Com funcionários de escritório perdendo até 30% do tempo em busca de arquivos e empresas gastando centenas de dólares em suprimentos de escritório de papel, o custo de sistemas de gerenciamento de documentos ineficientes pode facilmente ser um problema. Felizmente, com a ajuda de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é mais que possível evitar a perda de receita com processos baseados em papel.
Saiba como a mudança para um arquivamento digital e centralizado pode proporcionar mais tempo livre aos funcionários, economizar seu dinheiro, ajudar na conformidade e servir de proteção contra a perda de dados.
O que é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?
Um Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (SGED) é um sistema de software que permite criar, gerenciar, armazenar e rastrear documentos e arquivos eletrônicos. Um SGED geralmente inclui recursos como nomenclatura eletrônica de arquivos, armazenamento, digitalização de documentos, controle de versão para rastrear atualizações feitas em documentos e reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para processar texto em documentos.
Qual a importância de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?
Quanto tempo seria economizado se fosse possível pesquisar e encontrar todos os documentos necessários em segundos? Se você pudesse armazenar e acessar documentos de qualquer lugar do mundo, o gerenciamento de arquivos seria mais fácil?
Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (SGED), você rastreia, monitora e gerencia os arquivos de um local central, o que torna as negociações mais eficientes com qualquer pessoa em todo o mundo. O sistema mantém seus documentos organizados e seguros, ajuda você e seus funcionários a economizar tempo e contribui para a segurança de seus dados.
Quais são as vantagens do arquivamento centralizado de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?
Segurança aprimorada
Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos você consegue manter seus arquivos mais seguros do que se estivessem armazenados em um único computador ou em um arquivo físico em algum lugar do escritório.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite definir permissões para que somente determinadas pessoas visualizem ou editem determinados arquivos, garantindo que seus documentos mais confidenciais sejam acessados somente pelas pessoas que precisam vê-los. Ter um sistema de gerenciamento de arquivos seguro também é importante quando se trata de atender aos padrões de conformidade regulatória.
Ao usar o Dropbox, os administradores de conta especificam o acesso aos arquivos e os documentos públicos só podem ser visualizados por pessoas que tenham os links do arquivo. Se habilitar a verificação em dois passos, você também receberá códigos de segurança via SMS ou de um aplicativo autenticador.
Melhor ainda, todos os documentos assinados com o Dropbox Sign, que faz parte de todos os planos do Dropbox, são invioláveis e criados com trilhas de auditoria para fornecer um histórico completo e com registro de data e hora de todas as ações e edições.
Fluxos de trabalho mais eficientes
Quando todos os seus documentos ficam armazenados em um local central e digital, fica muito mais fácil para suas equipes encontrarem os arquivos de que precisam. Manter todos informados é especialmente útil quando várias pessoas estão trabalhando no mesmo projeto, pois isso reduz as chances de arquivos duplicados ou de várias versões do mesmo arquivo aparecerem em vários lugares.
Por exemplo, sendo o maior mercado imobiliário on-line do Brasil, o VivaReal precisava de uma maneira mais fácil de armazenar dados e simplificar a colaboração entre os funcionários. Depois que adotou o Dropbox para o seu negócio, o VivaReal agora consegue sincronizar novos arquivos automaticamente, mantendo tudo em um só lugar, e o compartilhamento de documentos entre diferentes dispositivos ficou muito mais simples.
Além disso, quando você usa o Dropbox Sign, todos os documentos enviados para assinatura também podem ser armazenados automaticamente na pasta do Dropbox que você escolher.
Menos perda de dados
Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, o número de itens e dados perdidos por erro humano ou por falha de comunicação entre as equipes também diminui.
Com todos os documentos armazenados em um local central com backup e recuperação de versões, fica muito mais fácil rastrear um documento perdido. E, se algo se perde, o arquivo pode ser recuperado sem maiores complicações.
Quando se trata de seus documentos mais importantes, como contratos de serviço, contratos de funcionários ou contratos de confidencialidade, reter e rastrear arquivos é crucial para trabalhar com eficiência. Um sistema de gerenciamento de documentos, como o Dropbox, fornece armazenamento seguro para seus documentos assinados eletronicamente na nuvem. Assim você evita o extravio de documentos e ganha mais tranquilidade.
Custo-benefício
A falta de arquivamento eletrônico e centralizado pode prejudicar a receita devido ao tempo desnecessário gasto na busca e no gerenciamento de arquivos e na reimpressão regular de documentos ou na recriação de dados perdidos.
Para entender melhor a situação, em média, custa US$ 20 para arquivar um único documento, US$ 120 para encontrar cada documento extraviado e US$ 220 para recriar cada documento, mas o valor de uma assinatura com um sistema de gerenciamento de documentos como o Dropbox para empresas começa em apenas US$ 15/mês.
Em vez de desperdiçar milhares de folhas de papel imprimindo documentos que deveriam permanecer digitais, você pode economizar enviando rapidamente por e-mail um link para os documentos e seus destinatários podem acessar os arquivos por meio de computadores ou celulares. Quando chegar o momento de fazer edições ou acessar novamente documentos, você poderá fazer alterações digitais sem precisar imprimir ou digitalizar novamente. Além disso, cada versão do documento será armazenada no seu sistema, garantindo um acesso fácil e seguro.
Simplifique o gerenciamento de documentos com o Dropbox
Um bom software de gerenciamento de arquivos faz maravilhas para manter sua empresa organizada, segura e eficiente. Acrescente ainda um sistema de gerenciamento de documentos de assinatura eletrônica para assinatura rápida de contratos e melhore as taxas de conclusão de contratos em 26% com o Dropbox Sign.
Se quiser aprimorar ainda mais seu sistema de gerenciamento de documentos, também poderá integrar o Dropbox com a Dropbox Sign API para enviar solicitações de assinatura diretamente do seu CRM e o Dropbox Fax para facilitar o envio de fax on-line.
