效率低下的文件管理系統導致辦公室工作人員浪費了多達 30% 的時間搜尋檔案，而公司則花費數百美元購買文書用品，而且這些成本容易向上增加。幸虧有了電子文件管理系統，您就能完全避免因為文書工作流程而造成的損失。
暸解若改用數位化的集中式檔案管理，能如何節省員工的時間、節約開支、協助遵循法規，以及避免資料受損。
什麼是電子文件管理系統？
電子文件管理系統 (EDMS) 是可讓您建立、管理、儲存和追蹤電子文件與檔案的軟體系統。EDMS 的功能通常包含：數位檔案命名功能、儲存、儲存文件掃描、可追蹤文件變更的版本控制功能，以及用來處理文件內文字的光學字元辨識 (OCR)。
電子文件管理系統為什麼重要？
想想如果您需要的每份文件，都能在數秒之內搜尋完成，可以省下多少時間？如果您可從世界各地儲存和取得文件檔案，檔案管理作業會變得多麼輕鬆？
只要有電子文件管理系統 (EDMS)，您就能從單一集中位置追蹤、監控和管理檔案，和世界各地的人們做生意也因此變得更有效率。系統也能保持文件井然有序，安全無虞。不僅幫您和員工節省時間，並同時保護資料安全。
使用電子文件管理系統進行集中式檔案管理有什麼優點？
提升安全性
比起將檔案儲存在一台電腦上，或是放在辦公室某處的檔案櫃中，電子文件管理系統更能保護檔案安全。
您可以用電子文件管理系統設定使用權限，限制某些檔案只有特定允許人員才能檢視或編輯，確保只有必要人員才能存取最敏感的文件檔案。為了符合法規遵循標準，備妥安全的檔案管理系統也非常重要。
Dropbox 的帳戶管理員能夠指定檔案存取，而只有擁有檔案連結的人員才能檢視公開文件。假如您啟用了兩步驟驗證，Authenticator 應用程式就會透過簡訊傳送安全碼給您。
更棒的是，所有的 Dropbox 方案都包含 Dropbox Sign，而您用 Dropbox Sign 簽署的文件可防止篡改，且系統還會建立稽核記錄，所有動作和編輯都會記錄在一個完整、附上時間戳記的歷程紀錄中。
更有效率的工作流程
當所有文件都集中儲存在單一的數位位置時，工作團隊就能輕而易舉找到所需檔案。多人同時處理同一個專案時，讓所有人都能掌握即時進度特別重要，如此就可以避免檔案重複，或是同一個檔案在好幾個不同地方有不同的版本。
舉例來說，巴西最大的線上房地產交易平台 VivaReal 需要更簡易的資料儲存方式，並簡化員工之間的協作流程。VivaReal 改用 Dropbox企業方案後，現在能自動同步新檔案、將所有資料集中單一位置處理，而且在不同的裝置間共享文件也變得更簡單。
此外，當您使用 Dropbox Sign 時，每份送交簽署的文件都會自動儲存在您選定的 Dropbox 資料夾。
減少資料遺失
有了電子文件管理系統，人為錯誤或工作團隊間溝通不良所造成的項目和資料遺失就會因而減少。
既然所有文件皆在集中管理位置加以備份、版本紀錄和儲存，尋找遺失的文件就變得簡單多了。就算真的有東西不見了，檔案復原也是易如反掌。
若涉及重大關鍵文件，例如服務協議、員工合約或保密協議等，檔案保存和追蹤對於業務執行效果來說相當重要。像 Dropbox 這樣的文件管理系統，能為電子簽署的文件提供安全可靠的雲端儲存空間，您大可放下心中大石，不必擔心文件放錯位置。
合乎成本效益
缺乏電子化、集中式管理的檔案系統有可能會侵蝕收益，這是因為員工在搜尋和管理檔案時花費過多不必要的時間，以及需要定期重印文件或重新建立遺失的資料。
具體來說，平均將一份文件歸檔得花 20 美元、找尋遺失的檔案得花 120 美元，而重建每份文件得花 220 美元。不過，例如 Dropbox 企業方案等檔案管理系統的訂閱方案，最低只要每個月 15 美元。
與其浪費成千上萬的紙張列印應保持數位化的文件，不如透過電子郵件輕鬆傳送文件連結，讓收件人用電腦或手機存取檔案，同時節省資源。若您需要編輯或重新存取文件，可透過數位方式修改，無須列印和重新掃描文件，而且文件的每個版本都會記錄在系統中，方便您安全存取。
使用 Dropbox 簡化文件管理
好的文件管理軟體可以施展魔法，讓您的企業更安全、更有條理和效率。只要結合像 Dropbox Sign 這樣的電子簽章文件管理系統，您就能加速合約簽署流程，並將合約完成率提升 26%。
如果您想進一步強化文件管理系統，還可以整合 Dropbox 與 Dropbox Sign API，直接從 CRM 傳送簽署請求。您也能用 Dropbox Fax 輕鬆進行線上傳真。
