Офисные сотрудники тратят до 30% рабочего времени на поиск файлов, а канцелярские принадлежности обходятся компаниям в сотни долларов. Нередко к этим временным и финансовым затратам добавляются убытки от неэффективной системы управления документами. К счастью, эту проблему легко решить внедрением электронного документооборота.
Узнайте, как переход на цифровую централизованную систему управления документами поможет вам сэкономить деньги, а вашим сотрудникам — сократить затраты времени, соблюдать нормативные требования и защититься от потери данных.
Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота (СЭД) — это программный комплекс, позволяющий создавать, хранить и отслеживать электронные документы и файлы, а также управлять ими. СЭД обычно включает в себя такие функции, как присвоение имен документам, их хранение и сканирование, а также контроль версий для отслеживания внесенных изменений и оптическое распознавание символов (OCR) для обработки текста документов.
Зачем нужна система электронного документооборота?
Сколько времени вы сэкономили бы, если бы могли найти нужные документы за считанные секунды? И насколько упростилось бы управление файлами, если бы вы могли их сохранять и просматривать, находясь где угодно?
Система электронного документооборота (СЭД) позволяет отслеживать и контролировать все рабочие файлы из одного центрального местоположения, что делает ведение бизнеса более эффективным, в какой бы стране ни находились ваши клиенты и партнеры. СЭД также обеспечивает упорядоченное хранение и безопасность документов, помогая вам и вашим сотрудникам экономить время и способствуя безопасности данных.
В чем преимущества централизованной системы электронного документооборота?
Более высокий уровень безопасности
Система электронного документооборота обеспечивает улучшенную безопасность при хранении файлов, чем при сценарии, когда они просто размещены на одном компьютере или в картотеке в офисе.
СЭД позволяет настраивать разрешения, чтобы только конкретные пользователи могли просматривать или редактировать определенные материалы. Таким образом доступ к конфиденциальным документам будут иметь только уполномоченные сотрудники. Наличие безопасной системы управления файлами также важно, когда речь идет о соблюдении нормативных стандартов.
При использовании Dropbox администраторы аккаунта могут настроить правила доступа к файлам, а общие документы могут просматривать только лица, у которых есть ссылки на файлы. Если вы включите двухэтапную проверку, то также будете получать коды безопасности с помощью SMS или приложения для проверки подлинности.
Более того, любые документы, подписанные с помощью Dropbox Sign, который включен во все тарифные планы Dropbox, защищены от несанкционированного доступа и имеют журнал аудита. Он позволяет отслеживать полную историю всех действий, совершенных с документом, и внесенных в него изменений с привязкой ко времени.
Повышение эффективности рабочих процессов
Когда все рабочие документы хранятся в одном местоположении, персоналу намного проще найти нужные файлы. Наличие общего доступа к актуальной информации особенно важно, когда несколько сотрудников работают над одним проектом: это снижает вероятность дублирования материалов или появления различных версий одного и того же файла в нескольких каталогах.
Например, компании VivaReal, которой принадлежит крупнейший в Бразилии онлайн-рынок недвижимости, нужно было упростить хранение данных и облегчить сотрудничество между рабочими группами. Приобретя тарифный план Dropbox для бизнеса, компания получила возможность автоматически синхронизировать новые файлы, централизованно хранить документы и предоставлять к ним доступ с различным устройств без дополнительных усилий.
Кроме того, если вы используете Dropbox Sign, все отправленные на подпись документы также можно автоматически сохранять в выбранной папке Dropbox.
Сокращение потери данных
Система электронного документооборота помогает сократить потерю файлов и данных из-за ошибок персонала или недостаточно эффективной связи между рабочими группами.
Поскольку все документы хранятся в одном расположении с функциями резервного копирования и управления версиями, найти пропавшее содержимое гораздо проще. А если какой-то файл все-таки потеряется, его можно с легкостью восстановить.
Когда дело доходит до наиболее важных документов, таких как сервисные контракты, трудовые договоры или соглашения о неразглашении, хранение и отслеживание файлов имеет решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Система управления документами, такая как Dropbox, обеспечивает безопасное и надежное размещение в облаке документов, заверенных электронной подписью. Можете быть спокойны — Вы больше ничего не потеряете!
Уменьшение затрат
Отсутствие электронной централизованной системы хранения содержимого ведет к временным и финансовым затратам на поиск файлов и управление ими, регулярную перепечатку документов или восстановление потерянных данных.
Для наглядности приведем статистику: в среднем подача одного документа стоит 20 долларов, поиск каждого потерянного документа обходится в 120 долларов, восстановление — в 220 долларов. Тем временем стоимость тарифного плана, который включает в себя систему управления документами, например Dropbox Business, начинается всего с 15 долларов в месяц.
Вместо того чтобы тратить тысячи листов бумаги на печать документов, которые уже созданы в цифровом формате, вы сэкономите время и деньги, отправляя по электронной почте ссылки на файлы, и адресаты получают доступ к ним со своих устройств. А если нужно внести изменения или снова получить доступ к материалам, можно внести изменения в цифровом формате, и вам не придется печатать и повторно сканировать. Кроме того, все версии документа хранятся в вашей собственной системе, что обеспечивает безопасный и легкий доступ к ним.
Удобное управление документами с помощью Dropbox
Хорошее программное обеспечение для управления файлами творит чудеса, помогая вашей компании работать более организованно, безопасно и эффективно. Добавьте к этому решение электронной подписи для быстрого подписания контрактов, такое как Dropbox Sign, и вы можете ускорить их оформление на 26 %.
Если вы хотите дополнительно расширить возможности системы документооборота, советуем интегрировать API Dropbox Sign, чтобы отправлять запросы на подпись напрямую из CRM, и Dropbox Fax, чтобы с удобством отправлять факсы через Интернет.
