Når kontormedarbeidere kaster bort opptil 30% av tiden på å lete etter filer, og bedrifter bruker flere hundre dollar på papirbasert kontorutstyr, kan kostnaden for ineffektiv dokumenthåndtering fort bli høy. Heldigvis er det fullt mulig å unngå å tape inntekt på papirbaserte prosesser ved hjelp av et system for elektronisk dokumenthåndtering.
Slik kan en overgang til digital, sentralisert arkivering gi de ansatte mer tid, spare penger for bedriften, bidra til samsvar og beskytte mot datatap.
Hva er et system for elektronisk dokumenthåndtering?
Et system for elektronisk dokumentadministrasjon (EDMS) er et programvaresystem som legger til rette for å opprette, administrere, lagre og spore elektroniske dokumenter og filer. Det inkluderer vanligvis funksjoner som elektroniske navngiving av filer, lagring, dokumentskanning, versjonskontroll for å spore oppdateringer i dokumenter, og optisk tegngjenkjenning (OCR) for å behandle tekst i dokumenter.
Hvorfor er det viktig med et system for elektronisk dokumenthåndtering?
Hvor mye tid kan du spare hvis du kan søke etter og finne alle dokumenter du trenger på noen sekunder? Og hvor mye enklere ville filhåndtering bli hvis du kunne lagre og få tilgang til dokumenter uansett hvor du er i verden?
Med et system for elektronisk dokumenthåndtering kan du spore, følge med på og håndtere filer fra ett, sentralt sted, og jobbe mye mer effektivt med partnere over hele verden. I tillegg vil du ha organiserte og sikre dokumenter, så du og kollegaene dine både kan spare tid og bidra til datasikkerhet.
Hva er fordelene ved sentralisert arkivering med et system for elektronisk dokumenthåndtering?
Bedre sikkerhet
Et system for elektronisk dokumenthåndtering sørger for at filene er sikrere enn om de bare ble lagret i en datamaskin eller et arkivskap på kontoret et sted.
Med et slikt system kan du også angi tillatelser for at kun utvalgte personer skal kunne se eller redigere bestemte filer. På den måten er de mest sensitive dokumentene kun tilgjengelige for de som trenger å se dem. Å ha et sikkert system for filhåndtering på plass er også viktig for å etterleve forskriftsmessige samsvarsstandarder.
Når de bruker Dropbox, kan kontoadministratorer spesifisere tilgang til filer, og kun personer som har den tilhørende filkoblingen kan åpne offentlige dokumenter. Hvis du aktiverer totrinnsverifisering vil du også få sikkerhetskoder på SMS eller fra en autentiseringsapp.
Ikke bare det, alle dokumenter som blir underskrevet med Dropbox Sign, som er inkludert i alle Dropbox-abonnementene, er manipulasjonssikre og opprettet med revisjonssporing for å sikre en fullstendig og tidsstemplet historikk over alle handlinger og redigeringer.
Mer effektive arbeidsflyter
Når alle dokumenter blir lagret på ett, sentralt, digitalt sted, blir det mye enklere for teamene å finne filene de trenger. Å holde alle oppdatert og informert er spesielt nyttig når flere jobber på samme prosjekt, siden det øker sannsynligheten for at doble filer eller ulike versjoner av samme fil dukker opp på flere steder.
Som den største nettmarkedsplassen for fast eiendom i Brasil, trengte VivaReal en enklere måte å lagre data og forenkle samarbeid mellom ansatte på. Etter at de tok i bruk Dropbox for Business, kunne VivaReal synkronisere nye filer automatisk, samle alt på ett sted og dele dokumenter mellom ulike enheter mye enklere.
Når du bruker Dropbox Sign, kan alle dokumenter du sender ut for underskrift lagres automatisk i valgt Dropbox-mappe.
Mindre datatap
Et system for elektronisk dokumenthåndtering reduserer også antallet elementer og data som går tapt på grunn av menneskelige feil eller utilstrekkelig kommunikasjon mellom team.
Når alle dokumenter er lagret på ett, sentralt sted med sikkerhetskopiering og versjonering, er det mye enklere å finne et tapt dokument. Og hvis noe skulle bli borte, kan det gjenopprettes med minimal innsats.
Når det gjelder de aller viktigste dokumentene, som serviceavtaler, ansettelseskontrakter eller fortrolighetsavtaler, er det avgjørende for effektiviteten å kunne oppbevare og finne dem på en enkel måte. Et dokumenthåndteringssystem som Dropbox leverer sikker nettskylagring for dokumenter med elektronisk underskrift. Da kan du være sikker på at du ikke forlegger dokumenter og føle deg tryggere.
Kostnadseffektivitet
Mangel på et elektronisk, sentralisert arkiveringssystem kan spise av inntektene fordi unødvendig mye tid går med til å lete etter og håndtere filer, samt skrive ut dokumenter på nytt eller gjenskape tapte data.
For å gi et bilde på dette, koster det gjennomsnittlig 20 amerikanske dollar å arkivere ett enkelt dokument, 120 dollar å finne et forlagt dokument og 220 dollar å gjenskape hvert enkelt dokument – mens et abonnement på et dokumenthåndteringssystem som Dropbox Business starter på kun $15 i måneden.
I stedet for å sløse enorme mengder papir på å skrive ut dokumenter som burde vært digitale, kan du sende en kobling til dokumenter i en e-post, slik at mottakerne kan få tilgang til filene fra datamaskinen eller telefonen. Og når det er på tide å redigere eller få ny tilgang til dokumenter, kan du endre digitalt uten å skrive ut eller skanne, og hver enkelt versjon av dokumentet ligger i systemet for enkel og sikker tilgang.
Enklere dokumenthåndtering med Dropbox
God programvare for filhåndtering kan utføre mirakler når det gjelder å organisere, sikre og effektivisere virksomheten. Hvis du kombinerer det med et system for dokumentadministrasjon med elektroniske signaturer, for eksempel Dropbox Sign, for å få raske underskrifter på kontrakter, kan det bidra til å øke antallet inngåtte kontrakter med 26 %.
Hvis du vil få et enda bedre dokumenthåndteringssystem, kan du integrere Dropbox med Dropbox Sign API for å sende forespørsler om underskrift direkte fra CRM, og Dropbox Fax for enkel nettfaksing.
