Como usar a arquitetura de informação para facilitar o trabalho em equipe distribuído

Uma pessoa responde a um comentário no Dropbox antes de entrar em uma reunião do Zoom

Quando você está trabalhando em casa, é difícil dizer se você está se comunicando bem com sua equipe.

Seus e-mails devem ser mais sucintos ou mais detalhados? As pessoas já estão sobrecarregadas com muita informação ou estão sentindo que não estão por dentro do fluxo de trabalho? Quando você não consegue ver expressões faciais e linguagem corporal, quem vai saber?

Com a videoconferência, temos um pouco do relacionamento cara a cara que costumávamos ter pessoalmente, mas, para a maior parte do nosso trabalho, agora estamos dependendo mais da comunicação escrita. Como podemos garantir que todos os e-mails, notas de reunião, planos de projeto e briefing criativo adicionem clareza, e não confusão?

Quando as pessoas falam sobre arquitetura de informação, geralmente descrevem como designers e escritores de UX estruturam o conteúdo ou apresentam dados em sites. Mas ela pode significar coisas diferentes em contextos diferentes. E o surto de COVID-19 criou um contexto totalmente novo. 

As equipes agora estão fisicamente separadas de seus escritórios, e as pessoas também estão afastadas umas das outras. Muitos estão aprendendo a usar novas ferramentas de colaboração, por isso, talvez as pessoas demorem um pouco mais para localizar as informações certas. Quando estão procurando por um arquivo aninhado em várias camadas de pastas, que podem ou não estar logicamente nomeadas e organizadas, talvez elas se sintam como se estivessem em um labirinto. 

Queremos ajudar você a contextualizar as coisas para seus colegas de trabalho, para que eles possam navegar facilmente até o local que precisam chegar. Veja como usar a arquitetura de informação para construir um abrigo bem estruturado para seu conteúdo. 

Obtenha uma visão geral do projeto

Karen McGrane é autora de Content Strategy for Mobile e Going Responsive e fundadora da consultoria de UX Bond Art + Science. Em seu trabalho como consultora, Karen percebeu que grande parte do trabalho de design feito no front-end pode fracassar quando os processos e ferramentas do back-end não são levados em consideração. 

"As reuniões exigem muito mais esforço cognitivo quando alguém está trabalhando em casa, seja uma videoconferência ou um telefonema.” — Karen McGrane

O problema começa quando uma equipe de conteúdo, equipe de design e equipe de desenvolvimento se concentram apenas em sua própria peça do quebra-cabeça sem pensar no impacto nas outras equipes. Agora que grande parte da economia depende de como as equipes distribuídas trabalham juntas, as apostas são ainda maiores. 

“A mudança para o trabalho remoto foi muito importante para todos”, diz ela. “Todos os tipos de coisas que normalmente podíamos fazer sentados em uma sala com outras pessoas, agora vamos ter de descobrir como fazer pela internet.”

É por isso que Karen recomenda adotar uma abordagem holística que comece criando uma estrutura de informações que beneficie toda a equipe. Veja como começar.

Mude para ferramentas assíncronas

Em um ambiente de trabalho distribuído, a linguagem, a estrutura, a categorização e a nomenclatura tornam-se muito mais importantes. 

“Meu amigo e colega, que trabalhou remotamente nos últimos 15 anos, escreveu uma daquelas tempestades de tweets sobre o que significa trabalhar em casa”, lembra Karen. “Um dos argumentos que ele sustentou que fez sentido para mim foi a ideia de que as reuniões exigem muito mais esforço cognitivo quando alguém está trabalhando em casa, seja em uma videoconferência ou telefonema.”

“Pode haver mais interferência quando a pessoa esta em casa com animais de estimação, crianças e outras pessoas tentando fazer reuniões ou telefonemas”, diz ela. “É um esforço grande para as pessoas. Pense em maneiras de mudar algumas dessas conversas para mecanismos assíncronos, como um documento do Dropbox Paper, em que alguém escreve: "Aqui está o problema que estamos tentando resolver". As pessoas podem comentar sobre o problema. Você pode definir um prazo [e usar @menção com as pessoas para dizer] "Você precisa ponderar até o fim do dia amanhã e, em seguida, tomaremos uma decisão".

Karen recomenda o uso de ferramentas compartilhadas e assíncronas ao desenvolver conteúdo de formato longo, como planos de projeto, documento de estratégia e trabalho criativo. Chamadas telefônicas e videoconferências podem ser salvas para quando você quiser deixar a equipe coesa por meio da interação humana em tempo real.

“Temos que pensar na maneira apropriada de usar as ferramentas que temos à nossa disposição”, diz ela. "Trabalhei com inúmeras empresas que, por padrão, realizam reuniões presenciais para tudo. Talvez seja hora de questionar: “Qual é o valor dessa reunião presencial?” Se não for para se reunir e sentir que você faz parte de uma equipe, se for apenas para discutir algo e tomar uma decisão, há maneiras mais eficientes para fazer isso que permitiriam usar todo o conjunto de ferramentas para home office de forma mais eficaz."

Estabeleça um vocabulário compartilhado

“Eu venho da Idade Média da computação e cresci em um mundo onde os nomes das pastas podiam ter apenas oito caracteres”, conta Karen. “As pessoas se acostumaram a ser concisas. Lembro-me de quando os Macs finalmente permitiram que os nomes de arquivos tivessem o tamanho que você quisesse, a sensação foi de "Uau, isso muda tudo!" 

Ao criar um sistema de pastas, verifique se a nomenclatura não é ambígua. Certifique-se de que sua equipe usa o mesmo vocabulário para nomear arquivos. Aproveite o espaço que você tem para esclarecer o que cada arquivo contém. 

“A rotulagem se torna muito mais importante quando as pessoas estão lidando com um fluxo maior de informações escritas que precisam processar."

Se você estiver compartilhando arquivos salvos usando um sistema de nomenclatura que desenvolveu, comunique sua metodologia aos colegas de trabalho para que possam manter um formato consistente. Você também pode configurar automações no Dropbox para que suas convenções de nomenclatura se apliquem a todos os seus arquivos.

“Você tem que ser claro”, explica ela. “Se você fosse abrir esse documento, editá-lo e salvar uma nova versão com um novo nome: qual deveria ser esse nome de arquivo? Trata-se apenas de higiene básica de arquivos.”

Rotule o conteúdo de acordo com o contexto

À medida que você cria sua estrutura de conteúdo, Karen recomenda prestar muita atenção à maneira como rotula não apenas seus arquivos e pastas, mas também seus fluxos, canais e tarefas.

“[A rotulagem] se torna muito mais importante quando as pessoas estão lidando com um fluxo maior de informações escritas que precisam processar," diz ela. “Tenho esse cliente que tem muitos requisitos de segurança rígidos. Recebi um PC para trabalhar. Tenho também meu Mac. Estou literalmente sentada aqui na minha mesa com um Mac e um PC e meu celular, alternando entre os três o tempo todo. Recebo mensagens em um canal que não chegam em outros lugares. Qualquer coisa que me ajude a entender e priorizar as informações que estão chegando será extremamente útil.”

Um objetivo deve ser ajudar seus colegas de trabalho a filtrar o conteúdo que não lhes diz respeito. Até mesmo a forma como você nomeia os canais do Slack pode ajudá-los a entender em quais canais devem ingressar e quais podem ignorar. Linhas de assunto descritivas e bem escritas permitem que saibam se é um e-mail que realmente precisam ler ou não.

Crie um documento compartilhado para cada projeto

Com a infinidade de aplicativos que as equipes distribuídas estão usando, é bom distinguir entre os que facilitam a comunicação e os que facilitam a criação e a colaboração em conteúdo.

“Meu Slack tem integração com Twitter, integração com Dropbox, integração com o Google Docs e integração com Zoom”, conta Karen. “Se estou pensando em minha função como gerente, fica mais fácil integrar tudo para que as pessoas não precisem alternar entre sistemas para tentar descobrir onde deveriam estar.”

 

"Precisamos ter um documento compartilhado em um espaço colaborativo. Isso é absolutamente necessário no mundo de hoje."

De certa forma, porém, ter tantos canais pode aumentar a carga cognitiva. Há mais chats do que nunca, mas nem todo o chat importa ou impulsiona um projeto. 

“Precisamos ter um documento compartilhado em um espaço colaborativo, onde as pessoas possam digitar suas ideias ou anotações, então outras pessoas podem comentar e colaborar. Isso é absolutamente necessário no mundo moderno de hoje”, afirma Karen. “Quando pensamos nas pessoas começando a trabalhar em casa, provavelmente há entre elas aquelas que estão fazendo isso pela primeira vez. Há o Dropbox Paper, o Google Docs e a função de edição de documentos no Slack. Uso os três igualmente.”

Facilite a compreensão das suas mensagens

Assim como você criou um sistema de arquivos e pastas com nomenclatura clara e fácil de navegar, pode usar os princípios da arquitetura de informação para simplificar as mensagens em seus documentos.

Como seus colegas de trabalho vão se comunicar usando informações escritas mais do que o normal, mantenha sua mensagem breve e direta. E-mails mais curtos com um modelo claro e baseado em tarefas funcionam melhor. Cada anotação deve ser o mais clara e concisa possível. 

“Parte disso é escrever o texto inicial de forma simplificada”, diz ela. “Quando os leitores estão lendo rapidamente, tendem a focar nas primeiras letras ou palavras da frase. Se alguém olhasse para este e-mail por meio segundo, quais seriam as duas ou três palavras que capturariam? Pense no layout do e-mail para estar dentro do contexto dos diferentes tamanhos de tela ou dispositivos das pessoas. Você não pode prever quanto desse e-mail elas conseguirão ver.”

Para tornar suas mensagens legíveis para os mais apressados, tente usar cabeçalhos de seção em negrito em seus e-mails e formatar seus documentos compartilhados com subtítulos H2 e marcadores sempre que possível.

"Se houver uma ação que alguém precise executar, certifique-se de colocá-la próxima ao texto que receberá a intervenção", acrescenta ela. “Uma coisa que acontece muito é que você recebe uma longa discussão por e-mail. Então alguém fala: "Estou com o documento atualizado abaixo". Mas o anexo aparece 70 páginas abaixo, porque houve uma longa discussão por e-mail. Coisas desse tipo podem fazer com que as pessoas percam algo importante ou não entendam onde precisam realizar a ação. Inserir um link para um documento baseado em nuvem [em vez de anexar um arquivo a um e-mail] pode facilitar a vida das pessoas.”

Se você está começando do zero com um documento em branco ou usando um modelo com elementos pré-projetados, estruture seu conteúdo para que reflita a hierarquia que deseja comunicar. Um leitor será capaz de entender o propósito do documento numa passada de olhos? Se o layout parecer uma série de blocos de texto, formate novamente seu conteúdo como um esboço para orientar o leitor.

 

Estruture seu conteúdo para que reflita a hierarquia que deseja comunicar. Um leitor será capaz de entender o propósito do documento numa passada de olhos?

Segundo Karen, a configuração de uma hierarquia clara de informações é o que transforma um bloco de notas colaborativo em um documento profissional. “Você fez estas considerações: "Isso está sendo codificado de forma significativa? Estou usando o sistema correto de títulos e subtítulos? O estilo está claro? Você conseguiria ter uma boa noção do que vai encontrar neste documento apenas lendo o esboço?" Na minha opinião, todas essas coisas definem a comunicação profissional.”

Determine as preferências de canal

Quando você estiver pronto para convidar pessoas para o documento compartilhado ou enviar a elas um link para uma pasta, terá uma resposta mais rápida encontrando-as onde elas estiverem. Como você sabe que não conseguirá encontrá-las caminhando até a mesa delas, talvez seja necessário verificar diferentes canais para rastreá-las.

Então, agora é um bom momento para descobrir onde provavelmente você encontrará seus colegas de equipe. Karen recomenda uma rápida checagem, perguntando: “Nessas circunstâncias, se eu precisar falar com você rapidamente, qual é a melhor maneira de fazer isso?” 

Pergunte se preferem se conectar por e-mail, texto, Slack, Skype, Zoom ou Google Hangouts, ou se preferem ouvir uma voz humana ao telefone. Eles podem até preferir definir um horário na agenda no final do dia, para que você possa reservar suas perguntas e fazer todas de uma vez.

“Tudo isso são novidades do dia a dia que todos temos que fazer”, afirma Karen. “Pense em qual seria a maneira apropriada de transmitir essa mensagem para que ela seja lida, compreendida e acionada em qualquer plataforma ou dispositivo.”

Mesmo ao aprender novas maneiras de trabalhar em um ambiente de trabalho distribuído, seja flexível e deixe tudo pronto para se adaptar a um ecossistema em evolução. 

“Conheça suas ferramentas. Esse é o nome do jogo”, propõe ela. “Além disso, suas ferramentas vão mudar. Portanto, não se apegue muito a nenhuma em particular.”

Para ver como você pode usar documentos compartilhados para criar uma arquitetura de informação eficaz, confira dropbox.com/paper

Para todas as informações dignas de serem organizadas

Fale com nossa equipe