Da Büroangestellte bis zu 30 % ihrer Zeit mit der Suche nach Dateien verschwenden und Unternehmen Hunderte von Dollar für papierlastiges Büromaterial ausgeben, summieren sich die Kosten für ineffiziente Dokumentenverwaltungssysteme schnell. Glücklicherweise lassen sich Umsatzverluste durch papierlastige Prozesse mithilfe eines Systems zur elektronischen Dokumentenverwaltung vollständig vermeiden.
Hier erfahren Sie, wie Sie sich durch die Umstellung auf eine digitale, zentralisierte Ablage Geld und Mitarbeitern Zeit sparen, die Einhaltung von Vorschriften unterstützen und sich vor Datenverlust schützen können.
Was ist ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung?
Ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung (DMS) ist ein Softwaresystem, mit dem Sie elektronische Dokumente und Dateien erstellen, verwalten, speichern und verfolgen können. Ein DMS umfasst normalerweise Funktionen wie das Benennen und Speichern elektronischer Dateien, das Scannen von Dokumenten, die Versionskontrolle zum Verfolgen vorgenommener Aktualisierungen und optische Zeichenerkennung (OCR für Englisch „Optical Character Recognition“) zum Verarbeiten von Text in Dokumenten.
Warum ist ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung wichtig?
Wie viel Zeit könnten Sie sparen, wenn jedes benötigte Dokument in Sekundenschnelle gefunden werden könnte? Wie viel einfacher wäre die Dateiverwaltung, wenn Sie Dokumente von überall auf der Welt aus speichern und darauf zugreifen könnten?
Mit einem System zur elektronischen Dokumentenverwaltung (DMS) können Sie Ihre Dateien von einem zentralen Ort aus verfolgen, überwachen und verwalten, was besonders die Geschäftsabwicklung effizienter macht. Gleichzeitig sind Ihre Dokumente stets gut organisiert und geschützt, Sie und Ihre Mitarbeiter können Zeit sparen und das System trägt zur Sicherheit Ihrer Daten bei.
Welche Vorteile bietet die zentralisierte Ablage mit einem System zur elektronischen Dokumentenverwaltung?
Höhere Sicherheit
Mit einem System zur elektronischen Dokumentenverwaltung können Sie Ihre Dateien sicherer aufbewahren als nur auf einem einzelnen Computer oder in einem Aktenschrank irgendwo in Ihrem Büro.
So können Sie Berechtigungen festlegen, sodass nur bestimmte Personen bestimmte Dateien anzeigen oder bearbeiten können, wodurch sichergestellt wird, dass wirklich nur die entsprechenden Personen auf Ihre sensibelsten Dokumente zugreifen können. Ein sicheres Dateiverwaltungssystem ist auch wichtig, wenn es darum geht, gesetzliche Compliance-Standards zu erfüllen.
Mit Dropbox können Kontoadministratoren den Zugriff auf Dateien festlegen und öffentliche Dokumente können nur von Personen angezeigt werden, die über die entsprechenden Dateilinks verfügen. Bei Aktivierung der zweistufigen Überprüfung erhalten Sie Sicherheitscodes auch per SMS oder von einer Authentifikator-App.
Besser noch: Alle mit Dropbox Sign signierten Dokumente, die in allen Dropbox-Abos enthalten sind, sind manipulationssicher und werden mit Prüfprotokollen erstellt, um den vollständigen Verlauf aller Aktionen und Änderungen mit Zeitstempel bereitzustellen.
Effizientere Arbeitsabläufe
Wenn alle Ihre Dokumente an einem zentralen, digitalen Ort gespeichert sind, können Ihre Teams die benötigten Dateien viel einfacher finden. Es ist besonders hilfreich, alle auf dem Laufenden zu halten, wenn mehrere Personen am selben Projekt arbeiten, da dadurch weniger wahrscheinlich duplizierte Dateien oder verschiedene Versionen derselben Datei an mehreren Stellen entstehen.
Als Brasiliens größter Onlineimmobilienmarkt war bei VivaReal beispielsweise eine einfachere Möglichkeit erforderlich, Daten zu speichern und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Mit Dropbox für Ihr Unternehmen können bei VivaReal neue Dateien jetzt automatisch synchronisiert werden, sodass alles an einem Ort bleibt, und das Teilen von Dokumenten zwischen verschiedenen Geräten wurde viel einfacher.
Wenn Sie Dropbox Sign verwenden, kann außerdem jedes Dokument, das Sie zum Unterzeichnen senden, automatisch im Dropbox-Ordner Ihrer Wahl gespeichert werden.
Weniger Datenverlust
Ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung reduziert auch die Anzahl von Elementen und Daten, die durch menschliche Fehler oder unzureichende Kommunikation zwischen Teams verloren gehen können.
Da alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert sind, der gesichert und versioniert ist, ist es viel einfacher, verlorengegangene Dokumente aufzuspüren. Sollte doch einmal etwas verloren gehen, lässt es sich mit minimalem Aufwand wiederherstellen.
Wenn es um Ihre wichtigsten Dokumente wie Dienstleistungsvereinbarungen, Mitarbeiterverträge oder NDAs geht, ist das Aufbewahren und Auffinden von Dateien für eine effektive Geschäftsabwicklung von entscheidender Bedeutung. Ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung wie Dropbox ermöglicht das sichere Speichern Ihrer elektronisch unterzeichneten Dokumente in der Cloud, sodass Sie das Verlegen von Dokumenten vermeiden und die Sicherheit steigern können.
Kostengünstig
Durch eine fehlende elektronische, zentralisierte Ablage können Einnahmeverluste entstehen, da unnötig Zeit für die Suche und Verwaltung von Dateien aufgewendet und Dokumente regelmäßig neu gedruckt oder verloren gegangene Daten neu erstellt werden müssen.
Deutlicher ausgedrückt: Es kostet im Durchschnitt 20 US-Dollar, ein einzelnes Dokument zu archivieren, 120 US-Dollar, um jedes verlegte Dokument zu finden, und 220 US-Dollar, um ein Dokument neu zu erstellen – doch ein Abo eines Dokumentenverwaltungssystems wie Dropbox für Unternehmen ist bereits ab nur 15 US-Dollar pro Monat erhältlich.
Statt Tausende von Blättern für das Drucken von Dokumenten zu verschwenden, die digital bleiben sollen, können Sie Material sparen, indem Sie schnell einen Link zu Ihren Dokumenten per E-Mail senden. Ihre Empfänger können von ihren Computern oder Telefonen aus dann auf die Dateien zugreifen. Wenn es an der Zeit ist, Dokumente zu bearbeiten oder erneut darauf zuzugreifen, können Sie Änderungen nicht nur digital vornehmen, ohne das Dokument ausdrucken oder erneut scannen zu müssen, sondern Sie verfügen über jede Version des Dokuments auch in Ihrem System – für sicheren und einfachen Zugriff.
Vereinfachen der Dokumentenverwaltung mit Dropbox
Eine gute Dateiverwaltungssoftware kann Wunder wirken, damit Ihr Unternehmen gut organisiert, geschützt und effizient bleibt. Kombinieren Sie solche Lösungen mit einem Dokumentenverwaltungssystem für elektronische Signaturen für schnelle Vertragsunterzeichnung und Sie können die Vertragsabschlussraten mit Dropbox Sign um bis zu 26 % verbessern.
Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem noch weiter verbessern möchten, können Sie auch die Dropbox Sign-API integrieren, um Unterzeichnungsanfragen direkt über Ihr CRM zu senden, und Dropbox Fax für einfachen Online-Faxversand.
