Wat is PERT?

Geschiedenis van de programmaevaluatie- en -beoordelingstechniek

De afkorting PERT staat voor 'Program Evaluation and Review Technique', oftewel programma-evaluatie- en -beoordelingstechniek, een programma dat al meer dan 50 jaar door verschillende organisaties wordt gebruikt. De PERT-techniek werd in 1958 ontwikkeld voor gebruik door het Amerikaanse Navy Special Projects Office en is een projectmanagementsysteem dat is ontworpen om te helpen bij het plannen van grote en complexe projecten. Het begint met een algemene programma-evaluatie en stimuleert een diepgaande analyse van elk project voordat het daadwerkelijk van start gaat. Het werd bijvoorbeeld voor het ontwerp van de Polaris-raket en de Olympische Winterspelen van 1968 gebruikt. Sindsdien zijn er vergelijkbare managementconcepten ontwikkeld en verfijnd, maar PERT was de eerste in zijn soort.

Hoe PERT-projectmanagement werkt

Zoals hierboven al is genoemd, is PERT ontworpen voor implementatie in projecten die zeer complex zijn en aan de hand van opeenvolgende taken en/of tegelijkertijd met andere projecten moeten worden voltooid. Het algemene doel van PERT is om projecten op tijd en binnen het budget te voltooien en bovendien de algehele reikwijdte tijdens de scopingfase nauwkeurig vast te stellen.

Scoping van je PERT-project

Scoping is een essentieel onderdeel van PERT, aangezien je dan een actieplan voor je project opstelt. Bij deze techniek wordt er rekening gehouden met dingen die fout kunnen gaan of langer duren dan verwacht, evenals belangrijke mijlpalen gedurende de levensduur van het project. In vergelijking met de gebruikelijke scopingtechnieken van je team kan PERT extreem diepgaand lijken. Er wordt op alles gelet, van bronmanagement tot individuele prestaties. Dankzij zijn militaire oorsprong draait de PERT-methode om voorbereiding: niets wordt overgeslagen.

PERT-termen voor scoping

Bij een PERT-scope worden de volgende termen gebruikt om belangrijke gebeurtenissen, timingen en bronnen te definiëren:

Gebeurtenissen

PERT-gebeurtenissen fungeren als mijlpalen binnen je project. Op zichzelf vereisen deze geen bronnen, maar een PERT-gebeurtenis kan niet worden voltooid voordat alle voorafgaande taken zijn voltooid.

• Een PERT-gebeurtenis houdt het starten of voltooien van een of meer activiteiten in
• Een voorafgaande gebeurtenis komt direct vóór een of meer andere gebeurtenissen
• Een opvolgende gebeurtenis vindt direct na een of meer andere gebeurtenissen plaats

Activiteiten

PERT-activiteiten zijn de taken die bronnen vereisen:

• Een PERT-activiteit bestaat uit het uitvoeren van een taak die je bronnen verbruikt, of die nu uit tijd, materialen, geld of zelfs apparatuur bestaan. Je kunt een PERT-activiteit pas uitvoeren als de gebeurtenis die het begin markeert, is voltooid. Oftewel: zolang er iets in de vorige gebeurtenisfase nog niet is afgerond, kan de volgende niet beginnen.
• Een PERT-subactiviteit verwijst naar de kleinere taken waarin een PERT-activiteit kan worden opgesplitst. De activiteit 'Blauwdrukken voorbereiden' kan bijvoorbeeld worden opgesplitst in 'Blauwdruk 1, 2 en 3 voorbereiden' als er waarschijnlijk meerdere sessies nodig zijn.

Tijd

PERT-tijden vormen de kern van de techniek en zijn ontworpen met zowel geoptimaliseerde prestaties als tegenslagen in het achterhoofd:

• De optimistische tijd is de minimale tijd die nodig is om een activiteit te voltooien, waarbij alles soepel verloopt en zelfs beter gaat dan verwacht
• De pessimistische tijd is het tegenovergestelde, namelijk de maximale tijd die nodig is om een taak te voltooien, waarbij alles fout gaat wat er maar fout kan gaan los van totale rampen
• De meest waarschijnlijke tijd is de middenweg wat betreft de voorspelde benodigde tijd, waarbij alles zoals gewoonlijk verloopt
• De verwachte tijd is je beste gok voor de aflevering, waarbij er ruimte is voor dingen die fout gaan. Deze wordt gebaseerd op de gemiddelde modeltijd voor het voltooien van een routinetaak

Management

De volgende termen helpen het belang, de voortgang en de tijdsverwachting van een gebeurtenis of activiteit te definiëren:

• Het kritieke pad geeft een overzicht van het hele project, van dag één tot de dag van voltooiing. Het helpt de totale tijd die jouw team nodig heeft om alles te voltooien in dagen, maanden of jaren te definiëren. De kritieke pad-methode werd rond dezelfde tijd als PERT als aparte benadering ontwikkeld, hoewel de twee voornamelijk in combinatie met elkaar worden gebruikt.
  
  
• Kritieke activiteit is de term voor taken die niet meer bronnen mogen gebruiken dan ervoor zijn gepland. Een kritieke activiteit is, zoals de naam al aangeeft, van kritiek belang voor een succesvolle voltooiing van het project.
  
  
• Float of slack bestaat uit de tijd en bronnen die beschikbaar zijn tijdens het project. Free float is de hefboomkracht van je bronnen in geval van een vertraging binnen je team. Negatieve slack verwijst naar taken met een tekort aan bronnen.
  
  
• De doorlooptijd is de tijd waarin een voorafgaande gebeurtenis moet worden voltooid voordat een andere gebeurtenis kan worden bereikt.
  
  
• De latentietijd is de kortste tijd die tussen twee gebeurtenissen kan zitten.
  
  
• Snelle tracking is wanneer je team besluit kritieke taken tegelijkertijd uit te voeren om het algemene kritieke pad te verkorten.
  
  
• Een kritiek pad crashen betekent dat je extra bronnen uittrekt voor een activiteit binnen het kritieke pad, zodat er minder tijd nodig is voor de voltooiing en het kritieke pad korter wordt.

Stappen voor PERT-projectplanning

Nu je weet wat alle belangrijke termen betekenen, kun je ze als volgt in de praktijk brengen:

1. Identificeer je taken: je moet alle taken uiteenzetten die nodig zijn om je project te voltooien. Dit kan tijdrovend zijn. Maar als je met een complex project bezig bent, is het essentieel om in dit vroege stadium zichtbaarheid te krijgen.
   
   
2. Definieer de juiste volgorde: bepaal de juiste volgorde om bij elke taak de optimale resultaten te behalen. Onthoud dat je meerdere taken parallel kunt uitvoeren. Zet de taakafhankelijkheden in een logische volgorde.
   
   
3. Maak een schatting van de timingen: zoek uit hoeveel tijd elke taak vereist, zodat je de optimistische, pessimistische en verwachte tijd kunt vaststellen.
   
   
4. Maak een PERT-diagram: maak een visueel model van je project.
   
   
5. Wijs float toe: zorg ervoor dat je weet hoeveel bronnen elke taak vereist.
   
   
6. Maak een schatting van het kritieke pad: bepaal op basis van je framework tot dusver de datum waarop alles voltooid moet zijn.

Taken plannen volgens de PERT-methode

Leg de volgorde en tijden van activiteiten vast in een PERT-tabel. Deze biedt overzicht tijdens de planningsfase en dient als handig tijdschema waarnaar je gedurende het hele project kunt verwijzen. Hieronder vind je een voorbeeld van een PERT-tabel:

Een PERT-netwerkdiagram maken

Nadat je de tabel hebt voltooid, kun je een bijbehorend PERT-diagram maken. Dit stroomdiagram geeft de projectvolgorde op overzichtelijke wijze weer. Je kunt ook een digitale Gantt-grafiek gebruiken. Het diagram bestaat uit knooppunten, die elk een activiteit en de daarbij behorende optimistische, pessimistische en verwachte tijd beschrijven.

Hier vind je een voorbeeld van een volledig PERT-netwerkdiagram.

PERT-techniek: voor- en nadelen

Zoals je kunt zien is de PERT-techniek zelfs in de planningsfase geen geringe onderneming. Jij en je team moeten goed nadenken of dit de beste managementtechniek is voor je gekozen project. Over het algemeen is de PERT-aanpak niet erg schaalbaar voor kleine projecten. Bovendien kun je te maken krijgen met een gevalletje 'te veel kapiteins op één schip' als je het op vrij eenvoudige projecten probeert toe te passen. Overweeg de volgende voor- en nadelen voor je met deze methode aan de slag gaat:

Voordelen van de PERT-techniek

• Geeft je een duidelijk en helder beeld van het hele project
• Maakt een diepgaande analyse mogelijk van projectbronnen en prestaties voor je begint
• Zorgt aan de hand van een duidelijke tijdlijn voor een gestructureerde aanpak
• Stimuleert verantwoordelijkheid met voor iedereen duidelijk gedefinieerde rollen en timingen
• Houdt rekening met vertragingen
• Kan teamleden motiveren aan de hand van een duidelijk samenwerkingsplan
• Kan ervoor zorgen dat projecten sneller worden voltooid omdat iedereen weet wat hij of zij moet doen en wanneer. Dit voorkomt bijvoorbeeld vertragingen door slechte communicatie van de verwachtingen.

Nadelen van de PERT-techniek

• Als je eenmaal begint met het opsplitsen van alle vereiste activiteiten, kun je overweldigd raken door het aantal taken
• Niet erg toepasbaar op kleine projecten en eenvoudigere taken
• Knooppunten en grafieken laten de verwachtingen zien, maar niet de live status.
• Gedurende het project vertalen verwachtingen zich niet altijd in realiteit
• Aanzienlijk meer administratie in de scopingfase
• Tijdschattingen kunnen bij creatieve taken beklemmend en averechts werken

Is de PERT-techniek geschikt voor jou en je team?

Als je project veel mensen en taken omvat, kan een blauwdruk als het PERT-netwerkdiagram iedereen een sterke projectmanagementtool geven om gedurende het project als basis te gebruiken. Als je project echter niet zo ingewikkeld is, verlies je alleen maar de kern uit het oog en verspil je kostbare tijd aan scoping van iets wat niet zo gedetailleerd hoeft te zijn.

Wat zijn de alternatieven voor PERT?

Als je denkt dat je team kan profiteren van enkele van de concepten van PERT zonder de methode geheel aan te nemen, zijn er enkele tools met dezelfde mentaliteit maar minder papierwerk. Dropbox biedt taakmanagementtools waarmee je gemakkelijk op de hoogte blijft van waar je team mee bezig is. Met app-integraties zoals Xero, Monday en Trello kun je vanuit Dropbox financiën en teamtaken beheren en problemen gemakkelijk aanpakken.

Projectmanagers merken misschien dat teams eerder een helder gedefinieerd werkproces nodig hebben, plus de tools om dit te bereiken, dan een complexe planningtechniek.