由于办公室员工将多达 30% 的时间浪费在搜索文件上，而且公司在纸质化办公用品上花费数百美元，低效的文档管理系统的成本很容易增加。所幸的是，在电子文档管理系统的帮助下，完全可以避免因纸质化流程所带来的收入损失。
了解转向数字化集中归档如何为您的员工节省时间、节省您的资金、帮助实现合规以及保护您免受数据丢失的影响。
什么是电子文档管理系统？
电子文档管理系统 (EDMS) 是一种软件系统，通过该系统，您能够创建、管理、存储和跟踪电子文档和文件。EDMS 通常包括电子文件命名、存储、文档扫描、用于跟踪文档更新的版本控制以及用于处理文档中文本的光学字符识别 (OCR) 等功能。
为什么电子文档管理系统很重要？
如果能够在数秒内搜索并找到所需的每份文档，那么能够节省多少时间？如果您可以随时随地存储和访问文档，那么文件管理又会容易多少？
通过电子文档管理系统 (EDMS)，您可以集中跟踪、监控和管理您的文件，从而更高效地与世界各地的任何人开展业务。它还可以让您的文档安全有序，帮助您和您的员工节省时间，同时有助于您的数据安全。
使用电子文档管理系统集中归档有哪些优势？
更安全
较之仅将文件存储在单台电脑或办公室某处的文件柜中，电子文档管理系统使您能够更安全地保存文件。
通过电子文档管理系统，您可以设置权限，以便只有特定的人才可以查看或编辑某些文件，确保最敏感的文件仅被需要查看的人访问。在满足法规遵从性标准方面，拥有合适的安全文件管理系统也很重要。
通过使用 Dropbox，帐户管理员可以指定文件的访问权限，公共文档仅可由拥有文件链接的人查看。如果您启用两步验证，则您还将通过短信或验证器应用接收安全码。
更好的是，所有使用 Dropbox Sign（各 Dropbox 套餐均包含）签名的文档都防篡改，并在创建时附有审计跟踪，以提供所有操作和编辑的完整且带时间戳的历史记录。
工作流程更高效
如果所有文档均存储于一个中央数字位置，则您的团队可以更轻松地找到所需文件。如果多人处理同一项目，则让所有人了解情况对于项目的推进非常有帮助，因为这会降低重复文件或同一文件的不同版本在多个位置出现的可能性。
例如，VivaReal 作为巴西最大的在线房地产市场，需要一种更简单的方法来存储数据并简化员工间的协作。改用 Dropbox 开展业务后，VivaReal 现在可以自动同步新文件，一站式保存所有内容，且在不同设备之间共享文档更加简单。
此外，如果使用 Dropbox Sign，则发送以供签名的每份文档也可自动存储在您选择的 Dropbox 文件夹中。
减少数据丢失
电子文档管理系统还可以减少因人为错误或团队间沟通不足而导致的物品和数据丢失的数量。
由于所有文档均存储在一个经过备份和版本控制的中心位置，因此，查找丢失文档要容易得多。此外，如果文档确实丢失，可以轻松将其恢复。
涉及到服务协议、员工合同或保密协议等最重要的文档时，保留和跟踪文件对于有效开展业务至关重要。文档管理系统，如 Dropbox，可以在云中为您的电子签名文档提供安全可靠的存储，这样您就可以避免错放文档，也可以更安心。
高性价比
缺乏电子化、集中化的归档会因为需要花费不必要的时间搜索和管理文件，以及定期重新打印文档或重新创建丢失的数据而减少收入。
为了让大家更清楚地知道，平均而言，归档单个文档需要花费20 美元，查找每份放错位置的文档需要花费 120 美元，重新创建每份文档需要花费 220 美元——但订阅 Dropbox Business 等文档管理系统每月仅 15 美元起。
您可以通过以电子邮件的方式快速发送文档链接节省成本，而不是浪费数千张纸打印本应保持数字化的文档，并且您的收件人可以从他们的电脑或手机访问这些文件。需要编辑或重新访问文档时，您不仅可以在无需打印或重新扫描的情况下以数字方式进行更改，但为了安全方便地访问，您还将在系统中保存文档的各版本。
使用 Dropbox 简化文档管理
出色的文件管理软件能够产生奇效，让您的业务安全有序且高效。将文件管理软件与电子签名文档管理系统相结合可以快速签署合同，使用 Dropbox Sign 可以将合同完成率提高 26%。
如希望进一步提升您的文档管理系统，您还可以将 Dropbox 与 Dropbox Sign API 集成，以直接从您的 CRM 发送签名请求，还可以将 Dropbox 与 Dropbox Fax 集成，以便轻松进行在线传真收发。
