비효율적인 문서 관리 시스템에 드는 비용은 금방 눈덩이처럼 불어날 수 있습니다. 사무직 근로자들은 업무 시간의 최대 30%를 파일을 찾는데 허비하고, 기업들은 종이 문서와 관련된 사무용품에 수백 달러를 지출하죠. 다행히도 전자 문서 관리 시스템을 도입하면 종이 기반 프로세스로 인한 수익 손실을 막을 수 있습니다.
문서 관리 시스템을 디지털 통합 관리 방식으로 전환하면 직원들의 시간을 절약하는 것은 물론 비용을 절감하고, 컴플라이언스를 지원하고, 데이터 손실을 방지할 수 있습니다.
전자 문서 관리 시스템이란?
전자 문서 관리 시스템(EDMS)이란 전자 문서와 파일을 만들고, 관리하고, 저장하고, 추적할 수 있도록 지원하는 소프트웨어 시스템을 말합니다. EDMS에는 보통 전자 파일 이름 지정, 스토리지, 문서 스캔, 문서 변경 내용 추적을 지원하는 버전 관리, 문서 내 텍스트를 처리하는 광학 문자 인식(OCR) 등의 기능이 포함됩니다.
전자 문서 관리 시스템이 중요한 이유
필요한 모든 문서를 몇 초 내로 검색해 찾을 수 있다면 얼마나 많은 시간이 절약될까요? 전 세계 어디서든 문서를 저장하고 액세스할 수 있다면 파일 관리가 얼마나 쉬워질까요?
전자 문서 관리 시스템(EDMS)을 사용하면 하나의 중심 공간에서 파일을 추적하고, 모니터링하고, 관리할 수 있어 전 세계 어떤 사람과든 효율적으로 비즈니스를 할 수 있습니다. 또한, 문서가 체계적으로 안전하게 보관되어 데이터 보호에 일조하는 동시에 직원들의 시간도 절약할 수 있죠.
전자 문서 관리 시스템이 제공하는 문서 통합 관리의 이점
보안 강화
전자 문서 관리 시스템을 사용하면 파일을 컴퓨터 1대 또는 사무실 어딘가의 파일 수납장에 저장할 때보다 더 안전하게 보호할 수 있습니다.
또한, 특정 사용자만 특정 파일을 보거나 편집할 수 있도록 사용 권한을 설정해 민감한 문서의 액세스를 제어할 수 있습니다. 안전한 파일 관리 시스템을 갖추는 것은 컴플라이언스 표준을 충족하는 데도 중요하죠.
Dropbox에서는 계정 관리자가 파일 액세스를 구체적으로 지정할 수 있고, 공개 파일의 경우 파일 링크가 있는 사람만 볼 수 있습니다. 2단계 인증을 활성화할 경우, SMS 또는 인증자 앱을 통해 보안 코드가 전송됩니다.
또한, 모든 Dropbox 요금제에 포함된 Dropbox Sign으로 문서에 서명하면 문서 변조를 방지할 수 있을뿐더러 문서마다 감사 내역이 첨부되어 모든 문서 활동과 변경 사항을 문서 활동이 발생한 시간과 함께 확인할 수 있습니다.
더 효율적인 워크플로
모든 문서를 하나의 중심 디지털 공간에 보관하면 팀이 필요한 파일을 찾기가 훨씬 수월합니다. 모두가 같은 진행 상황을 공유할 수 있는 환경은 여러 명이 같은 프로젝트 작업을 진행할 때 특히 유용합니다. 파일이 중복되거나 서로 다른 파일 버전이 여기저기 흩어져 저장될 가능성이 작기 때문이죠.
한 예를 들어 보죠. 브라질 최대 규모의 온라인 부동산 마켓플레이스 VivaReal은 데이터를 보관하고 직원 간 협업을 간소화할 간편한 방법을 찾고 있었습니다. Dropbox를 도입한 VivaReal은 현재 새로운 파일을 자동으로 동기화하며 모든 콘텐츠를 한 공간에 보관하고 다양한 장치로 문서를 간편하게 공유하고 있습니다.
또한, Dropbox Sign을 사용하면 서명을 위해 전송한 모든 문서도 각자가 사전에 지정한 Dropbox 폴더에 자동으로 저장됩니다.
데이터 손실 최소화
또한, 전자 문서 관리 시스템은 인적 오류나 팀 간 의사소통의 부족으로 인해 손실된 항목과 데이터의 수를 줄여줍니다.
중심 공간에 저장된 모든 문서가 백업되고 버전별로 보관되기 때문에 손실된 문서를 추적하기가 훨씬 간편합니다. 그리고 콘텐츠가 손실된 경우에도 최소한의 노력으로 잃어버린 콘텐츠를 복구할 수 있죠.
서비스 계약서, 고용 계약서, NDA 같은 중요한 문서의 경우, 비즈니스를 효과적으로 운영하려면 파일을 보존하고 추적하는 기능이 반드시 필요합니다. Dropbox 같은 문서 관리 시스템은 전자 서명이 추가된 문서를 클라우드에 안전하게 저장할 수 있는 스토리지를 제공합니다. 그래서 문서를 잘못된 위치에 저장할 일이 없고 언제나 안심할 수 있죠.
가성비
디지털 문서 통합 관리 시스템이 없으면 파일을 찾고, 관리하고, 정기적으로 문서를 다시 인쇄하고, 손실된 데이터를 다시 생성하느라 불필요한 시간을 허비하게 되고 그에 따라 수익도 줄어들 수 있습니다.
더 선명한 그림을 그릴 수 있도록 설명해드리죠. 평균적으로 문서 하나를 정리하는 데 20달러가 들고, 잘못된 위치에 저장된 문서 하나를 찾는 데 120달러가 듭니다. 그리고 문서 하나를 다시 만드는 데 220달러가 들죠. 하지만 Dropbox 같은 문서 관리 시스템을 구독하면 매월 단 15달러밖에 들지 않습니다.
디지털로 보관하면 되는 문서를 인쇄하느라 수천 장의 종이를 낭비하는 대신 문서 링크를 이메일로 빠르게 전송해 비용을 절약할 수 있고, 링크를 받은 사람은 컴퓨터나 휴대폰으로 간편하게 파일에 액세스할 수 있습니다. 문서를 편집하거나 다시 액세스해야 할 때는 문서를 다시 인쇄하거나 스캔하는 대신 디지털 방식으로 문서를 수정할 수 있을 뿐 아니라 문서가 시스템에 버전별로 보관되어 간편하게 액세스할 수 있죠.
문서 관리를 간소화해주는 Dropbox
좋은 파일 관리 소프트웨어는 비즈니스를 체계적이고, 안전하고, 효율적으로 운영하는 데 큰 도움이 됩니다. 여기에 Dropbox Sign 같은 전자 서명 문서 관리 시스템까지 함께 사용하면 문서 서명 프로세스를 가속화할 수 있고 계약서 작성률을 26% 개선할 수 있습니다.
문서 관리 시스템을 한 단계 더 업그레이드하고 싶다면 Dropbox를 Dropbox Sign API와 통합해 CRM에서 바로 서명 요청을 전송하고, Dropbox Fax를 통합해 간편하게 온라인으로 팩스를 전송할 수 있습니다.
