Omkostningerne ved at bruge ineffektive dokumenthåndteringssystemer kan nemt eskalere, når kontoransatte spilder op til 30 % af deres tid på at søge efter filer, og virksomheder bruger ekstreme summer Heldigvis er det muligt helt at undgå det tab af indtægter, som papirbaserede processer indebærer, ved hjælp af et elektronisk dokumenthåndteringssystem.
Se, hvordan du ved at skifte til digital, centralt baseret arkivering kan give dine medarbejdere deres tid tilbage, spare penge, nemmere overholde love og regler og sikre dig mod datatab.
Hvad er et elektronisk dokumenthåndteringssystem?
Et elektronisk dokumenthåndteringssystem er et softwaresystem, der giver dig mulighed for at oprette, administrere, gemme og spore elektroniske dokumenter og filer. Et elektronisk dokumenthåndteringssystem har funktioner som f.eks. elektronisk navngivning af filer, fillagring, dokumentscanning, versionskontrol til sporing af ændringer i dokumenter, samt optisk tegngenkendelse (OCR) til behandling af tekst i dokumenter.
Hvorfor er et elektronisk dokumenthåndteringssystem vigtigt?
Hvor meget tid kunne du spare, hvis du kunne søge efter og finde alle de dokumenter, du havde brug for, på få sekunder? Og hvor meget nemmere ville det være at administrere dine filer, hvis du kunne gemme og åbne dine dokumenter, uanset hvor du befandt dig?
Med et elektronisk dokumenthåndteringssystem kan du spore, overvåge og administrere dine filer fra ét centralt sted, så du kan handle og samarbejde mere effektivt og med hvem som helst overalt i verden. Det sikrer også, at dine dokumenter er organiserede og sikre, så du og dine medarbejdere sparer tid og kan beskytte jeres data bedre.
Hvilke fordele er der ved centraliseret arkivering med et elektronisk dokumenthåndteringssystem?
Bedre sikkerhed
Med et elektronisk dokumenthåndteringssystem kan du holde dine filer mere sikre, end hvis de bare gemmes på en enkelt computer eller i et arkivskab et eller andet sted på kontoret.
Et elektronisk dokumenthåndteringssystem giver dig mulighed for at angive tilladelser, så det kun er bestemte personer, der kan se eller redigere visse filer. Det sikrer, at dine mest følsomme dokumenter kun kan åbnes af de personer, der har brug for at se dem. Det er også vigtigt at have et sikkert filhåndteringssystem for at kunne overholde standarder for overholdelse af lovgivningen.
Kontoadministratorer kan via Dropbox angive adgang til filer, og offentlige dokumenter kan kun ses af personer, der har linkene til filerne. Hvis du aktiverer totrinsbekræftelse, modtager du også sikkerhedskoder via sms eller fra en godkenderapp.
Desuden er alle dokumenter, der er underskrevet med Dropbox Sign, som er inkluderet i alle Dropbox-planer, beskyttet mod manipulation og oprettet med revisionsspor, så du får komplet tidsstemplet historik over alle handlinger og redigeringer.
Mere effektive arbejdsgange
Når alle dine dokumenter gemmes på én central og digital placering, kan dine teams meget hurtigere finde de filer, de skal bruge. Alle kan holdes opdateret, og det er særlig praktisk, når flere arbejder på det samme projekt, fordi det reducerer risikoen for, at filer duplikeres, eller der dukker flere versioner af samme fil op forskellige steder.
Brasiliens største online ejendomsmarkedsplads VivaReal havde f.eks. brug for en nem metode til at gemme data og forenkle samarbejde mellem medarbejdere. Efter VivaReal er begyndt at bruge Dropbox til deres aktiviteter, kan de automatisk synkronisere nye filer og opbevare alt på ét sted, og det er blevet meget nemmere at dele dokumenter mellem forskellige enheder.
Når du bruger Dropbox Sign, kan alle dokumenter, du sender til underskrift, også automatisk gemmes i din valgte Dropbox-mappe.
Mindre datatab
Et elektronisk dokumenthåndteringssystem reducerer også antallet af mistede filer og data, som skyldes menneskelige fejl eller utilstrækkelig kommunikation mellem teams.
Når alle dokumenter er gemt på ét centralt sted, som sikkerhedskopieres og versionsstyres, er det meget nemmere at spore et forsvundet dokument. Og hvis noget går tabt, kan det meget nemt gendannes.
For dine vigtigste dokumenter, såsom serviceaftaler, medarbejderkontrakter og fortrolighedserklæringer, er opbevaring og sporing af filer afgørende for, at du kan drive din virksomhed på en effektiv måde. Et dokumenthåndteringssystem som Dropbox giver sikker opbevaring af dine underskrevne dokumenter i skyen, så du undgår at forlægge dokumenter og kan få mere ro i sindet.
Omkostningseffektivt
Uden elektronisk centraliseret arkivering bruges der unødvendig tid på søgning og administration af filer og på igen og igen at udskrive dokumenter på ny eller genskabe tabte data – og det tærer på indtjeningen.
For at gøre det endnu tydeligere – i gennemsnit koster det 20 USD at arkivere et enkelt dokument, 120 USD at finde et forkert placeret dokument og 220 USD at genskabe hvert dokument, mens et abonnement på et dokumenthåndteringssystem som Dropbox Business koster fra kun 15 USD pr. måned.
I stedet for at spilde en masse papir på at udskrive dokumenter, som burde forblive digitale, kan du spare ved hurtigt at sende et link til dine dokumenter via e-mail, og modtagerne kan få adgang til filerne på deres computere eller mobiltelefoner. Og når der skal foretages ændringer, eller du skal have adgang til dokumenterne igen, kan du foretage ændringer digitalt uden at behøve at udskrive eller scanne, og du vil desuden have alle versioner af dokumentet i systemet, så du sikkert og nemt kan få adgang til dem.
Gør dokumenthåndtering enklere med Dropbox
God filhåndteringssoftware kan gøre underværker for din virksomheds organisering, sikkerhed og effektivitet. Hvis du kombinerer det elektroniske dokumenthåndteringssystem med elektroniske underskrifter til hurtig underskrivning af kontrakter, kan du forbedre færdiggørelsesgraden for kontrakter med 26 % med Dropbox Sign.
Hvis du vil styrke dit dokumenthåndteringssystem yderligere, kan du også integrere Dropbox med Dropbox Sign API'en for at sende anmodninger om underskrifter direkte fra dit CRM-system og Dropbox Fax til nem afsendelse og modtagelse af fax online.
