Kostnaden för ineffektiva dokumenthanteringssystem kan snabbt springa iväg, när kontorspersonal lägger upp till 30 % av sin tid på att leta efter filer och företag slösar bort hundratals dollar på papperscentrerat kontorsmaterial. Kostnader för papperscentrerade processer kan lyckligtvis enkelt undvikas med hjälp av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.
Ta reda på hur övergången till digital och centraliserad arkivering kan spara pengar, hjälpa till med efterlevnaden, skydda dig mot dataförlust och ge din personal tiden tillbaka.
Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?
Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (Electronic Document Management System eller EDMS) är ett programvarusystem som låter dig skapa, hantera, lagra och spåra elektroniska dokument och filer. Ett EDMS innehåller vanligtvis funktioner som elektronisk filnamngivning, lagring, dokumentskanning, versionskontroll för spårning av uppdateringar av dokument och optisk teckenigenkänning (OCR) för bearbetning av text i dokument.
Varför är det viktigt med ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?
Hur mycket tid kan du spara om du kunde söka efter och hitta varenda dokument du behöver på bara några sekunder? Och hur mycket smidigare skulle filhanteringen vara om du kunde lagra och komma åt dokument var i världen du än befinner dig?
Med ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) kan du spåra, övervaka och hantera dina filer från en central plats, så att det blir mycket mer effektivt att göra affärer med alla runt om i världen. Dina dokument hålls också organiserade och säkra, och du och din personal sparar tid samtidigt som dina data hålls säkra.
Vilka är fördelarna med centraliserad arkivering med ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?
Bättre säkerhet
Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem ger dig möjlighet att hålla dina filer säkrare än om de bara lagrades på en enda dator eller i ett arkivskåp någonstans på kontoret.
Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem låter dig konfigurera behörigheter så att endast rätt personer kan se eller redigera vissa filer, vilket säkerställer att dina känsligaste dokument endast kan nås av de personer som behöver se dem. Att ha ett säkert filhanteringssystem på plats är också viktigt när det gäller regelefterlevnaden.
Med Dropbox kan kontoadministratörer definiera åtkomst till filer, och offentligt tillgängliga dokument kan bara ses av personer som har rätt fillänkar. Om du aktiverar tvåstegsverifiering får du även säkerhetskoder via SMS eller från en autentiseringsapp.
Ännu bättre är att alla dokument som signerats med Dropbox Sign, som ingår i alla Dropbox-planer, är manipuleringssäkra och har granskningsloggar för en fullständig, tidsstämplad historik över alla åtgärder och redigeringar.
Mer effektiva arbetsflöden
När alla dina dokument lagras på en central, digital plats är det mycket lättare för dina team att hitta filerna de behöver. Möjligheten att hålla alla uppdaterade är särskilt praktisk när flera personer arbetar med samma projekt, eftersom detta minskar sannolikheten för att fildubbletter eller olika versioner av samma fil dyker upp på flera ställen.
Exempelvis behövde Brasiliens största marknadsplats för fastigheter online, VivaReal, ett enklare sätt att lagra data och förenkla samarbetet hos personalen. Efter att ha vänt sig till Dropbox förföretag kan VivaReal nu automatiskt synkronisera nya filer, samla allt på ett enda ställe, och dela dokument mellan olika enheter mycket enklare.
När du använder Dropbox Sign kan dessutom alla dokument du skickar för signatur automatiskt lagras i den Dropbox-mapp du väljer.
Mindre risk för dataförluster
Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem minskar också risken för förlorade filer och data på grund av den mänskliga faktorn eller bristande kommunikation mellan team.
När alla dokument lagras på en central plats som säkerhetskopieras och versionshanteras är det mycket lättare att spåra ett dokument som försvunnit. Och om något inte finns där det borde kan det återställas med minimal ansträngning.
När det gäller dina viktigaste dokument, som serviceavtal, anställningskontrakt eller sekretessavtal är möjligheten att behålla och spåra filer är avgörande för en effektiv verksamhet. Ett dokumenthanteringssystem som Dropbox ger säker och trygg lagring för dina elektroniskt signerade dokument i molnet så att du slipper riskera att tappa bort data och dokument.
Kostnadseffektivt
Avsaknad av elektronisk, centraliserad arkivering kan minska företagets vinst på grund av onödig arbetstid som slösas bort på att söka efter och hantera filer, regelbundet skriva ut dokument eller återskapa förlorade data.
Detta blir tydligt när man betänker att det i genomsnitt kostar 20 USD att arkivera ett enda dokument, 120 USD att hitta ett dokument som försvunnit och 220 USD att återskapa ett dokument som förstörts, men en prenumeration på ett dokumenthanteringssystem som Dropbox Business kan kosta så lite som bara 15 USD/månad.
Istället för att slösa bort tusentals pappersutskrifter som borde varit kvar som digitala kan du spara tid genom att snabbt skicka en länk till dina dokument så att dina mottagare kan komma åt filerna från sina datorer eller telefoner. Och när det är dags att redigera eller öppna dokumentet igen kan du inte bara göra ändringar digitalt utan att behöva skriva ut eller skanna igen, utan du har också alla versioner av dokumentet i ditt system för säker och smidig åtkomst.
Förenkla dokumenthanteringen med Dropbox
Bra filhanteringsprogramvara kan göra underverk i arbetet att hålla ditt företag organiserat, säkert och effektivt. Kombinera detta med ett dokumenthanteringssystem för elektronisk signatur för snabb avtalssignering, så kan du förbättra chansen till avslut med 26 % med Dropbox Sign.
Om du vill förbättra dokumenthanteringssystemet ännu mer kan du också integrera Dropbox med Dropbox Sign API för att skicka signaturförfrågningar direkt från ditt CRM och Dropbox Fax för att enkelt faxa online.
