Los trabajadores de una oficina pierden hasta un 30 % de su tiempo buscando archivos y las empresas gastan cientos de euros en material de oficina en papel. Debido a esto, los sistemas de gestión de documentos son poco eficaces y suponen un coste añadido. Por suerte, la pérdida de ingresos en procesos basados en papel se puede evitar por completo con la ayuda de un sistema para gestionar documentos electrónicos.
Descubrirás que, al digitalizar y centralizar el archivo de los documentos, tus empleados recuperarán su tiempo, ahorrarás dinero, será más fácil cumplir con la normativa y podrás protegerte ante la pérdida de datos.
¿En qué consiste un sistema de gestión de documentos electrónicos?
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS, por sus siglas en inglés) es un sistema de software que te permite crear, gestionar, almacenar y controlar documentos y archivos electrónicos. Por lo general, un EDMS incluye diferentes funciones para los archivos electrónicos, como la nomenclatura, el almacenamiento, el escaneo de documentos, el control de versiones para hacer un seguimiento de las actualizaciones y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para procesar el texto que contienen.
¿Por qué es importante contar con un sistema de gestión de documentos electrónicos?
¿Cuánto tiempo ahorrarías si pudieras encontrar los documentos que necesitas en cuestión de segundos? ¿Y cuánto se simplificaría la gestión de archivos si pudieras almacenar los documentos y acceder a ellos desde cualquier parte del mundo?
Con un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS), podrás controlar, supervisar y gestionar tus archivos desde una misma ubicación, lo que aumentará la eficiencia de las operaciones empresariales globales. También mantendrás tus documentos organizados y protegidos, lo que te ayudará tanto a ti como a tus empleados a ahorrar tiempo mientras contribuís a la seguridad de los datos.
¿Cuáles son las ventajas del archivo centralizado con un sistema de gestión de documentos electrónicos?
Seguridad mejorada
Un sistema de gestión de documentos electrónicos te ofrece la posibilidad de proteger mejor tus archivos en comparación con el almacenamiento en un único ordenador o en un archivador físico en la oficina.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos te permite establecer permisos para que solo ciertas personas puedan ver o editar ciertos archivos, lo que garantiza que solo las personas necesarias accedan a los documentos más confidenciales. Tener un sistema seguro de gestión de archivos también es importante por lo que respecta al cumplimiento de la normativa.
Al usar Dropbox, los administradores de cuentas pueden especificar el acceso a los archivos, y los documentos públicos solo los pueden ver las personas que tengan los enlaces al archivo. Si habilitas la verificación en dos pasos, también recibirás códigos de seguridad por SMS o a través de una aplicación de autenticación.
Y lo que es aún mejor, todos los documentos firmados con Dropbox Sign, que se incluye con todos los planes de Dropbox, se protegen a prueba de manipulaciones y se crean con registros de auditoría, para proporcionar un historial completo con fecha y hora de todas las acciones y ediciones.
Flujos de trabajo más eficientes
Cuando todos los documentos están almacenados en una ubicación digital central, es mucho más fácil para los equipos encontrar los archivos que necesitan. Mantener a todo el mundo al día es especialmente útil cuando varias personas trabajan en un mismo proyecto, ya que así es menos probable que aparezcan archivos duplicados o varias versiones del mismo archivo en varios lugares.
Por ejemplo, VivaReal, el portal inmobiliario online más grande de Brasil, necesitaba una forma más fácil de almacenar los datos y simplificar la colaboración entre los miembros del personal. Se pasó a Dropbox para empresas, y ahora puede sincronizar automáticamente los nuevos archivos y mantenerlo todo en un mismo lugar. Además, compartir los documentos entre diferentes dispositivos les resulta mucho más sencillo.
Asimismo, al usar Dropbox Sign, todos los documentos que se envían para firmar también se pueden almacenar automáticamente en la carpeta de Dropbox que se elija.
Menor pérdida de datos
Un sistema de gestión de documentos electrónicos también reduce la cantidad de elementos y datos perdidos a causa de errores humanos o la falta de comunicación entre equipos.
Es mucho más fácil localizar un documento si todos están almacenados en una ubicación central con copias de seguridad y control de versiones. Y, si alguno se llega a perder, se puede recuperar con poco esfuerzo.
Y, por lo que respecta a los documentos más cruciales, como los acuerdos de servicio, los contratos de empleados o los acuerdos de confidencialidad, poder conservar y localizar estos archivos es esencial para el correcto funcionamiento de la empresa. Un sistema de gestión de documentos, como Dropbox, proporciona un almacenamiento seguro para los documentos que contienen firmas electrónicas en la nube, de modo que evitarás extraviar documentos y ganarás en tranquilidad.
Rentabilidad
No contar con un archivo electrónico centralizado puede reducir los ingresos, ya que se pierde mucho tiempo en buscar y gestionar archivos, en volver a imprimir cada dos por tres los documentos y en recrear los datos perdidos.
Dicho de una forma más clara: de media, archivar un solo documento cuesta unos 19 euros, encontrar un documento extraviado, unos 113 euros y volver a crear un documento, unos 207 euros. En cambio, una suscripción con un sistema de gestión de documentos, como Dropbox para empresas, cuesta desde tan solo unos 14 euros al mes.
Ahórrate el desperdicio de miles de folios al imprimir documentos que deberían ser digitales y envía de forma rápida por correo electrónico un enlace a esos documentos. Los destinatarios podrán acceder a ellos desde sus ordenadores o teléfonos. Y, cuando llegue el momento de realizar ediciones o volver a acceder a los documentos, no solo podrás realizar cambios digitalmente sin necesidad de imprimirlos o volver a escanearlos, sino que también dispondrás de cada versión del documento en tu sistema para un acceso fácil y seguro.
Simplifica la gestión de documentos con Dropbox
Un buen software de gestión de archivos puede hacer maravillas y mantener tu negocio organizado, protegido y con un funcionamiento eficiente. Combínalo con un sistema de gestión de documentos de firma electrónica para firmar los contratos rápidamente. Con Dropbox Sign, mejorarás las tasas de finalización de contratos un 26 %.
Si buscas mejorar aún más tu sistema de gestión de documentos, también puedes integrar Dropbox con Dropbox Sign API, para enviar solicitudes de firma directamente desde tu CRM, y con Dropbox Fax, para enviar faxes online fácilmente.
