Hierbij kan de Eisenhower Matrix helpen.
De Eisenhower Matrix begrijpen
De Eisenhower Matrix, ook wel bekend als de Eisenhower Box of de urgent/belangrijk-matrix, is een eenvoudige methode waarmee je taken kunt prioriteren en werkbelasting kunt beheren. De methode is vernoemd naar Dwight D. Eisenhower, een generaal met vijf sterren en de 34ste president van de Verenigde Staten. Eisenhower stond bekend om zijn enorme productiviteit, zelfs zoveel dat zijn aanpak voor het stellen van doelen en tijdmanagement uitvoerig is bestudeerd door verschillende mensen, waaronder Stephen Covey. In zijn boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' (De zeven eigenschappen van effectief leiderschap) heeft Covey op basis van de ideeën van Eisenhower een eenvoudige tool voor prioriteitstelling ontwikkeld.
Wat is de Eisenhower Matrix? In wezen is het een strategie waarmee je het volgende citaat van Eisenhower in de praktijk kunt brengen: "Ik heb twee soorten problemen, urgente problemen en belangrijke problemen. De urgente problemen zijn niet belangrijk en de belangrijke problemen zijn nooit urgent." Het enige wat je moet doen, is je taken verdelen op urgentie en belang.
Hoe werkt de Eisenhower Box?
Bedrijven en individuen kunnen de Eisenhower Matrix gebruiken om dagelijkse en wekelijkse taken in te plannen, te delegeren en te prioriteren. Door taken toe te wijzen aan een van de vier kwadranten hieronder, kun je bepalen hoe urgent ze zijn en hoe je ze op de juiste manier afhandelt:
- Eerste kwadrant: Urgent en belangrijk (taken die direct moeten worden voltooid). Deze taken zijn essentieel en dienen zo snel mogelijk te worden gedaan. Dit zijn meestal verzoeken die door onvoorziene omstandigheden op de valreep nog ontstaan. Normaal dienen taken zoals deze direct of op dezelfde dag te worden voltooid. Voorbeelden zijn onder andere een project afhandelen voor een zieke collega of omgaan met een noodgeval of een onderbreking van de toeleveringsketen.
- Tweede kwadrant: Belangrijk, maar niet urgent (taken die voor later ingepland kunnen worden). Dit zijn langetermijndoelen/-taken die belangrijk zijn, maar geen krappe deadline hebben en dus later voltooid kunnen worden. Voorbeelden zijn het behalen van een professionele kwalificatie of het plannen van een zakelijk langetermijndoel, zoals verlaging van het budget.
- Derde kwadrant: Urgent, maar niet belangrijk (taken om te delegeren aan iemand anders). Deze taken dienen direct te worden voltooid, maar zijn wellicht niet belangrijk genoeg om je aandacht op te eisen. Dat betekent dat ze aan andere leden van je team kunnen worden gedelegeerd. Voorbeelden zijn routinematig werk of lange vergaderingen/telefoongesprekken zonder een duidelijk doel.
- Vierde kwadrant: Niet urgent en niet belangrijk (taken om te verwijderen). Deze taken zijn afleidend en moeten waar mogelijk vermeden worden. In veel gevallen kun je dit soort taken gewoon negeren of annuleren. Voorbeelden zijn onder andere sociale activiteiten of onnodig lange koffie-/theepauzes.
Simpel gezegd kan de Eisenhower Box je helpen bepalen of je taken belangrijk of urgent zijn. Wanneer je je werkbelasting naar belang of urgentie begint in te delen, is het veel eenvoudiger om ervoor te zorgen dat belangrijke taken prioriteit krijgen en zo snel mogelijk worden voltooid.
Hoe maak je onderscheid tussen urgentie en belang?
Er bestaat geen universele formule om het onderscheid te bepalen tussen urgentie en belang wanneer je een prioriteitenmatrix maakt, maar het is wel belangrijk om hierover na te denken. Vaak is het onderscheid tussen deze twee categorieën in het echt beslist moeilijker te bepalen dan wanneer je een abstracte Eisenhower Box maakt. In het kort zijn urgente taken onvermijdelijk en dienen die direct afgehandeld te worden, terwijl belangrijke taken meer planning nodig hebben en bijdragen aan langetermijndoelen. Het beantwoorden van telefoontjes van een belangrijke klant is bijvoorbeeld urgent, terwijl up-to-date blijven over het laatste onderzoek in je sector belangrijk is.
Wat zijn de voordelen van de Eisenhower Matrix?
Een van de belangrijkste voordelen van de urgent/belangrijk-matrix van Eisenhower is dat deze eenvoudig te implementeren is. Je hoeft geen dure software aan te schaffen en je hoeft niet veel tijd te besteden aan het maken van de matrix. In het algemeen kun je met de prioriteitenmatrix je tijdmanagement verbeteren door duidelijke en ondubbelzinnige prioriteiten te stellen. Dit is met name handig voor mensen in management- of eigendomsposities, evenals freelancers die tegelijkertijd te maken hebben met verschillende taken van verschillende projecten of klanten.
Wat zijn de nadelen van de Eisenhower Matrix?
Er zitten een paar nadelen aan de prioriteitenmatrix. Het is voornamelijk vaak lastig om het belang van een taak nauwkeurig te bepalen. Hierdoor kun je een taak aan de verkeerde persoon delegeren, waardoor de kwaliteit achteruitgaat. Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat het niet altijd mogelijk is om direct te handelen wanneer je met urgente activiteiten te maken hebt. Meerdere urgente/belangrijke taken of gebrek aan kennis of tijd, regels en bureaucratie kunnen het onmogelijk maken. In dat geval is de prioriteitenmatrix iets minder effectief voor het nemen van beslissingen of tijdmanagement.
De Eisenhower Box gebruiken om je taken en werkbelasting te beheren
De urgent/belangrijk-matrix kan een uitstekend uitgangspunt zijn voor werk- en projectmanagement. Nadat je je taken aan het juiste kwadrant hebt toegewezen, kun je beginnen om je tijdmanagementprocessen op te zetten om je te helpen om belangrijke activiteiten op tijd te doen. Je kunt Dropbox bijvoorbeeld gebruiken om je takenlijst effectiever te beheren of een tijdlijnsjabloon te maken. Je kunt deze taakbeheertools gebruiken om urgente/niet-belangrijke taken toe te wijzen aan andere leden van je team, terwijl je ook deadlines en herinneringen kunt opstellen voor belangrijke/niet-urgente taken die voor een latere datum kunnen worden ingepland.
Het kan ook de moeite waard zijn om na te denken over automatiseringstools voor de werkplek. Automatisering is, waar mogelijk, een geweldige manier om taken af te handelen die gedaan moeten worden, maar niet veel planning of analyse vereisen. Met automatiseringstools of integraties in de productiviteits-app van Dropbox kun je taken uit kwadrant 3 (urgent, maar niet belangrijk) op een efficiënte manier voor je bedrijf 'delegeren'. Je kunt taken met deadlines aan teamleden toewijzen in Dropbox Paper of ze direct poorten naar Trello-kaarten voor je teamleden vanuit Dropbox-bestanden. Automatische tools voor het opnemen van materiaal kunnen je helpen tijdrovende en foutgevoelige taken weg te nemen die hoogstwaarschijnlijk leiden tot knelpunten, en er zo voor zorgen dat je team in de toekomst productiever werkt.
Overweeg daarnaast om de Eisenhower Box met andere tijdmanagementaanpakken te combineren voor een beter resultaat. Bijvoorbeeld 'Eet de kikker'. 'Eet de kikker' komt van een gezegde van Mark Twain, die zei: "Als je een kikker moet eten, kun je dat het beste gelijk in de ochtend doen." In een zakelijke context betekent dit dat je je grootste of meest complexe taak als eerst moet doen voordat je kleinere taken gaat doen, die je op basis van andere factoren, zoals deadlines, prioriteert. Je hebt ook de ABCDE-methode, waarbij je een letter toewijst aan je taken op basis van belang en deze vervolgens in die volgorde voltooit.
Ten slotte
De Eisenhower Box kan een extreem effectieve tool zijn voor taak- en tijdmanagement. Door te leren hoe je effectief prioriteit kunt geven aan taken, kun je je werkplek op efficiënte wijze verbeteren, tijdrovende activiteiten elimineren en werken aan je zakelijke langetermijndoelen.
