Pracownicy biurowi tracą do 30% czasu na szukanie plików, a firmy wydają setki dolarów na papierowe materiały biurowe – koszty nieefektywnych systemów zarządzania dokumentami szybko się sumują. Na szczęście można całkowicie uniknąć utraty przychodów z powodu procesów bazujących na papierze, korzystając z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.
Dowiedz się, jak przejście na cyfrowe, scentralizowane rozwiązanie do przechowywania plików może przywrócić pracownikom ich czas, pomóc zaoszczędzić pieniądze i zapewnić zgodność z przepisami oraz zagwarantować ochronę przed utratą danych.
Czym jest elektroniczny system zarządzania dokumentami?
Elektroniczny system zarządzania dokumentami (ang. electronic document management system, EDMS) to oprogramowanie umożliwiające tworzenie, przechowywanie i śledzenie dokumentów i plików elektronicznych oraz zarządzanie nimi. System EDMS zwykle obejmuje funkcje takie jak elektroniczne nazywanie plików, przechowywanie, skanowanie dokumentów, kontrola wersji na potrzeby śledzenia zmian w dokumentach oraz optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) służące do przetwarzania tekstu w dokumentach.
Dlaczego elektroniczny system zarządzania dokumentami jest ważny?
Ile czasu można by zaoszczędzić, gdyby każdy potrzebny dokument dało się znaleźć w kilka sekund? O ile łatwiejsze byłoby zarządzanie plikami, gdyby można było przechowywać dokumenty i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca na świecie?
Dzięki elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentami (EDMS) możesz śledzić i monitorować pliki oraz zarządzać nimi z jednej centralnej lokalizacji, co pozwala skuteczniej prowadzić interesy z partnerami z całego świata. Ponadto Twoje dokumenty będą uporządkowane i zabezpieczone, co pomoże Tobie i Twoim pracownikom zaoszczędzić czas, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo danych.
Jakie są zalety scentralizowanego przechowywania plików w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami?
Większe bezpieczeństwo
Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwala zapewnić większe bezpieczeństwo plików niż w przypadku przechowywania ich na jednym komputerze lub w znajdującej się w biurze szafce.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami oferuje możliwość ustawienia uprawnień w taki sposób, aby tylko określone osoby mogły przeglądać lub edytować określone pliki, co daje pewność, że do najbardziej poufnych dokumentów mają dostęp tylko te osoby, które powinny je zobaczyć. Posiadanie bezpiecznego systemu zarządzania plikami jest również ważne ze względu na konieczność zachowania zgodności z przepisami.
Korzystając z Dropbox, administratorzy kont mogą określić zasady dostępu do plików, a dokumenty publiczne mogą przeglądać tylko osoby, które mają łącza do plików. Jeśli włączysz weryfikację dwustopniową, będziesz również otrzymywać kody bezpieczeństwa za pośrednictwem wiadomości SMS lub w aplikacji uwierzytelniającej.
Co więcej, wszelkie dokumenty podpisane za pomocą aplikacji Dropbox Sign, która jest dostępna w ramach wszystkich taryf Dropbox, są odporne na manipulację i zawierają ścieżki kontrolne zapewniające pełną, obejmującą sygnatury czasowe historię wszystkich działań i edycji.
Wydajniejsze przepływy pracy
Gdy wszystkie dokumenty są przechowywane w centralnej lokalizacji cyfrowej, zespołom łatwiej jest znaleźć potrzebne pliki. Co więcej, wszyscy pozostają na bieżąco, co jest szczególnie pomocne, gdy wiele osób pracuje nad tym samym projektem, ponieważ zmniejsza to prawdopodobieństwo pojawienia się duplikatów plików lub różnych wersji tego samego pliku w wielu miejscach.
Skorzystała na tym na przykład firma VivaReal, właściciel największego brazylijskiego serwisu nieruchomościowego online, która potrzebowała łatwiejszego sposobu przechowywania danych i uproszczenia współpracy między pracownikami. Po przejściu na Dropbox dla firm VivaReal może teraz automatycznie synchronizować nowe pliki, dzięki czemu wszystko znajduje się w jednym miejscu, a udostępnianie dokumentów między różnymi urządzeniami jest znacznie prostsze.
Ponadto gdy korzystasz z Dropbox Sign, każdy dokument, który wysyłasz do podpisu, może być również automatycznie zapisywany w wybranym folderze Dropbox.
Mniej utraconych danych
Elektroniczny system zarządzania dokumentami zmniejsza również ilość danych utraconych w wyniku błędów ludzkich lub niewystarczającej komunikacji między zespołami.
Dzięki temu, że wszystkie dokumenty są przechowywane w centralnej lokalizacji, która oferuje kopie zapasowe i dostęp do wielu wersji plików, znacznie łatwiej jest odszukać zagubiony dokument. Jeśli dojdzie do utraty jakiegoś pliku, można go odzyskać przy minimalnym wysiłku.
W przypadku najważniejszych dokumentów, takich jak umowy o świadczenie usług, umowy z pracownikami lub umowy o zachowaniu poufności, przechowywanie i śledzenie plików jest kluczowe dla skutecznego prowadzenia działalności. System zarządzania dokumentami – taki jak Dropbox – umożliwia bezpieczne przechowywanie podpisanych elektronicznie dokumentów w chmurze, dzięki czemu nie trafią one w nieodpowiednie miejsce, a Ty zyskasz większy spokój ducha.
Ekonomiczność
Brak elektronicznego, scentralizowanego systemu przechowywania danych może negatywnie wpływać na przychody ze względu na czas poświęcony na poszukiwanie plików i zarządzanie nimi, regularne przedrukowywanie dokumentów lub odtwarzanie utraconych danych.
Aby lepiej zobrazować sytuację, zarchiwizowanie jednego dokumentu kosztuje średnio 20 USD, znalezienie każdego zgubionego dokumentu 120 USD, a odtworzenie każdego dokumentu 220 USD – ale subskrypcja systemu zarządzania dokumentami takiego jak Dropbox Business zaczyna się już od 15 USD miesięcznie.
Zamiast marnować tysiące kartek papieru, drukując dokumenty, które powinny pozostać w formie cyfrowej, możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, szybko wysyłając pocztą elektroniczną łącze do swoich dokumentów. Odbiorcy będą mogli uzyskać dostęp do plików z poziomu swoich komputerów lub telefonów. Kiedy trzeba będzie zmodyfikować dokumenty lub ponownie uzyskać do nich dostęp, możesz nie tylko wprowadzić zmiany w formie cyfrowej bez konieczności drukowania lub ponownego skanowania, ale też uzyskać bezpieczny i łatwy dostęp do każdej wersji dokumentu w swoim systemie.
Prostsze zarządzanie dokumentami dzięki Dropbox
Skuteczne oprogramowanie do zarządzania plikami może sprawić, że Twoja firma stanie się zorganizowana, bezpieczna i wydajna. Gdy połączysz to z systemem zarządzania dokumentami obsługującym szybkie podpisywanie umów za pomocą podpisów elektronicznych, możesz poprawić wskaźniki realizacji umów o 26% – wszystko dzięki Dropbox Sign.
Jeśli chcesz jeszcze bardziej rozbudować swój system zarządzania dokumentami, możesz też zintegrować Dropbox z Dropbox Sign API, aby wysyłać prośby o podpis bezpośrednio z poziomu systemu CRM, oraz z Dropbox Fax, aby łatwo wysyłać faksy online.
