Gerenciamento de arquivos para pequenos negócios

Saber como organizar seus arquivos digitais pode proporcionar economia de tempo e esforço. Primeiro, você precisa parar de achar que se trata de um processo penoso. Felizmente, com algumas dicas simples de gerenciamento de arquivos, é fácil dominar a arte de organizar seus arquivos digitais.

Um empresário sentado com um laptop, tentando gerenciar e organizar seus arquivos digitais.

Contratos, impostos, extratos bancários, arquivos, pastas, vídeos e muito mais. De forma física ou digital, gerenciar sua papelada e seus ativos é uma parte significativa da gestão de seu próprio negócio.

 

As soluções de armazenamento em nuvem facilitaram muito o armazenamento de tudo em um lugar seguro e protegido, sem a desorganização do seu escritório. O armazenamento em nuvem permite o acesso de múltiplos dispositivos, em qualquer lugar, a qualquer momento. Entretanto, armazenar e organizar seus arquivos não é a mesma coisa.

A importância da organização de arquivos digitais

Para manter sua pequena empresa funcionando bem, é preciso ser ágil e estar sempre preparado. Digamos que você planejou o casamento dos sonhos de um cliente, mas no último minuto eles perderem a cópia do mapa de assentos, você rapidamente precisa encontrá-lo. Trabalhou em filmagens de vídeo consecutivas em um dia, com diferentes partes interessadas e precisa editá-las? Saber qual clipe pertence a qual projeto torna o processo de edição de vídeo muito mais tranquilo.

 

Dedicar tempo para gerenciar seus arquivos e organizá-los faz uma grande diferença para você e seus clientes.

Quanto tempo demora para organizar meus arquivos digitais?

O tempo que você vai levar para organizar seus arquivos digitais depende do quanto é preciso organizar. Se são apenas alguns projetos (ou se você está apenas começando), tire uma tarde. Se são meses ou anos de arquivos, pastas e ativos, tire alguns dias para colocar tudo em ordem. Ou organize com calma ao longo de uma semana.

 

Sim, organizar arquivos digitais parece uma tarefa árdua. Mas vale a pena criar essa fonte única da verdade na qual você pode confiar. Imagine como será muito mais fácil consultar projetos criativos antigos se eles tiverem nomes claros, com todos os ativos armazenados em uma pasta. Melhor ainda, aguarde o subestimado prazer de compartilhar sua pasta "Declarações de imposto 2021/22" totalmente organizada com seu contador. Depois, é só esperar ele fazer o resto.

 

Pense nisso como gerenciar sua caixa de entrada de e-mail: no começo é complicado, mas depois de feito você encontra as coisas com muito mais rapidez e eficiência.

Como organizar arquivos digitais

Há muitas maneiras de organizar seus arquivos digitais, mas é preciso encontrar um sistema que funcione para você. Não adianta colocar em prática um sistema organizacional totalmente claro se ele atrasa ou complica sua vida na hora de encontrar os arquivos. 

 

Para começar, reunimos nossas 10 principais dicas de gerenciamento de arquivos:

 

  1. Escolha um local para armazenar arquivos e pastas
  2. Exclua ou arquive arquivos duplicados
  3. Crie pastas e subpastas com uma hierarquia clara
  4. Seja claro e específico
  5. Siga suas convenções de nomenclatura de arquivos
  6. Faça um arquivamento contínuo
  7. Armazene seus documentos mais importantes com segurança
  8. Faça cópias digitais de documentos físicos
  9. Não tenha medo de se livrar de arquivos não utilizados
  10. Faça backup de seus arquivos regularmente, e de seu computador

 

1. Escolha um local para armazenar arquivos e pastas

Como empresário individual, seu computador provavelmente já é o centro de todos os assuntos relacionados ao seu negócio. Sendo assim, ele é um lugar adequado para armazenar todos os seus arquivos, pastas e ativos. O único problema é o que acontece se, inevitavelmente, seu computador quebra, se perde ou é roubado. De uma hora para outra todos os seus arquivos e pastas organizados já eram. Já pensou?

 

O armazenamento em nuvem é uma opção segura e confiável para armazenar todos os seus ativos. Como os arquivos e pastas são armazenados on-line na nuvem, você não precisa se preocupar com seu hardware dando problema. Você também pode acessar todos os seus arquivos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Portanto, se o pior acontecer e seu velho e bom laptop parar de funcionar, você pode fazer login em outro dispositivo e retomar de onde parou.

Uma ampla gama de arquivos e pastas organizados no armazenamento em nuvem.
Uma ampla gama de arquivos salvos no armazenamento em nuvem

De uma perspectiva prática, o uso do armazenamento em nuvem também permite que você acesse seus arquivos e pastas onde e quando precisar. A maioria dos serviços também permite que você recupere seus arquivos caso os exclua acidentalmente. Ou crie um backup, só por precaução.

 

2. Exclua ou arquive arquivos duplicados

Esse é rápido e fácil. Gerenciar arquivos duplicados é trabalhar em dobro. Antes de começar a arquivar, exclua os itens duplicados. Você também pode colocá-los em uma pasta de Arquivamento se não tiver certeza de que vai precisar deles novamente.

 

Se decidir que quer mantê-los, o Dropbox permite que você armazene arquivos on-line e os defina como somente on-line. Isso quer dizer que eles estarão seguros e protegidos na nuvem para quando você precisar, mas não ocuparão espaço valioso em seu dispositivo. Não há necessidade de armazenar todo o seu portfólio criativo no seu MacBook Air. Basta armazená-lo na nuvem e acessar seu trabalho quando precisar!

 

3. Crie pastas e subpastas com uma hierarquia clara

Você não tem tempo de pesquisar em infinitas pastas para encontrar o “Ativo_de_campanha_016.jpg" correto. Crie uma estrutura de pastas que seja fácil de entender e navegar, depois armazene arquivos, documentos e ativos relacionados, seja qual for seu tipo de arquivo. Para fazer isso, você precisa estabelecer uma hierarquia clara de pastas e subpastas

Uma hierarquia de pastas dentro do Dropbox.

Como parte das melhores práticas, é uma boa ideia estruturar sua hierarquia de pastas:

 

Por nome

 

Clientes > Nome do cliente > Criativo > Outono 2022 > The Great Indoors > Campanha_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg

 

por projeto

 

Todos os projetos > Campanhas criativas > Anúncios no Facebook > The Great Indoors > Campanha_Great_Indoors_1080x1080.jpg

 

ou Por data

 

2022 > setembro > Criativo > Nome do cliente > The Great Indoors > Campanha_Great_Indoors_FB_1080x1080.jpg

 

Seja qual for sua escolha, lembre-se apenas de evitar sobrecarregar as pastas com arquivos. Em vez disso, é melhor dividi-las em subpastas. Assim é muito mais fácil para você ou seus colaboradores encontrarem os arquivos.

 

4. Seja claro e específico

Os nomes dos arquivos e das pastas precisam ser claros e fáceis de entender. Se você for um fotógrafo trabalhando na alta temporada de casamentos, em determinadas semanas você pode participar de 3 ou 4 cerimônias. Sejamos honestos, você não vai ter tempo de renomear todas as fotos para fazer os envios. Mas você pode classificá-las em pastas com detalhes como a data, o nome do local e talvez os primeiros nomes dos pombinhos. Agradeça a si mesmo depois.

 

Ser claro e específico em seu gerenciamento de arquivos é ainda mais importante quando você compartilha arquivos e pastas. Na quarta rodada, o cliente não tem tempo para visualizar cada um dos 30 ativos da campanha. Ele só quer verificar se você implementou o feedback no JB_22_de_março_Banner_da_Campanha.png.

 

5. Siga suas convenções de nomenclatura de arquivos

Quando escolher um conjunto de convenções de nomenclatura, mantenha a mesma lógica para todos. Seja trabalhando sozinho, ou colaborando com outros, manter a consistência facilita a vida de todo mundo.

 

Como um bônus adicional, nomear seus arquivos e pastas com clareza torna muito, muito mais fácil procurá-los pelo nome. 

​​Um usuário buscando um arquivo no Dropbox.

6. Faça um arquivamento contínuo

É fácil criar um acúmulo de arquivos que precisam ser arquivados. Não deixe isso acontecer com você. Em vez disso, faça um arquivamento contínuo, ou crie ativos na pasta em que pertencem. Se você salvar um arquivo por engano na pasta errada, convenções de nomenclatura claras também facilitam a resolução do problema. Ninguém sai prejudicado.

7. Armazene seus documentos mais importantes com segurança

A proteção por senha dos arquivos é uma maneira comum de proteger os documentos importantes. Inclusive, algumas soluções de armazenamento em nuvem permitem conceder e remover o acesso a documentos com apenas alguns cliques. Ambas são estratégias de cibersegurança inteligentes para colocar em prática e proteger seu trabalho. 

 

Às vezes, os arquivos precisam de segurança extra, além das senhas. Talvez por conter informações confidenciais, como os dados pessoais dos clientes. Talvez porque você está trabalhando em um protótipo novinho em folha e quer manter o segredo muito bem guardado. Ou talvez não tenha nenhuma relação com o trabalho. Talvez você só precise de um lugar seguro para armazenar uma papelada importante dos seus pais.

 

O Dropbox Vault ajuda você a armazenar, organizar e proteger suas informações mais confidenciais na nuvem. Além das medidas de segurança que o Dropbox já tem em vigor, o Vault é uma pasta protegida por PIN em sua conta do Dropbox. Apenas você sabe o PIN, e somente você pode acessar o conteúdo. 

8. Faça cópias digitais de documentos físicos

Mesmo que sua empresa seja quase inteiramente baseada on-line, ainda há documentos e ativos físicos. Mas não há necessidade de mantê-los separados ao gerenciar seus arquivos. Em vez disso, digitalize e arquive os documentos como faria com outro arquivo digital.

 

Uma maneira de fazer isso é usando um scanner de documentos para digitalizar recibos, IDs, fotos e muito mais, direto do seu celular. Em poucos instantes, todos estarão prontos para serem arquivados. E se seu armazenamento em nuvem tem o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) integrado, é possível transformar essas imagens escaneadas em PDFs pesquisáveis por texto. 

 

Tentando encontrar aquele contrato específico que esqueceu de arquivar, mas só consegue lembrar o nome do signatário? Sem problemas, basta buscar em seu armazenamento o nome do signatário para o OCR identificar rapidamente o contrato em PDF em que ele é mencionado.

9. Não tenha medo de se livrar de arquivos não utilizados

Excluir e arquivar arquivos antigos não é uma ação única. Se quiser gerenciar seus arquivos digitais de forma eficaz, é preciso fazer uma rápida revisão de vez em quando. Você vai se surpreender com a quantidade de arquivos que podem ser removidos.

 

A melhor maneira de fazer isso é configurar um lembrete. Depois que seus arquivos estiverem organizados, reserve um tempo para manter e gerenciar seus arquivos e economize espaço, tanto no disco rígido quanto em qualquer armazenamento em nuvem que estiver usando.

 

10. Faça backup de seus arquivos regularmente, e de seu computador

Por último, mas não menos importante: mantenha sempre os backups de todos os seus arquivos e pastas. Todo esse gerenciamento e essa organização de arquivos serão em vão se seus arquivos não estiverem salvos em backup, só por precaução. Se você não tiver um backup e perder ou danificar o computador em que toda a sua empresa está baseada, de uma hora para outra você terá um problema enorme. 

 

Já mencionamos que os discos rígidos externos são uma boa opção para fazer o backup de seus arquivos. No entanto, eles também podem ser facilmente perdidos, roubados ou corrompidos. E você estará de volta à estaca zero. Os backups em nuvem são uma ótima solução para este problema e permitem que você acesse seus backups, a qualquer hora, em qualquer lugar.

 

O Dropbox Backup permite fazer backup de todo o seu computador ou disco rígido externo na nuvem. Se seu computador ou disco rígido quebrar ou for roubado, você pode recuperar e restaurar facilmente todos os arquivos e pastas em outro dispositivo. O melhor de tudo, seus arquivos e suas pastas serão restaurados em seu lugar original, prontos para você continuar de onde parou.

Encontre um local para todos os seus arquivos

Quando se trata de gerenciar seus arquivos digitais, encontrar a solução de armazenamento certa é a melhor maneira de começar. O Dropbox possui armazenamento em nuvem seguro e fácil de usar que mantém seus arquivos e pastas organizados. Mas fazemos mais do que apenas armazenar.

 

Pense no Dropbox como um núcleo central e colaborativo. Sempre que precisar, seus arquivos e suas pastas estarão acessíveis, seguros e protegidos, em seu computador, celular ou tablet. Se quiser compartilhar seu trabalho com clientes ou colaboradores, também é fácil. Além disso, se perder o acesso aos arquivos, o Dropbox mantém todos eles seguros e organizados, mesmo se você perder seu computador ou se ele quebrar.

Mantenha todo o seu conteúdo seguro, por precaução.

Saiba mais sobre o Dropbox Backup