Apabila pekerja pejabat membazirkan sehingga 30% daripada masa mereka mencari fail dan syarikat membelanjakan beratus-ratus dolar untuk bekalan pejabat yang berteraskan kertas, kos sistem pengurusan dokumen yang tidak cekap boleh meningkat dengan mudah. Mujurlah, kehilangan pendapatan kepada proses berteraskan kertas boleh dielakkan sepenuhnya dengan bantuan sistem pengurusan dokumen elektronik.
Ketahui cara untuk beralih kepada pemfailan berpusat digital yang boleh mengembalikan masa pekerja anda, menjimatkan wang anda, membantu pematuhan dan melindungi anda daripada kehilangan data.
Apakah sistem pengurusan dokumen elektronik?
Sistem pengurusan dokumen elektronik (EDMS) ialah sistem perisian yang membenarkan anda mencipta, mengurus, menyimpan dan menjejaki dokumen dan fail elektronik. EDMS biasanya merangkumi ciri seperti penamaan fail elektronik, simpanan, pengimbasan dokumen, kawalan versi untuk menjejak kemas kini yang dibuat pada dokumen dan pengecaman aksara optik (OCR) untuk memproses teks dalam dokumen.
Mengapakah sistem pengurusan dokumen elektronik penting?
Berapa banyak masa yang boleh anda jimatkan jika setiap dokumen yang anda perlukan boleh dicari dan ditemui dalam beberapa saat? Dan sejauh manakah pengurusan fail akan menjadi lebih mudah jika anda boleh menyimpan dan mengakses dokumen dari mana-mana sahaja di dunia?
Dengan sistem pengurusan dokumen elektronik (EDMS), anda boleh menjejaki, memantau dan menguruskan fail anda dari satu lokasi pusat, yang menjadikan perniagaan lebih cekap dengan sesiapa sahaja di seluruh dunia. Ia juga memastikan dokumen anda teratur dan selamat, membantu anda dan pekerja anda menjimatkan masa sambil menyumbang kepada keselamatan data anda.
Apakah kelebihan pemfailan berpusat dengan sistem pengurusan dokumen elektronik?
Keselamatan yang lebih baik
Sistem pengurusan dokumen elektronik memberikan anda keupayaan untuk menyimpan fail anda lebih selamat berbanding jika fail hanya disimpan pada satu komputer atau dalam kabinet fail di suatu tempat di pejabat anda.
Sistem pengurusan dokumen elektronik membenarkan anda menetapkan keizinan supaya hanya orang tertentu boleh melihat atau mengedit fail tertentu, dan memastikan bahawa dokumen paling sensitif anda hanya diakses oleh orang yang perlu melihatnya. Mempunyai sistem pengurusan fail yang selamat juga penting dalam memenuhi piawaian pematuhan kawal selia.
Dengan menggunakan Dropbox, pentadbir akaun boleh menentukan akses kepada fail dan dokumen awam hanya boleh dilihat oleh orang yang mempunyai pautan fail. Jika anda mendayakan verifikasi dua langkah, anda juga akan menerima kod keselamatan melalui SMS atau daripada apl pengesah.
Lebih baik lagi, sebarang dokumen yang ditandatangani dengan Dropbox Sign, yang disertakan dengan semua pelan Dropbox, adalah kalis ubah dan dicipta dengan jejak audit untuk menyediakan sejarah yang lengkap dan bercap masa bagi semua tindakan dan suntingan.
Aliran kerja lebih berkesan
Apabila semua dokumen anda disimpan dalam satu lokasi digital berpusat, adalah lebih mudah untuk pasukan anda mencari fail yang mereka perlukan. Memastikan semua orang kekal mendapat maklumat terkini adalah amat membantu apabila berbilang orang bekerja dalam projek yang sama, kerana ini mengurangkan kebarangkalian fail pendua atau pelbagai versi fail yang sama muncul di beberapa tempat.
Contohnya, sebagai pasaran hartanah dalam talian terbesar di Brazil, VivaReal memerlukan cara yang lebih mudah untuk menyimpan data dan memudahkan kerjasama antara kakitangan. Selepas beralih ke Dropbox untuk perniagaan anda, VivaReal kini boleh menyelaraskan fail baru secara automatik, menyimpan segala-galanya di satu tempat dan berkongsi dokumen antara peranti berbeza menjadi lebih mudah.
Selain itu, apabila anda menggunakan Dropbox Sign, setiap dokumen yang anda hantar untuk tandatangan juga boleh disimpan secara automatik dalam folder Dropbox pilihan anda.
Kurang kehilangan data
Sistem pengurusan dokumen elektronik juga mengurangkan bilangan item dan data yang hilang disebabkan oleh kesilapan manusia atau komunikasi yang tidak mencukupi antara pasukan.
Dengan semua dokumen disimpan di lokasi berpusat yang telah disandarkan dan diversikan, lebih mudah untuk menjejaki dokumen yang hilang. Dan jika ada sesuatu yang hilang, dokumen boleh dipulihkan dengan usaha yang minimum.
Apabila berkaitan dengan dokumen anda yang paling kritikal, seperti perjanjian perkhidmatan, kontrak pekerja atau NDA, mengekalkan dan menjejak fail adalah penting untuk menjalankan perniagaan dengan berkesan. Sistem pengurusan dokumen, seperti Dropbox, menyediakan simpanan yang selamat dan terjamin untuk dokumen anda yang ditandatangani secara elektronik di awan supaya anda boleh mengelak daripada tersalah letak dokumen dan mendapatkan lebih ketenangan.
Kos efektif
Kekurangan pemfailan berpusat elektronik boleh membazirkan pendapatan kerana penggunaan masa yang tidak diperlukan untuk mencari dan mengurus fail, serta kekerapan mencetak semula dokumen atau mencipta semula data yang hilang.
Untuk memberi gambaran yang lebih jelas, secara purata, kos sebanyak $20 untuk memfailkan satu dokumen, $120 untuk mencari setiap dokumen yang tersalah letak, dan $220 untuk mencipta semula setiap dokumen—tetapi langganan dengan sistem pengurusan dokumen seperti Dropbox Untuk Perniagaan bermula pada harga $15/bulan sahaja.
Selain membazir beribu-ribu helai kertas mencetak dokumen yang sepatutnya kekal digital, anda boleh berjimat dengan menghantar pautan ke dokumen anda dengan cepat melalui e-mel dan penerima anda boleh mengakses fail dari komputer atau telefon mereka. Dan apabila tiba masanya untuk membuat suntingan atau mengakses semula dokumen, anda bukan sahaja boleh membuat perubahan secara digital tanpa perlu mencetak atau mengimbas semula, tetapi anda juga akan mempunyai setiap versi dokumen dalam sistem anda untuk diakses dengan selamat dan mudah.
Permudahkan pengurusan dokumen dengan Dropbox
Perisian pengurusan fail yang baik sangat berfungsi untuk memastikan perniagaan anda teratur, selamat dan cekap. Gabungkan perisian itu dengan sistem pengurusan dokumen tandatangan elektronik untuk menandatangani kontrak dengan cepat dan anda boleh meningkatkan kadar penyiapan kontrak sebanyak 26% dengan Dropbox Sign.
Jika anda ingin meningkatkan lagi sistem pengurusan dokumen anda, anda juga boleh menyepadukan Dropbox dengan Dropbox Sign API untuk menghantar permintaan tandatangan terus daripada CRM anda dan Dropbox Fax untuk memudahkan menghantar faks dalam talian.
