Omdat kantoormedewerkers tot wel 30% van hun tijd kwijt zijn aan het zoeken naar bestanden en bedrijven honderden euro's uitgeven aan papieren kantoorhulpmiddelen, kunnen de kosten van een inefficiënt documentbeheersysteem oplopen. Gelukkig kan het verlies van inkomsten aan op papier gerichte processen worden voorkomen met de hulp van een beheersysteem voor elektronische documenten.
Ontdek hoe de overstap naar digitale, gecentraliseerde archivering je medewerkers kan helpen tijd te besparen, jou kan helpen geld te besparen, kan helpen bij de naleving en je kan beschermen tegen gegevensverlies.
Wat is een beheersysteem voor elektronische documenten?
Een beheersysteem voor elektronische documenten (EDMS) is een softwaresysteem waarmee je elektronische documenten en bestanden kunt maken, beheren, opslaan en volgen. Een EDMS heeft normaal gesproken functies als naamgeving van elektronische bestanden, opslag, scannen van documenten, versiebeheer voor het volgen van updates aan documenten en optische tekenherkenning (OCR) voor het verwerken van tekst in documenten.
Waarom is een beheersysteem voor elektronische documenten belangrijk?
Hoeveel tijd kun je besparen als elk document dat je nodig hebt, in enkele seconden kan worden gezocht en gevonden? En hoeveel makkelijker zou bestandsbeheer zijn als je documenten overal ter wereld kunt opslaan en openen?
Met een beheersysteem voor elektronische documenten (EDMS) kun je je bestanden vanaf een centrale locatie volgen, in de gaten houden en beheren, zodat het efficiënter is om zaken te doen met mensen overal ter wereld. Het houdt documenten ook georganiseerd en veilig, waardoor jij en je medewerkers tijd kunnen besparen terwijl tegelijkertijd wordt bijgedragen aan de veiligheid van je gegevens.
Wat zijn de voordelen van gecentraliseerd archiveren met een beheersysteem voor elektronische documenten?
Betere beveiliging
Een beheersysteem voor elektronische documenten stelt je in staat je bestanden veiliger te houden dan wanneer ze op een enkele computer zouden zijn opgeslagen of in een archiefkast op je kantoor.
Een beheersysteem voor elektronische documenten stelt je in staat om machtigingen in te stellen waardoor alleen bepaalde personen bepaalde bestanden kunnen zien of bewerken, zodat je meest gevoelige documenten alleen geopend kunnen worden door de mensen die daar toegang toe moeten hebben. Een veilig bestandsbeheersysteem is ook belangrijk om te voldoen aan de wettelijke nalevingsvereisten.
Door Dropbox te gebruiken, kunnen accountbeheerders toegang tot bestanden instellen en kunnen openbare documenten alleen worden weergegeven door mensen die in het bezit zijn van de bestandslinks. Als je tweestapsverificatie instelt, ontvang je ook beveiligingscodes via sms of via een authenticatie-app
Beter nog, alle documenten die worden ondertekend met Dropbox Sign, inbegrepen bij alle Dropbox-abonnementen, zijn fraudebestendig en worden gemaakt met controlesporen om een volledige geschiedenis met tijdstempel te maken voor alle acties en bewerkingen.
Efficiëntere workflows
Wanneer al je documenten op een centrale, digitale locatie zijn opgeslagen, is het voor je teams veel makkelijker om de bestanden te vinden die ze nodig hebben. Iedereen op de hoogte houden is vooral handig wanneer meerdere mensen aan hetzelfde project werken, omdat dit de kans verkleint dat er dubbele bestanden of verschillende versies van hetzelfde bestand op meerdere plekken opduiken.
Als grootste Braziliaanse online vastgoedmarktplaats moest VivaReal bijvoorbeeld een makkelijkere manier vinden om gegevens op te slaan en de samenwerking tussen personeelsleden te vereenvoudigen. Nadat ze zich tot Dropbox hadden gewend, is het voor VivaReal nu veel eenvoudiger om automatisch nieuwe bestanden te synchroniseren, alles op één plek te houden en documenten te delen tussen verschillende apparaten.
Daarnaast kan elk bestand dat je ter ondertekening verstuurt automatisch in een Dropbox-map naar keuze worden opgeslagen wanneer je Dropbox Sign gebruikt.
Verminder gegevensverlies
Een beheersysteem voor elektronische documenten verlaagt ook het aantal verloren items en gegevens door menselijke fouten of onvoldoende communicatie tussen teams.
Wanneer alle documenten zijn opgeslagen op een centrale locatie waar een back-up van is gemaakt en met een versie, is het veel eenvoudiger om een verloren bestand terug te vinden. En als je iets kwijtraakt, dan kan dat met minimale inspanning weer worden hersteld.
Wat betreft kritieke bestanden, zoals service-overeenkomsten, medewerkerscontracten of NDA's, is het behouden en vinden van bestanden cruciaal om effectief zaken te doen. Een documentbeheersysteem als Dropbox biedt een veilige en beveiligde opslag voor je elektronisch ondertekende documenten in de cloud, zodat je het verkeerd plaatsen van documenten kunt voorkomen en meer gemoedsrust krijgt.
Kostenbesparend
Een gebrek aan elektronische, gecentraliseerde archivering kan omzet kosten vanwege onnodige tijd die wordt besteedt aan het zoeken naar en beheren van bestanden, en het regelmatig opnieuw afdrukken van documenten of opnieuw maken van verloren gegevens.
Om een duidelijker beeld te schetsen kost het gemiddeld $ 20 om een enkel document te archiveren, $ 120 om een verkeerd geplaatst document te vinden en $ 220 om elk document opnieuw te maken, maar een abonnement op een documentbeheersysteem als Dropbox Business is te krijgen vanaf slechts $ 15 per maand.
In plaats van duizenden vellen papier te verspillen voor het afdrukken van documenten die digitaal hadden kunnen blijven, kun je snel een link naar je documenten mailen zodat je ontvangers de bestanden kunnen openen vanaf hun computers of telefoons. En wanneer het tijd is voor aanpassingen of het opnieuw openen van documenten, kun je niet alleen de aanpassingen digitaal doen zodat de documenten niet afgedrukt of opnieuw gescand te hoeven worden, maar heb je ook elke versie van het document in je systeem voor veilige en eenvoudige toegang.
Vereenvoudig documentbeheer met Dropbox
Goede bestandsbeheersoftware kan een wereld van verschil maken om je bedrijf georganiseerd, veilig en efficiënt te houden. Combineer dat met een beheersysteem voor de elektronische ondertekening van documenten voor snelle ondertekening van documenten en je kunt het voltooiingspercentage van contracten dankzij Dropbox Sign met 26% versnellen.
Als je je documentbeheersysteem verder wil verbeteren, kun je Dropbox ook integreren met de Dropbox Sign API om handtekeningaanvragen direct vanuit je CRM te versturen en Dropbox Fax voor eenvoudig online faxen.
