Så blir onboardingen enklare med Dropbox Paper

En onboardingschemamall skapas i Dropbox Paper

Om du ansvarar för att ge nyanställda möjlighet att lyckas redan dag ett finns ett stort behov av att bibehålla organisationen. Medarbetarna räknar med att du ska hjälpa dem få en flygande start.

”Folk kan inte leverera sitt bästa arbete och ta oss till nästa nivå om de är oroliga eller förvirrade över hur de ska boka ett mötesrum, ta del av anställningsförmåner eller när första lönen kommer”, säger Joe Topasna, HR Operations Analyst på Dropbox. 

Vissa HR-proffs hittar nya sätt att minska mängden repetitiva uppgifter och fokuserar på att göra upplevelsen mer personlig. På Dropbox använder vårt People-team Dropbox Paper för att göra onboardingen enklare. Paper är en samarbetsyta som kan göra nästan alla delar av onboardingen mer effektiv. För att visa dig hur vi gör pratade vi med några Dropbox-kolleger som ansvarar för att göra våra nyanställda till stjärnspelare. 

1. Skapa dokumentmallar

W-4. I-9. Landsspecifika efterlevnadsformulär. Inte det mest inspirerande sättet att säga ”Välkommen till ditt nya jobb”, eller hur? Lyckligtvis finns det sätt att eliminera en del av pappret (och arbetet) ur allt pappersarbete.

Alla HR-proffs vet är onboardingprocessen förändras. Det som fungerade för några år sedan kanske inte fungerar i dag. Till exempel kan förmånsinformation ändras från en månad till nästa. Så att hålla alla relaterade dokument uppdaterade kan vara en utmaning. 

Men när Dropbox People-teamet delar ett Paper-dokument med en onboardinggrupp kan teamet se till att den nya personalen har tillgång till de senaste detaljerna genom att uppdatera text eller lägga till länkar till relaterade Paper-dokument.

”Med Paper kan vi göra en ändring i ett dokument och då ser mottagarna detta i realtid, så vi behöver inte skicka ut några revisioner”, säger Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst på Dropbox. ”Vi kan också kommentera och få människor att granska olika saker direkt i dokumentet, vilket verkligen är till hjälp för vårt team. Vi kan när som helst uppdatera våra instruktioner. Nyanställda behöver inte ens klicka på uppdatera för att se ändringarna.”

De sparar också tid genom att använda mallar så att de slipper lägga tid på att skapa en helt ny omgång dokument för varje inkommande grupp nyanställda. När Dorenas team återanvänder dokument på återkommande basis använder de mallfunktionen i Paper. 

Mallfunktionen i Dropbox Paper

Det är enkelt att skapa egna mallar från Paper-dokument. Du kan också använda våra färdiga mallar för att hjälpa teamet att starta projekt med mötesanteckningar, projektplaner, kreativa underlag och mycket annat.

I veckan lanserade vi en ny onboardingmall för nyanställning (visas nedan) som alla HR-team på företag kan använda. Den är speciellt utformad för att underlätta teamets arbete dag ett. Mallar finns endast tillgängliga på engelska och kommer snart att finnas tillgängliga på mobilen.

Den nya onboardingmallen för nyanställda i Dropbox Paper

Den nya onboardingmallen för nyanställda i Dropbox Paper

2. Skapa enkla checklistor

Massor av saker händer första dagen, och det är lätt att tappa koll på vad som behöver göras och när. Därför använder vårt People-team i hög grad checklistor. Med Paper kan du snabbt skapa att-göra-listor och tilldela varje uppgift till en person genom att tagga med @, vilket genererar ett e-postmeddelande som låter dem veta när uppgiften ska vara klar.

Animerad skärmbild som visar checklistefunktionen i Dropbox Paper

”Vi implementerade den här förmånschecklistan i slutet av förra året”, berättar Dorena. ”Innan dess hade vi en presentation med 60 bilder som vi delade med våra anställda, och så bara räknade vi med att de skulle komma ihåg varenda detalj.” Dorena säger att hon snabbt insåg att detta inte är lätt för ny personal – särskilt när andra team ber om deras uppmärksamhet för att fylla i andra formulär. Utöver allt pappersarbete ska de också lära sig ett nytt jobb. 

Efter att ha implementerat Paper-checklistan har Dorena och hennes team upptäckt att detta inte bara effektiviserar processen, det hjälper också den nya personalen att fokusera sin uppmärksamhet på det som är viktigast. ”Nu kan vi bara säga i början av presentationen: 'Försök inte komma ihåg allt detta. Kolla bara i checklistan.’ Folk skrattar, men vi menar ju allvar – de behöver bara komma ihåg checklistan.”

Skärmbild som visar en förmånschecklista i Dropbox Paper

Tilldela uppgifter och ange förfallodatum i Dropbox Paper

Skärmbild som visar uppgiftstilldelningsfunktionen i Dropbox Paper

3. Lägg till översikt och transparens

Med läsarinfofunktionen i Paper (visas nedan) kan HR-teamet skicka dokument till nyanställda och sedan återvända för att se vem som har (och inte har) öppnat det. På så vis kan de enligt Dorena se till att alla som behöver uppdateras får tillgång till informationen. ”Ibland får vi frågor som: 'Var hittar jag denna information?' Vi svarar: 'Det verkar som om du inte har öppnat det här dokumentet än. Det här dokumentet är din bästa vän. Följ det steg för steg så missar du inte något.'”

Spåra framsteg med läsarinfofunktionen i Dropbox Paper

Animerad skärmbild som visar läsarinfofunktionen i Dropbox Paper

Dessutom låter Paper alla som har blivit inbjudna till dokumentet se redigeringsprocessen i realtid. Teammedlemmar som har fått redigeringsåtkomst kan göra ändringar, och två eller flera personer kan göra ändringar samtidigt. De som bara har visningsåtkomst kan lägga till kommentarer för att fråga om innehåll eller göra förslag på ändringar. Konversationer som ofta försvinner i e-posttrådar kan ses i rätt sammanhang bredvid innehållet i kommentarerna och svaren.

Lägga till kommentarer i Dropbox Paper

Animerad skärmbild som visar kommentarsfunktionen i Dropbox Paper

På Dropbox tror vi starkt på att låta anställda lära av varandra när vi arbetar tillsammans och lära oss av vårt förflutna genom titta bakåt. Paper hjälper nyanställda att snabbt komma igång, eftersom en enda sökning i Paper ger dokument från projekt i hela organisationen.

”Vi är mycket transparenta som företag kring vad vi kunde ha gjort bättre produktmässigt”, säger Joe. ”Vem som helst kan söka bakåt. Det är inget vi begränsar. På företagsnivå är det standard. Folk fascineras av detta. Nyanställda kommer till mig och säger ”Jag jobbade på teknikföretaget XYZ och där var sådant hemligt.” Detta är något nytt för människor.”

Naturligtvis har inte alla företag samma transparenskultur. För företag som bara vill göra visst innehåll offentligt är Paper utformat så att IT-administratörer kan justera vem som kan se vad genom anpassade inställningar för varje Paper-dokument. 

”Jag har arbetat på andra företag som inte sysslar med teknik, och jag har sett deras processer som nyanställd”, säger Dorena. ”Det är fysiska papper och monotona instruktioner. Jag känner att skillnaden mellan onboardingen här och på de andra företagen är automatisering och översikten i instruktionerna. På andra företag säger de 'Så här registrerar du dig för förmåner. Lycka till.' Här säger vi, 'Så här registrerar du dig för förmåner. Och så här hittar du en läkare. Och så här bokar du en tid.'”

4. Effektivisera svaren på nyanställdas frågor

Varje dag är en av de vanligaste uppgifterna som HR-team måste hantera frågor från personalen. ”Jag får förmodligen 30–40 frågor om dagen”, säger Dorena. ”Men många av dem är medicinskt relaterade, så det finns inte ett snabbt, enkelt svar. Det finns förmodligen 40–50 standardfrågor under en vecka som upprepas i en cykel: 'Hur registrerar jag mig för det här?' och sedan en vecka senare: 'När får jag mina medicinska ID?'"

”Paper har gjort det så smidigt att det tar 15 minuter av min dag snarare än tre timmar utspridda över hela dagen”, säger hon. ”Eftersom vi har utvecklat vårt innehåll så mycket behöver vi inte skriva samma information om och om igen eller försöka anpassa den efter varje anställd. Jag kan bara svara och dela ett Paper-dokument och säga 'Här finns all denna information.'”

Bjuda in kolleger till ett delat Paper-dokument

Animerad skärmbild som visar hur man delar ett Dropbox Paper-dokument

5. Gör slitgörat till ett spel

För att göra dokumenttragglingen mindre seg och hålla ny personal engagerad bestämde sig People-teamet på Dropbox för att göra processen till ett spel. De skapade en skattjakt som vägleder ny personal genom registreringar och introducerar dem för ett av de viktigaste verktygen som företaget använder för att samordna projekt och kommunicera med anställda – Dropbox Paper.

”Jag använder skattjakten, och den fungerar som en rundtur på våra förmånssidor, som en introduktion till Paper”, säger Dorena. ”Vi använder förmånsinformation i Paper-dokument för att visa nyanställda deras första registreringsinformation. Sedan skickar vi dem en detaljerad lista över saker de måste göra vid vissa datum. Jag tycket att detta visar hur praktiskt samarbetet är. För med läsarinfofunktionen kan du se ansikten och namn på andra nyanställda som tittar på dokumentet.”

Skattjakten för nyanställda i Paper doc

Skärmbild som visar skattjakten för nyanställda i ett Dropbox Paper-dokument

”Jag blev nyligen en del av teamet och gillade verkligen skattjakten”, säger Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager på Dropbox. ”Jag är fortfarande lite bitter över att vårt lag inte vann, men detta var förmodligen det bästa sättet att lära sig grunderna i Paper och få en smak av livet på Dropbox.”

För att lära dig hur Dropbox Paper kan göra onboardingen och andra uppgifter enklare för ditt team, gå till dropbox.com/paper.

Ta reda på vad Dropbox mer kan göra för ert HR-team.

Kontakta Dropbox