Bardziej elastyczne możliwości pracy – w tym zespoły hybrydowe i wirtualne – zostaną z nami. Według badania przeprowadzonego w 2020 r. przez PwC 83% pracowników od czasów pandemii chce pracować zdalnie przez co najmniej jeden dzień w tygodniu.
Ponieważ coraz więcej firm przechodzi na pracę zdalną, technologie komunikacji i współpracy stają się niezbędne. Spotkania wideo to obecnie powszechna metoda utrzymywania łączności i zaangażowania zdalnych zespołów.
Jednak spotkania wideo mogą być chaotyczne – nie wspominając o tym, że mogą też być wyczerpujące, gdy jest ich zbyt wiele. Wolne połączenia internetowe, nakładające się rozmowy i ogólny brak produktywności to tylko niektóre problemy, z jakimi borykają się pracownicy zdalni podczas spotkań wideo.
Infografika Atlassian wskazuje, że na bezproduktywnych spotkaniach spędzamy średnio 31 godzin miesięcznie. Jak więc wykorzystać zalety wirtualnych spotkań bez poświęcania produktywności, zaangażowania zespołu i łączności?
Rozwiązaniem są spotkania asynchroniczne.
Zacznijmy od podstaw – co rozumiemy przez „asynchroniczne”?
Komunikacja asynchroniczna ma miejsce, gdy jedna osoba (lub grupa) przekazuje informacje, a odbiorca udziela odpowiedzi z pewnym opóźnieniem.
Klasycznym przykładem komunikacji asynchronicznej są e-maile – wiadomości nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, a w wymianie występują luki lub opóźnienia.
Mówiąc prościej, spotkanie asynchroniczne nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Jest ono do pewnego stopnia zorganizowane i zaplanowane, ale nie wymaga planowania czasu. Komunikacja może być jednokierunkowa, na przykład nagrane wideo szkoleniowe, lub bardziej interaktywna, jak wiadomości wideo na żądanie.
Asynchroniczne spotkania wideo nie są transmitowane na żywo – zamiast tego są nagrywane, aby można je było obejrzeć w późniejszym czasie.
Jaka jest różnica między spotkaniami asynchronicznymi a synchronicznymi?
Być może zastanawiasz się, co wyróżnia spotkania asynchroniczne. Jeśli już od jakiegoś czasu pracujesz zdalnie, prawdopodobnie większość Twoich spotkań była synchroniczna. Oznacza to, że odbywają się na żywo, a ich uczestnicy muszą być aktywni jednocześnie.
Podobnie jak spotkania asynchroniczne spotkania synchroniczne umożliwiają kontakt ze współpracownikami i klientami, nawet jeśli przeszkodę stanowi lokalizacja. Jednak spotkania synchroniczne muszą odbywać się w zaplanowanym czasie i mogą, ale nie muszą być zapisywane do wykorzystania w przyszłości.
Podsumowując:
- Spotkania synchroniczne odbywają się w czasie rzeczywistym – spotkania wideo na żywo na platformach takich jak Zoom wymagają dwukierunkowej rozmowy między uczestnikami. Uczestnicy wspólnie przeglądają materiały ze spotkania, a informacje zwrotne są uzyskiwane natychmiastowo
- Spotkania asynchroniczne przeciwnie – nie są transmitowane na żywo, a komunikacja nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Asynchroniczne spotkania wideo są nagrywane i udostępniane, dzięki czemu ich treść można przeglądać w późniejszym czasie
Jakie są zalety spotkań asynchronicznych?
Spotkania asynchroniczne dają firmom nowe możliwości wprowadzania innowacji i zwiększania elastyczności. Przyjrzyjmy się kilku powodom, dla których spotkania asynchroniczne mogą przynieść korzyści Twojej firmie.
Większa elastyczność
Spotkania asynchroniczne są niezbędne w przypadku zespołów hybrydowych, rozproszonych oraz wirtualnych. Unikając niedogodności związanych ze spotkaniami osobistymi, firmy mogą rozszerzyć pulę talentów i możliwości rekrutacji poza granice biura.
Takie podejście umożliwia również pracę w różnych strefach czasowych i na różnych platformach. Jeśli masz klientów w innych krajach, nie musisz się martwić o zaplanowanie spotkania, które odbywałoby się za wcześnie dla jednego zespołu i za późno dla innego!
Wyeliminowanie presji związanej z koniecznością natychmiastowej reakcji oznacza, że członkowie zespołu są mniej narażeni na wypalenie zawodowe, w przypadku, gdy muszą dzielić swój czas między różne zadania i wymagania.
Na poziomie osobistym podejście asynchroniczne pokazuje, że ufasz członkom zespołu. Świadczy to o tym, że masz zaufanie do ich zdolności do pełnienia swoich ról bez stałego kontaktu z przełożonymi czy kierownikami.
Możesz odzyskać kontrolę nad swoim harmonogramem i czas, który w przeciwnym razie trzeba by było spędzić na obowiązkowych spotkaniach (które mogą, ale nie muszą być produktywne!) Członkowie zespołu mogą obejrzeć spotkanie wideo we własnym tempie, w dogodnym dla nich czasie i miejscu.
Większa produktywność
W porównaniu z komunikacją synchroniczną – i jej pozornie nieskończonym strumieniem powiadomień – w pracy asynchronicznej występuje mniej przerw.
Ponieważ możesz zapoznać się z treściami asynchronicznymi, kiedy Ci to odpowiada, masz możliwość nadrobienia zaległości w spotkaniu wideo w porze swojej największej produktywności w ciągu dnia roboczego lub kiedy jesteś w odpowiednim nastroju, aby naprawdę się skoncentrować.
Spotkania asynchroniczne pozwalają zmienić nastawienie w pracy i współdziałaniu ze współpracownikami z reaktywnego na proaktywne. Nie musisz się spieszyć, aby obejrzeć film, ani odczuwać presji, aby jak najszybciej odpowiedzieć na spotkanie.
Bez zmęczenia po spotkaniu, jakie może wystąpić po rozmowach wideo na żywo, zyskasz świeże spojrzenie i lepiej się przygotujesz. Dzięki temu, że masz możliwość obejrzenia spotkania asynchronicznego z pełną uwagą – i możesz wstrzymać lub przewinąć film – informacja zwrotna, której udzielisz, będzie bardziej dogłębna i precyzyjna.
Ponadto spotkania asynchroniczne umożliwiają większej liczbie współpracowników udział w dyskusjach. Wiele głosów lub dominujące osobowości w synchronicznych rozmowach wideo mogą zagłuszyć cichszych członków zespołu. Alternatywne spotkanie asynchroniczne zachęca do większej aktywności i współpracy .
Nagrywaj spotkania do wykorzystania w przyszłości
Charakter spotkań asynchronicznych eliminuje konieczność ręcznego robienia notatek i zapamiętywania informacji w celu ich dalszego przekazania po zakończeniu spotkania.
Za pomocą narzędzia takiego jak Dropbox Capture możesz stworzyć system nagrywania wideokonferencji dla obecnych i przyszłych pracowników w celu wykorzystania, gdy zajdzie taka potrzeba. Ułatwia to dostarczanie filmów szkoleniowych dla nowych pracowników, a nawet seminariów dla całego zespołu.
Nagrywając spotkania, które można przejrzeć w dowolnym momencie, przyczyniasz się do budowania kultury przejrzystości i zaufania w pracy. Jeśli zajdzie potrzeba zrewidowania celów lub oczekiwań związanych z projektem, będziesz mieć dostęp do nagrań, które Ci to ułatwią.
Czy zatem spotkania asynchroniczne to przyszłość pracy?
Według badań Buffer 20% pracowników zdalnych ma trudności ze współpracą i komunikacją z zespołem. Jeśli nie jest Ci obcy taki problem, spotkania asynchroniczne mogą go rozwiązać – eliminują one wiele ograniczeń związanych ze spotkaniami synchronicznymi i zapewniają zespołom większą elastyczność.
Spotkania asynchroniczne pomagają wprowadzać innowacje i dostosować firmę w czasach zmieniających się kultur pracy i bezprecedensowych wyzwań związanych z wydajnością.
Spotkania synchroniczne nie muszą zostać całkowicie zastąpione – nie powinny być jednak Twoim priorytetem. Niektórzy członkowie zespołu i klienci mogą preferować rozmowy twarzą w twarz zamiast nagranych filmów. Ponadto należy pamiętać o opóźnieniu w czasie reakcji związanym ze spotkaniami asynchronicznymi w przypadku projektów, które mają napięte terminy.
Najlepiej byłoby znaleźć równowagę dzięki narzędziom, które pozwolą Twojej firmie rozwijać się zgodnie z Twoimi długoterminowymi celami. Platforma taka jak Dropbox Capture nie tylko eliminuje presję związaną z uczestnictwem w spotkaniach, ale także umożliwia członkom zespołu przekazywanie opinii do filmów z komentarzami z dokładnością do klatki.
Brak wrażenia synchronizacji
Wraz z upowszechnieniem się pracy zdalnej i hybrydowej spotkania wideo stają się normą dla wielu firm. Dzięki Dropbox Capture spotkania asynchroniczne to pestka.
Twoje zespoły, zarówno te znajdujące się blisko, jak i daleko, podziękują Ci za umożliwienie im przejęcia kontroli nad swoim czasem i wykonania świetnej pracy w czasie, który wcześniej spędzaliby na bezcelowych spotkaniach.