Karena pekerja kantor menghabiskan hingga 30% dari waktu mereka mencari file dan perusahaan menghabiskan ratusan dolar untuk perlengkapan kantor yang mengandalkan kertas, biaya sistem manajemen dokumen yang tidak efisien dapat dengan mudah bertambah. Untungnya, kehilangan pendapatan karena proses yang mengandalkan kertas benar-benar dapat dihindari dengan bantuan sistem manajemen dokumen elektronik.
Cari tahu bagaimana beralih ke pengarsipan digital terpusat dapat mengembalikan waktu karyawan, menghemat uang, membantu kepatuhan, dan melindungi Anda dari kehilangan data.
Apa itu sistem manajemen dokumen elektronik?
Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan Anda membuat, mengelola, menyimpan, dan melacak dokumen dan file elektronik. EDMS biasanya menyertakan fitur seperti penamaan file elektronik, penyimpanan, pemindaian dokumen, kontrol versi untuk melacak pembaruan yang dilakukan pada dokumen, dan pengenalan karakter optik (OCR) untuk memproses teks dalam dokumen.
Mengapa sistem manajemen dokumen elektronik penting?
Berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat jika setiap dokumen yang dibutuhkan dapat dicari dan ditemukan dalam hitungan detik? Seberapa mudahnya pengelolaan file jika Anda dapat menyimpan dan mengakses dokumen dari mana saja di dunia?
Dengan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), Anda dapat melacak, memantau, dan mengelola file dari satu lokasi terpusat, yang membuat berbisnis dengan siapa pun di seluruh dunia menjadi lebih efisien. Sistem ini juga membuat dokumen Anda tetap teratur dan aman, membantu Anda dan karyawan menghemat waktu sekaligus berkontribusi pada keamanan data Anda.
Apa keuntungan pengarsipan terpusat dengan sistem manajemen dokumen elektronik?
Keamanan yang lebih baik
Sistem manajemen dokumen elektronik memberi Anda kemampuan untuk menyimpan file dengan lebih aman daripada jika hanya disimpan di satu komputer atau di lemari arsip di suatu tempat di kantor Anda.
Sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda mengatur izin sehingga hanya orang tertentu yang dapat melihat atau mengedit file tertentu, serta memastikan bahwa dokumen Anda yang paling sensitif hanya dapat diakses oleh orang yang perlu melihatnya. Memiliki sistem manajemen file yang aman juga penting untuk memenuhi standar kepatuhan peraturan.
Dengan menggunakan Dropbox, admin akun dapat menentukan akses ke file dan dokumen publik hanya dapat dilihat oleh orang yang memiliki tautan file. Jika mengaktifkan verifikasi dua langkah, Anda juga akan menerima kode keamanan melalui SMS atau dari aplikasi pengautentikasi.
Lebih baik lagi, dokumen apa pun yang ditandatangani dengan Dropbox Sign, yang disertakan dengan semua paket Dropbox, tidak dapat dirusak dan dibuat dengan jejak audit untuk memberikan riwayat lengkap dan stempel waktu dari semua tindakan dan pengeditan.
Alur kerja yang lebih efisien
Saat semua dokumen Anda disimpan di satu lokasi digital terpusat, tim Anda akan lebih mudah menemukan file yang mereka perlukan. Membuat semua orang tetap terhubung sangat membantu ketika banyak orang mengerjakan proyek yang sama, karena hal ini mengurangi kemungkinan file duplikat atau berbagai versi dari file yang sama muncul di banyak tempat.
Misalnya, sebagai pasar real estat online terbesar di Brasil, VivaReal membutuhkan cara yang lebih mudah untuk menyimpan data dan menyederhanakan kolaborasi antarstaf. Setelah beralih ke Dropbox untuk bisnis, VivaReal sekarang dapat menyinkronkan file baru secara otomatis, menyimpan semuanya di satu tempat, dan berbagi dokumen antarperangkat yang berbeda menjadi jauh lebih mudah.
Selain itu, saat Anda menggunakan Dropbox Sign, setiap dokumen yang Anda kirimkan untuk ditandatangani juga dapat disimpan secara otomatis di folder Dropbox pilihan Anda.
Lebih sedikit kehilangan data
Sistem manajemen dokumen elektronik juga mengurangi jumlah kehilangan item dan data yang disebabkan oleh kesalahan manusia atau kurangnya komunikasi antartim.
Dengan semua dokumen disimpan di lokasi terpusat yang dicadangkan dan diberi versi, akan lebih mudah untuk melacak dokumen yang hilang. Jika ada yang hilang, hanya diperlukan sedikit upaya untuk memulihkan file.
Untuk dokumen Anda yang paling penting, seperti perjanjian layanan, kontrak karyawan, atau NDA, menyimpan dan melacak file sangat penting untuk menjalankan bisnis secara efektif. Sistem manajemen dokumen, seperti Dropbox, menyediakan penyimpanan yang aman dan terjamin untuk dokumen Anda yang ditandatangani secara elektronik di awan sehingga dapat menghindari salah menaruh dokumen dan mendapatkan lebih banyak ketenangan pikiran.
Hemat biaya
Kurangnya pengarsipan elektronik dan terpusat dapat menghabiskan pendapatan karena banyak waktu percuma dihabiskan untuk mencari dan mengelola file, serta mencetak ulang dokumen atau membuat ulang data yang hilang secara rutin.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, rata-rata dibutuhkan $20 untuk mengajukan satu dokumen, $120 untuk menemukan setiap dokumen yang salah tempat, dan $220 untuk membuat ulang setiap dokumen. Namun, langganan dengan sistem manajemen dokumen seperti Dropbox untuk bisnis dimulai hanya dengan $15/bulan.
Dibandingkan membuang ribuan lembar dokumen kertas yang seharusnya tetap digital, Anda dapat menghemat dengan mengirim tautan ke dokumen dengan cepat melalui email dan penerima dapat mengakses file dari komputer atau ponsel mereka. Ketika saatnya untuk mengedit atau mengakses ulang dokumen, Anda tidak hanya dapat membuat perubahan secara digital tanpa perlu mencetak atau memindai ulang, tetapi Anda juga akan memiliki setiap versi dokumen di sistem Anda untuk akses yang aman dan mudah.
Sederhanakan manajemen dokumen dengan Dropbox
Perangkat lunak manajemen file yang baik dapat melakukan keajaiban untuk menjaga bisnis Anda tetap teratur, aman, dan efisien. Gabungkan dengan sistem manajemen dokumen tanda tangan elektronik untuk penandatanganan kontrak yang cepat dan Anda dapat meningkatkan tingkat penyelesaian kontrak sebesar 26% dengan Dropbox Sign.
Jika ingin lebih meningkatkan sistem manajemen dokumen, Anda juga dapat mengintegrasikan Dropbox dengan Dropbox Sign API untuk mengirim permintaan tanda tangan langsung dari CRM Anda, dan Dropbox Fax untuk faks online yang mudah.
