Jak w trzech krokach ułatwić zatwierdzanie projektów

Projekt udostępniany w Dropbox z osią czasu aktywności związanej z zatwierdzaniem projektu

Praca projektantów i architektów nie jest łatwa. Oprócz przekładania pomysłów na projekty wnętrz i projektów na piękne budynki trzeba nawigować po mętnych wodach opinii. Aby radzić sobie z brutalnie szczerą krytyką, jednocześnie przekształcając warstwy opinii na pomysł, który zatwierdzą wszyscy, wymagana jest cierpliwość podobna do zen. Istnieje jednak sposób, by proces zatwierdzania bardziej przypominał rozmowę niż konflikt. Wszystko sprowadza się do wyboru narzędzi umożliwiających całemu zespołowi bezproblemową współpracę. Oto jak zacząć.

1. Zadbaj o spójność między aplikacjami

Gdy aplikacje nie są zintegrowane, użytkownicy muszą poświęcić czas, aby zamknąć jedną, otworzyć inną i spróbować wznowić pracę w miejscu, w którym została ona przerwana. Luki te są niezręcznymi przeszkodami w całym procesie, co powoduje brak efektywności i może prowadzić do utraty danych i marnowania czasu. Zapewnienie podstawowego połączenia umożliwi zachowanie wysokiej produktywności.

Gdy współzałożyciele firmy PritchardPeck Lighting potrzebowali ułatwić komunikację w zespole, zdecydowali się na integrację aplikacji Dropbox, Slack i Gmail. „W biurze porozumiewamy się przez Slack” — mówi Kristin Peck. „Dobrze jest oddzielić komunikację wewnętrzną od komunikacji z klientami, do której używamy Gmaila. Interfejs aplikacji Slack jest jednak dobry, ponieważ pracujemy po prostu za pomocą wiadomości błyskawicznych. Mój zespół przesyła łącza do Dropbox, a ja mogę je szybko kliknąć i otworzyć plik… Widzę, co się dzieje, nie będąc na miejscu”. Oto jak firma PritchardPeck używa aplikacji Dropbox do rozwoju swojej „małej, ale prężnej” działalności.

2. Skaluj rozwiązanie odpowiednio do wymogów projektowych

Korzystanie z najlepszych w swojej klasie aplikacji zapewnia organizacji większą elastyczność skalowania zależnie od potrzeb. Rozwiązanie typu „wszystko w jednym” może mieć funkcje, które są niepotrzebne, lub może nie zawierać funkcji, które będą niezbędne w miarę rozwoju firmy. Zoptymalizowany obieg dokumentów pozwala wybrać rozwiązania potrzebne do rozwoju działalności bez zakłócania procesów.

Na przykład gdy nagradzana firma architektoniczna BNIM otwierała siedem nowych biur w Stanach Zjednoczonych, polegała na aplikacji Dropbox Business, aby uprościć przepływ informacji. Oto w jaki sposób korzystała z aplikacji Dropbox, aby współpracować nad dużymi plikami projektów z dowolnego biura i urządzenia oraz skrócić czas realizacji projektów zleconych przez klientów.

3. Usprawnij przepływ informacji i zaoszczędź czas

Bez zoptymalizowanego obiegu dokumentów pracownicy mogą tracić czas na szukanie plików lub łączenie procesów, które nie są ze sobą zgodne. Utworzenie płynnego przepływu informacji pozwoli organizacji spędzać mniej czasu na koordynacji, a więcej na wykonywaniu pracy.

Firma architektoniczna Red Dot Studio używa łączy udostępnionych do Dropbox, aby wysyłać duże prezentacje i pliki CAD do członków zespołu, jak również do zewnętrznych inżynierów, konsultantów i klientów. Gdy trzeba się zapoznać z najnowszymi koncepcjami, można je szybko pobrać w aplikacji mobilnej Dropbox.

„Dawniej po odwiedzeniu placu budowy marnowaliśmy czas na szukanie, skanowanie i zapisywanie szkicu... Teraz możemy zrobić zdjęcie telefonem, zapisać je w odpowiedniej lokalizacji przechowywania długoterminowego i od ręki rozpowszechnić. Jest to dużo wygodniejsze” — Alix Daguin, projektantka, Red Dot Studio

Utworzenie procesu projektowego łączącego najlepsze w swojej klasie aplikacje i narzędzia pomaga pracować mądrzej i efektywniej. Oznacza to więcej czasu na skupienie się na obowiązkach związanych z pracą i mniej czasu spędzanego na przeglądaniu mnóstwa aplikacji. Gdy trzeba zebrać zatwierdzenia, utworzenie spójnego środowiska do współpracy zapobiega zamieszaniu i pozwala zaoszczędzić wiele godzin.

Aby dowiedzieć się, jak Dropbox może w tym pomóc, pobierz nasz bezpłatny e-book „Razem lepiej”.

Dowiedz się, jak Dropbox może Ci pomóc usprawnić tworzenie projektów i nie tylko.

Skontaktuj się z Dropbox