Les employés de bureau gaspillent jusqu’à 30 % de leur temps à rechercher des fichiers, et les entreprises dépensent des centaines de dollars en fournitures de bureau orientées papier : les coûts des systèmes de gestion des documents inefficaces peuvent vite s’accumuler. Fort heureusement, la perte de chiffre d’affaires liée aux processus associés au papier peut être évitée avec un système de gestion électronique des documents.
Découvrez comment un outil d’archivage numérique centralisé peut permettre à vos employés de gagner du temps, vous faire économiser de l’argent, vous aider à rester en conformité et vous protéger contre la perte de données.
Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique des documents ?
Un système de gestion électronique des documents (SGED) est un outil logiciel à l’aide duquel vous pouvez créer, gérer, stocker et suivre des fichiers et des documents électroniques. En règle générale, un SGED inclut des fonctionnalités comme le nommage des fichiers électroniques, le stockage, la numérisation des documents, le contrôle des versions pour le suivi des mises à jour apportées aux documents et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour le traitement du texte contenu dans les documents.
Pourquoi un système de gestion électronique des documents est‑il important ?
Imaginez le temps que vous gagneriez si vous pouviez rechercher et trouver tous les documents dont vous avez besoin en quelques secondes et à quel point la gestion de vos fichiers serait simplifiée si vous pouviez stocker vos documents et y accéder où que vous soyez.
Avec un système de gestion électronique des documents (SGED), vous pouvez suivre, surveiller et gérer vos fichiers à partir d’un emplacement centralisé, ce qui facilite les échanges professionnels dans le monde entier. Vous pouvez également organiser et protéger vos documents : vous gagnez du temps, vos employés aussi, tout en garantissant la sécurité de vos données.
Quels sont les avantages de l’archivage centralisé d’un système de gestion électronique des documents ?
Sécurité renforcée
Un système de gestion électronique des documents permet de mieux protéger vos fichiers que s’ils étaient simplement stockés sur un seul ordinateur ou dans une armoire de votre bureau.
Avec un système de gestion électronique des documents, vous pouvez définir des autorisations pour que seules certaines personnes puissent consulter ou modifier certains fichiers, afin de garantir que vos documents les plus sensibles ne sont accessibles qu’aux utilisateurs qui en ont besoin. Il est également essentiel de disposer d’un système de gestion des fichiers sécurisé en place pour respecter les normes de conformité réglementaires.
Grâce à Dropbox, les administrateurs de comptes peuvent spécifier qui peut accéder aux fichiers, et les documents publics ne sont accessibles qu’aux personnes disposant du lien vers les fichiers. En activant la validation en deux étapes, vous recevrez également des codes de sécurité via SMS ou une application d’authentification.
Mieux encore, tous les documents signés avec Dropbox Sign, qui est inclus dans tous les forfaits Dropbox, sont inviolables et associés à des pistes d’audit pour fournir un historique complet et horodaté de toutes les actions et modifications effectuées.
Des workflows plus efficaces
Quand tous vos documents sont stockés dans un emplacement numérique centralisé, il est beaucoup plus facile pour vos équipes de trouver les fichiers dont elles ont besoin. En maintenant tout le monde informé, surtout lorsque différentes personnes travaillent sur le même projet, vous réduisez le risque de vous retrouver avec des fichiers en double ou différentes versions d’un même fichier à plusieurs endroits.
Par exemple, VivaReal, le plus grand portail immobilier du Brésil, avait besoin de stocker plus facilement les données et de simplifier la collaboration entre les membres de son personnel. Depuis l’adoption de Dropbox pour les entreprises, VivaReal peut synchroniser automatiquement les nouveaux fichiers en stockant tous ses contenus de façon centralisée et partager les documents entre différents appareils beaucoup plus facilement.
De plus, lorsque vous utilisez Dropbox Sign, chaque document que vous envoyez pour signature peut également être automatiquement stocké dans le dossier Dropbox de votre choix.
Moins de pertes de données
Un système de gestion électronique des documents permet également de réduire la quantité de données et d’éléments perdus suite à une erreur humaine ou en raison d’une communication insuffisante entre les équipes.
Quand tous les documents sont stockés dans un emplacement centralisé dont le contenu est sauvegardé avec un historique des versions, il est beaucoup plus facile de retrouver un document. Et si vous perdez du contenu, vous pouvez le récupérer sans effort.
Lorsqu’il s’agit de vos documents les plus importants, comme des contrats de services, des contrats d’embauche ou des accords de confidentialité, la conservation et le suivi des fichiers sont essentiels pour gérer votre activité efficacement. Avec un système de gestion de documents comme Dropbox, vous pouvez stocker vos documents signés électroniquement dans le cloud de manière sûre et sécurisée, ce qui vous évite d’égarer des documents et vous permet de garder l’esprit tranquille.
Solution économique
L’absence de système d’archivage électronique centralisé peut affecter votre chiffre d’affaires, car vous perdez du temps à rechercher et à gérer des fichiers, à réimprimer régulièrement les documents ou à recréer des données perdues.
Pour vous faire une idée, les coûts représentent en moyenne 20 $ pour archiver un seul document, 120 $ pour retrouver un document égaré et 220 $ pour recréer un document. Faites le calcul : vous pouvez vous abonner à un système de gestion des documents comme Dropbox pour les entreprises à partir de seulement 15 $/mois.
Au lieu de gaspiller des milliers de feuilles pour imprimer des documents qui pourraient rester numériques, vous pourriez faire des économies en envoyant rapidement un lien vers vos documents par e‑mail afin que vos destinataires puissent accéder à ces fichiers à partir de leur ordinateur ou de leur téléphone. Et quand vous devrez modifier et consulter à nouveau ces documents, il vous sera non seulement possible de les modifier numériquement, sans avoir à les imprimer ni à les numériser une nouvelle fois, mais vous aurez également accès à chaque version du document dans votre système, pour un accès simple et sécurisé.
Simplifiez la gestion des documents avec Dropbox
De bons logiciels de gestion des fichiers peuvent faire des merveilles pour l’organisation, la sécurité et l’efficacité de vos activités. Alliez cette solution à un système de gestion des documents à envoyer pour signature électronique pour faire signer vos contrats rapidement et améliorer leur taux d’achèvement de 26 % avec Dropbox Sign.
Si vous cherchez à optimiser encore plus votre système de gestion des documents, vous pouvez également intégrer Dropbox avec Dropbox Sign API pour envoyer des demandes de signature directement à partir de votre système CRM, et Dropbox Fax pour envoyer facilement des fax en ligne.
