คุณค่าของระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อพนักงานออฟฟิศเสียเวลามากถึง 30% ในการค้นหาไฟล์ และบริษัทต่างๆ ใช้จ่ายเงินหลายร้อยดอลลาร์ไปกับอุปกรณ์สำนักงานที่เน้นการใช้กระดาษ ต้นทุนของระบบการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพนี้ก็สามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างง่ายดาย โชคดีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียรายได้ไปกับขั้นตอนต่างๆ ที่เน้นการใช้กระดาษได้ด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

หาคำตอบว่าการเปลี่ยนมาใช้การจัดเก็บไฟล์แบบรวมศูนย์ด้วยระบบดิจิทัลสามารถคืนเวลาให้กับพนักงานของคุณ ประหยัดเงิน ช่วยปฏิบัติตามข้อกำหนด และปกป้องคุณจากการสูญหายของข้อมูลได้อย่างไร

ระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) คือระบบซอฟต์แวร์ที่ทำให้คุณสามารถสร้าง จัดการ จัดเก็บ และติดตามเอกสารและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยปกติแล้ว EDMS จะมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตั้งชื่อไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ พื้นที่จัดเก็บข้อมูล การสแกนเอกสาร การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามการอัพเดทที่ดำเนินการต่อเอกสาร และการอ่านอักขระด้วยแสง (OCR) สำหรับการประมวลผลข้อความภายในเอกสาร

เพราะเหตุใดระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จึงสำคัญ

คุณจะประหยัดเวลาได้มากเท่าไรหากสามารถค้นหาและพบเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการได้ในไม่กี่วินาที และการจัดการไฟล์จะง่ายขึ้นเพียงใดหากคุณสามารถจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ในโลก 

เมื่อใช้ระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) คุณสามารถติดตาม ควบคุม และจัดการไฟล์ของคุณได้จากศูนย์กลางแห่งเดียว ซึ่งจะทำให้การดำเนินธุรกิจกับผู้คนทั่วโลกมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้เอกสารของคุณเป็นระเบียบและปลอดภัยโดยช่วยให้คุณและพนักงานของคุณประหยัดเวลาได้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยปกป้องข้อมูลของคุณด้วย

ข้อดีของการจัดเก็บไฟล์แบบรวมศูนย์ด้วยระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

การรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสามารถเก็บไฟล์ของคุณให้ปลอดภัยได้มากกว่าเมื่อเทียบกับการจัดเก็บไฟล์ไว้บนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว หรือในตู้เอกสารที่ไหนสักแห่งในสำนักงานของคุณ

ระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดสิทธิ์เพื่อให้มีเฉพาะบางคนเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขบางไฟล์ได้ ทำให้แน่ใจว่าเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนที่สุดของคุณจะได้รับการเข้าถึงโดยผู้คนที่จำเป็นต้องดูเท่านั้น นอกจากนี้ การมีระบบการจัดการไฟล์ที่ปลอดภัยพร้อมให้ใช้งานยังมีความสำคัญเมื่อต้องปฏิบัติตามมาตรฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบอีกด้วย

เมื่อใช้ Dropbox ผู้ดูแลบัญชีสามารถระบุการเข้าถึงไฟล์ได้ และเฉพาะผู้ที่มีลิงก์ไฟล์เท่านั้นที่จะสามารถดูเอกสารสาธารณะได้ และหากคุณเปิดการทำงานการยืนยันแบบสองขั้นตอน คุณก็จะได้รับรหัสรักษาความปลอดภัยทาง SMS หรือจากแอปเพื่อการพิสูจน์ตัวตนด้วย

ยิ่งไปกว่านั้น เอกสารใดๆ ที่เซ็นด้วย Dropbox Sign ซึ่งรวมอยู่ในทุกแผนบริการ Dropbox จะได้รับการประทับตราป้องกันการเปลี่ยนแปลงและมีบันทึกการตรวจสอบเพื่อจัดเตรียมประวัติการดำเนินการและการแก้ไขทั้งหมดที่สมบูรณ์และมีประทับเวลา

ขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อเอกสารทั้งหมดของคุณได้รับการจัดเก็บในศูนย์กลางดิจิทัลแห่งเดียว ทีมของคุณจะค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ง่ายขึ้นมาก การทำให้ทุกคนทราบข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีหลายคนทำงานร่วมกันในโปรเจกต์เดียวกัน เนื่องจากจะช่วยลดโอกาสที่จะมีไฟล์ซ้ำหรือไฟล์เดียวกันที่มีหลายเวอร์ชันปรากฏขึ้นมาในหลายๆ ที่

ตัวอย่างเช่น VivaReal ซึ่งเป็นตลาดอสังหาริมทรัพย์ออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดของบราซิลต้องการวิธีที่ง่ายขึ้นในการจัดเก็บข้อมูลและลดความยุ่งยากในการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน หลังจากเปลี่ยนมาใช้ Dropbox สำหรับธุรกิจของคุณ VivaReal สามารถซิงค์ไฟล์ใหม่ๆ โดยอัตโนมัติ เก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว และแบ่งปันเอกสารระหว่างอุปกรณ์ที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้นมาก

นอกจากนี้ เมื่อคุณใช้ Dropbox Sign เอกสารที่คุณส่งเพื่อขอลายเซ็นทั้งหมดจะได้รับการบันทึกลงในโฟลเดอร์ Dropbox ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ

การสูญเสียข้อมูลน้อยลง

นอกจากนี้ ระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังลดจำนวนรายการและข้อมูลที่สูญหายที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์หรือการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพระหว่างทีมได้อีกด้วย

เมื่อจัดเก็บเอกสารทั้งหมดในศูนย์กลางที่ได้รับการสำรองข้อมูลและควบคุมเวอร์ชัน การติดตามเอกสารที่สูญหายจะดำเนินการได้ง่ายขึ้นมาก และถ้าหากว่ามีอะไรสูญหายขึ้นมา ก็สามารถกู้คืนได้โดยไม่ต้องทำอะไรมาก

เมื่อพูดถึงเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณ เช่น ข้อตกลงบริการ สัญญาของพนักงาน หรือ NDA การเก็บรักษาและติดตามไฟล์ถือเป็นเรื่องสำคัญในการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการจัดการเอกสาร เช่น Dropbox มอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยไร้กังวลให้กับเอกสารที่มีลายเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ของคุณในระบบคลาวด์ เพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการจัดเก็บเอกสารผิดที่และสบายใจได้มากขึ้น

คุ้มค่าใช้จ่าย

หากไม่มีการจัดเก็บไฟล์ที่รวมศูนย์แบบอิเล็กทรอนิกส์ อาจทำให้คุณสูญเสียรายได้เนื่องจากเสียเวลาโดยไม่จำเป็นในการค้นหาและจัดการไฟล์ และต้องพิมพ์เอกสารซ้ำหรือสร้างข้อมูลที่สูญหายใหม่อยู่เป็นประจำ

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น โดยเฉลี่ยแล้วจะต้องเสียค่าใช้จ่าย $20 ในการจัดเก็บเอกสารฉบับเดียว เสีย $120 ในการค้นหาเอกสารแต่ละฉบับที่จัดเก็บผิดที่ และเสีย $220 ในการสร้างเอกสารแต่ละฉบับขึ้นมาใหม่ แต่การสมัครสมาชิกที่มีระบบการจัดการเอกสารอย่าง Dropbox Business มีราคาเริ่มต้นเพียง $15/เดือนเท่านั้น

แทนที่จะเสียกระดาษหลายพันแผ่นในการพิมพ์เอกสารที่ควรจะเป็นรูปแบบดิจิทัล คุณสามารถประหยัดได้โดยการส่งลิงก์ที่เชื่อมโยงไปยังเอกสารของคุณทางอีเมล แล้วผู้รับของคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ได้จากคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของตนเอง และเมื่อถึงเวลาแก้ไขหรือเข้าถึงเอกสารต่างๆ อีกครั้ง คุณไม่เพียงแค่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงแบบดิจิทัลได้โดยไม่ต้องพิมพ์หรือสแกนใหม่เท่านั้น แต่คุณยังมีเอกสารแต่ละเวอร์ชันในระบบของคุณเพื่อการเข้าถึงที่ปลอดภัยและง่ายดายด้วยเช่นกัน

ลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสารด้วย Dropbox

ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ที่ดีสามารถสร้างปาฏิหาริย์โดยทำให้ธุรกิจของคุณเป็นระเบียบ ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ เมื่อใช้ร่วมกับระบบการจัดการเอกสารที่มีลายเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการเซ็นสัญญาที่รวดเร็ว คุณก็จะสามารถปรับปรุงอัตราการทำสัญญาให้เสร็จสมบูรณ์ได้ 26% ด้วย Dropbox Sign

หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบการจัดการเอกสารให้ดียิ่งขึ้น คุณยังสามารถผสานการทำงาน Dropbox กับ Dropbox Sign API เพื่อส่งการขอลายเซ็นโดยตรงจาก CRM ของคุณ และ Dropbox Fax เพื่อให้รับส่งแฟกซ์ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย