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As reuniões assíncronas são coisa do futuro?

Não é eufemismo dizer que o modo como trabalhamos e nos comunicamos está mudando. As reuniões em vídeo agora são vitais para muitas empresas, mas elas têm seus inconvenientes. Saiba como as reuniões assíncronas podem ajudar na colaboração e produtividade das equipes virtuais.

Uma ilustração de uma profissional trabalhando de casa em um laptop.

Oportunidades de trabalho mais flexíveis, incluindo equipes híbridas e virtuais, vieram para ficar. Segundo um estudo de 2020 realizado pela PwC, 83% dos funcionários querem trabalhar remotamente pelo menos um dia por semana desde a pandemia.

À medida que mais empresas avançam rumo ao trabalho remoto, as tecnologias de comunicação e colaboração se tornam essenciais. As reuniões em vídeo são agora um método comum de manter equipes remotas conectadas e engajadas.

No entanto, as reuniões em vídeo podem ser caóticas e até exaustivas quando em excesso. Conexões de internet lentas, conversas sobrepostas e uma total falta de produtividade são apenas alguns dos problemas que os trabalhadores remotos encontram nas reuniões em vídeo.

Na verdade, um infográfico da Atlassian indica que passamos em média 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Como podemos aproveitar os benefícios das reuniões virtuais, sem sacrificar a produtividade, o engajamento da equipe e a conectividade?

A resposta é: reuniões assíncronas.

Uma profissional sentada no chão, em casa, enquanto trabalha em um laptop.

Vamos começar do básico… o que quer dizer "assíncrono"?

A comunicação assíncrona ocorre quando uma pessoa (ou grupo) fornece informações e há um intervalo antes que os destinatários forneçam respostas. 

Um exemplo clássico de comunicação assíncrona é o e-mail, as mensagens não exigem uma resposta imediata e há lacunas ou atrasos nas trocas.

Em termos simples, uma reunião assíncrona não acontece em tempo real. Ela é até certo ponto organizada e planejada, mas não exige um cronograma. As comunicações podem ser unidirecionais, como um vídeo de treinamento pré-gravado, ou mais interativas, como mensagens de vídeo sob demanda.

As reuniões de vídeo assíncronas não são transmitidas ao vivo, elas são gravadas para que possam ser vistas e analisadas mais tarde. 

Qual é a diferença entre reuniões assíncronas e síncronas?

Portanto, você pode estar se perguntando por que as reuniões assíncronas são diferentes. Bem, se você já trabalhou remotamente por um tempo, é provável que a maioria de suas reuniões tenham sido síncronas. Isso significa que elas acontecem em tempo real e os participantes precisam estar online ao mesmo tempo.

Como as reuniões assíncronas, as reuniões síncronas permitem que você se envolva com colegas e clientes mesmo quando a localização não ajuda. Entretanto, as reuniões síncronas devem ser agendadas e é possível gravar a reunião para referência futura.

Em resumo:

  • As reuniões síncronas acontecem em tempo real, são reuniões em vídeo ao vivo em plataformas como o Zoom exigem uma conversa bidirecional entre os participantes. Os participantes analisam juntos o material da reunião e o feedback é imediato
  • Reuniões assíncronas são o oposto, elas não são transmitidas ao vivo e a comunicação não acontece em tempo real. As reuniões assíncronas em vídeo são gravadas e compartilhadas para que o conteúdo possa ser compartilhado e visualizado posteriormente
Uma profissional trabalhando em casa, sentada no sofá enquanto trabalha em seu laptop.

Quais são os benefícios das reuniões assíncronas?

As reuniões assíncronas apresentam novas oportunidades para as empresas inovarem e se tornarem mais flexíveis. Vamos analisar alguns aspectos pelos quais sua empresa pode se beneficiar das reuniões assíncronas.

Maior flexibilidade

As reuniões assíncronas são indispensáveis para equipes remotas híbridas, distribuídas e virtuais. Ao evitar o inconveniente das reuniões presenciais, as empresas podem expandir seu pool de talentos e oportunidades de recrutamento para além dos limites do escritório.

Essa abordagem também permite que você trabalhe em diferentes fusos horários e plataformas. Se você tiver clientes em outros países, não precisará se preocupar em agendar uma reunião que será cedo demais para uma equipe e tarde demais para outra!

Eliminar a pressão de uma resposta imediata significa reduzir a chance de o membro da equipe sofrer um burnout, caso esteja vivenciando muito estresse e muitas demandas naquele momento.

Em termos pessoais, uma abordagem assíncrona demonstra que você confia nos membros de sua equipe. Mostra que você tem confiança nas habilidades da equipe e que cada um cumpra sua função sem precisar de um contato constante de supervisores ou gerentes.

Você pode recuperar o controle de sua agenda e liberar o tempo que passaria em reuniões obrigatórias (que podem ou não ser produtivas)! A equipe pode assistir a uma reunião em vídeo em seu próprio ritmo, em horário e lugar convenientes para cada membro.

Melhor produtividade

Em comparação com a comunicação síncrona e seu fluxo aparentemente interminável de notificações, há menos interrupções envolvidas no trabalho assíncrono.

Como é possível consumir o conteúdo assíncrono no momento mais conveniente, você pode se atualizar com a reunião em vídeo quando encontrar um horário em seu dia de trabalho em que sua produtividade esteja mais aflorada ou quando estiver no espaço certo para poder de fato se concentrar.

As reuniões assíncronas permitem que a pessoa seja mais proativa do que reativa no trabalho e na colaboração com os colegas. Não há motivo para correr para assistir ao vídeo nem se sentir na obrigação de responder a uma reunião o mais rápido possível.

Sem a fadiga característica que acompanha as reuniões pelos canais ao vivo, você sentirá que tem mais preparo para continuar com seu trabalho. Quando você tem "espaço" para assistir a uma reunião assíncrona com toda a sua atenção, você pode pausar ou voltar o vídeo, por isso, seu feedback será mais preciso e focado.

Além disso, as reuniões assíncronas permitem que mais colegas contribuam para as discussões. Várias vozes ou personalidades dominantes em chamadas de vídeo síncronas podem desencorajar membros de equipe mais introspectivos. A alternativa assíncrona incentiva uma melhor participação e colaboração.

Um profissional trabalha em seu escritório em casa.

Grave reuniões para referência futura

A natureza das reuniões assíncronas elimina a dependência das anotações manuais e da memória para a transmissão de informações após o término da reunião.

Com uma ferramenta como o Dropbox Capture, você pode criar um sistema de gravação de reuniões em vídeo para os funcionários atuais e futuros usarem quando necessário. Com isso, fica muito mais fácil fornecer vídeos de treinamento para iniciantes e até mesmo seminários para o acesso de toda a equipe.

Ao capturar reuniões que podem ser revistas a qualquer momento, você contribui para uma cultura de trabalho de transparência e confiança. As gravações ficam disponíveis para dar o suporte necessário caso você precise revisitar seus objetivos ou expectativas do projeto.

Então, as reuniões assíncronas são coisa do futuro?

Segundo a Buffer, 20% dos trabalhadores remotos acham muito complicado colaborar e se comunicar com sua equipe. Se isso soa familiar, as reuniões assíncronas podem ser a solução, pois elas acabam com muitas das limitações das reuniões síncronas e proporcionam mais flexibilidade às equipes.

As reuniões assíncronas ajudam você a inovar e adaptar sua empresa a uma época de mudança de culturas de trabalho e desafios sem precedentes para a produtividade. 

No entanto, as reuniões síncronas não precisam ser totalmente substituídas, só não precisam mais ser sua prioridade. Alguns membros da equipe e clientes podem preferir conversas presenciais em vez de vídeos gravados. Além disso, você precisa considerar o atraso inerente ao tempo de resposta das reuniões assíncronas em projetos com prazos apertados.

Idealmente, você deve encontrar um equilíbrio com ferramentas que permitam que sua empresa cresça alinhada aos seus objetivos de longo prazo. Uma plataforma como o Dropbox Capture, além de tirar a pressão da participação de reuniões, também permite que os membros da equipe forneçam feedback sobre os vídeos com comentários com precisão de quadro.

Um vídeo de uma captura de tela no Dropbox Capture.

Sem a sensação de sincronização

Com o trabalho remoto e híbrido se tornando mais comuns, as reuniões em vídeo estão se tornando a norma em muitas empresas. Com o Dropbox Capture, as reuniões assíncronas são muito fáceis.

Suas equipes, tanto próximas como distantes, ficarão gratas por poderem assumir o controle de seus cronogramas e produzir um ótimo trabalho, aproveitando assim o tempo que de outra forma poderiam perder em reuniões inúteis.