Оскільки офісні працівники витрачають до 30 % свого часу на пошук файлів, а компанії витрачають сотні доларів на офісне приладдя, пов'язане з папером, вартість неефективних систем документообігу може легко зрости. На щастя, втрати доходів через процеси, пов'язані з папером, можна повністю уникнути за допомогою системи електронного документообігу.
Дізнайтеся, як перехід на цифрову централізовану реєстрацію може повернути вашим співробітникам час, заощадити ваші гроші, допомогти з дотриманням нормативних вимог і захистити вас від утрати даних.
Що таке система електронного документообігу?
Система електронного документообігу (EDMS) — це комплекс програмних засобів, що дозволяє створювати, керувати, зберігати та відстежувати електронні документи та файли. EDMS зазвичай охоплює функції, як‑от електронне іменування файлів, зберігання, сканування документів, контроль версій для відстеження оновлень, унесених до документів, та оптичне розпізнавання символів (OCR) для обробки тексту в документах.
Чому важлива система електронного документообігу?
Скільки часу ви могли б заощадити, якби кожен потрібний вам документ можна було шукати та знаходити за лічені секунди? А наскільки простіше було б керувати файлами, якби ви могли зберігати документи та отримувати до них доступ із будь‑якої точки світу?
За допомогою системи електронного документообігу (EDMS) можна відстежувати, контролювати свої файли та керувати ними з єдиного центру, що підвищує ефективність ведення бізнесу з будь‑ким у всьому світі. Це також забезпечує впорядкованість та захист ваших документів, допомагаючи вам і вашим співробітникам заощаджувати час, і сприяє безпеці ваших даних.
Якими є переваги централізованої реєстрації за допомогою системи електронного документообігу?
Вищий рівень безпеки
Система електронного документообігу дає вам можливість зберігати свої файли більш безпечно, ніж якби вони просто зберігалися на одному комп'ютері чи в картотеці десь у вашому офісі.
Система електронного документообігу дає змогу встановлювати дозволи, щоб лише деякі люди могли переглядати чи редагувати певні файли, гарантуючи, що доступ до ваших найбільш важливих документів матимуть лише ті люди, яким вони дійсно потрібні. Наявність захищеної системи керування файлами також важлива, коли йдеться про стандарти дотримання норм.
Використовуючи Dropbox, адміністратори обліковок можуть визначати доступ до файлів, і загальнодоступні документи можуть переглядати лише ті люди, які мають посилання на файли. Якщо ви активували двоетапну перевірку, ви також отримуватимете через SMS коди безпеки або програму для автентифікації.
Більше того, будь‑які документи, підписані за допомогою Dropbox Sign, який входить до всіх тарифних планів Dropbox, мають захист від змін і створюються з контрольними журналами, щоб забезпечити повну історію всіх дій та редагувань із позначенням часу.
Більш ефективні робочі процеси
Коли всі ваші документи зберігаються в одному центральному цифровому сховищі, вашим командам набагато простіше знаходити потрібні файли. Тримати всіх у курсі подій виявляється особливо корисним, коли кілька людей працюють над одним проєктом, адже це зменшує ймовірність появи дублікатів файлів або різних версій одного й того ж файлу в різних місцях.
Наприклад, найбільшому бразильському онлайн‑ринку нерухомості VivaReal потрібен був простіший спосіб зберігання даних і спрощення співпраці між співробітниками. Після переходу вашого бізнесу на Dropbox VivaReal тепер може автоматично синхронізувати нові файли, зберігаючи все в одному місці, а обмін документами між різними пристроями став набагато простішим.
Крім того, коли ви використовуєте Dropbox Sign, кожен документ, який ви надсилаєте на підпис, також може бути автоматично збережений в обраній вами папці Dropbox.
Менші втрати даних
Система електронного документообігу також зменшує кількість документів і даних, утрачених через людські помилки чи недостатню комунікацію між командами.
Оскільки всі документи зберігаються в центральному сховищі з резервними копіями та версіями, набагато простіше відстежити втрачений документ. І якщо щось дійсно загубиться, це можна відновити з докладанням мінімальних зусиль.
Коли йдеться про найважливіші документи, як-от угоди щодо надання послуг, трудові контракти або угоди про нерозголошення, збереження та відстеження файлів має вирішальне значення для ефективного ведення бізнесу. Система документообігу на кшталт Dropbox забезпечує надійне та безпечне зберігання ваших документів з електронним підписом у хмарі, щоб ви могли уникнути неналежного розміщення документів і отримати більше заспокоєння.
Економічно ефективне рішення
Відсутність електронної централізованої реєстрації документів може знизити дохід через зайвий час, витрачений на пошук та керування файлами, а також регулярний передрук документів або відтворення втрачених даних.
Для більш чіткого уявлення: у середньому це коштує 20 доларів США за один документ, 120 доларів США за пошук кожного втраченого документа і 220 доларів США за відтворення кожного документа. Якщо порівняти, передплата за систему керування документами, як-от Dropbox Business, починається лише з 15 доларів США на місяць.
Замість того щоб витрачати тисячі аркушів паперу на друк документів, які мають залишатися в електронному вигляді, ви можете заощадити гроші, швидко надіславши посилання на свої документи електронною поштою, і ваші одержувачі зможуть отримати доступ до файлів зі своїх комп'ютерів або телефонів. А коли настане час вносити зміни чи повторно отримувати доступ до документів, ви зможете не лише вносити зміни в цифровому вигляді без необхідності друку або повторного сканування, але й матимете кожну версію документа у вашій системі для безпечного та зручного доступу до неї.
Спростіть керування документами за допомогою Dropbox
Якісне програмне забезпечення для керування файлами може творити дива, роблячи ваш бізнес організованим, безпечним та ефективним. Поєднайте це з системою документообігу з електронним підписом для швидкого підписання контрактів, і ви зможете підвищити рівень виконання контрактів на 26 % за допомогою Dropbox Sign.
Якщо ви хочете ще більше вдосконалити свою систему документообігу, ви також можете інтегрувати Dropbox із Dropbox Sign API, щоб надсилати запити на підпис безпосередньо з вашої CRM, і Dropbox Fax для зручного надсилання факсимільних повідомлень онлайн.
